PODRCZNIK UŻYTKOWNIKA PROGRAMU
Program jest składnikiem pakietu Finanse Optivum
Producent:
VULCAN sp. z o. o.
ul. Kazimierska 15
51-657 Wrocław
tel. (0-71) 375 15 00
e-mail: vulcan@vulcan.edu.pl
www.vulcan.edu.pl
Autor programu:
Paweł Borkowski
Autorzy podręcznika:
Agnieszka Balcerak-Wawrzaszek, Paweł Borkowski
aktualizacja i uzupełnienie: Małgorzata Zapotoczna
współpraca: Mariola Jadczuk-Śliwińska
Projekt okładki:
Aleksandra Maj
Podręcznik opisuje wersję programu o numerze 8.03
VULCAN zastrzega sobie prawo do ciągłego ulepszania programu
i wprowadzania do niego zmian.
Podręcznik jest chroniony prawem autorskim.
© Copyright by VULCAN 2008
Wszelkie prawa zastrzeżone
2
Spis treści
Spis treści ................................................................................................... 3
Wprowadzenie ............................................................................................ 7
Co potrafi nasz program? ......................................................................... 7
Jak poznać program? Podręcznik, baza wiedzy, szkolenia ................... 10
Rozpoczęcie pracy ................................................................................... 11
Zasady pracy z programem .................................................................... 11
Instalacja programu ................................................................................ 11
Instalowanie programu na dysku twardym oraz jego rejestracja ................................ 11
Instalacja w trybie współużytkowania ......................................................................... 12
Pierwsze uruchomienie programu .......................................................... 13
Identyfikacja użytkownika ........................................................................................... 14
Od czego zacząć? ...................................................................................................... 14
SÅ‚owniki ..................................................................................................... 15
Lista ........................................................................................................ 15
Jednostki ................................................................................................. 16
Jak wprowadzić dane jednostek? ............................................................................... 16
Typy jednostek........................................................................................ 19
Kontrahenci ............................................................................................. 20
Tryby zamówień publicznych .................................................................. 24
Podstawy prawne zamówień publicznych............................................... 24
Formy płatności ....................................................................................... 25
Jednostki miar ......................................................................................... 26
Indeksy materiałowe ............................................................................... 27
Cechy/kategorie indeksów materiałowych .............................................. 29
Klasyfikacja budżetowa ........................................................................... 29
Działy, rozdziały, paragrafy ................................................................... 31
Fundusze................................................................................................. 32
Zadania ................................................................................................... 33
Symbole PKWiU...................................................................................... 33
CPV (Common Product Vocabulary) ...................................................... 34
Wprowadzanie dokumentów ................................................................... 35
Jak zdefiniować wzorce numeracji?........................................................ 35
Faktury zakupu........................................................................................ 37
Pola nagłówka dokumentu .......................................................................................... 38
Pola pozycji dokumentu............................................................................................... 40
Lista dokumentów........................................................................................................ 41
Noty korygujÄ…ce ...................................................................................... 42
Zestawienia................................................................................................ 44
Zestawieni ............................................................................................... 44
Okna słowników........................................................................................................... 45
Okna kryteriów wyboru ................................................................................................ 45
Okno wyboru formatu wydruków ................................................................................. 46
Przeglądarka wydruków .............................................................................................. 47
Zestawienie faktur zakupów .................................................................... 48
Sprawdzanie wykonania planu budżetowego.............................................................. 51
Zestawienie zamówień publicznych ........................................................ 52
Druk ZP-S................................................................................................ 57
Eksport dokumentów do innych programów firmy VULCAN .............. 60
Parametry księgowania ........................................................................... 62
Typy księgowania.................................................................................... 65
4
Powiązania dokumentów ........................................................................ 66
Zamykanie okresów ................................................................................. 67
Zamykanie okresów ................................................................................ 67
Administrowanie programem ................................................................. 69
Użytkownicy ............................................................................................ 70
Wprowadzanie danych użytkownika ........................................................................... 70
Udostępnianie funkcji.................................................................................................. 71
Przypisanie jednostki .................................................................................................. 73
Ustalenie hasła ........................................................................................................... 74
Wybór kolorów ............................................................................................................ 76
Importowanie uprawnień użytkowników...................................................................... 77
Logowanie............................................................................................... 78
Ustawienia programu .............................................................................. 79
Dziennik zdarzeń .................................................................................... 79
Ustawienia drukarki ................................................................................ 80
PorzÄ…dkowanie danych........................................................................... 80
Kopia zapasowa ..................................................................................... 81
Jak utworzyć zapasową kopię danych? ...................................................................... 81
Jak odtworzyć dane? .................................................................................................. 83
Wybór bazy danych ................................................................................ 84
Co ułatwia pracę?..................................................................................... 86
Okna programu ....................................................................................... 86
Działania ................................................................................................. 89
Nawigacja ............................................................................................... 90
Edycja ..................................................................................................... 91
Pasek narzędzi ....................................................................................... 91
Przełączanie się między programami ..................................................... 92
Kalkulator ................................................................................................ 93
Zakończenie pracy i inne operacje ......................................................... 94
Zakończenie pracy.................................................................................. 94
5
Modernizacja i aktualizacja programu..................................................... 94
Informacje techniczne .............................................................................. 96
Wymagania techniczne ........................................................................... 96
Opis pliku VULCAN.INI ........................................................................... 97
Katalog z danymi ......................................................................................................... 97
Opis pliku ZAMOWIENIA.INI................................................................... 98
Indeks......................................................................................................... 99
Indeks ...................................................................................................... 99
6
Wprowadzenie
Zamówienia publiczne Optivum to program przeznaczony do prowadze-
nia rejestru dokumentów zakupu według trybów przewidzianych
w ustawie. Na podstawie tego rejestru sporzÄ…dzane sÄ… sprawozdania
z zamówień publicznych.
Program wchodzi w skład pakietu Finanse Optivum i ściśle współpracu-
je z następującymi aplikacjami:
·ð KsiÄ™gowość Optivum,
·ð Rejestr VAT Optivum,
·ð Rozrachunki Optivum,
·ð Magazyn Optivum,
·ð Inwentarz Optivum.
Co potrafi nasz program?
Podczas opracowywania programu bardzo ważne było dla nas, aby za-
chował on odpowiednią elastyczność gwarantującą możliwość korzysta-
nia z niego różnych użytkowników o różnych przyzwyczajeniach i wy-
maganiach. Dlatego oddawana w Państwa ręce aplikacja Zamówienia
publiczne Optivum:
·ð może pracować w sieci komputerowej, a także jako system jedno-
stanowiskowy;
·ð jest przygotowana do obsÅ‚ugi przez wielu użytkowników pouf-
ność i bezpieczeństwo danych są zagwarantowane dzięki możliwo-
ści przydzielania poszczególnym osobom odpowiednich uprawnień;
Wprowadzenie
·ð jest przygotowana do pracy na wspólnej bazie danych z programem
Księgowość Optivum, ale można ją uruchomić, np. dla celów szko-
leniowych, również z lokalną, odrębną bazą danych.
Program Zamówienia publiczne Optivum jest szczególnie polecany:
·ð dziaÅ‚om finansowym w organach nadrzÄ™dnych szkół i przedszkoli,
·ð dziaÅ‚om finansowym w zespoÅ‚ach administracyjnych szkół i przed-
szkoli,
·ð kierownikom administracyjnym jednostek oÅ›wiatowych.
Najważniejszą funkcją programu jest usprawnienie pracy korzystających
z niego osób. Dlatego program:
·ð udostÄ™pnia przewidziane ustawÄ… tryby zamówieÅ„ publicznych oraz
ich podstawy prawne;
·ð pozwala rejestrować dokumenty zakupu w podziale na faktury VAT
i rachunki, korekty faktur VAT i rachunków, grupy dokumentów
oraz typ i tryb zamówienia publicznego;
·ð umożliwia rejestrowanie grup dokumentów bez koniecznoÅ›ci
wprowadzania poszczególnych faktur;
·ð przygotowuje zestawienia dokumentów zakupu i zestawienia za-
mówień publicznych w dowolnych przekrojach: dla jednostek, kon-
trahentów, typów dokumentów itd.;
·ð umożliwia podglÄ…d dokumentów zródÅ‚owych w zestawieniach;
·ð eksportuje dokumenty do programów KsiÄ™gowość Optivum, Rejestr
VAT Optivum, Rozrachunki Optivum i Magazyn Optivum.
Zamówienia publiczne Optivum wchodzą w skład większego zinte-
growanego systemu finansowo-księgowego, którego główną aplikacją
jest program Księgowość Optivum. Na system składają się następujące
programy (w nawiasach podajemy najważniejszy zakres funkcjonalności
poszczególnych aplikacji):
·ð Faktury Optivum (dokumenty sprzedaży),
·ð Rozrachunki Optivum (salda należnoÅ›ci i zobowiÄ…zaÅ„, przelewy,
wyciÄ…gi bankowe),
·ð Kasa Optivum (dokumenty kasowe, raporty kasowe, operacje go-
tówkowe),
8
Co potrafi nasz program?
·ð Czesne Optivum (dokumentacja umów i rozliczenie opÅ‚at wnoszo-
nych przez uczniów lub ich opiekunów),
·ð Rejestr VAT Optivum (prowadzenie rejestrów, deklaracje VAT),
·ð KZP Optivum (obsÅ‚uga pracowniczej kasy zapomogowo-
pożyczkowej),
·ð Stołówka Optivum (jadÅ‚ospisy, zapotrzebowanie, raporty żywieniowe,
koszty posiłków),
·ð Magazyn Optivum (gospodarka magazynowa, inwentaryzacja, wy-
pożyczenia),
·ð Inwentarz Optivum (ksiÄ™gi inwentarzowe, Å›rodki trwaÅ‚e, amortyzacja),
·ð OpÅ‚aty Optivum (rozliczanie opÅ‚at za przedszkole, prowadzenie
magazynu żywnościowego, jadłospis),
·ð Sigma Optivum (gromadzenie danych o organizacji i finansach
oświaty danych m.in. z arkuszy organizacyjnych, danych SIO,
opracowywanie i zatwierdzanie projektów planów finansowych,
sprawozdania z realizacji planów finansowych).
Przepływ danych pomiędzy aplikacjami przedstawiony został na poniż-
szym schemacie.
9
Wprowadzenie
Jak poznać program? Podręcznik, baza wiedzy,
szkolenia
Podręcznik wyjaśnia zasady pracy z programem. Jego zadaniem jest
pomóc użytkownikowi w poznaniu funkcji oferowanych przez program,
jednak za celowość ich zastosowania zawsze odpowiada sam użytkow-
nik. Osoby pracujące z programem muszą posiadać odpowiednią wiedzę
merytoryczną, w tym znać przepisy prawne dotyczące zamówień pu-
blicznych.
Uwaga Wszystkie dane przykładowe podawane w podręczniku (widoczne
na rysunkach i zapisane w przykładach) są fikcyjne i powstały wy-
łącznie dla potrzeb szkoleniowych; nie dotyczą żadnych rzeczywi-
stych jednostek ani podmiotów lub osób.
Program jest systematycznie uaktualniany powstajÄ… jego nowe wersje.
Zawsze dołączany jest do nich plik zawierający opis wprowadzonych
zmian. Dostęp do tych informacji umożliwia funkcja Pomoc/ Historia
zmian w programie.
Zachęcamy również do systematycznego odwiedzania naszej witryny in-
ternetowej www.vulcan.edu.pl . Dostępna jest tam baza wiedzy, gdzie
publikowane są informacje przydatne dla użytkowników naszych pro-
gramów, w tym odpowiedzi na pytania najczęściej kierowane do serwi-
su. Szybki dostęp do bazy wiedzy jest możliwy również po użyciu przy-
cisku Start. Należy kolejno wybierać opcje Programy/ Vulcan/ Narzędzia/
Baza wiedzy.
Osoby, które stwierdzą, że chciałyby wziąć udział w szkoleniu dla po-
czątkujących użytkowników programu lub w warsztatach doskonalą-
cych nabyte umiejętności, prosimy o kontakt. W naszym serwisie inter-
netowym prezentowane są szczegółowe informacje o wszystkich
organizowanych przez nas kursach.
10
Zasady pracy z programem
Rozpoczęcie pracy
Zasady pracy z programem
Zamówienia publiczne Optivum wykorzystuje typowe mechanizmy sys-
temu Windows. Korzystanie z nich nie powinno stanowić problemu dla
użytkowników, którzy wcześniej zetknęli się z jakimkolwiek progra-
mem pracujÄ…cym pod kontrolÄ… tego systemu.
Instalacja programu
Operacja zainstalowania na komputerze aplikacji Zamówienia publiczne
Optivum jest bardzo prosta, przebiega szybko i sprawnie. Nie ma po-
trzeby, by program instalowany był przez informatyka każdy użyt-
kownik systemu Windows powinien bez trudu poradzić sobie z tą czyn-
nością. Wystarczy postępować zgodnie ze wskazówkami wyświetlanymi
na ekranie. W razie potrzeby można korzystać z dodatkowej instrukcji
dołączonej do płyty z wersją instalacyjną programu.
Uwaga W wersjach Windows obsługujących kontrolę dostępu, np. 2000, XP,
Vista osoba instalująca program musi posiadać uprawnienia admini-
stratora Windows.
Instalowanie programu na dysku twardym oraz jego rejestracja
Aby zainstalować program, należy włożyć płytę instalacyjną
do napędu CD. Automatycznie otworzy się okno przeglądarki
zawartości płyty Finanse Optivum. Z menu trzeba wybrać opcję
Instalacja programów, a następnie wskazać pakiet Finanse
11
Rozpoczęcie pracy
Optivum. Po dwukrotnym kliknięciu na nazwie Zamówienia pu-
bliczne Optivum rozpocznie siÄ™ instalacja programu. Kolejne
operacje należy wykonywać zgodnie z wyświetlanymi na
ekranie poleceniami.
Uwaga Przed instalacjÄ… programu konieczne jest dokonanie rejestracji.
Standardowo rejestracja programów odbywa się przez Internet. Pro-
gram rejestrujÄ…cy Å‚Ä…czy siÄ™ z serwerem firmy VULCAN w celu po-
brania kodu aktywacyjnego do instalowanego programu. Cała ope-
racja odbywa się automatycznie. Jeśli komputer nie ma połączenia
z Internetem, rejestracja polega na wprowadzeniu kodu aktywujÄ…ce-
go program Zamówienia publiczne Optivum, pakiet Finanse Optivum
lub cały Złoty abonament Optivum. Szczegółowe informacje na te-
mat rejestracji programów Optivum zamieszczamy w naszej witrynie
internetowej pod adresem www.vulcan.edu.pl/instalacja.
Zob. również podrozdział Pierwsze uruchomienie programu.
Instalacja w trybie współużytkowania
Tryb współużytkowania umożliwia jednoczesną pracę dowolnej liczby
operatorów obsługujących te same dane z różnych komputerów w sieci.
Aby umożliwić taką pracę, należy przeprowadzić instalację w trzech
etapach.
·ð W pierwszym kroku należy zainstalować program na dowolnie wy-
branej końcówce sieci. Najlepiej na ten komputer, który będzie
udostępniał wspólną bazę danych.
·ð NastÄ™pnie należy go uruchomić. W trakcie pierwszego uruchomie-
nia operator określa katalog, w którym mają znalezć się dane po-
winien się on znajdować na dysku sieciowym i wraz z katalogiem
nadrzędnym być w pełni dostępny (do zapisu, tworzenia i kasowa-
nia nowych katalogów) dla wszystkich pózniejszych operatorów
programu. Zarządzaniem dostępem do katalogów na dysku siecio-
wym zwykle zajmujÄ… siÄ™ administratorzy sieci.
·ð Na koniec instaluje siÄ™ program na pozostaÅ‚ych komputerach w sie-
ci. Ponieważ instalacja na tych komputerach przebiega bez założe-
nia lokalnych zbiorów danych, pierwsze uruchomienie programu na
każdym komputerze związane jest z koniecznością wskazania miej-
sca, w którym zostały one zainstalowane. Jest nim katalog na dysku
sieciowym ustalony w poprzednim kroku.
Zob. również podrozdział Pierwsze uruchomienie programu.
12
Pierwsze uruchomienie programu
Pierwsze uruchomienie programu
Bezpośrednio po zakończeniu instalacji można rozpocząć pracę z pro-
gramem. Uruchamia się go standardowo albo przez podwójne kliknię-
cie ikony programu umieszczonej na pulpicie, albo przez wybranie z
menu Start funkcji (Wszystkie) Programy/ Vulcan/ Zamówienia publiczne
Optivum.
Uwaga W wypadku instalacji w trybie współużytkowania danych pierwsze
uruchomienie programu wiąże się ze wskazaniem miejsca na
współużytkowanym dysku sieciowym przeznaczonym do przecho-
wywania wspólnej bazy danych. Trzeba wtedy zmienić sugerowany
standardowo katalog poprzez użycie przycisku z trzema kropkami
wskazać właściwy.
Rozpoczynając pracę z programem, warto zastanowić się nad tym, czy
program ma korzystać ze wspólnej bazy danych (Zamówienia publiczne
Optivum mogą pracować na wspólnej bazie danych globalnej bazie
danych programu Księgowość Optivum i modułów dodatkowych) czy
działać na niezależnej, lokalnej bazie danych.
Warto pamiętać, że nawet przy wykorzystywaniu wspólnej bazy danych
można dla celów szkoleniowych uruchomić program z lokalną, nieza-
leżną bazą danych, a po nabraniu biegłości w jego obsłudze zmienić ba-
zę danych na wspólną. Umożliwia to funkcja Administracja/ Wybór bazy
danych opisana w rozdziale Administrowanie programem.
Korzystanie ze wspólnej bazy danych przez kilka modułów niesie za so-
bą bardzo duże korzyści, takie jak przepływ informacji i szybka, auto-
matyczna komunikacja z programami Księgowość Optivum, Magazyn
Optivum, Inwentarz Optivum, Rejestr VAT Optivum i Rozrachunki
Optivum. Wybór wspólnej bazy danych umożliwia również skorzystanie
ze słowników opisanych w innym programie. Między programami moż-
na eksportować wybrane dokumenty, czego efektem jest jednorazowe
wprowadzenie dokumentu do wybranych modułów.
Uwaga Praca na wspólnej bazie danych ma bezpośredni wpływ na dane
w pozostałych modułach. Ponadto należy pamiętać, iż odtwarzanie
kopii zapasowej zamaże obecne dane nie tylko te wprowadzone
przez użytkownika modułu Zamówienia publiczne Optivum, lecz tak-
że wszystkie dane wprowadzone w innych programach korzystają-
cych z tej bazy danych.
13
Rozpoczęcie pracy
Identyfikacja użytkownika
Po uruchomieniu programu jako pierwsze jest wyświetlane okno, w któ-
rym należy wprowadzić hasło użytkownika. Zanim nie zostaną przy-
dzielone odpowiednie uprawnienia każdemu z użytkowników, program
jest uruchamiany w trybie pracy przypisanym administratorowi ADM.
Hasło administratora przy pierwszym uruchomieniu brzmi vulcan (pisane
małymi literami).
Standardowo uprawnienia administratora nie pozwalają mu na dostęp do
wszystkich funkcji systemu. Administrator ma możliwość nadawania
praw do korzystania z właściwych opcji programu. O nadawaniu
uprawnień użytkownikom traktuje podrozdział Użytkownicy w części
Administrowanie programem.
Od czego zacząć?
W zależności od tego, czy wybrano globalną czy lokalną bazę danych,
proponujemy, by pierwsze czynności w programie Zamówienia publicz-
ne Optivum wykonywać według opisanej poniżej kolejności.
Jeśli wybrana została globalna baza danych, należy:
1. Określić uprawnienia osób obsługujących program. (Zob. Admini-
strowanie programem. Użytkownicy).
Jeśli wybrana została lokalna baza danych, konieczne jest:
1. Określenie uprawnień osób obsługujących program. (Zob. Admini-
strowanie programem. Użytkownicy).
2. Opisanie typów jednostek (dla potrzeb szkoleniowych wystarczy
jeden typ).
3. Opisanie jednostek (dla potrzeb szkoleniowych wystarczy jedna
jednostka).
4. Wprowadzenie informacji o kontrahentach dostawcach.
14
Lista
SÅ‚owniki
Słowniki służą do gromadzenia informacji potrzebnych do pracy z pro-
gramem. Pełnią funkcję pomocniczą dzięki nim nie trzeba za każdym
razem wprowadzać kompletu danych na temat jakiegoś elementu,
a można po prostu wybrać ten element z udostępnionej listy słowniko-
wej. To wystarczy, by wszystkie ważne informacje zostały odczytane
przez program ze słownika i w razie potrzeby uwzględnione na wypeł-
nianym w danej chwili formularzu.
W konstrukcji programu Zamówienia publiczne Optivum uwzględniono
istniejące relacje między programami finansowo-księgowymi. Utworzo-
na wspólna baza danych umożliwia bezproblemowy przepływ danych
wprowadzonych już wcześniej, np. w Księgowości Optivum. Tak więc
u tych użytkowników, którzy korzystają ze wspólnej bazy danych, część
słowników może być już wypełniona. (O zmianie bazy danych traktuje
rozdział Administrowanie programem. Wybór bazy danych).
Wypełnienie słowników nie jest konieczne do rozpoczęcia pracy, wyjąt-
kiem jest słownik typów jednostek i jednostek. Potrzebne dane można
wprowadzić w dowolnym momencie formularz słownikowy jest wy-
woływany z poziomu tych okien, gdzie dane informacje są potrzebne.
Przykładem niech będzie okno, w którym ustala się uprawnienia użyt-
kownika (funkcja Administracja\ Użytkownicy). Na karcie Jednostki umiesz-
czona jest ikona , która wywołuje okno słownika. Po przejściu na
kartę Opis można wpisać tam informacje o nowej jednostce.
Lista
Niemal wszystkie okna słowników zawierają kartę Lista. Są tam umiesz-
czone wszystkie zapisy wprowadzone do danego słownika. Lista ta bę-
dzie wyświetlana w momencie wywołania słownika z jakiegoś innego
15
SÅ‚owniki
okna. Korzystanie z niej jest bardzo proste. Wystarczy za pomocÄ… my-
szy przeciągnąć odpowiedni zapis wybrany z listy we właściwe pole
wypełnianego formularza. Można też zaznaczyć pozycję na liście i po-
twierdzić jej wybór klawiszem Enter.
Poruszanie się po liście, odnajdywanie szukanych zapisów ułatwia pasek
narzędzi i opcje z menu Nawigacja.
Lista może zostać wydrukowana. Umożliwia to ikona
.
Jednostki
Jeśli program jest wykorzystywany do obsługi wielu jednostek, wygod-
nie jest od razu opisać je wszystkie w słowniku Jednostki. W Zamówie-
niach publicznych Optivum obowiązuje zasada, że osoba wprowadzająca
jednostkÄ™ ma automatycznie przyznane uprawnienia do pracy z jej da-
nymi. Jednak prawa do poprawiania i usuwania danych muszą zostać
przyznane osobno (zob. rozdział Administrowanie programem, podroz-
dział Użytkownicy).
Jak wprowadzić dane jednostek?
Okno słownika Jednostki może być wywoływane z innych okien pro-
gramu, gdzie potrzebny jest ten rodzaj informacji. Standardowo do włą-
czenia słownika służy funkcja Słowniki/ Jednostki. Chcąc opisać nową
jednostkę, należy po wyświetleniu okna Jednostki wcisnąć na pasku na-
rzędzi przycisk .
Uwaga Ze względu na to, że istnieją różne definicje i możliwe jest różne ro-
zumienie pojęcia jednostka , wyjaśniamy, że mianem tym w pro-
gramie jest określana taka jednostka organizacyjna, która ma swo-
jego dyrektora i odrębne konto bankowe. Zatem jeśli warunki te są
spełnione jednostką jest zarówno zespół szkół, jak i pojedyncze
przedszkole.
16
Jednostki
Rysunek 1. Okno słownika Jednostki.
Na pierwszej karcie widniejÄ… pola na informacje opisujÄ…ce danÄ… jednost-
kę. Należy je wypełnić.
Przypisując jednostce skrót, trzeba pamiętać, by był on czytelny dla
wszystkich użytkowników programu, tzn. by jednoznacznie wskazywał
na daną jednostkę oświatową.
Określając typ jednostki należy posłużyć się kolejnym słownikiem (zob.
rozdział Typy jednostek). Wystarczy kliknąć ikonę , a właściwa lista
zostanie wyświetlona na ekranie.
W kolejnych polach należy wprowadzić nazwy województwa, powiatu,
gminy, miejscowości i dzielnicy lub części miejscowości, na której te-
renie znajduje się siedziba jednostki. Pola te powiązane są z udostępnia-
nym przez GUS katalogiem miejscowości TERYT. W związku z tym
wprowadzić można jedynie nazwy występujące w wymienionym kata-
logu. Podczas wprowadzania opisu jednostki zostanÄ… automatycznie
dodane kody województwa, powiatu, itd. Nie będą widoczne na formu-
larzu, ale zostaną zapisane w bazie. Kody te są niezbędne do identyfi-
kacji jednostki w wypadku, gdy użytkownik będzie chciał wykorzystać
programy z grupy Finanse Optivum do automatycznego wygenerowania
części raportu wymaganego przez SIO.
Wypełnianie pól najwygodniej jest rozpocząć od określenia wojewódz-
twa. Należy wskazać pole, wpisać kilka pierwszych liter nazwy woje-
17
SÅ‚owniki
wództwa i nacisnąć Enter lub tylko nacisnąć Enter. Jeśli na podstawie
wpisanego ciągu liter program będzie potrafił jednoznacznie zidentyfi-
kować województwo, dopisze jego nazwę. Jeśli nie wyświetli listę
województw, których nazwa rozpoczyna się od wprowadzonego ciągu
liter (lub wszystkie województwa, jeśli wciśnięto tylko Enter). Z wy-
świetlonej listy należy wybrać właściwe województwo. Następnie, po-
stępując w podobny sposób, należy wypełnić pozostałe pola, pamięta-
jąc, że lista jest zawężona np. tylko do powiatów należących do wybra-
nego wcześniej województwa, gmin należących do wybranego wcze-
śniej powiatu, itd.
W wypadku, gdy pola są już uzupełnione, uaktualnienie najwygodniej
wykonać, wskazując pole miejscowości i naciskając klawisz Enter. Pro-
gram wyświetli listę miejscowości o nazwach rozpoczynających się od
ciągu wpisanego w pole. Na liście dodatkowo umieszczona będzie in-
formacja o województwie, powiecie i gminie. Należy wskazać właści-
wą miejscowość i zatwierdzić wybór. Automatycznie zaktualizowane
zostaną informacje o gminie, powiecie i województwie.
Następnie, z rozwijanej listy, można wybrać Domyślne konto bankowe jed-
nostki. W dalszej części okna należy wpisać numer konta bankowego
jednostki. Musi on być zgodny z formatem IBAN określonym Za-
rzÄ…dzeniem Prezesa NBP nr 5/2002 z dnia 6 maja 2002 r. w sprawie
sposobu numeracji rachunków bankowych prowadzonych w bankach.
Numer musi zawierać 26 cyfr (2-cyfrową liczbę kontrolną, 8-
cyfrowy numer jednostki organizacyjnej banku prowadzÄ…cej rachunek
i 16-cyfrowy numer rachunku w ramach jednostki organizacyjnej
banku). Numer należy wpisać jednym ciągiem, bez spacji, kresek itp.
Program wyświetla wprowadzony numer w postaci sformatowanej,
wstawiając spacje po liczbach kontrolnych, a następnie co 4 cyfry.
Wprowadzony numer jest przez program kontrolowany.
Pole EPB (elektroniczny przekaz bankowy) nie jest aktywne jest zwiÄ…-
zane z programem Rozrachunki Optivum modułem dodatkowym Księ-
gowości Optivum.
·ð jeÅ›li podane zostanÄ… 24 cyfry (bez cyfr kontrolnych), program
automatycznie je wyliczy;
·ð jeÅ›li podane zostanie 26 cyfr, program sprawdzi, czy wprowa-
dzony numer jest poprawny;
·ð jeÅ›li podany zostanie numer o innej liczbie cyfr, program wy-
świetli komunikat z informacją, że wprowadzony numer konta
nie jest zgodny ze standardem IBAN.
18
Typy jednostek
Uwaga Jeśli pole Bank nie jest wypełnione, to po wprowadzeniu przez
użytkownika poprawnego numeru konta bankowego (zgodnego
z normÄ… IBAN), program sam wpisze do niego nazwÄ™ banku.
Pole Typ SIO związane jest z programem Księgowość Optivum
Nieaktywne jest również pole Podmiot ma ono zastosowanie w innych
programach z pakietu Finanse Optivum.
Uwaga Jeśli w danym momencie użytkownik nie ma czasu na wprowadze-
nie wszystkich informacji na temat danej jednostki, wystarczy, że
wprowadzi konieczne minimum: skrót, nazwę, typ. Pozostałe dane
mogą być uzupełnione pózniej.
Uwaga Jednostkę można usunąć ze słownika tylko wtedy, jeżeli nie została
użyta podczas wprowadzania dokumentów.
Warto zwrócić uwagę, że na zakładce Lista dostępna jest ikona , która
umożliwia wybór formatu wydruku. Widnieje tu pozycja Raport testowy,
która pozwala przedstawić właściwości posiadanej drukarki. Dzięki te-
mu raportowi (przedstawia on kilka napisów różnej szerokości pisanych
różnymi czcionkami) można dowiedzieć się, czy sporządzane wydruki
będą poprawne.
Typy jednostek
Ze względu na inne potrzeby różnych jednostek oświatowych stosowany
jest podział na typy jednostek. Cechą wspólną jednostek przynależnych
do jednego typu jest korzystanie przez nie z tych samych podziałek kla-
syfikacji budżetowej i takiego samego planu kont. Określanie typów
jednostek oraz przypisanie do nich konkretnych jednostek oświatowych
umożliwia słownik Typy jednostek.
Uwaga Zawartość słownika Typy jednostek zależy od decyzji, którą użyt-
kownik podjął podczas instalacji programu Księgowość Optivum.
Należy też pamiętać, że jeden typ jednostek grupuje takie jednostki,
które mają wspólną klasyfikację budżetową i jednakowy plan kont.
Aby dodać nowy typ, należy po wyświetleniu okna Typy jednostek klik-
nąć na pasku narzędzi ikonę i na karcie Opis wprowadzić nazwę two-
19
SÅ‚owniki
rzonego typu, a następnie zapisać wprowadzone dane np. przez użycie
ikony umieszczonej na pasku narzędzi.
Kontrahenci
Słownik kontrahentów pozwala gromadzić informacje o dostawcach,
o tych firmach i osobach, w wypadku których istnieje konieczność wy-
znaczenia salda rozrachunków. Ponieważ jest to wspólny słownik pro-
gramów wchodzących w skład pakietu Finanse Optivum, znajdą się tu
także informacje o tych podmiotach lub osobach, które zostały wprowa-
dzone do słownika z poziomu innych aplikacji.
Wywołanie słownika jest możliwe z różnych okien programu, ale stan-
dardowo do jego uruchomienia służy funkcja Słowniki\ Kontrahenci.
Wprowadzając dane kontrahenta, trzeba najpierw kliknąć ikonę . Au-
tomatycznie uaktywni się zakładka Opis. Następnie, w zależności od te-
go, czy opisywana będzie firma czy osoba, należy włączyć znacznik
Firma, Osoba albo Uczeń/Opiekun.
Pole Typ kontrahenta wg Rb-Z i Rb-N. Ta funkcja jest niezbędna do auto-
matycznego generowania sprawozdań budżetowych Rb-Z i Rb-N
w programie Księgowość Optivum. Wybór typu następuje poprzez
wskazanie z listy wyborów jednego z elementów. Obok pola wyboru
Typ kontrahenta wg Rb-Z i Rb-N znajduje się ikona wywołująca okno
zawierające wyjaśnienia dotyczące poszczególnych typów. Domyślnie
wszystkim dotychczas zdefiniowanym oraz nowym kontrahentom typu
Firma przypisana została kategoria Przedsiębiorstwo niefinansowe,
a kontrahentom typu Osoba kategoria Gospodarstwo domowe.
20
Kontrahenci
Rysunek 2. Formularz służący do wprowadzenia danych firmy.
Rysunek 3. Formularz służący do wprowadzenia danych osoby.
W polu Skrót musi pojawić się zapis, który będzie jednoznacznie identy-
fikował kontrahenta firmę lub osobę. Nie musi być to skrót nazwiska
21
SÅ‚owniki
lub nazwy firmy, ale taki ciąg znaków, który będzie wygodny w użyciu
i zrozumiały dla wszystkich osób korzystających z programu.
Skrót nazwy kontrahenta musi być niepowtarzalny w obrębie całego
słownika. Nie można nadać takiego samego skrótu firmie, jeśli został
już wcześniej przydzielony osobie.
Uwaga Po zapisaniu danych kontrahenta nie będzie już możliwości mody-
fikowania skrótu kontrahenta dodanego do słownika.
Skrót może składać się z co najwyżej 10 znaków liter lub cyfr. Nie
można używać spacji, apostrofów, cudzysłowów, nawiasów kwadrato-
wych.
Uwaga Pola opisujące kontrahenta, które muszą zostać wypełnione, to
Skrót, Nazwa/Imię, Nazwisko. Pozostałe pola można uzupełnić
w dowolnym czasie. W ten sposób można bardzo szybko opisać
nowego kontrahenta wprowadzanego do programu.
Przycisk o nazwie Rejestrowanie udostępniania danych osobowych. Za jego
pomocą można dodawać fakty udostępniania (lub nieudostępnienia) da-
nych osobowych danej osoby funkcja Administracja / Dziennik zdarzeń.
W pojawiającym się okienku należy opisać zaistniały fakt zgodnie
z ustawÄ… o ochronie danych osobowych (Dz.U. nr 33/2004 poz. 285)
oraz z rozporzÄ…dzeniem MSWiA z 29.04.2004 w sprawie dokumentacji
przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i orga-
nizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informa-
tyczne służące do przetwarzania danych osobowych (Dz.U. nr 100, poz.
1024).
Pole Upoważnienie do wystawiania faktury VAT bez podpisu odbiorcy w okresie
od (...) do (...). jest istotne w wypadku jednostek będących podatnikami
VAT i wystawiających dokumenty sprzedaży za pomocą innych pro-
gramów współpracujących z Księgowością Optivum (Faktury Optivum,
Czesne Optivum). Jeśli jednostka taka zostanie przez kontrahenta pisem-
nie upoważniona do wystawiania dokumentów bez podpisu odbiorcy
i fakt ten zostanie w słowniku odnotowany (poprzez określenie okresu
upoważnienia), istnieje możliwość takiego skonfigurowania formatu
wydruku faktur, by pojawiał się na nim w miejscu przewidzianym na
podpis nabywcy tekst Upoważnienie do wystawienia faktury VAT bez
podpisu odbiorcy .
Wygodnym rozwiązaniem jest możliwość filtrowania listy kontrahen-
tów. Mogą być na niej prezentowani wszyscy kontrahenci firmy i oso-
22
Kontrahenci
by lub tylko osoby, lub tylko firmy. O sposobie wyświetlania listy decy-
duje się, wybierając odpowiednią pozycję w polu Pokaż.
Rysunek 4. Lista kontrahentów.
Aby szybko odnalezć na liście żądanego kontrahenta, należy skorzystać
z pola tekstowego umieszczonego na pasku narzędzi i z ikony
(Znajdz) w pole tekstowe wprowadza się znaki składające się na skrót
lub nazwÄ™ kontrahenta, ikona uruchamia wyszukiwanie.
Na karcie Lista, pod wykazem kontrahentów, jest umieszczony przycisk
Konta bankowe. Pozwala on na określenie dodatkowych kont bankowych.
Uwaga Należy być świadomym skutków, jakie pociąga za sobą zmienienie
danych kontrahenta, gdy zostały już one użyte podczas wystawiania
dokumentów (nawet jednego dokumentu). Dokument wydrukowany
zaraz po wystawieniu i ten sam dokument wydrukowany po zmianie
danych kontrahenta będą się między sobą różniły.
Uwaga Nie można usunąć ze słownika danych kontrahenta, z którym jest
zwiÄ…zany dokument wystawiony w programie.
23
SÅ‚owniki
Tryby zamówień publicznych
Słownik zawierający nazwy trybów zamówień publicznych wywołuje
się bezpośrednio przez uruchomienie funkcji Słowniki/ Tryby zamówień
lub pośrednio z okna Podstawy prawne zamówień publicznych. W słowniku
tym wyszczególniane są przewidziane ustawą tryby zamówień publicz-
nych. Jeśli zajdzie potrzeba dopisania do słownika nowej pozycji, to na-
leży skorzystać z ikony dostępnej na pasku narzędzi.
Rysunek 5. Okno pozwalające wprowadzić dokładny opis trybu za-
mówień publicznych.
Pole L.P. służy do ustalenia kolejności trybów zamówień w zestawieniach.
Istnieje również możliwość określenia, czy tryb jest aktualny w świetle
obowiÄ…zujÄ…cego w danym dniu prawa. Jest to istotne przy tworzeniu ze-
stawienia zamówień publicznych w zestawieniu uwzględniane są bo-
wiem tylko te pozycje faktur zakupu, którym przypisano aktualny tryb
zamówień.
Podstawy prawne zamówień publicznych
Słownik Podstawy prawne zamówień publicznych służy do opisania pod-
staw prawnych trybów zamówień publicznych. Słownik wywołuje się
przez użycie funkcji Słowniki/ Podstawy prawne lub modułu wprowadza-
nia dokumentów zakupu.
24
Formy płatności
Rysunek 6. Okno pozwalające opisać podstawę prawną trybu za-
mówień publicznych.
Nazwę trybu zamówienia publicznego podaje się przez wybranie jej z li-
sty rozwijalnej albo z listy słownikowej. Należy również wprowadzić
numer artykułu, ustępu i punktu ustawy, na podstawie którego kwalifi-
kuje się określone zamówienie publiczne. Jeśli stosowany tryb zamó-
wień publicznych nie opiera się na określonej podstawie prawnej (np.
przetarg nieograniczony), wymagane jest wprowadzenie do słownika
podstaw prawnych tylko jego nazwy bez numeru artykułu, ustępu
i punktu.
Pole L.P. służy do ustalenia kolejności podstaw prawnych w zestawie-
niach oraz na listach rozwijalnych dostępnych przy wprowadzaniu do-
kumentów.
Możliwe jest ponadto ustalenie, czy podstawa prawna jest aktualna stan-
dardowo znacznik jest zakreślony, w razie potrzeby można go wyłączyć.
Nieaktualne podstawy prawne umieszczane są na końcu list rozwijal-
nych, a w oknach dokumentów wyróżniane są gwiazdką.
Formy płatności
Ponieważ przy wprowadzaniu dokumentów, określa się termin i formę
płatności, wygodnie jest skorzystać z gotowych zapisów ze słownika.
Standardowo do włączenia słownika służy funkcja Słowniki/ Formy płatno-
ści. Okno słownika może być również wywoływane z okna dokumentu.
Aby dodać nowy zapis do słownika, należy po wyświetleniu okna Formy
płatności wcisnąć na pasku narzędzi ikonę .
25
SÅ‚owniki
Rysunek 7. Okno, w którym opisuje się formy płatności.
Na karcie Opis należy określić nazwę formy płatności (będzie ona poja-
wiała się w dokumencie sprzedaży) oraz określić w dniach termin płat-
ności. Program umożliwia wskazanie terminu płatności liczonego od:
·ð daty sprzedaży,
·ð daty wystawienia dokumentu,
·ð daty otrzymania dokumentu.
Znacznik Bez daty płatności jest związany z programem Faktury Optivum
i decyduje, w jaki sposób będzie podany na dokumencie termin płatności.
Jednostki miar
By ujednolicić zapis jednostek miar we wszystkich dokumentach, do
programu został dołączony słownik Jednostki miary.
Uwaga W pozycjach dokumentów można wprowadzić tylko takie jednostki
miary, które wcześniej zostały dodane do słownika.
Okno słownika może być wywoływane z innych okien programu, gdzie
potrzebny jest ten rodzaj informacji. Standardowo do włączenia słowni-
ka służy funkcja Słowniki/ Jednostki miary. Aby dodać nowy zapis do
słownika, należy po wyświetleniu okna słownika kliknąć umieszczoną
na pasku narzędzi ikonę .
26
Indeksy materiałowe
Rysunek 8. Okno słownika Jednostki miary.
Na karcie Opis określić należy nazwę i skrót jednostki miary (skrót bę-
dzie pojawiał się w pozycjach dokumentów).
Znacznik Miara policzalna jest zwiÄ…zany z programem Magazyn Optivum.
Indeksy materiałowe
Słownik gromadzi informacje o towarach. Dzięki niemu możliwe jest
szybkie wprowadzanie pozycji dokumentów. Uruchamia się go za po-
mocą funkcji Słowniki/ Indeksy materiałowe lub wywołuje z okna służące-
go do wprowadzania faktur.
Słownik jest wspólnym słownikiem programów pracujących na wspól-
nej bazie danych: Magazyn Optivum, Stołówka Optivum, Faktury
Optivum, Inwentarz Optivum.
Aby dodać nowy zapis do słownika, należy po wyświetleniu okna słow-
nika kliknąć umieszczoną na pasku narzędzi ikonę .
27
SÅ‚owniki
Rysunek 9. Okno pozwalające opisać indeksy materiałowe.
Na karcie Opis należy podać nazwę, skrót wprowadzanego indeksu oraz
jednostkę miary właściwą dla towaru, który dany indeks opisuje, np.
w wypadku mebli jest to sztuka (szt.), a także wypełnić pole
SWW/PKWiU, CPV, CPC (można tu skorzystać ze słownika). Pozostałe
pola są związane z programami Magazyn Optivum, Stołówka Optivum,
Faktury Optivum, Inwentarz Optivum.
Wprowadzając nowy indeks materiałowy, należy pamiętać, że:
·ð może być zbudowany z co najwyżej szeÅ›ciu znaków,
·ð nie może rozpoczynać siÄ™ od cyfr,
·ð nie może zawierać liter charakterystycznych dla polskiego
alfabetu Ä…, Ä™, Å› itd.
Uwaga Nie można zmienić indeksu, który został już użyty w jakimkolwiek
programie firmy VULCAN zastrzeżenie to dotyczy pracy na wspól-
nej bazie danych.
Celem łatwej filtracji indeksów na liście można dokonać opisania ce-
chy/kategorii, które pozwolą pogrupować indeksy.
28
Cechy/kategorie indeksów materiałowych
Cechy/kategorie indeksów materiałowych
Cechy (kategorie) indeksów materiałowych pomagają szybko rozróżnić
przedmioty (produkty, sprzęty) opisywane w różnych programach firmy
VULCAN w programach do obsługi magazynu, stołówki, do prowa-
dzenia elektronicznych ksiÄ…g inwentarzowych. Np. program Inwentarz
Optivum używa indeksów materiałowych należących do kategorii
INWENTARZ.
Słownik uruchamia się za pomocą funkcji Słowniki/ Cechy indeksów.
Aby dodać nowy zapis do słownika, należy po wyświetleniu okna słow-
nika kliknąć umieszczoną na pasku narzędzi ikonę .
Klasyfikacja budżetowa
Słownik klasyfikacji budżetowej udostępnia zapisy wprowadzone stan-
dardowo do programu przez producenta. SÄ… one zgodne z obowiÄ…zujÄ…cym
prawem. W razie potrzeby mogą zostać zmienione dodane, usunięte.
Słownik ten jest udostępniany przez różne okna programu, ale istnieje
też osobna funkcja służąca do jego uruchomienia. Jest to funkcja Słowni-
ki/ Klasyfikacja budżetowa.
W obrębie tego słownika wyróżnia się klasyfikację wydatków i docho-
dów. Gromadzone są tu wszystkie działy, rozdziały i paragrafy i pozy-
cje1, które będą wykorzystywane do pracy z danymi różnych jednostek.
Na podstawie dostępnych tu elementów tworzone są klasyfikacje specy-
ficzne dla konkretnego typu jednostki.
1
Pozycje klasyfikacji budżetowej w programie to dodatkowy podział w obrębie paragra-
fów, np. paragraf Wynagrodzenie osobowe pracowników można podzielić na cztery pozy-
cje: Administracja, Obsługa, Nauczyciele, Zbiorczo.
29
SÅ‚owniki
Rysunek 10. Klasyfikacja budżetowa może być prezentowana
z uwzględnieniem różnych poziomów szczegółowości.
Drzewo klasyfikacji umożliwia rozwijanie i zwijanie
poszczególnych rozdziałów i paragrafów.
Jeśli zajdą zmiany w przepisach, każda jednostka powinna dostosować
zawartość słownika klasyfikacji budżetowej do własnych potrzeb
wprowadzić lub zmienić odpowiednie zapisy. Usunięcie zbędnych ele-
mentów ze słownika klasyfikacji także jest możliwe, ale lepiej jest wy-
konać tę operację w odniesieniu do klasyfikacji przypisanej do typu jed-
nostki (pozwala na to program Księgowość Optivum), bo w ten sposób
słownik może pozostać wzorcem, z którego w razie potrzeby będzie
można pobrać gotowe elementy klasyfikacji.
Podczas wprowadzania zmian do słownika klasyfikacji można korzystać
z funkcji umieszczonych w menu Działania (Nowy, Usuń) oraz z przyci-
sków i z paska narzędzi. Najwygodniej jest jednak posługiwać
się menu kontekstowym. Oferuje ono różne funkcje w zależności od te-
go, na jakim poziomie drzewa klasyfikacji zostało wywołane. Są to
funkcje:
·ð ZwiÅ„ / RozwiÅ„,
·ð Opis (umożliwia zapoznanie siÄ™ ze szczegółowymi informacjami na
karcie Pozycja; dostępna wyłącznie dla działów, rozdziałów i para-
grafów),
·ð ZmieÅ„ (dostÄ™pna wyÅ‚Ä…cznie dla pozycji),
·ð Dodaj,
·ð UsuÅ„,
·ð Zablokuj,
·ð Odblokuj,
30
Działy, rozdziały, paragrafy
·ð RozwiÅ„ poziom,
·ð ZwiÅ„ poziom
Uwaga Nie można usunąć pozycji klasyfikacji, gdy była ona użyta w jakim-
kolwiek dokumencie wystawionym w jakimkolwiek programie wcho-
dzącym w skład pakietu Finanse Optivum.
Dodawanie lub zmienianie zapisów odbywa się na karcie Pozycja.
W wypadku pól Dział, Rozdział, Paragraf dostępna jest lista rozwijalna
podpowiadająca zapisy figurujące w odpowiednich słownikach, takich
jak:
·ð sÅ‚ownik działów,
·ð sÅ‚ownik rozdziałów,
·ð sÅ‚ownik paragrafów wydatków,
·ð sÅ‚ownik paragrafów dochodów.
Gdy w czasie pracy użytkownik dostrzeże potrzebę modyfikacji tych
słowników, np. wprowadzenia do nich nowych zapisów, powinien sko-
rzystać z ikon uruchamiających okna, gdzie możliwe jest wykonanie
potrzebnych operacji dodanie, poprawienie, zmienienie informacji.
Bardzo wygodną metodą wprowadzenia nowego elementu do słownika
klasyfikacji budżetowej jest uruchomienie funkcji Dodaj z menu kontek-
stowego, gdy podświetlony jest element nadrzędny do tego, który chcemy
wprowadzić (np. paragraf w wypadku wprowadzanej nowej pozycji).
Wtedy na karcie Pozycja pozostaje wypełnienie mniejszej liczby pól.
Jeżeli zachodzi potrzeba zmiany opisanej wcześniej pozycji, to po wy-
braniu z menu kontekstowego funkcji Zmień, przechodzi się na zakładkę
Pozycja, gdzie można zmienić jej nazwę. Możliwe jest tu także zabloko-
wanie pozycji przez włączenie opcji Zablokuj.
Po kliknięciu, znajdującej się w prawym dolnym rogu okna, ikony
wywołane zostanie okno Powiązane pozycje Sigmy Optivum. Po otwarciu
okna powiązań, można zaznaczając kolejne pozycje klasyfikacji budże-
towej sprawdzać, jakie pozycje klasyfikacji zostały powiązane podczas
importu planu z programu Sigma Optivum.
Działy, rozdziały, paragrafy
W słownikach działów, rozdziałów i paragrafów budżetowych figurują
już zapisy dołączane standardowo do programu. Są one zgodne z aktu-
31
SÅ‚owniki
alnie obowiązującym podziałem ustalonym przez przepisy prawne. Jeśli
zajdzie potrzeba wprowadzenia zmian, można to oczywiście zrobić
usunąć niepotrzebne elementy, dodać nowe lub zmienić ich nazwę.
Słowniki te mogą zostać wywołane z poziomu różnych okien programu,
ale standardowo do nich służą odpowiednie funkcje z menu Słowniki:
·ð DziaÅ‚y,
·ð RozdziaÅ‚y,
·ð Paragrafy wydatków,
·ð Paragrafy dochodów.
Ogólne zasady pracy z tymi słownikami nie odbiegają od tych opisa-
nych w poprzednich rozdziałach (zob. np. Jednostki).
Fundusze
Słownik funduszy jest wspólnym słownikiem programów składających
się na system finansowo-księgowy firmy VULCAN. Gromadzi informa-
cje o funkcjonujących w jednostce oświatowej funduszach, np. funduszu
przeznaczonym na dożywianie dzieci, funduszu remontowym itd.
Do uruchomienia tego słownika służy funkcja Słowniki/ Fundusze. Ogólne
zasady pracy z tym słownikiem nie odbiegają od tych opisanych w po-
przednich rozdziałach (zob. np. Jednostki).
Ze słownika funduszy wygodnie jest korzystać w momencie wpisywania
dokumentów do rejestru właściwe oznaczenie można po prostu wy-
brać z wywołanej listy. Dzięki temu bardzo łatwo będzie można pózniej
wyselekcjonować odpowiednio oznaczone wpisy i sporządzić na tej
podstawie potrzebne zestawienia i sprawozdania.
Wprowadzając dane nowego funduszu, należy pamiętać, że:
·ð konieczne jest oprócz podania peÅ‚nej nazwy funduszu przypisanie
mu jednoznacznego i niepowtarzalnego skrótu,
·ð skrót nazwy funduszu musi być jednowyrazowy, np. F1, PAACE
(złe skróty to: FUND._1, F._PAAC, gdzie znak _ oznacza spację) i
składać się z maksymalnie dziesięciu znaków,
·ð fundusz może zostać powiÄ…zany z zaimportowanym planem z Sig-
ma Optivum, poprzez określenie rodzaju planu, np. dochody własne.
Uwaga Fundusz można usunąć ze słownika tylko wtedy, jeżeli nie został on
użyty podczas wprowadzania dokumentów.
32
Zadania
Pole Rodzaj planu SIGMY wyświetla nazwę skojarzonego rodzaju planów
finansowych z programu Sigma Optivum. Pole to może być wypełnio-
ne automatycznie podczas importu planu w programie Księgowość
Optivum.
Zadania
Słownik o nazwie Zadania pozwala gromadzić informacje o specjalnych
czynnościach zleconych szkole, np. organizacji olimpiad przedmioto-
wych, przeprowadzeniu akcji edukacyjnych (konkursy, festyny, pokazy
itd.). Do jego uruchomienia służy funkcja Słowniki/ Zadania. Słownik jest
też udostępniany przez inne okna programu.
Ogólne zasady pracy z tym słownikiem nie odbiegają od tych opisanych
w poprzednich rozdziałach (zob. np. Jednostki).
Ze słownika zadań wygodnie jest korzystać w momencie wpisywania
dokumentów do rejestru właściwe oznaczenie można po prostu wy-
brać z wywołanej listy. Dzięki temu bardzo łatwo będzie można pózniej
wyselekcjonować odpowiednio oznaczone wpisy i sporządzić na tej
podstawie potrzebne zestawienia i sprawozdania.
Wprowadzając opis nowego zadania, należy pamiętać, że:
·ð konieczne jest oprócz podania peÅ‚nej nazwy zadania wprowadzenie
jednoznacznego i niepowtarzalnego skrótu odwołującego się do niego,
·ð skrót nazwy zadania musi być jednowyrazowy, np. B-S-GIMN
(budowa sali gimnastycznej) i składać się z maksymalnie szes-
nastu znaków,
·ð zadanie może zostać powiÄ…zane z zaimportowanym planem
z Sigma Optivum.
Symbole PKWiU
SÅ‚ownik o nazwie Symbole PKWiU pozwala na wybieranie, dodawanie
i zmienianie symboli PKWiU używanych podczas opisywania towarów
(słownik Indeksy materiałowe) oraz wprowadzania faktur zakupu (funkcja
Dokumenty/ Faktury zakupu). Do jego uruchomienia służy funkcja Słowniki/
Symbole PKWiU. Słownik jest też udostępniany przez inne okna programu.
Ogólne zasady pracy z tym słownikiem nie odbiegają od tych opisanych
w poprzednich rozdziałach (zob. np. Jednostki).
Słownik jest już wypełniony symbolami PKWiU na 5 poziomie
(XX.XX.X) szczegółowości opisu. Wprowadzone symbole można uzu-
pełniać lub zmieniać.
33
SÅ‚owniki
CPV (Common Product Vocabulary)
Ze względu na wymagania ustawy o zamówieniach publicznych program
udostępnia słownik opisów towarów wg klasyfikacji CPV (Common Pro-
duct Vocabulary), z którego można korzystać przy wprowadzaniu doku-
mentów. Do jego uruchomienia służy funkcja Słowniki/ CPV.
Standardowo program jest udostępniany już z wypełnionym słownikiem
CPV. W razie potrzeby można wprowadzić do niego zmiany lub uzu-
pełnienia.
34
Jak zdefiniować wzorce numeracji?
Wprowadzanie dokumentów
Po wprowadzeniu wszystkich potrzebnych danych do słowników można
rozpocząć wprowadzanie dokumentów związanych z zakupami przede
wszystkim faktur zakupu, ale także, w razie takiej konieczności, doku-
mentów korygujących faktur i not korygujących. Na podstawie stan-
dardowych wzorców numeracji program automatycznie nadaje doku-
mentom odpowiednie numery. Wzorce numeracji można zmieniać,
można też tworzyć nowe zależy to od specyficznych potrzeb użyt-
kownika.
Jak zdefiniować wzorce numeracji?
Wszystkie operacje zwiÄ…zane z poprawianiem lub tworzeniem nowego
wzorca numeracji wykonuje się w oknie Wzorce numeracji dokumentów.
Może być ono wywoływane z okien wprowadzania dokumentów, ale
jest też udostępniane za pomocą osobnej funkcji Dokumenty/ Wzorce nu-
meracji faktur.
Wybierając zakładkę Lista, można zapoznać się z wszystkimi wzorcami.
Program jest udostępniany z jednym gotowym wzorcem o nazwie Stan-
dard. Można zmodyfikować go, dostosowując odpowiednio do własnych
potrzeb i przyzwyczajeń.
Aby opisać nowy wzorzec, należy po wyświetleniu okna kliknąć na pa-
sku narzędzi ikonę .
35
Wprowadzanie dokumentów
Rysunek 11. Okno pozwalające ustalić wzorce numeracji dokumentów.
Na karcie Opis należy:
1. Wprowadzić nazwę wzorca numeracji.
2. Podać jednostkę domyślną.
Wzorzec numeracji może zostać skojarzony z jednostką, dzięki
czemu podczas wprowadzanie dokumentów zakupu, gdy wybra-
ny zostanie wzorzec numeracji, automatycznie wypełnione zo-
stanie pole Jednostka określające odbiorcę dokumentu. Aby sko-
jarzyć wzorzec z jednostką, należy wprowadzić jej skrót.
Najwygodniej jest posłużyć się odwołaniem do słownika jedno-
stek można to zrobić, klikając ikonę .
3. Podać ostatnio wykorzystany numer kolejny dokumentu sygnowa-
nego edytowanym wzorcem.
Uwaga Numer ten trzeba ręcznie ustawić na zero na początku no-
wego roku!
4. Ustalić postać wzorca numeracji dokumentu. Polega to na odpo-
wiednim dobraniu elementów, z których będzie tworzony numer.
Są one udostępniane przez program w polu Dostępne elementy.
Można to zrobić na trzy sposoby:
o kliknąć dwukrotnie na zaznaczonej pozycji,
36
Faktury zakupu
o zaznaczyć pozycję i wcisnąć klawisz Enter,
o zaznaczyć pozycję i użyć przycisku .
W identyczny sposób można zrezygnować z wybranego wcześniej ele-
mentu i z powrotem przesunąć go do pola Dostępne elementy. Różnica
jest tylko jedna, używa się wtedy przycisku .
Jeśli wybrana zostanie pozycja Tekst dowolny, to trzeba jeszcze w miej-
sce tego zapisu wprowadzić odpowiednie wyrażenie, np. słowo lub
skrót. Należy go po prostu wpisać, posługując się klawiaturą (gdy pozy-
cja nie jest aktywna, trzeba ją najpierw kliknąć), a następnie zatwierdzić,
wciskajÄ…c klawisz Enter.
Samo wybranie elementów składających się na numer to nie wszystko.
Trzeba jeszcze ustalić ich właściwą kolejność. Jest to bardzo łatwe. Wy-
starczy posłużyć się myszą uchwycić szary kwadrat umieszczony przy
danej pozycji na liście (pojawi się na nim symbol podwójnej strzałki),
a następnie przesunąć go w górę lub w dół.
Tę samą operację można też wykonać inaczej zaznaczyć jeden z wy-
branych wcześniej elementów, a potem, przytrzymując klawisz Ctrl, wci-
skać klawisze ze strzałką w górę lub w dół.
Na bieżąco można obserwować, jaki efekt powodują wprowadzane usta-
lenia. W polu Przykład widoczny jest zapis pozwalający zorientować się,
jak będzie wyglądał numer utworzony zgodnie ze zbudowanym wzor-
cem.
Uwaga Wzorzec numeracji, który został już wykorzystany przy wprowadza-
niu dokumentu, może być zmieniany, ale nie może zostać usunięty.
Faktury zakupu
Do wprowadzania dokumentów zakupu służy w programie funkcja Do-
kumenty/ Faktury Zakupu.
Aby wprowadzić nowy dokument, należy po wyświetleniu okna kliknąć
na pasku narzędzi ikonę , a następnie wprowadzić wszelkie niezbęd-
ne informacje w wyświetlone pola. Przypominamy, że pola można wy-
pełniać różnymi metodami:
·ð wybierajÄ…c element z listy rozwijalnej,
·ð wybierajÄ…c element ze sÅ‚ownika (sÅ‚owniki uruchamia ikona ,
opis korzystania z list słownikowych znajduje się w rozdziale Słow-
niki. Lista),
37
Wprowadzanie dokumentów
·ð wpisujÄ…c tekst bezpoÅ›rednio z klawiatury.
Rysunek 12. Okno służące do wprowadzania faktur.
Uwaga Jeśli wprowadzany dokument nie powinien być uwzględniany w ze-
stawieniu zamówień publicznych, należy włączyć znacznik Nie
uwzględniaj w zestawieniu zamówień publicznych.
Pola nagłówka dokumentu
Podczas wypełniania pól nagłówka trzeba pamiętać, że:
·ð W polu Numer podawany jest kolejny numer faktury wedÅ‚ug nume-
racji, którą objęte są w programie dokumenty zakupu. Wystarczy z
listy słownikowej wybrać wzorzec numeracji dokumentu na jego
podstawie program automatycznie nada kolejny numer fakturze.
Oryginalny numer nadany fakturze przez sprzedawcę można wpro-
wadzić w pole Opis.
Jeśli wzorzec numeracji dokumentu jest przypisany do konkretnej
jednostki (pole Jednostka domyślna w oknie Wzorce numeracji doku-
mentów), to automatycznie zostaje wypełnione w oknie dokumentu
pole Jednostka, a to z kolei (na podstawie wpisu w słowniku jedno-
stek) powoduje odpowiednie wypełnienie pola Typ dokumentu (Faktura
VAT dla podatników VAT, Pozostałe dokumenty dla niebędących
podatnikami VAT, Faktura VAT - MP dla małych podatników VAT).
38
Faktury zakupu
Uwaga Ze względu na pózniejszy eksport dokumentów do programu Rejestr
VAT Optivum należy w specjalny sposób traktować dokumenty związa-
ne ze środkami trwałymi. Zaleca się stworzyć dla nich specjalny wzorzec
numeracji, a w sytuacji, gdy na jednej fakturze występują pozycje różne-
go typu, w tym środki trwałe wprowadzić do programu dwa wpisy
osobny dokument dotyczący środka trwałego.
·ð W polu Typ dokumentów jest możliwość wybrania pozycji Grupa do-
kumentów oznacza to sumaryczne wprowadzanie danych pocho-
dzących z wielu faktur (można wpisać skrótowo dane opisujące
grupę dokumentów tylko takie, które są potrzebne w zestawieniu
zamówień publicznych). W takim wypadku nie podaje się danych
kontrahenta ani nie określa daty i formy płatności oraz rodzaju
sprzedaży. W tabeli pozycji dokumentu dostępne są w takiej sytu-
acji inne pola.
Uwaga Należy pamiętać, że wprowadzona do programu faktura typu Grupa
dokumentów może być eksportowana wyłącznie do programu Księ-
gowość Optivum.
·ð Zmiana typu faktury wybranie pozycji PozostaÅ‚e dokumenty lub
Korekta pozostałych dokumentów zmienia stawkę VAT na nie pod-
lega we wszystkich zerowych pozycjach (brutto=0) tego doku-
mentu. Zmiana na inny typ faktury zmienia stawkÄ™ VAT na 22%
we wszystkich zerowych pozycjach tego dokumentu.
Dodawanie pozycji dokumentu dla typu faktury Pozostałe doku-
menty i Korekta pozostałych dokumentów dodaje pozycję ze stawką
nie podlega, a dla innych typów faktury 22%.
·ð W polu Zakup zwiÄ…zany ze sprzedażą wybiera siÄ™ z dostÄ™pnej listy
rozwijalnej odpowiedniÄ… pozycjÄ™:
sð opodatkowanÄ… co oznacza, że zakup jest zwiÄ…zany wyÅ‚Ä…cznie
ze sprzedażą opodatkowaną,
sð zwolnionÄ… co oznacza, że zakup jest zwiÄ…zany wyÅ‚Ä…cznie ze
sprzedażą zwolnioną,
sð mieszanÄ… co oznacza, że nie da siÄ™ okreÅ›lić z jakÄ… sprzedażą
dany zakup jest zwiÄ…zany.
39
Wprowadzanie dokumentów
Uwaga Nowo dodawany dokument ma już automatycznie wypełnione nie-
które pola. Wzorcem jest poprzednio wprowadzona faktura. W ten
sposób program ułatwia i przyspiesza wprowadzanie dokumentów.
Uwaga Podczas dodawania nowego dokumentu automatycznie podawana
jest data dokumentu i data sprzedaży. Jest to data bieżąca, chyba
że jest wcześniejsza niż data rozpoczęcia okresu bieżącego wtedy
jest to właśnie data rozpoczęcia okresu bieżącego.
Pola pozycji dokumentu
Tabela pozycji dokumentu została zorganizowana w taki sposób, by jak
najłatwiej można było ją uzupełnić większość pól wypełnia się przez
wybór odpowiednich pozycji z list (rozwijalnych lub słownikowych).
W momencie dodawania nowej pozycji automatycznie kopiowane sÄ…
z poprzedniej pozycji niektóre zapisy chodzi tu o podstawę prawną,
typ i klasyfikację budżetową.
Jeśli wprowadzany jest pojedynczy dokument (nie grupa dokumen-
tów), to w pierwszej kolejności należy ustalić sposób automatycznego
przeliczania podatku. Można z tej funkcji zrezygnować (w polu Automa-
tyczne przeliczanie trzeba wtedy zaznaczyć opcję Brak), i wszystko uzu-
pełniać oraz przeliczać samodzielnie, lub też wybrać jedną z opcji:
·ð brutto ®ð netto ( do stu ) w takiej sytuacji wybieramy stawkÄ™ VAT
i wpisujemy kwotÄ™ brutto; po zatwierdzeniu kwoty program prze-
liczy i umieści w odpowiednich kolumnach wartość netto oraz po-
datek VAT;
·ð netto ®ð brutto ( w stu ) w takiej sytuacji wybieramy stawkÄ™ VAT
i wpisujemy kwotÄ™ netto; po zatwierdzeniu kwoty program umie-
ści w odpowiednich kolumnach wartość brutto oraz podatek VAT.
Aby dodać nową pozycję dokumentu, należy kliknąć przycisk Dodaj
lub użyć jego klawiaturowego zamiennika, czyli wcisnąć kombinację
klawiszy (Alt+d).
Wprowadzając do dokumentu poszczególne pozycje, należy pamiętać, że:
40
Faktury zakupu
·ð pole Typy ksiÄ™gowaÅ„ okreÅ›la poÅ›rednio, jakie konta zostanÄ… wybrane
podczas eksportu do Księgowości Optivum (zob. Eksport dokumen-
tów do innych programów firmy VULCAN);
·ð pole WyÅ‚Ä…cz zlec/umowÄ™ pozwala zdecydować o uwzglÄ™dnianiu lub
nieuwzględnianiu ewentualnych kwot zlecenia, kwot umowy w ze-
stawieniu zamówień publicznych.
Każdy mylnie wprowadzony do tabeli wiersz można poprawić (należy
potwierdzić zmianę przez wciśnięcie klawisza Enter) lub usunąć, klika-
jąc np. przycisk Usuń albo używając kombinacji klawiszy (Alt+u).
Przeglądając stare dokumenty, należy pamiętać, że nieaktualne podsta-
wy prawne wyróżniane są gwiazdką.
Lista dokumentów
Na zakładce Lista program przedstawia wykaz wprowadzonych faktur.
Rysunek 13. Lista wprowadzonych faktur zakupu.
Przeglądanie listy i wyszukiwanie odpowiednich dokumentów ułatwiają
pola umieszczone pod listÄ….
·ð Jednostka umożliwia wybór jednostki, której dokumenty chcemy
widzieć; pozycja wszystkie przywraca podgląd wszystkich dokumen-
tów.
·ð Okres umożliwia wybór miesiÄ…ca, z którego chcemy widzieć do-
kumenty; pozycja wszystkie okresy przywraca podglÄ…d wszystkich
dokumentów.
·ð Typ umożliwia wybór typu dokumentu, pozycja wszystkie doku-
menty przywraca podgląd wszystkich dokumentów.
41
Wprowadzanie dokumentów
Wytłuszczone nagłówki kolumn informują, że po ich kliknięciu lista
może zostać uporządkowana wg zawartości tych kolumn, np. wg po-
rządku alfabetycznego nazw kontrahentów.
Uwaga UporzÄ…dkowanie listy wg kolumn Data i Numer nie spowalnia dzia-
łania programu, ale wybranie innego uporządkowania może spowo-
dować wydłużenie czasu zapisywania dokumentów.
Pod listą dostępne są dodatkowe przyciski:
umożliwia eksport wskazanej faktury do innych programów
firmy VULCAN;
przedstawia powiązania pomiędzy wskazaną fakturą a innymi
dokumentami.
Przycisk Nota kor. umożliwia wprowadzenie noty korygującej wystawio-
nej do wybranej faktury zakupu (zob. Noty korygujÄ…ce).
Noty korygujÄ…ce
W wypadku, gdy zachodzi potrzeba skorygowania treści dokumentu
sprzedaży które nie mają wpływu na wysokość zobowiązań podatko-
wych, sprzedawca wystawia notę korygującą. Aby wprowadzić taki do-
kument do programu, należy:
1. Uruchomić funkcję Dokumenty/ Faktury zakupu. Wyświetlone zosta-
nie okno Wprowadzanie faktur.
2. Przejść na zakładkę Lista.
3. Odszukać i wskazać właściwy dokument, do którego została wy-
stawiona nota korygujÄ…ca.
4. Kliknąć przycisk Nota korygująca umieszczony pod listą dokumen-
tów. Otwarte zostanie okno Noty korygujące.
42
Noty korygujÄ…ce
Rysunek 14. Okno, w którym wprowadza się noty korygujące.
5. Na zakładce Opis podać datę wystawienia dokumentu oraz w polu
Numer wybrać z listy słownikowej wzorzec numeracji przypisany
do tego typu dokumentu.
Uwaga Wzorce numeracji not korygujących ustala się w taki sam sposób,
jak wzorce faktur szczegóły w podrozdziale Jak zdefiniować wzor-
ce numeracji? Jedyna różnica jest taka, że nie określa się w wypad-
ku tego typu wzorca domyślnej jednostki.
6. Na zakładce Opis dostępne są dodatkowe dwie zakładki na pierw-
szej umieszczona jest oryginalna treść dokumentu (pola są niedo-
stępne do zmiany), na drugiej zakładce powinna znalezć się wła-
ściwa, poprawiona treść dokumentu (pola są aktywne można
nanosić odpowiednie poprawki).
7. Zapisać notę, np. przez kliknięcie umieszczonej na pasku narzędzi
ikony
.
Uwaga Przeglądać, poprawiać, uzupełniać lub usuwać wprowadzone noty
można w oknie wywoływanym funkcją Dokumenty/ Noty korygują-
ce. Nie można tu jednak wprowadzać nowych dokumentów ze
względu na konieczność powiązania noty z istniejącą fakturą ope-
rację tę wykonuje się w oknie wywoływanym funkcją Dokumenty/
Faktury VAT (zakładka Lista).
43
Zestawienia
Zestawienia
Zestawieni
Program umożliwia przygotowanie zestawień, dzięki którym można
analizować zebrane tu dane w różnych układach.
Funkcje odpowiedzialne w programie za tworzenie zestawień są dostęp-
ne w menu Zestawienia.
Zestawienia tworzy się zawsze w dwóch etapach. Etapy te to:
·ð okreÅ›lenie kryteriów wyboru danych uwzglÄ™dnianych w zestawie-
niu służą do tego wszystkie, oprócz ostatniej, zakładki okien słu-
żących do przygotowywania zestawień;
·ð przejÅ›cie na ostatniÄ… zakÅ‚adkÄ™ okna, co powoduje automatyczne
uruchomienie mechanizmu tworzÄ…cego zestawienie i przedstawienie
gotowych wyników w tabeli.
Gotowe zestawienie może zostać wydrukowane w wybranym przez
użytkownika formacie.
Ponieważ podczas tworzenia różnych zestawień wykorzystuje się często
te same mechanizmy, zostaną one omówione odrębnie w poniższych
podrozdziałach. Mechanizmy te, to:
·ð okna sÅ‚owników,
·ð okna kryteriów wyboru,
·ð okno wyboru formatu wydruku,
·ð przeglÄ…darka wydruków.
44
Zestawieni
Okna słowników
Podobnie jak w innych miejscach programu, okna wywoływane przez
funkcje z menu Zestawienia zawierają przyciski umożliwiające urucho-
mienie okien słowników. Każde pole, przy którym figuruje ikona
może być wypełnione przez wybranie konkretnej pozycji z odpowied-
niego słownika, dotyczy to np. słownika kontrahentów. Wybranie pozy-
cji polega na zaznaczeniu jej i naciśnięciu klawisza Enter. Możliwe jest
także przeciągnięcie pozycji z listy słownikowej za pomocą myszy.
Okna kryteriów wyboru
Ustalając, jakich danych ma dotyczyć tworzone zestawienie, można ko-
rzystać z okien, które pozwalają precyzyjnie ustalić kryteria wyboru
tych danych. Kryteria wyboru mogą być formułowane w stosunku do:
·ð jednostek,
·ð kontrahentów.
Stosując kryteria wyboru, można wyodrębnić tylko te dane, które w da-
nym momencie są potrzebne. Sposób ustalania kryteriów wyboru zosta-
nie opisany na podstawie okna umożliwiającego wybranie jednostek.
Rysunek 15. Okno ułatwiające wybór jednostek.
Najpierw trzeba zdecydować, które elementy opisu jednostki będą brane
pod uwagę. Jeśli istotny jest typ wyszukiwanej jednostki, trzeba włączyć
45
Zestawienia
znacznik Typ jednostki. Jednocześnie można również włączyć inne
znaczniki dostępne w oknie, które dodatkowo pozwolą opisać cechy po-
trzebnych jednostek.
Następnie konieczne jest wprowadzenie w pola obok włączonych
znaczników odpowiednich wzorców. Program wybierze tylko te jed-
nostki, których opisy są zgodne z wprowadzonymi wzorcami.
Przy tworzeniu wzorców trzeba się kierować następującymi zasadami:
·ð znak gwiazdki (*) zastÄ™puje dowolny ciÄ…g znaków,
·ð znak zapytania (?) zastÄ™puje dowolny znak,
·ð znak # może wystÄ…pić tylko na poczÄ…tku wzorca i oznacza, że na-
stępujące po nim znaki mogą znajdować w dowolnym miejscu wy-
branego opisu.
Przykłady:
Jeśli w polu Nazwa wprowadzony zostanie wzorzec #gim, program wy-
bierze jednostki o następujących nazwach: Gimnazjum 3, Gimnazjum
im. Kornela Makuszyńskiego, GIMNAZJUM NR 9, Gimnazjum w Ra-
kutowie, Zespół Szkół Ponadgimnazjalnych.
Jeśli w polu Skrót wpisany zostanie ciąg znaków sp*, to program wybie-
rze jednostki, którym przydzielono następujące skróty: SP1, SP2, SP3
itd., ale nie ZS-GSP.
Dodatkowo w oknie dostępny jest znacznik Odróżniaj wielkość liter, który po-
zwala określić, czy podczas wybierania zapisów program ma odróżniać
wielkie i małe litery. Gdy znacznik jest włączony, to na podstawie wzorca
#Gim program wybierze Gimnazjum 3, Gimnazjum im. Kornela Makuszyń-
skiego, Gimnazjum w Rakutowie, a odrzuci GIMNAZJUM NR 9.
Program rozpocznie operacjÄ™ wybierania na podstawie ustalonych kryte-
riów, jeżeli kliknie się przycisk .
Gdy nie ma potrzeby zawężania wybieranej grupy, tzn. gdy program
powinien uwzględniać wszystkie zapisane w słowniku elementy, wy-
starczy kliknąć umieszczony w omawianym oknie przycisk . Spowo-
duje to automatyczne wybranie wszystkich zapisów z danego słownika.
Okno wyboru formatu wydruków
Przygotowane przez program zestawienie można w każdej chwili wydru-
kować. Należy wcześniej wybrać odpowiedni format wydruku. Podobnie
jak w innych miejscach programu dostępny jest tu przycisk uruchamia-
jący okno, w którym można wybrać odpowiedni format wydruku.
46
Zestawieni
Pola w części Ustawienia strony odnoszą się do raportu aktualnie wskaza-
nego na liście. Trzeba pamiętać, że wielkość lewego marginesu (pole
Lewy margines) określa się nie w centymetrach, a w punktach (np. 1500
punktów to centymetr, ale należy również wiedzieć, że dla różnych dru-
karek obowiązują różne wartości). Pole Szerokość jest niedostępne
wielkość tę program wylicza automatycznie w zależności od wybranego
raportu.
Wyboru formatu raportu dokonuje się przez podświetlenie właściwej
pozycji na liście i naciśnięcie klawisza Enter. Można też dwukrotnie
kliknąć na wybranym formacie lub kliknąć przycisk Zastosuj.
Po wybraniu właściwego formatu wydruku należy kliknąć przycisk
i rozpocząć drukowanie zestawienia. Wcześniej (jeszcze przed określe-
niem stron do wydruku) można zapoznać się z wyglądem wydruku, ko-
rzystając z przeglądarki, którą uruchamia się przyciskiem .
Przeglądarka wydruków
Zanim przystąpi się do wydrukowania dokumentu, można zobaczyć na
ekranie komputera, jak taki wydruk będzie wyglądał. Po kliknięciu
przycisku można zobaczyć na ekranie nowe okno, w którym pro-
gram zaprezentuje:
·ð postać wydruku (tak bÄ™dzie wyglÄ…daÅ‚ dokument wydrukowany na
papierze),
·ð pasek narzÄ™dzi przeglÄ…darki.
W oknie przeglądarki zawsze wyświetlana jest jedna strona dokumentu.
Aby zapoznać się z kolejnymi stronami, trzeba wcisnąć klawisz Page
Down. Cofnięcie się do poprzedniej strony umożliwia klawisz Page Up.
Można również posługiwać się odpowiednimi przyciskami z paska na-
rzędzi przeglądarki. Są to:
powoduje wyświetlenie pierwszej strony,
umożliwia przejście do poprzedniej strony,
umożliwia przejście na konkretną stronę,
powoduje wyświetlenie następnej strony,
powoduje wyświetlenie ostatniej strony,
umożliwia pomniejszanie i powiększenie wyświetlanego do-
kumentu (z listy można wybrać odpowiednią skalę),
powoduje zamknięcie okna przeglądarki wydruków,
47
Zestawienia
powoduje wydrukowanie dokumentu.
Wygodną metodą szybkiego pomniejszenia lub powiększenia oglądanej
strony jest kliknięcie jej myszą. Ponowne kliknięcie przywraca poprzed-
ni rozmiar strony.
Zestawienie faktur zakupów
Program Zamówienia publiczne Optivum pozwala tworzyć i drukować
zestawienia wprowadzonych faktur zakupów według wielu różnych kry-
teriów, a także pozwala na porównanie planu budżetowego wprowadzo-
nego w Księgowości Optivum z wykonaniem, czyli z pozycjami faktur.
Aby sporządzić zestawienie, należy uruchomić funkcję Zestawienia/ Za-
kupów. Kryteria wyboru dokumentów uwzględnianych w zestawieniu
określa się na pierwszej zakładce okna. Można tutaj:
·ð Wybrać konkretny typ dokumentu należy wybrać odpowiedniÄ…
pozycję z listy rozwijalnej. Można również nie zawężać wyboru do
dokumentów konkretnego typu należy wtedy kliknąć przycisk
Wszystkie.
·ð Wybrać dokumenty zwiÄ…zane ze wskazanym wzorcem numeracji
należy wybrać z listy rozwijalnej odpowiedni wzorzec. Jeśli wcze-
śniej użyty został przycisk Wszystkie, program wybierze dokumenty
o dowolnym wzorcu numeracji.
·ð Wybrać dokumenty z pewnego okresu najpierw przez wybór od-
powiedniej pozycji z listy rozwijalnej z należy ustalić, jaki typ daty
(na dokumencie występują 4 pola z datą) ma być brany pod uwagę,
a następnie podać datę początkową i końcową okresu, przy czym
należy pamiętać, że:
sð pozostawienie pustych obu pól przeznaczonych na daty po-
woduje wybór wszystkich dokumentów;
sð okreÅ›lenie tylko daty poczÄ…tkowej powoduje wybór wszyst-
kich dokumentów z datami pózniejszymi oraz datą podaną
(np. od 15 lipca 2008 włącznie z tym dniem);
sð okreÅ›lenie tylko daty koÅ„cowej powoduje wybór wszystkich
dokumentów z datami wcześniejszymi oraz datą podaną (np.
do 15 lipca 2008 włącznie z tym dniem);
sð okreÅ›lenie obu dat powoduje wybór wszystkich dokumentów
z datami zawierajÄ…cymi siÄ™ w podanym okresie (z datami
krańcowymi włącznie).
48
Zestawienie faktur zakupów
Rysunek 16. Na pierwszej karcie ustala siÄ™ podstawowe kryteria, na
podstawie których zostanie utworzone zestawienie.
Możliwe jest tworzenie zestawień dla wielu wybranych jednostek. Do
ich wskazania służy karta Jednostki. Jeśli włączony zostanie znacznik
Uwzględnij dokumenty bez jednostek, zostaną wybrane także dokumenty,
które nie zostały przypisane do żadnej jednostki. Zestawienie może zo-
stać utworzone z rozbiciem lub bez rozbicia na jednostki. Decyduje
o tym znacznik Z rozbiciem na jednostki.
Można również wybrać do zestawienia dokumenty wystawione przez
konkretnego kontrahenta umożliwia to karta Kontrahenci.
W momencie przejścia na zakładkę Zestawienie dokumentów zakupu pro-
gram prezentuje gotowe zestawienie sporzÄ…dzone na podstawie kryte-
riów wyboru ustalonych na poprzednich zakładkach. Jeśli zdecydowano
o rozbiciu na jednostki, to dokumenty w zestawieniu podzielone sÄ… na
grupy odpowiadające poszczególnym jednostkom. Na końcu każdej
grupy znajduje siÄ™ podsumowanie.
49
Zestawienia
Rysunek 17. Gotowe zestawienie dokumentów zakupu.
Bezpośrednio z zestawienia można otworzyć okno z wybranym doku-
mentem wystarczy podwójne kliknąć na wierszu dotyczącym doku-
mentu lub zaznaczyć dokument i nacisnąć Enter albo kliknąć ikonę
umieszczonÄ… pod tabelÄ….
Na podstawie wyników zestawienia, za pomocą przycisku
można sprawdzić wykonanie planu budżetowego (zob. Sprawdzanie
planu budżetowego).
Stworzone zestawienie może zostać wydrukowane. Pomocne są w tym
następujące przyciski:
pozwala na określenie sposobu prezentacji zestawienia (do
wyboru są różne formaty raportów)oraz zakresu stron, które
zostanÄ… wydrukowane;
przedstawia podgląd wydruku całego zestawienia;
rozpoczyna drukowanie zestawienia.
Z okna zestawienia możliwy jest również eksport wybranych dokumen-
tów do innych aplikacji firmy VULCAN (zob. Eksport dokumentów do
innych programów firmy VULCAN.). Umożliwiają to przyciski:
pozwala na eksport pojedynczego dokumentu,
50
Zestawienie faktur zakupów
daje możliwość grupowego eksportu wybranych dokumentów.
Za pomocą przycisku można zapoznać się z powiązaniami wybrane-
go dokumentu (zob. Eksport dokumentów do innych programów firmy
VULCAN. Powiązania dokumentów).
Sprawdzanie wykonania planu budżetowego
Za pomocą przycisku w ramce Wykonanie możliwe jest porównanie pla-
nu budżetowego wprowadzonego w Księgowości Optivum z wykona-
niem, czyli pozycjami dokumentów zakupu.
Dokument planu budżetowego musi być wprowadzony w Księgowości
Optivum. Kwoty w pozycjach takiego dokumentu sÄ… przypisane do po-
zycji klasyfikacji wydatków i do jednostek.
Pozycje faktur dla odpowiednich jednostek muszą być oznaczone od-
powiednimi pozycjami klasyfikacji budżetowej.
Aby dokonać porównania, należy określić odpowiednie warunki wybo-
ru, zgodnie z którymi zostanie przygotowane zestawienie należy po-
dać odpowiedni okres, z którego pochodzą dokumenty, których pozycje
stanowią wykonanie. Zawartość pola Data od będzie też decydować o
roku, w jakim będzie szukany plan budżetowy. Na liście jednostek nale-
ży wybrać odpowiednie jednostki. Gdy zostanie zaprezentowane gotowe
zestawienie, należy kliknąć przycisk w ramce Wykonanie. Pojawi się
wtedy okno wyboru planu.
Rysunek 18. Okno umożliwiające wybór planu do porównania.
W oknie tym można zawęzić klasyfikację budżetową tylko do tej, która
nas interesuje. Robi się to przez wpisanie odpowiedniej części klasyfi-
kacji w odpowiednie pole wzorca. Można tu stosować znaki wielo-
znaczne * oznacza wszystkie znaki, a ? jeden dowolny znak. Np. wpi-
sanie w pole paragrafu 40* spowoduje wybranie wszystkich paragrafów
zaczynających się od 40, a więc 4010, 4020, 4030. Dodatkowo można
wybrać fundusz, który został związany zarówno z pozycjami planu, jak i
51
Zestawienia
pozycjami faktur. Jeśli nie korzystano z pola funduszu, to należy zosta-
wić to pole puste. Pozycje paragrafów zostaną dla potrzeb tego porów-
nania zbite do paragrafu, w którym się znajdują zarówno po stronie pla-
nu, jak i wydatków.
Po kliknięciu przycisku Wykonaj należy zapisać powstały plik wymiany
w proponowanym katalogu i zgodzić się na uruchomienie programu Ze-
stawienia z list płac . Program ten musi być wcześniej zainstalowany na
komputerze. Jest on dostarczany na płycie CD z wersjami instalacyjny-
mi programów wchodzących w skład pakietu Finanse Optivum.
Program Zamówienia publiczne Optivum wypełnia w pliku wymiany
tylko dwa pola podziału Rozdział i Jednostka. Nie należy wybierać in-
nych pól podziałów w szablonie (Grupa, Podgrupa, Lista). Należy też wy-
brać składniki Wykonanie i Plan. Podgląd wydruku zdefiniowanego sza-
blonu będzie wyglądał podobnie jak na rysunku.
Rysunek 19. Porównanie planu i wykonania w zewnętrznym progra-
mie Zestawienia z list płac.
Zestawienie zamówień publicznych
Program pozwala sporządzić zestawienie zamówień publicznych opiera-
jące się na dokumentach zakupu, przy których wprowadzaniu podano
podstawę prawną zamówienia publicznego oraz określono typ zamó-
wienia.
52
Zestawienie zamówień publicznych
Aby sporządzić zestawienie, należy uruchomić funkcję Zestawienia/ Za-
mówień publicznych.
Kryteria wyboru dokumentów uwzględnianych w zestawieniu określa
się na pierwszej zakładce okna. Można tutaj:
·ð Wybrać konkretny typ dokumentu należy wybrać odpowiedniÄ…
pozycję z listy rozwijalnej. Można również nie zawężać wyboru do
dokumentów konkretnego typu należy wtedy wybrać pozycję
Wszystkie.
·ð Wybrać dokumenty z pewnego okresu należy podać datÄ™ poczÄ…t-
kową i końcową okresu, przy czym należy pamiętać, że:
sð brane sÄ… pod uwagÄ™ daty wpisane na dokumentach w polu Da-
ta dokumentu;
sð pozostawienie pustych obu pól przeznaczonych na daty po-
woduje wybór wszystkich dokumentów;
sð okreÅ›lenie tylko daty poczÄ…tkowej powoduje wybór wszyst-
kich dokumentów z datami pózniejszymi oraz datą podaną
(np. od 15 lipca 2008 włącznie z tym dniem);
sð okreÅ›lenie tylko daty koÅ„cowej powoduje wybór wszystkich
dokumentów z datami wcześniejszymi oraz datą podaną (np.
do 15 lipca 2008 włącznie z tym dniem);
sð okreÅ›lenie obu dat powoduje wybór wszystkich dokumentów
z datami zawierajÄ…cymi siÄ™ w podanym okresie (z datami
krańcowymi włącznie).
·ð Za pomocÄ… znaczników zdecydować, czy w zestawieniu majÄ… być
uwzględniane umowy i zlecenia:
sð UwzglÄ™dnij umowÄ™ znacznik pozwalajÄ…cy na wybieranie
z faktur kwot umów i traktowanie ich jako kwoty faktury,
jeśli nie ma jeszcze kwoty ani nie włączono znacznika Nie
uwzględniaj w zestawieniu zamówień dla danej faktury (w po-
zycji dokumentu nie wpisano kwoty brutto tylko kwotÄ™
umowy).
sð UwzglÄ™dnij zlecenie znacznik pozwalajÄ…cy na wybieranie
z faktur kwot zleceń i traktowanie ich jako kwoty faktury,
jeśli nie ma jeszcze kwoty brutto ani kwoty umowy, ani nie
włączono znacznika Nie uwzględniaj w zestawieniu zamówień
dla danej faktury (w pozycji dokumentu nie wpisano kwoty
brutto ani kwoty umowy tylko kwotÄ™ zlecenia). Znacznik
ten jest aktywny tylko wtedy, gdy włączony jest znacznik
Uwzględnij umowę.
53
Zestawienia
·ð Za pomocÄ… pól Kontrahent, Fundusz, Zadanie można ewentualnie za-
węzić wybór dokumentów tylko do tych, które wiążą się z podany-
mi elementami wybranymi z list słownikowych.
·ð Ustawić odpowiednio dodatkowe znaczniki:
sð Wybieraj tylko bez podstawy prawnej jeÅ›li znacznik jest wÅ‚Ä…-
czony, możliwe jest sprawdzenie sumy zamówień bez pod-
stawy prawnej.
sð Rozbijaj wg klasyfikacji budżetowej pozycje faktur na kilka faktur
pozycje faktur o tej samej podstawie prawnej i typie zamó-
wienia są łączone niezależnie od klasyfikacji, chyba że za-
znaczono ten znacznik wtedy będą łączone ze względu na
taką samą klasyfikację budżetową, podstawę i typ.
sð Pokazuj zawsze wszystkie kwoty znacznik dostÄ™pny tylko wte-
dy, gdy włączony jest znacznik Uwzględnij umowę; pozwala na
wypełnienie kolumn Umowa, Zlecenie, Faktura nawet wtedy,
gdy data faktury nie mieści się w zakresie zestawienia, a po-
zycja została wybrana tylko ze względu na datę umowy lub
zlecenia.
·ð W polu Grupowanie wybrać z listy rozwijalnej odpowiedni rodzaj
grupowania danych przedstawianych na wydruku zestawienia.
Rysunek 20. Na pierwszej karcie ustala siÄ™ zakres zestawienia.
54
Zestawienie zamówień publicznych
Możliwe jest tworzenie zestawień dla wielu wybranych jednostek. Do
ich wskazania służy karta Jednostki. Jeśli włączony zostanie znacznik
Uwzględnij dokumenty bez jednostek, zostaną wybrane także dokumenty,
które nie zostały przypisane do żadnej jednostki. O tym, czy zestawienie
zostanie utworzone z rozbiciem lub bez rozbicia na jednostki decyduje
znacznik Z rozbiciem na jednostki.
W momencie przejścia na zakładkę Zestawienie zamówień publicznych
program prezentuje gotowe zestawienie sporzÄ…dzone na podstawie kry-
teriów wyboru ustalonych na poprzednich zakładkach. Jeśli zdecydowa-
no o rozbiciu na jednostki, to dokumenty w zestawieniu podzielone sÄ…
na grupy odpowiadające poszczególnym jednostkom. Na końcu każdej
grupy znajduje siÄ™ podsumowanie.
W kolumnie Dokument może wystąpić oznaczenie:
·ð F faktura;
·ð G grupa dokumentów;
·ð U umowa; dany dokument zostaÅ‚ wybrany ze wzglÄ™du na datÄ™
umowy, ponieważ nie podano jeszcze kwoty faktury lub data faktu-
ry wychodziła poza zakres zestawienia;
·ð Z zamówienie; dany dokument zostaÅ‚ wybrany ze wzglÄ™du na datÄ™
zamówienia, ponieważ nie podano jeszcze kwoty faktury ani kwoty
umowy lub data faktury i/lub umowy wychodziła poza zakres ze-
stawienia.
Uwaga Pozycje faktur, w których włączono znacznik Wyłącz zlece-
nie/umowę są traktowane, jakby nie miały wpisanej kwoty zlecania
ani umowy, więc nie będą one uwzględniane w zestawieniu zamó-
wień publicznych.
Pozycje zestawienia wybrane tylko ze względu na daty umowy lub zle-
cenia sÄ… zaznaczone czcionkÄ… pochylonÄ….
Uwaga Dokumenty, na których włączono znacznik Nie uwzględniaj w ze-
stawieniu zamówień, nie będą nigdy brane pod uwagę przy sporzą-
dzaniu tego zestawienia.
55
Zestawienia
Rysunek 21. Przykładowe zestawienie zamówień publicznych.
Stworzone zestawienie może zostać wyświetlone:
·ð w formie zwartej (wÅ‚Ä…czony znacznik Bez szczegółów) nie zawie-
ra wtedy wyszczególnienia faktur;
·ð w formie szczegółowej (wyÅ‚Ä…czony znacznik Bez szczegółów)
w każdej grupie wymieniane są wtedy faktury zakupu wchodzące
w skład tej grupy.
Bezpośrednio z zestawienia można otworzyć okno z wybra-
nym dokumentem wystarczy podwójne kliknąć na wierszu dotyczą-
cym dokumentu lub zaznaczyć dokument i nacisnąć Enter albo kliknąć
ikonÄ™ umieszczonÄ… pod tabelÄ….
Przygotowane zestawienie może zostać wydrukowane. Pomocne są
w tym następujące przyciski:
pozwala na określenie sposobu prezentacji zestawienia (do
wyboru są różne formaty raportów) oraz ustalenie zakresu stron,
które będą wydrukowane,
przedstawia podgląd wydruku całego zestawienia,
rozpoczyna drukowanie zestawienia.
Możliwe do wyboru są następujące typy wydruków:
·ð zestawienie zamówieÅ„ publicznych w różnych ukÅ‚adach i różnymi
podsumowaniami; jeden wydruk specjalny dla grupowań;
·ð tabele rodzajów udzielonych zamówieÅ„ wg rozdziaÅ‚u klasyfikacji
budżetowej i/lub podstawy prawnej, w podziale na jednostki jeśli
zostało wybrane grupowanie z rozbiciem na jednostki;
56
Druk ZP-S
·ð karta ewidencyjna - dostawy towarów w trybie z wolnej rÄ™ki z w
cenach brutto lub netto (grupy dokumentów nie mają ceny netto);
·ð podsumowanie kart ewidencyjnych - wartość i ilość wg try-
bu/podstawy prawnej/opisu pozycji (rodzaj zamówienia).
Druk ZP-S
Program ułatwia sporządzenie specjalnego rocznego sprawozdania wg
rozporzÄ…dzenia Prezesa RM z 22.04.2004 r. Program przygotowuje czÄ™-
ści wydruku dotyczące dostaw, usług i robót budowlanych.
Aby przygotować sprawozdanie, należy uruchomić funkcję Zestawienia/
Druk ZP-S, a następnie na pierwszej karcie wyświetlonego okna:
1. Z listy rozwijalnej wybrać nazwę części wydruku (Dostawy, Usługi,
Roboty budowlane).
2. Upewnić, się, że w polu Kurs euro podana jest właściwa wartość,
a jeżeli nie wpisać właściwą. Program zapamiętuje ostatnio
wprowadzony kurs. Kurs ten dla potrzeb zestawienia ustala co dwa
lata w rozporządzeniu Prezes Rady Ministrów.
3. Podać daty wyznaczające okres, z którego będą wybrane dokumen-
ty (brane sÄ… pod uwagÄ™ daty wpisane na dokumentach w polu Data
dokumentu).
4. Za pomocą znaczników zdecydować, czy w zestawieniu mają być
uwzględniane umowy i zlecenia:
·ð UwzglÄ™dnij umowÄ™ znacznik pozwalajÄ…cy na wybieranie z faktur
kwot umów i traktowanie ich jako kwoty faktury, jeśli nie ma jesz-
cze kwoty ani nie włączono znacznika Nie uwzględniaj w zestawieniu
zamówień dla danej faktury (w pozycji dokumentu nie wpisano kwo-
ty brutto tylko kwotÄ™ umowy).
·ð UwzglÄ™dnij zlecenie znacznik pozwalajÄ…cy na wybieranie z faktur
kwot zleceń i traktowanie ich jako kwoty faktury, jeśli nie ma jesz-
cze kwoty brutto ani kwoty umowy, ani nie włączono znacznika Nie
uwzględniaj w zestawieniu zamówień dla danej faktury (w pozycji do-
kumentu nie wpisano kwoty brutto ani kwoty umowy tylko kwotÄ™
zlecenia). Znacznik ten jest aktywny tylko wtedy, gdy włączony jest
znacznik Uwzględnij umowę.
5. Za pomocą pól Kontrahent, Fundusz, Zadanie można ewentualnie
zawęzić wybór dokumentów tylko do tych, które wiążą się z poda-
nymi elementami wybranymi z list słownikowych. Dotyczy to tyl-
57
Zestawienia
ko zestawienia sporządzanego dla własnych potrzeb oficjalne
sprawozdanie nie może być w ten sposób zawężane.
Rysunek 22. Okno pozwalające ustalić, w jaki sposób zostanie przy-
gotowane zestawienie.
Zestawienie może zostać przygotowane w podziale na jednostki. Do ich
wskazania służy karta Jednostki. Jeśli włączony zostanie znacznik
Uwzględnij dokumenty bez jednostek, zostaną wybrane także dokumenty,
które nie zostały przypisane do żadnej jednostki. O tym, czy zestawienie
zostanie utworzone z rozbiciem lub bez rozbicia na jednostki decyduje
znacznik Z rozbiciem na jednostki.
W momencie przejścia na ostatnią zakładkę okna program prezentuje
gotowe zestawienie sporządzone na podstawie kryteriów wyboru ustalo-
nych na poprzednich zakładkach.
Należy zwrócić uwagę, że w sprawozdaniu stosowane są następujące
grupowania:
·ð Grupowanie wedÅ‚ug trybów zamówieÅ„ (każda część wydruku jest
związana z inna liczbą trybów).
·ð Grupowanie wedÅ‚ug wartoÅ›ci w euro. Na podstawie podanego kursu
przeliczane są wartości dokumentów i następuje ich przyporządko-
wanie do osobnych grup.
·ð Grupowanie wedÅ‚ug jednostek. JeÅ›li zdecydowano o rozbiciu na
jednostki, to dokumenty w zestawieniu podzielone sÄ… na grupy od-
powiadające poszczególnym jednostkom. Na końcu każdej grupy
znajduje siÄ™ podsumowanie.
58
Druk ZP-S
Uwaga Należy pamiętać o tym, że zestawienie wykonuje się osobno dla
każdej z trzech części wydruku. Część wydruku wybiera się na
pierwszej zakładce okna Druk ZP-S. Na pasku tytułu okna zawsze
podawana jest aktualnie wybrana część wydruku.
Rysunek 23. Przykładowe zestawienie typu Druk ZP-S.
Za pomocą ikony można zapoznać się z podglądem wydruku zesta-
wienia. Ikona umożliwia wydrukowanie gotowego sprawozdania,
a dokładniej wybranej części wydruku.
59
Eksport dokumentów do innych programów firmy VULCAN
Eksport dokumentów do innych
programów firmy VULCAN
Zapisane w programie dokumenty można eksportować do następujących
programów:
·ð KsiÄ™gowość Optivum,
·ð Rejestr VAT Optivum,
·ð Rozrachunki Optivum,
·ð Magazyn Optivum.
·ð Inwentarz Optivum
Eksport polega na utworzeniu na podstawie zapisanych w programie
dokumentów, zapisów w buforze księgowań w programie Księgowość
Optivum, przeniesienia informacji o rozrachunkach do programu Rozra-
chunki Optivum, wpisów w rejestrze zakupów w Rejestrze VAT
Optivum, dokumentów PZ w Magazynie Optivum, dokumentów przy-
chodu w Inwentarzu Optivum.
Funkcję odpowiedzialną za eksport dokumentów można wywołać
z dwóch okien programu: Wprowadzanie faktur i Zestawienie dokumentów
zakupu.
Uwaga Przed rozpoczęciem eksportu do programu Księgowość Optivum
należy określić parametry księgowania (zob. podrozdział Parametry
księgowania).
60
Druk ZP-S
Rysunek 24. Okno, w którym decyduje się o eksporcie faktur zakupu
do innych aplikacji.
Eksport dokumentów przeprowadza się następująco:
·ð W pierwszej kolejnoÅ›ci należy ustalić, do jakich aplikacji ma nastÄ…-
pić eksport dokumentów, a dokładniej co ma być efektem wyko-
nania eksportu. Należy zakreślić odpowiednie znaczniki umieszczo-
ne pod listÄ….
·ð Zaznaczyć na liÅ›cie (przez klikniÄ™cie pól w pierwszej kolumnie),
które dokumenty mają zostać wyeksportowane. Jeśli na liście dla
dokumentu zródłowego określony jest dokument powiązany, ozna-
cza to, że dokument zródłowy został już wyeksportowany do poda-
nej aplikacji docelowej. Taki dokument nie będzie już eksportowa-
ny po raz drugi do tej samej aplikacji.
·ð Kliknąć przycisk Eksportuj. Po zakoÅ„czeniu eksportu program wy-
świetli raport podsumowujący tę operację. Raport ten jest zapisy-
wany również w katalogu Log do pliku, którego nazwa wyświetlana
jest na ekranie.
Uwaga Dokumenty utworzone w Księgowości Optivum na podstawie eks-
portu z Zamówień publicznych Optivum zawsze są zapisywane jako
dokumenty robocze trafiają do bufora księgowań, a semafor wy-
świetla dla nich światło czerwone. Zaksięgowanie ich to zadanie
osoby o odpowiednich uprawnieniach przyznanych jej w programie
Księgowość Optivum.
61
Eksport dokumentów do innych programów firmy VULCAN
Podczas eksportu dokumentów do Księgowości Optivum stosowany jest
następujący schemat dekretacji:
Debet Kredyt
Konto Kwota Kwota Konto
Rozrachunki
Zakupy netto netto brutto
Zakupy brutto
VAT naliczony VAT
Konkretne konta są ustalone na podstawie wpisów w oknie Parametry
księgowania (zob. podrozdział Parametry księgowania). Jeśli jakieś kon-
to nie jest zdefiniowane, to powstanie dekret bez konta. Inne, dodatkowe
informacje przypisane do dekretów (zadanie, fundusz) są przenoszone
lub nie do dekretów na podstawie ustaleń zapisanych w oknie Parametry
księgowania. Wyjątkiem jest zakup związany ze sprzedażą zwolnioną
w tym wypadku zawsze eksportowana jest zawartość pól Fundusz, Zada-
nie i Klasyfikacja budżetowa, a zawartość innych pól wg ustawionych pa-
rametrów.
Każda pozycja faktury jest eksportowana do oddzielnej pozycji doku-
mentu w buforze księgowym. Podobnie w Rejestrze VAT Optivum po-
wstają oddzielne pozycje dokumentu rejestru dla każdej pozycji ekspor-
towanej faktury zakupu.
Uwaga Gdy dokument zakupu jest związany ze sprzedażą zwolnioną, to je-
go eksport, powoduje zapisanie w buforze księgowań kwot netto +
VAT jako dekretu zakupy netto (nie ma dekretu VAT naliczony).
To, w jaki sposób zostanie wykonany eksport danych do Magazynu
Optivum (dokument PZ), zależy od ustawienia znacznika Eksport do ma-
gazynu wartości brutto w oknie Ustawienia programu (funkcja Administracja /
Ustawienia programu). Jeśli znacznik jest włączony, to w PZ pojawi się
cena brutto liczona jako kwota brutto pozycji podzielona przez ilość. Je-
śli znacznik jest wyłączony będzie to cena jednostkowa netto.
Parametry księgowania
Aby można było automatycznie przekazywać z Zamówień publicznych
Optivum kompletne dane potrzebne do dekretacji (konta księgowe
i kwoty) do Księgowości Optivum, należy wcześniej opisać w programie
parametry księgowania (funkcja Dokumenty/ Parametry księgowania) i typy
księgowań (funkcja Dokumenty/ Typy księgowań).
62
Parametry księgowania
Funkcja Dokumenty/ Parametry księgowania) pozwala opisać, w jaki spo-
sób program, eksportując dane do programu księgowego, powinien
przygotowywać zapisy na konta. Inaczej mówiąc funkcja ta służy do
opisania sposobu dekretowania w programie księgowym dokumentów
zakupów zapisanych w programie Zamówienia publiczne Optivum.
Uwaga Jeśli użytkownik nie określi parametrów księgowania, program bę-
dzie mógł wyeksportować do programu księgowego wyłącz-
nie kwoty. Do wykonania dekretacji będzie brakowało kont księgo-
wych.
Rysunek 25. Okno opisujące parametry księgowania.
W większości wypadków wystarczy, by użytkownik w przedstawionym
oknie przyporządkował do odpowiednich typów dekretów odpowiednie
konta księgowe.
Uwaga Trzeba pamiętać, że dla każdego typu dekretu opisuje się oddzielnie
parametry księgowania po wprowadzeniu ich należy skorzystać
z ikony umieszczonej na pasku narzędzi i dopiero wtedy przy-
stąpić do wprowadzania następnych opisów.
Parametry księgowania opisuje się w następujący sposób:
63
Eksport dokumentów do innych programów firmy VULCAN
·ð W pierwszej kolejnoÅ›ci należy z listy rozwijalnej wybrać odpo-
wiedni typ dekretu. Typy dekretów dotyczące faktur zakupu to:
sð Rozrachunki zakupy brutto,
sð VAT naliczony,
sð Zakupy netto.
·ð W polu Konto podpowiadane sÄ… przez program numery kont ksiÄ™-
gowych. Wystarczy z listy rozwijalnej wybrać właściwy numer. Je-
żeli lista rozwijalna jest pusta, oznacza to, że na bieżącej bazie da-
nych nie został nigdy uruchomiony program Księgowość Optivum.
Niemożliwy będzie eksport danych księgowych. Przykładowe
schematy tworzenia dekretów w buforze księgowań można przed-
stawić następująco:
·ð Typ dekretu: Rozrachunki zakupy brutto.
Konto: rozrachunkowe, strona kredyt, np. 202 Rozrachunki z do-
stawcami.
Wartość: kwota brutto faktury.
·ð Typ dekretu: VAT naliczony.
Konto: VAT, strona debet, np. 225 Rozrachunki z urzędem skar-
bowym.
Wartość: kwota podatku VAT.
·ð Typ dekretu: Zakupy netto.
Konto: zakup, strona debet, np. 400 Koszty zakupów netto.
Wartość: kwota netto faktury.
Uwaga Program czerpie informacje o kontach księgowych z programu Księ-
gowość Optivum. Tylko tam istnieje możliwość dopisywania lub
zmieniania kont w przyjętym przez jednostkę planie kont.
Jeśli zachodzi potrzeba stworzenia innego rodzaju parametrów księgo-
wania, odzwierciedlających bardziej szczegółowe podziały, można:
·ð PosÅ‚użyć siÄ™ polem Jednostka, wybierajÄ…c ze sÅ‚ownika (po klikniÄ™-
ciu ikony ) konkretną jednostkę. Następnie należy wybrać odpo-
wiednie konto. Trzeba pamiętać o wykonaniu tej operacji również
dla dekretu przeciwstawnego. Stworzenie takiego parametru ksiÄ™-
gowania oznacza dla programu, że dokumenty związane z podaną
jednostką są księgowane w specjalny sposób.
·ð PosÅ‚użyć siÄ™ polem Typ ksiÄ™gowania. Z listy rozwijalnej wybrać od-
powiedni (opisany uprzednio zob. podrozdział Typy księgowania)
typ, a następnie określić konto księgowe. Trzeba pamiętać o wyko-
naniu tej operacji również dla dekretu przeciwstawnego. Stworzenie
takiego parametru księgowania oznacza dla programu, że dokumen-
64
Typy księgowania
ty, dla których określono typ księgowania, są księgowane w spe-
cjalny sposób.
Dodatkowym ułatwieniem jest możliwość określenia przez użytkowni-
ka, w jaki sposób mają być dołączane do eksportowanych zapisów in-
formacje o jednostce, kontrahencie, klasyfikacji budżetowej, funduszu,
zadaniu. Służy do tego tabelka, w której można w razie potrzeby zazna-
czyć (przez klikniecie myszą) odpowiednie pola umieszczone w kolum-
nach odpowiadajÄ…cych stronie debetowej i kredytowej konta.
Uwaga Ponieważ okno Parametry księgowania jest wspólnym oknem wielu
programów współpracujących z programem Księgowość Optivum, jego
zawartość uwzględnia potrzeby nie tylko programu Zamówienia publicz-
ne Optivum, ale i innych aplikacji.
Typy księgowania
Jeśli program jest wykorzystywany w większej jednostce, a księgowanie
dokumentów zakupu odbywa się w bardziej skomplikowany sposób na
wielu kontach, warto skorzystać z oferowanej przez program możliwo-
ści opisania tzw. typów księgowań. Służy do tego funkcja Dokumenty/
Typy księgowania).
Typ księgowania jest dodatkową informacją dla programu, na podstawie
której wiadomo, jak powinien zostać zaksięgowany dany dokument.
Typy księgowania są pewnego rodzaju uszczegółowieniem parametrów
księgowania.
Uwaga Nigdy nie należy tworzyć typów księgowania, które nie odnoszą się
do opisanych w programie parametrów księgowania.
Uwaga Jeśli podczas zapisywania dokumentu użytkownik pozostawi puste
pole w kolumnie Typy księgowń, to program będzie samodzielnie
tworzył dekrety, biorąc przy tym pod uwagę opisane przez użytkow-
nika konta bez typu księgowania (zob. Parametry księgowania). Po-
dobnie jest w wypadku jednostek jeśli nie ma podanej jednostki,
program szuka takiego parametru księgowania, w którym również
nie jest określona jednostka.
65
Eksport dokumentów do innych programów firmy VULCAN
Powiązania dokumentów
W efekcie eksportów dokumentów powstaje pamiętana przez program
sieć powiązań. Mechanizm umożliwiający śledzenie tych powiązań jest
dostępny w programie Zamówienia publiczne Optivum z poziomu
dwóch okien: Wprowadzanie faktur i Zestawienie dokumentów zakupu.
Aatwą metodą szybkiego przełączenia się na przykład do programu
Księgowość Optivum i zobaczenia w nim wyeksportowanego dokumen-
tu jest zaznaczenie go na liście w jednym z podanych wyżej okien i kli-
nięcie przycisku . Na ekranie zostanie wyświetlone okno Dokumenty
powiązane. Podwójne kliknięcie (również wciśnięcie klawisza Enter lub
spacji) na gałęzi drzewa odpowiadającej danemu dokumentowi powodu-
je automatyczne otwarcie bufora księgowań programu Księgowość
Optivum.
Rysunek 26. Okno przedstawiające powiązania pomiędzy dokumentami.
66
Zamykanie okresów
Zamykanie okresów
Zamykanie okresów
W programie istnieje możliwość zamykania okresów miesięcznych
i ewentualnego kasowania dokumentów w zamkniętych okresach. Trze-
ba przy tym pamiętać, że nie będzie można poprawiać dokumentów
związanych z zamkniętym miesiącem.
Aby zamknąć miesiąc, należy uruchomić w programie funkcję Dokumen-
ty/ Zamykanie okresów. Wyświetlone zostanie okno umożliwiające wyko-
nanie tej operacji.
W oknie widoczne są również bieżące miesiące w innych aplikacjach,
ale jeśli użytkownik aktualnie pracuje z programem Zamówienia pu-
bliczne Optivum, to może zamykać miesiące i kasować dokumenty wy-
Å‚Ä…cznie tego programu.
Jeśli nie zamknięto jeszcze żadnego miesiąca, to w polu Bieżący miesiąc
widać miesiąc z daty pierwszego wprowadzonego dokumentu.
Kliknięcie Zamknij miesiąc powoduje, że miesiącem bieżącym staje się
miesiąc następny. Wszystkie dokumenty z datą z miesięcy starszych niż
bieżący będą niedostępne do zmian. Nie będzie też można dopisać do-
kumentów do miesięcy poprzednich.
Duża liczba dokumentów może skutkować spowolnionym działaniem
programu, szczególnie, gdy dane znajdują się na dysku sieciowym. Jest
to spowodowane dużą ilością danych wymienianych przez sieć. W celu
usprawnienia pracy możliwe jest usunięcie starych dokumentów.
67
Zamykanie okresów
Kasowanie dokumentów w zamkniętych miesiącach jest możliwe tylko
przez użycie przycisku Kasowanie dokumentów. Po jego kliknięciu należy
podać datę, do której (włącznie) mają zostać usunięte dokumenty i klik-
nąć przycisk Kasuj dokumenty. Program poprosi jeszcze o potwierdzenie
decyzji o usunięciu dokumentów. Trzeba pamiętać, że usuniętych do-
kumentów nie będzie już można odtworzyć.
Uwaga Każdorazowo przed zamknięciem okresu warto sporządzić kopię
danych po to, aby w razie potrzeby można było powrócić do starych
dokumentów.
68
Zamykanie okresów
Administrowanie programem
Większość funkcji umieszczonych w menu Administracja będzie wyko-
rzystywana przez osobÄ™ zarzÄ…dzajÄ…cÄ… pracÄ… programu, czyli przez admi-
nistratora programu. Oczywiście, dostęp do poszczególnych opcji
przede wszystkim zależy od ustaleń podjętych za pomocą funkcji Użyt-
kownicy, która pozwala określić uprawnienia każdej osoby uruchamiają-
cej program. Teoretycznie nie ma więc żadnych przeszkód, by ze
wszystkich zgromadzonych tu mechanizmów korzystali wszyscy użyt-
kownicy programu. Najczęściej jednak, ze względu na bezpieczeństwo
danych, pewne prawa pozostają zarezerwowane wyłącznie dla osoby o
właściwych kompetencjach do administrowania programem.
Funkcją, która zawsze jest dostępna dla wszystkich użytkowników, jest
funkcja Zakończ.
Opcje udostępniane przez menu Administracja to:
·ð Użytkownicy funkcja odpowiedzialna za okreÅ›lanie uprawnieÅ„
wszystkich użytkowników programu. Dokładny opis jej działania
został umieszczony w poniższym podrozdziale.
·ð Logowanie funkcja umożliwiajÄ…ca rozpoczÄ™cie pracy przez innÄ…
osobę (lub tę samą osobę ze zmienionymi prawami dostępu do
funkcji programu) bez konieczności wyłączenia i ponownego włą-
czenia programu.
·ð Ustawienia programu funkcja pozwalajÄ…ca ustalić pewne szczegółowe
parametry odnoszÄ…ce siÄ™ do sposobu funkcjonowania programu.
·ð Dziennik zdarzeÅ„ funkcja pozwalajÄ…ca zapoznać siÄ™ ze szczegóło-
wymi informacjami o operacjach, które wykonywali poszczególni
użytkownicy na programie.
·ð Ustawienia drukarki funkcja uruchamiajÄ…ca okno, w którym można
zmienić parametry sterujące pracą drukarki.
69
Administrowanie programem
·ð PorzÄ…dkowanie danych funkcja pozwalajÄ…ca przeprowadzić automa-
tyczną weryfikację plików z danymi.
·ð Kopia zapasowa opcje z podmenu tej funkcji umożliwiajÄ… utworze-
nie kopii zapasowej oraz odtworzenie danych na podstawie zapisa-
nej wcześniej kopii.
·ð Wybór bazy danych funkcja umożliwiajÄ…ca przeÅ‚Ä…czanie siÄ™ miÄ™dzy
globalnÄ… i lokalnÄ… bazÄ… danych.
·ð ZakoÅ„cz funkcja zamykajÄ…ca program.
Użytkownicy
Każda osoba korzystająca z programu musi przy jego uruchomieniu
wprowadzić swój identyfikator i hasło. Na podstawie tych informacji
system rozpoznaje, jakie uprawnienia ma dany użytkownik. Standardo-
wo opisaniem nowego użytkownika zajmuje się osoba z uprawnieniami
administratora programu.
Uwaga Nigdy nie należy usuwać z listy użytkowników osoby o uprawnie-
niach administratora programu (ADM).
Wprowadzenie danych osobowych, określenie uprawnień do korzystania
z programu umożliwia funkcja Administracja/ Użytkownicy. Jej uruchomie-
nie powoduje wyświetlenie okna dialogowego, gdzie będzie można:
·ð podać dane nowego użytkownika (zob. Wprowadzanie danych użyt-
kownika);
·ð okreÅ›lić jego dostÄ™p do odpowiednich części lub funkcji programu
(zob. Udostępnianie funkcji);
·ð nadać mu prawo do obsÅ‚ugi wybranych jednostek (zob. Przypisanie
jednostki).
Sam użytkownik będzie mógł tu ustalić:
·ð brzmienie hasÅ‚a, którym bÄ™dzie siÄ™ posÅ‚ugiwaÅ‚ (zob. Ustalenie hasÅ‚a);
·ð kolory prezentacji istotnych danych (zob. Wybór kolorów).
Wprowadzanie danych użytkownika
Aby wprowadzić dane nowego użytkownika, należy wykonać następu-
jące czynności:
70
Użytkownicy
1. Wybrać z paska narzędzi przycisk lub z menu Działania funkcję
Nowy.
2. Na karcie Wprowadzanie wpisać w polu Identyfikator ciąg maksymal-
nie 15 dowolnych znaków, pamiętając przy tym jedynie, by nie
używać znaków spacji.
3. W kolejne pole umieszczone na tej samej karcie wprowadzić imię i
nazwisko użytkownika.
Uwaga Pola Identyfikator oraz Imię i nazwisko nie mogą pozostać puste.
Po wprowadzeniu danych użytkownika można od razu podjąć decyzje
dotyczące jego uprawnień do korzystania z poszczególnych funkcji pro-
gramu.
Udostępnianie funkcji
Umieszczone na karcie Wprowadzanie drzewo funkcji programu pozwala
w łatwy sposób określić dostęp danej osoby do różnych mechanizmów
oferowanych przez program.
Rysunek 27. Lista praw użytkownika.
71
Administrowanie programem
Symbol + lub - widniejący przy pewnym zapisie informuje, że dany
element ma budowę złożoną składa się z elementów podrzędnych.
Kliknięcie na symbolu + powoduje rozwinięcie listy elementów pod-
rzędnych, a kliknięcie na symbolu - zwinięcie tej listy. Można także
korzystać z funkcji Rozwiń, Rozwiń wszystko, Zwiń, Zwiń wszystko dostęp-
nych w menu kontekstowym pojawiającym się po naciśnięciu prawego
klawisza myszy.
O tym, czy użytkownik ma dostęp do konkretnej funkcji programu, in-
formuje zielony znak . Brak dostępu do funkcji jest sygnalizowany
czerwonym znakiem . Jeśli w drzewie uprawnień widoczny jest znak
, to znaczy, że na poziomie jednej z gałęzi podrzędnych odebrano
użytkownikowi pewne prawo.
Aby nadać użytkownikowi prawo do korzystania z danej funkcji pro-
gramu lub prawo to odebrać, wystarczy:
1. Zaznaczyć właściwą funkcję.
2. Kliknąć dwa razy lewym przyciskiem myszy albo nacisnąć klawisz
Enter lub klawisz spacji. Można także skorzystać z menu kontek-
stowego, pamiętając, że:
·ð funkcje Odbierz prawo i Nadaj prawo odnoszÄ… siÄ™ wyÅ‚Ä…cznie do zazna-
czonego elementu drzewa;
·ð funkcje Nadaj prawa w dół i Odbierz prawa w dół odnoszÄ… siÄ™ wyÅ‚Ä…cz-
nie do jednej grupy (element złożony i elementy podrzędne) i są do-
stępne jedynie z poziomu elementu złożonego tego, przy którym
figuruje znak + lub - .
Pierwszy element drzewa nosi nazwę Aktywny. Przyznanie tu użytkowni-
kowi prawa dostępu oznacza zgodę administratora na użytkowanie pro-
gramu przez daną osobę. Jeżeli to prawo nie zostanie nadane, użytkow-
nik nie będzie mógł pracować z programem.
Warto usprawnić sobie pracę, korzystając z przycisków i . Pierw-
szy powoduje automatyczne odebranie danemu użytkownikowi wszyst-
kich praw, drugi automatycznie prawa te nadaje. Posłużenie się tym me-
chanizmem jest wygodne, jeżeli wiadomo, że dana osoba nie powinna
lub powinna korzystać z większości funkcji programu. Pozostaje pózniej
jedynie nadanie lub odebranie pojedynczych uprawnień.
Trzeba pamiętać, by po każdorazowej zmianie uprawnień ponownie za-
logować się w programie. Służy do tego funkcja Administracja/ Logowanie.
Informację o tym, kto jest aktualnie zalogowany w programie, udostęp-
nia funkcja Administracja/ Ustawienia programu i Pomoc/ Wizytówka.
72
Użytkownicy
Przypisanie jednostki
Aby wprowadzać do programu dokumenty i tworzyć zestawienia, należy
mieć prawo do obsługi danych konkretnej jednostki. W sytuacji, kiedy
program jest wykorzystywany do obsługi wielu jednostek, może okazać
się przydatna możliwość przypisania poszczególnym użytkownikom do-
stępu do danych odpowiednich jednostek.
W programie obowiązuje zasada, że osoba wprowadzająca do niego da-
ne nowej jednostki automatycznie jest uprawniona do obsługi tej jed-
nostki.
Na karcie Jednostki umieszczony jest przycisk . Uruchamia on słow-
nik wszystkich opisanych wcześniej (zob. rozdział Słowniki) jednostek.
Należy wskazać właściwą, np. przez przeciągniecie jej ze słownika na
kartę Jednostki lub wybór za pomocą klawisza Enter.
Jeżeli wybór nie dotyczy tylko jednego elementu, warto posłużyć się
przyciskiem , który udostępnia specjalne okno umożliwiające poda-
nie kryteriów wyboru wielu jednostek.
Rysunek 28. Okno, w którym określa się kryteria służące do wybra-
nia właściwych jednostek.
Najpierw trzeba zdecydować, które elementy opisu jednostki będą brane
pod uwagę. Jeśli istotny jest typ wyszukiwanej jednostki, trzeba włączyć
znacznik Typ jednostki. Jednocześnie można również włączyć inne
znaczniki dostępne w oknie, które dodatkowo pozwolą opisać cechy po-
trzebnych jednostek.
73
Administrowanie programem
Następnie konieczne jest wpisanie w pola obok włączonych znaczników
odpowiednich wzorców. Program wybierze tylko te jednostki, których
opisy sÄ… zgodne z wprowadzonymi wzorcami.
Przy tworzeniu wzorców trzeba się kierować następującymi zasadami:
·ð znak gwiazdki (*) zastÄ™puje dowolny ciÄ…g znaków,
·ð znak zapytania (?) zastÄ™puje dowolny znak,
·ð znak # może wystÄ…pić tylko na poczÄ…tku wzorca i oznacza, że na-
stępujące po nim znaki mogą figurować w dowolnym miejscu wy-
branego opisu.
Przykłady:
Jeśli w polu Nazwa wprowadzony zostanie wzorzec #gim, program wy-
bierze jednostki o następujących nazwach: Gimnazjum 3, Gimnazjum
im. Kornela Makuszyńskiego, GIMNAZJUM NR 9, Gimnazjum w Wi-
dliszkach Wielkich.
Jeśli w polu Skrót wpisany zostanie ciąg znaków sp*, to program wybierze
jednostki, którym przydzielono następujące skróty: SP1, SP2, SP3 itd.
Dodatkowo w oknie dostępny jest znacznik, który pozwala określić, czy
podczas wybierania zapisów program ma odróżniać wielkie i małe lite-
ry. Gdy znacznik jest włączony, to na podstawie wzorca #Gim program
wybierze Gimnazjum 3, Gimnazjum im. Kornela Makuszyńskiego,
Gimnazjum w Widliszkach Wielkich, a odrzuci GIMNAZJUM NR 9.
Program rozpocznie operacjÄ™ wybierania na podstawie ustalonych kryte-
riów, jeżeli kliknie się przycisk .
Gdy nie ma potrzeby zawężania wybieranej grupy, tzn. gdy program
powinien uwzględniać wszystkie zapisane w słowniku elementy, wy-
starczy kliknąć umieszczony w omawianym oknie przycisk . Spowo-
duje to automatyczne wybranie wszystkich zapisów z danego słownika.
Jeżeli użytkownikowi przypisano pomyłkowo jednostkę, której nie
powinien obsługiwać, wystarczy zaznaczyć ją, a następnie użyć
przycisku .
Ustalenie hasła
Każdy użytkownik programu powinien sam ustalić i wprowadzić hasło,
które będzie stanowiło zabezpieczenie przed działaniem osób niepowo-
łanych. Obmyślając jego brzmienie, warto pamiętać, że:
74
Użytkownicy
·ð HasÅ‚o powinno być trudne do odgadniÄ™cia dla innych osób. ZÅ‚Ä… metodÄ…
jest posługiwanie się jako hasłem swoim imieniem lub nazwiskiem.
·ð Nie powinno siÄ™ ustalać hasÅ‚a nazbyt skomplikowanego, którego
zapamiętanie może być trudne.
·ð FunkcjÄ™ hasÅ‚a może peÅ‚nić ciÄ…g dowolnych znaków liter, cyfr,
symboli.
·ð HasÅ‚o może być zbudowane z co najwyżej 20 znaków.
Uwaga Hasło użytkownika musi być łatwe do zapamiętania. Ważna też jest
jego postać użycie wielkich i małych liter w musi być świadome, by
nie utrudniało zapamiętanie hasła.
Uwaga Administrator programu standardowo ma przypisane hasło vulcan.
Powinno ono zostać zmienione przez użytkownika, który pełni rolę
administratora, na inne.
Aby wprowadzić do pamięci programu swoje hasło, użytkownik powi-
nien:
1. Zalogować się w programie. Nie jest do tego konieczne zamknięcie
i ponowne uruchomienie programu, wystarczy skorzystać z funkcji
Administracja/ Logowanie. W momencie logowania należy pole Hasło
pozostawić puste.
2. Uruchomić funkcję Administracja/ Użytkownicy.
3. W wyświetlonym oknie, na karcie Wprowadzanie należy użyć przy-
cisku .
4. Zignorować wyświetlone polecenie wpisania starego hasła (ważne
w wypadku zmiany hasła) przez wybranie przycisku OK.
5. W kolejne wyświetlone okno wprowadzić ustalone wcześniej znaki
składające się na hasło. Nie należy się dziwić, że każdy wpisany
znak jest wyświetlany jako gwiazdka. Jest to zabezpieczenie chro-
niące hasło przed odczytaniem go przez inne osoby. Program za-
pamiętuje też wielkość liter, trzeba więc uważać, by niechcący nie
popełnić błędu i nie wprowadzić hasła przy przypadkowo włączo-
nym klawiszu Caps Lock.
6. Potwierdzić brzmienie hasła przez powtórne jego wprowadzenie w
nowe okno wyświetlone na ekranie. Po zakończeniu całej operacji
program wyświetli komunikat potwierdzający zmianę hasła użyt-
kownika.
75
Administrowanie programem
Użytkownik dodatkowo może zwiększyć poziom zabezpieczenia dostę-
pu do programu poprzez ustawienie wymagalności zmiana hasła. W tym
celu należy uruchomić funkcję Administracja/ Użytkownicy i na karcie Inne
dokonać wyboru wymagalności zmiany hasła.
Wybór kolorów
Ponieważ program stara się uszanować różne przyzwyczajenia różnych
użytkowników, istnieje możliwość, by każda osoba pracująca z progra-
mem ustaliła dla siebie kolory używane w programie do oznaczenia
ważnych informacji, np. wierszy z podsumowaniem w zestawieniach.
Rysunek 29. Na karcie Kolory każdy użytkownik może wybrać sposób
wyróżniania w programie różnych informacji.
Na karcie Kolory dostępnych jest dziesięć pól odpowiadających kolorom
wybranym do wyróżniania ważnych informacji.
Obok każdego pola jest umieszczony przycisk pozwalający wybrać
za pośrednictwem okna z paletą barw najodpowiedniejszy kolor do wy-
różnienia danej informacji.
76
Użytkownicy
Dlaczego podczas wprowadzania danych nowego użytkownika
przycisk jest nieaktywny i nie można wprowadzić hasła danej osoby?
Mimo że takie rozwiązanie może się wydawać niewygodne, to jednak
służy zachowaniu tajności hasła. Nikt oprócz danej osoby nie powinien
znać jej hasła. Z tego właśnie względu przycisk jest dostępny dopie-
ro wtedy, kiedy użytkownik sam uruchomi program, podając podczas
logowania swój identyfikator, a następnie użyje funkcji Administracja/
Użytkownicy.
Zapomniałem swoje hasło. Co mam zrobić, żeby móc pracować
z programem?
Przede wszystkim proszę zastanowić nad nowym hasłem, które będzie
Panu łatwiej zapamiętać. Następnie może Pan poprosić o pomoc admi-
nistratora programu lub, jeśli to możliwe, zalogować się jako on i uru-
chomić funkcję Administracja/ Użytkownicy. Na pozycji Aktywny musi Pan
odebrać sobie prawo uruchamiania programu, po czym ponownie zechce
Pan wprowadzić swoje dane jako dane nowego użytkownika, pamiętając
przy tym, by przypisać sobie nowy identyfikator (inny niż używany do-
tychczas), a także ustalić swoje uprawnienia. Następnie wystarczy zalo-
gować się w programie pod nowym identyfikatorem i wprowadzić swoje
nowe hasło.
Jeżeli z pewnych powodów jest niezbędne posługiwanie się starym iden-
tyfikatorem i, co za tym idzie, starym hasłem, można skorzystać z od-
płatnej usługi odkodowania zapomnianego ciągu znaków.
Importowanie uprawnień użytkowników
Opisując kolejnych użytkowników programu, wygodnie jest skorzystać
z ustaleń dotyczących nadanych im uprawnień, które podjęto w odnie-
sieniu do innych osób, a następnie w razie potrzeby ustalenia te odpo-
wiednio modyfikować. Kopiowanie uprawnień umożliwia funkcja Import
uprawnień użytkownika uruchamiana ikoną znajdującą się na zakładce
Wprowadzanie w oknie Użytkownicy.
Kopiowanie uprawnień przebiega następująco:
1. Uruchomić funkcję Administracja/ Użytkownicy, a następnie kliknąć
na pasku narzędzi ikonę .
77
Administrowanie programem
2. Należy wprowadzić identyfikator oraz imię i nazwisko nowego
użytkownika, a następnie zapisać te dane.
3. Kliknąć ikonę . Program wyświetli okno Import uprawnień użyt-
kownika.
4. Z listy rozwijalnej wybrać osobę, której uprawnienia zostaną sko-
piowane dla nowego użytkownika.
5. Posługując się znacznikami, wskazać, jakie ustalenia będą kopio-
wane dla nowego użytkownika (uprawnienia do korzystania
z funkcji programu, uprawnienia do pracy z jednostkami, ustalenia
dotyczące używanych kolorów).
Logowanie
W rozdziale Pierwsze uruchomienie programu został omówiony sposób
logowania pierwszej osoby uruchamiajÄ…cej system administratora.
Podane tam informacje wystarczają, by bez trudu wykonywać tę opera-
cję. Jednak z myślą o wygodzie korzystania z podręcznika w tym miej-
scu zostaną powtórzone i podsumowane wszystkie najważniejsze wia-
domości związane z logowaniem użytkownika w programie.
Rysunek 30. Okno służące do logowania użytkownika.
Logowanie jest, mówiąc najprościej, formą przedstawienia się osoby
rozpoczynajÄ…cej pracÄ™ z programem. Na tej podstawie program identyfi-
kuje użytkownika i udostępnia mu tylko te mechanizmy, do korzystania
z których dana osoba jest uprawniona (zob. rozdział Administrowanie
programem, podrozdział Użytkownicy).
78
Ustawienia programu
Program rozpoznaje użytkownika na podstawie wprowadzonego identy-
fikatora i hasła.
Wszystkie znaki hasła wpisywane przez użytkownika na ekranie są wy-
świetlane jako gwiazdki służy to zapewnieniu tajności hasła.
Przy wprowadzaniu danych identyfikacyjnych można pomylić się tylko
dwa razy. Trzecia nieudana próba zalogowania się powoduje automa-
tyczne zamknięcie programu. Aby wykonać kolejną próbę, trzeba po-
nownie uruchomić program.
W razie problemów przy logowaniu warto sprawdzić, czy nie jest niepo-
trzebnie włączony klawisz Caps Lock jest to częsta przyczyna błędnego
logowania.
Do zalogowania siÄ™ innej osoby, np. w sytuacji, kiedy z danÄ… kopiÄ… pro-
gramu chce rozpocząć pracę kto inny, nie ma potrzeby zamykania i po-
wtórnego uruchamiania programu. Wystarczy skorzystać z funkcji Ad-
ministracja/ Logowanie.
Ustawienia programu
Funkcja Administracja/ Ustawienia programu została przewidziana po to, by
użytkownik mógł w pewnych sytuacjach zmieniać parametry programu
sterujące jego pracą. Obecnie udostępniony jest tylko jeden parametr (w
kolejnych wersjach programu mogą być udostępniane inne parametry
będzie to zależało od bieżących potrzeb użytkowników), a mianowicie
parametr dotyczÄ…cy eksportu danych do programu Magazyn Optivum.
Od ustawienia znacznika Eksport do magazynu wartości brutto zależy to, w
jaki sposób zostanie zapisany w Magazynie Optivum dokument PZ. Jeśli
znacznik jest włączony, to w PZ pojawi się cena brutto liczona jako
kwota brutto pozycji podzielona przez ilość. Jeśli znacznik jest wyłą-
czony będzie to cena jednostkowa netto.
Dziennik zdarzeń
Funkcja Dziennik zdarzeń udostępnia okno, w którym można zapo-
znać się ze szczegółowymi informacjami o operacjach, które wykony-
wali poszczególni użytkownicy programu o dodawaniu przez nich,
usuwaniu i zmienianiu dokumentów oraz o przeprowadzonych przez
nich eksportach (wymianie danych między aplikacjami).
W programie istnieje możliwość oglądania zarejestrowanych faktów
związanych z przetwarzaniem danych osobowych na zakładce Operacje
na dokumentach i słownikach (dodatkowy typ Dane osobowe, operacja
Udostępnianie , kolumna Dane osobowe).
79
Administrowanie programem
Ustawienie pól filtrów znajdujących się pod listą operacji na typ DANE
OSOBOWE i wybranie odpowiedniej osoby umożliwia uzyskanie wy-
druku zgodnego z par.7 pkt.3 rozp. MSWiA z 29.04.2004 w sprawie do-
kumentacji przetwarzania danych osobowych.
Ustawienia drukarki
Aby otrzymywać dobrze przygotowane wydruki różnych dokumentów
tworzonych przez program, należy odpowiednio dopasować do swoich
potrzeb ustawienia sterujÄ…ce pracÄ… drukarki. Informacje na ten temat
można znalezć w pomocy do systemu Windows oraz w materiałach do-
starczonych przez producenta drukarki.
Warto skorzystać przy tym z ułatwienia po uruchomieniu funkcji
Słowniki/Jednostki można na zakładce Lista kliknąć ikonę , która umoż-
liwia wybór formatu wydruku. Widnieje tu pozycja Raport testowy, która
pozwala przedstawić właściwości posiadanej drukarki. Dzięki temu ra-
portowi (przedstawia on kilka napisów różnej szerokości pisanych róż-
nymi czcionkami) można dowiedzieć się, czy sporządzane wydruki będą
poprawne.
PorzÄ…dkowanie danych
Pracując z programem warto co jakiś czas przeprowadzić operację po-
rządkowania danych. Jej efektem jest zmniejszenie rozmiarów plików
oraz zwolnienie nieużywanego miejsca na dysku. Operacja ta jest wy-
konywana automatycznie przez program, wystarczy jedynie uruchomić
funkcję Administracja/ Porządkowanie danych. Zalecane jest wcześniejsze
pozamykanie wszystkich okien.
Częstotliwość korzystania z funkcji zależy od intensywności użytkowa-
nia programu. Jeśli program przetwarza wiele danych, porządkowanie
powinno odbywać się częściej.
Uwaga Przy pracy w trybie współdzielenia danych funkcja nie zostanie uru-
chomiona, jeśli w danym momencie ktoś inny korzysta z bazy da-
nych. Przed jej użyciem należy się upewnić, że żaden użytkownik w
sieci nie pracuje obecnie z programem.
Warte polecenia jest uruchamianie omawianej funkcji każdorazowo po
wystąpieniu jakiejkolwiek sytuacji awaryjnej, np. po nagłym przerwaniu
80
Kopia zapasowa
pracy komputera (brak zasilania, przypadkowe naciśnięcie wyłącznika
lub przycisku reset itp.).
Kopia zapasowa
Wszystkie dane gromadzone przez program należy systematycznie ar-
chiwizować tworzyć ich kopię zapasową. Częstotliwość tej operacji
powinna zależeć od intensywności używania programu. Zawsze jednak
powinno się przestrzegać zasady, by nie archiwizować danych rzadziej
niż raz w miesiącu.
Uwaga Im częściej jest przeprowadzana archiwizacja, tym mniej grozne bę-
dą skutki ewentualnych awarii, które mogłyby uszkodzić dane.
Warte zalecenia jest archiwizowanie danych każdego dnia i to w ko-
piach przypisanych do dni tygodnia, np. Poniedziałek, Wtorek, Środa itd.
Warto również krótko opisywać wykonane kopie, np. wyliczając waż-
niejsze z dokonanych zmian lub wprowadzonych dokumentów.
Program umożliwia ustalenie po ilu dniach od ostatniego utworzenia
kopii powinien przypominać o konieczności ponownego wykonania tej
czynności. Przypomnienie polega na tym, że wyświetlany jest odpo-
wiedni komunikat zaraz po zalogowaniu się użytkownika. Standardowo
program przypomina o kopii po siedmiu dniach od wykonania poprzed-
niego archiwum. Parametr ten zmienia się w oknie, z poziomu którego
tworzy siÄ™ lub odtwarza kopiÄ™.
Do przeprowadzenia archiwizacji można wykorzystywać różne nośniki:
dyskietki, wymienialne dyski, napędy ZIP, napędy magnetooptyczne (MO).
Należy pamiętać o właściwym przechowywaniu nośników zawierających
zapasową kopię danych. Nie może być to miejsce, które nie gwarantuje
ochrony przed uszkodzeniami mechanicznymi (wilgoć, kurz, wstrząsy)
i wpływającymi na strukturę nośnika (silne pole magnetyczne).
Jak utworzyć zapasową kopię danych?
Po zakończeniu pracy z danymi przez wszystkie osoby pracujące w sieci
komputerowej (zalecane jest także zamknięcie wszystkich okien pro-
gramu) należy uruchomić funkcję Administracja\ Kopia zapasowa\ Tworze-
nie. Zostanie wyświetlone okno, w którym będzie można ustalić wszyst-
kie szczegóły związane z przeprowadzeniem archiwizacji danych.
81
Administrowanie programem
Rysunek 31. Okno, w którym decyduje się o tworzeniu zapasowej
kopii danych.
Przede wszystkim należy określić umiejscowienie zapasowej kopii da-
nych:
·ð JeÅ›li bÄ™dzie to twardy dysk używanego komputera, to należy zazna-
czyć pole Katalog na dysku, a następnie w polu Katalog kopii danych
podać właściwą ścieżkę dostępu (odnalezienie właściwego katalogu
ułatwia przycisk ).
·ð JeÅ›li bÄ™dzie to dyskietka, to wystarczy zaznaczyć pole odpowiada-
jące właściwej stacji dysków Dyskietka A: lub Dyskietka B:. W wy-
padku nowej, niesformatowanej dyskietki (lub takiej, która była
używana wielokrotnie) można przeprowadzić od razu jej formato-
wanie. Wystarczy zaznaczyć pole formatowanie dyskietki.
Zaznaczenie pola pakowanie kopii uruchamia automatyczny mechanizm
kompresji danych (format ZIP). Spakowane dane zajmujÄ… mniej miej-
sca, więc korzystanie z takiej możliwości warto szczególnie polecić w
wypadku przygotowywania kopii na dyskietce. Jest to konieczne, gdy
rozmiar archiwizowanych plików przekracza 1,44 MB.
Warto korzystać z przycisku , który umożliwia sprawdzenie, czy w da-
nym katalogu lub na danej dyskietce jest już zapisana jakaś kopia danych.
W tabelce Dotychczas wykonane kopie zapasowe znajdujÄ… siÄ™ wszystkie
ważne informacje o przeprowadzonych do danej chwili archiwizacjach.
82
Kopia zapasowa
Po wprowadzeniu wszystkich ustaleń dotyczących archiwizowania da-
nych można rozpocząć tworzenie kopii zapasowej. Wystarczy użyć
przycisku . O zakończeniu operacji program poinformuje, wyświetla-
jÄ…c na ekranie specjalny komunikat.
Po utworzeniu zapasowej kopii można przeprowadzić operację porząd-
kowania danych (zob. rozdział Administrowanie programem, podroz-
dział Porządkowanie danych).
Uwaga Każda kopia zapasowa odzwierciedla stan danych w chwili jej utwo-
rzenia, a nie zmiany wprowadzone od czasu sporzÄ…dzenia poprzed-
niej kopii. Warto zatem wykonywać kopię zawsze po wykonaniu wie-
lu ważnych operacji. Najwygodniej jest zapisywać dane
w podkatalogu z datÄ… na dysku komputera, a raz na jakiÅ› czas prze-
nosić archiwum na nośniki zewnętrzne, np. płyty CD.
Jak odtworzyć dane?
W razie potrzeby, np. po wystąpieniu awarii komputera, można skorzy-
stać z przygotowanej uprzednio kopii zapasowej i odtworzyć utracone
dane. Wystarczy uruchomić funkcję Administracja\ Kopia zapasowa\ Odtwa-
rzanie.
Ponieważ odtworzenie danych polega na zastąpieniu bieżących plików
danych plikami archiwalnymi i jest operacjÄ… nieodwracalnÄ…, system pro-
si o potwierdzenie, że użytkownik wykonuje tę czynność z rozmysłem
i jest świadom konsekwencji, które mogą wynikać z błędu popełnionego
np. przy wyborze nieaktualnej kopii zapasowej.
Stare dane (te, które zostają zastąpione plikami archiwalnymi) zostają
umieszczone w katalogu KOPIA na poziomie katalogu nadrzędnego do
katalogu danych.
W wypadku odtwarzania kopii po przeprowadzeniu aktualizacji pro-
gramu (zob. rozdział Zakończenie pracy i inne operacje, podrozdział
Aktualizacja programu) może być wykonywana automatyczna kon-
wersja danych, o której program informuje, wyświetlając odpowiedni
komunikat.
Tabelka Dotychczas wykonane operacje odtwarzania gromadzi wszystkie
istotne informacje o korzystaniu w przeszłości z zapasowych ko-
pii danych.
83
Administrowanie programem
Wybór bazy danych
Ze względu na występującą czasem potrzebę pracy z różnymi bazami
danych program został wyposażony w funkcję Wybór bazy danych. Jest
ona dostępna w menu Administracja. Ponieważ korzystanie z niej jest za-
lecane tylko w wyjÄ…tkowych sytuacjach i to przez zaawansowanych
użytkowników programu, prawo do jej uruchomienia musi zostać osob-
no nadane za pomocą funkcji Administracja/ Użytkownicy.
Funkcja Wybór bazy danych umożliwia przełączanie się między dwiema
bazami:
·ð bazÄ… globalnÄ…, czyli wspólnÄ… bazÄ… systemu Finanse Optivum (pro-
gramu Księgowość Optivum wraz z modułami dodatkowymi),
·ð bazÄ… lokalnÄ…, czyli bazÄ… zwiÄ…zanÄ… tylko z jednym programem.
Rysunek 32. Okno, w którym podejmuje się decyzję o zmianie bazy
danych.
Operację zmiany bazy danych przeprowadza się w następujący sposób:
·ð Z menu Administracja należy uruchomić funkcjÄ™ Wybór bazy danych.
Jeśli w menu nie ma takiej funkcji, to oznacza, że użytkownikowi
nie nadano praw do jej uruchamiania (zob. Użytkownicy).
·ð W wyÅ›wietlonym oknie zaznaczyć pole opisujÄ…ce wybranÄ… bazÄ™ da-
nych globalną lub lokalną. Program podpowiada ścieżki dostępu
do istniejÄ…cych baz danych. Gdy pierwszy raz uruchamia siÄ™ to okno
(i gdy nie utworzono lokalnej bazy danych), pole ze ścieżką dostępu
do lokalnej bazy danych jest puste.
·ð Kliknąć przycisk Zapisz i zamknij. Program, wyÅ›wietlajÄ…c specjalny
komunikat, poprosi o potwierdzenie podjętej przez użytkownika de-
cyzji.
84
Wybór bazy danych
·ð Ponownie uruchomić program. Gdy w oknie Wybór bazy danych wy-
brano lokalną bazę danych, a nie została ona wcześniej utworzona
(pole ze ścieżką dostępu było puste), program zapyta, czy utworzyć
nową bazę. Należy odpowiedzieć twierdząco. Gdyby program zgło-
sił, że znalazł pewien katalog z danymi, nie należy w tej sytuacji
zgadzać się na jego używanie nieświadome wybranie globalnej
bazy danych jako bazy lokalnej może spowodować bardzo poważne
problemy.
Jeśli w nowo tworzonej bazie lokalnej powinny znalezć się zapisy z do-
tychczasowej wspólnej bazy bazy globalnej, należy kolejno wykonać
następujące czynności:
·ð Jeszcze przed przeÅ‚Ä…czeniem siÄ™ na lokalnÄ… bazÄ™ danych wykonać
kopię zapasową danych (zob. podrozdział Kopia zapasowa. Jak
utworzyć zapasową kopię danych?).
·ð Z menu Administracja uruchomić funkcjÄ™ Wybór bazy danych i postÄ™-
pować zgodnie z powyższym opisem.
·ð Po ponownym uruchomieniu programu odtworzyć dane z zapaso-
wej kopii danych. (Zob. podrozdział Kopia zapasowa. Jak odtwo-
rzyć dane?)
Uwaga Należy pamiętać, że rozpoczęcie pracy z bazą globalną i lokalną to
decyzja, której nie można cofnąć bazy danych nie będą już mogły
zostać połączone.
Uwaga Możliwość pracy na globalnej i lokalnej bazie nie może być wykorzy-
stywana bez wyraznej potrzeby. Konsekwencje tak zorganizowanej
pracy sÄ… bardzo istotne, dlatego decyzjÄ™ o utworzeniu bazy lokalnej
użytkownik powinien podejmować, będąc świadomym skutków tej
operacji.
85
Co ułatwia pracę?
Co ułatwia pracę?
Ważną cechą programu jest to, że nie narzuca użytkownikowi jednego
stylu pracy. Każdy może wybrać dla siebie najwygodniejszy sposób
wykonania różnych czynności np. są osoby, które wolą posługiwać się
klawiszami skrótu, inne będą wybierać odpowiednie ikony z paska na-
rzędzi, jeszcze inne będą wywoływać potrzebne funkcje z menu.
Część mechanizmów ułatwiających pracę jest dostępna jako funkcje w
menu programu. Ze względu na to, czemu służą, można podzielić je na
kilka grup. Każda z nich zostanie omówiona szczegółowo w następnych
podrozdziałach.
Okna programu
W czasie pracy można mieć otwartych wiele okien. Program pozwala
przełączać się między nimi w taki sposób, by praca była dla użytkowni-
ka jak najwygodniejsza. Służą do tego specjalne funkcje umieszczone w
menu Okna. Każda osoba może wybrać najbardziej jej odpowiadający
sposób pracy.
Kaskada to funkcja, która powoduje ułożenie kolejnych okien na sobie
w taki sposób, że widoczne są ich paski tytułu i lewe krawędzie.
86
Okna programu
Rysunek 33. Sposób prezentacji okien po użyciu funkcji Kaskada.
Poziomo to funkcja, która powoduje takie ułożenie otwartych okien na
ekranie, by aktywne zajmowało całą szerokość górnej połowy ekranu.
W taki sposób wygodnie jest np. porównywać dane z różnych formularzy.
87
Co ułatwia pracę?
Rysunek 34. Efekt działania funkcji Poziomo.
Pionowo to funkcja umożliwiająca pracę z oknami ułożonymi w taki spo-
sób, że to aktywne zajmuje lewą połowę ekranu, a inne zostają roz-
mieszczone obok niego. W takim układzie można np. łatwo kontrolować
zgodność różnych zapisów przedstawianych w osobnych oknach.
Rysunek 35. Efekt działania funkcji Pionowo.
88
Działania
Wyrównaj ikony to funkcja, która służy do uporządkowania zminimalizo-
wanych okien, które zostały wcześniej umieszczone w różnych miej-
scach ekranu. Jej użycie powoduje natychmiastowe przeniesienie
wszystkich zminimalizowanych okien tam, gdzie standardowo powinny
być wyświetlane nad pasek zadań.
Następne okno to funkcja umożliwiająca szybkie przełączenie się do in-
nego otwartego wcześniej okna. Przy przełączaniu zawsze zachowywa-
na jest kolejność, w jakiej były uruchomione poszczególne okna. Dzia-
Å‚anie tej funkcji jest przypisane do kombinacji klawiszy Ctrl + F1.
Zamknij okno to funkcja, która stanowi jeszcze jedną (obok standardo-
wych kliknięcia znaku lub wciśnięcia kombinacji klawiszy Ctrl + F4)
metodę zakończenia pracy z konkretnym oknem. Na pasku narzędzi
funkcja ta jest reprezentowana ikoną . Warto tu też przypomnieć, że
w razie wprowadzania do okna jakichkolwiek danych program przed je-
go zamknięciem pyta, czy zapisać wprowadzone zmiany.
Zamknij wszystkie to funkcja, z której można korzystać w momencie, kie-
dy na ekranie jest wyświetlanych wiele niepotrzebnych już okien, np.
przed zakończeniem pracy z programem. Przed zamknięciem okien pro-
gram upewni się, czy użytkownik chce zapisać ewentualne zmiany
wprowadzone do formularzy.
Na końcu menu Okna umieszczane są odwołania do wszystkich otwar-
tych okien. Są one ponumerowane zgodnie z kolejnością ich urucho-
mienia. Wystarczy po prostu kliknąć nazwę danego okna, a natychmiast
zostanie ono przywołane na pierwszy plan. Jest to bardzo przydatny me-
chanizm zwłaszcza w sytuacji, kiedy na ekranie jest wyświetlanych bar-
dzo wiele okien, co utrudnia odnalezienie tego właściwego potrzebne-
go w danym momencie.
Działania
Funkcje odpowiedzialne za typowe czynności wykonywane przez użyt-
kownika w programie zgromadzono w menu Działania. Do ich urucho-
mienia służą też odpowiednie kombinacje klawiszy oraz ikony na pasku
narzędzi. W ten sposób zagwarantowany został szybki i wygodny dostęp
do najbardziej potrzebnych mechanizmów programu.
Nowy to funkcja umożliwiająca wprowadzenie danych nowego elemen-
tu, np. jednostki do słownika jednostek itd. Działanie tej funkcji jest tak-
że przypisane do kombinacji klawiszy Ctrl + N oraz do ikony na pa-
sku narzędzi.
89
Co ułatwia pracę?
Zapisz to funkcja, która gwarantuje zapisanie w pamięci komputera
wprowadzonych (dodanych, zmienionych, poprawionych, uzupełnio-
nych) danych. Działanie tej funkcji jest dodatkowo przypisane do kom-
binacji klawiszy Ctrl + S oraz do ikony na pasku narzędzi.
Przywróć to funkcja, która pozwala wycofać się z wprowadzonych
zmian, ale tylko tych, które nie zostały jeszcze zapisane. Jeżeli np. nie-
potrzebnie zmieniony został skrót przypisany jednej z jednostek, to
przed zapisaniem tej zmiany można dzięki funkcji Przywróć szybko po-
wrócić do stanu pierwotnego program odtworzy stary skrót. Działanie
tej funkcji jest również przypisane do kombinacji klawiszy Ctrl + E oraz
do ikony na pasku narzędzi.
Usuń to funkcja, która pozwala usunąć niepotrzebny już obiekt, np. jed-
nostkę ze słownika. Zawsze po jej użyciu program wyświetla prośbę
o potwierdzenie operacji. W niektórych wypadkach możliwość usunię-
cia pewnych obiektów jest uzależniona od różnych okoliczności, np. nie
można usunąć danych jednostki, jeżeli wystawiono już dla niej doku-
menty. Program zawsze informuje o takich sytuacjach. Działanie tej
funkcji jest dodatkowo przypisane do kombinacji klawiszy Ctrl + U oraz
do ikony na pasku narzędzi.
Nawigacja
Program, dbając o wygodę użytkowników, ułatwia szybkie przełączanie
się pomiędzy różnymi elementami tej samej klasy, czyli przechodzenie
do różnych zapisów w zbiorach. Aatwiej to wyjaśnić na przykładzie: Je-
śli włączony jest np. słownik jednostek, to nie trzeba mozolnie prze-
mieszczać się po liście, aby np. dojść do pierwszego zapisu w tym słow-
niku, ale wystarczy użyć odpowiedniej funkcji odpowiedzialnej za
nawigację. Są to następujące funkcje z menu Nawigacja:
Pierwszy powoduje zaprezentowanie pierwszego elementu zbioru;
działanie tej funkcji jest także przypisane do kombinacji klawiszy
Ctrl + Home oraz do ikony na pasku narzędzi.
Poprzedni powoduje zaprezentowanie poprzedniego elementu zbioru;
działanie tej funkcji jest również przypisane do kombinacji klawiszy
Ctrl + PgUp oraz do ikony na pasku narzędzi.
Następny powoduje zaprezentowanie następnego elementu zbioru;
działanie tej funkcji jest dodatkowo przypisane do kombinacji klawiszy
Ctrl + PgDn oraz do ikony na pasku narzędzi.
90
Edycja
Ostatni powoduje zaprezentowanie ostatniego elementu zbioru; działa-
nie tej funkcji jest też przypisane do kombinacji klawiszy Ctrl + End oraz
do ikony na pasku narzędzi.
Edycja
W menu Edycja zgromadzone zostały typowe funkcje służące do wyko-
nywania różnych operacji w odniesieniu do pojedynczych zapisów w
polach formularzy. Działanie tych funkcji jest równocześnie przypisane
do standardowych kombinacji klawiszy.
Cofa ostatnią operację, np. jeśli zostanie wykaso-
Cofnij (Ctrl + Z) wana zawartość danego pola, to dzięki tej funkcji
można szybko odtworzyć usunięty zapis.
Usuwa zawartość pola i umieszcza ją w schowku
Wytnij (Ctrl + X)
Windows.
Kopiuje zawartość pola i umieszcza ją w schowku
Kopiuj (Ctrl + C)
Windows.
Wklej (Ctrl + V) Umieszcza w polu zawartość schowka Windows.
Powoduje wyróżnienie całej zawartości danego pola
Zaznacz wszystko i traktowanie jej przez program jako jeden znak. W
(Ctrl + A) takiej sytuacji wystarczy tylko raz nacisnąć np.
klawisz Del, a usunięty zostanie cały zapis.
Pasek narzędzi
Wiele najczęściej używanych funkcji programu można szybko urucho-
mić, korzystając z paska narzędzi. Standardowo jest on umieszczany
pod paskiem menu. Nie ma jednak przeszkód, by użytkownik sam usta-
lił jego najwygodniejsze dla siebie położenie. Najlepiej jest wykonać
kilka prób i na tej podstawie stwierdzić, jakie umiejscowienie paska naj-
bardziej ułatwia pracę.
Pasek można przemieszczać po ekranie za pomocą myszy. Trzeba po
prostu wcisnąć lewy przycisk myszy i przytrzymując go, przeciągnąć
pasek w wybrane miejsce ekranu.
Na pasku widnieją następujące ikony:
pozwala przejść do pierwszego elementu;
pozwala przejść do poprzedniego elementu;
91
Co ułatwia pracę?
pozwala przejść do następnego elementu;
pozwala przejść do ostatniego elementu;
umożliwia dodanie nowego elementu;
zapisuje wprowadzone zmiany;
cofa ostatnią operację (odtwarza usunięty zapis);
usuwa wybrany element;
zamyka ostatnio otwarte okno;
wyszukuje zapisy według wzorca z pola tekstowego;
wyszukuje następne zapisy zgodne z wzorcem.
Przełączanie się między programami
Najczęściej użytkownicy Zamówień publicznych Optivum korzystają
jednocześnie z innych aplikacji współpracujących z tym programem.
Przypomnijmy, że są to:
·ð KsiÄ™gowość Optivum,
·ð Faktury Optivum,
·ð Rozrachunki Optivum,
·ð Kasa Optivum,
·ð KZP Optivum,
·ð Stołówka Optivum,
·ð Magazyn Optivum,
·ð OpÅ‚aty Optivum,
·ð Rejestr VAT Optivum,
·ð Inwentarz Optivum,
·ð Czesne Optivum.
92
Kalkulator
Ponieważ system Windows umożliwia pracę w wielu oknach, można
włączyć wszystkie potrzebne w danym momencie programy i po prostu
przełączać się między nimi w razie potrzeby.
Szybkie i wygodne uruchomienie innych aplikacji oraz przełączanie się
między ich oknami gwarantuje funkcja Okna/ Aplikacje. W podmenu tej
funkcji zgłaszane są wszystkie zainstalowane moduły naszego systemu.
Wystarczy wybrać właściwy moduł, a na ekranie pojawi się okno tego
programu.
Kalkulator
Uruchomienie kalkulatora może nastąpić w dowolnym momencie pracy
z programem w każdej chwili, gdy zajdzie taka potrzeba. Trzeba po
prostu uruchomić funkcję Okna/ Kalkulator. Na ekranie pojawi się okno
z graficznym wyobrażeniem klawiatury kalkulatora. Można z niej ko-
rzystać zarówno za pomocą myszy, jak i klawiszy numerycznych.
93
Zakończenie pracy i inne operacje
Zakończenie pracy i inne
operacje
Zakończenie pracy
Istnieje tylko jeden sposób na poprawne zakończenie pracy z progra-
mem należy z menu Administracja wybrać funkcję Zakończ. Każda pró-
ba innego opuszczenia programu, np. przez wyłączenie lub reset kompu-
tera, może grozić poważnym uszkodzeniem danych.
Należy pamiętać, że niezwykle istotne jest okresowe wykonywanie ko-
pii zapasowej danych. Zanim zakończy się pracę z programem, warto
skorzystać z funkcji Administracja\ Kopia zapasowa\ Tworzenie.
Modernizacja i aktualizacja programu
Ponieważ zmieniające się przepisy prawne wymuszają wprowadzanie
zmian do programu, a jego twórcy nieustannie doskonalą wewnętrzne
mechanizmy poszukując najlepszych rozwiązań, co pewien czas powsta-
jÄ… nowe wersje programu.
Pełna historia wprowadzonych zmian jest zapisana w pliku, który można
oglądnąć wybierając z menu opcję Pomoc / Historia zmian w programie. In-
formacje tam zapisane są udostępniane podczas aktualizowania progra-
mu, można także na bieżąco do nich sięgać z menu
Informacje o aktualnie dostępnych wersjach wszystkich naszych pro-
gramów są podawane na naszych stronach WWW (www.vulcan.edu.pl).
94
Modernizacja i aktualizacja programu
Dostosowanie posiadanej wersji do najnowszej może się odbyć na dwa
sposoby (zależy to od wprowadzonych zmian):
·ð przez przeprowadzenie modernizacji (Upgrade),
·ð przez przeprowadzenie aktualizacji (Patch).
Modernizacja jest przeprowadzana przy użyciu pakietu instalacyjnego,
który dokonuje zmiany całego programu, zaś aktualizacja wymaga uru-
chomienia specjalnego programu dokonujÄ…cego zmian tylko wybranych
składników zainstalowanego wcześniej programu.
Czynności, które należy wykonać, aby zmodernizować lub zaktualizo-
wać program, zostały opisane w oddzielnej instrukcji dołączonej do pły-
ty z wersjÄ… instalacyjnÄ… programu.
95
Informacje techniczne
Informacje techniczne
Wymagania techniczne
Program został przygotowany do pracy na komputerze klasy IBM PC.
Przed rozpoczęciem instalacji należy się upewnić, czy posiadane przez
użytkownika urządzenie spełnia niżej wymienione wymagania.
Wymagania minimalne:
·ð komputer PC z procesorem klasy Pentium II 266MHz lub lepszy;
·ð co najmniej 128 MB pamiÄ™ci operacyjnej RAM;
·ð 100MB wolnego miejsca na dysku twardym komputera;
·ð system operacyjny Microsoft Windows (2000 lub pózniejsze wer-
sje);
·ð monitor kolorowy o rozdzielczoÅ›ci ekranu 1024 x 768 punktów;
Wymagania zalecane:
·ð komputer PC z procesorem 1 GHz;
·ð 1 GB pamiÄ™ci operacyjnej RAM;
·ð 1 GB wolnego miejsca na dysku twardym komputera;
·ð monitor kolorowy o rozdzielczoÅ›ci ekranu 1024x768 punktów.
Wymagania programowe:
·ð system operacyjny: Windows 2000 z Service Pack 3 / XP / Vista;
96
Opis pliku VULCAN.INI
Opis pliku VULCAN.INI
W czasie instalacji zostaje zapisany na dysku komputera plik
VULCAN.INI. (Umiejscowienie tego pliku zależy od systemu operacyjne-
go. Aby dowiedzieć się, gdzie został zapisany, najlepiej zastosować po-
lecenie Znajdz z menu Start).
Program Zamówienia publiczne Optivum używa następujących sekcji:
[SYSTEM2000] główna sekcja opisująca podstawowe parametry pro-
gramu. Zawiera klucz KatalogDanych = ŚcieżkaDanych. Jest tu zapisana in-
formacja, gdzie znajdujÄ… siÄ™ dane programu (globalna baza danych).
[WzorceSzukania] sekcja, gdzie są zapamiętywane wzorce szukania.
Zawiera klucze od Wzorzec0 do Wzorzec9 = WzorzecSzukania.
Katalog z danymi
Dane programu sÄ… przechowywane standardowo w katalogu
C:\Documents and Settings\All Users\Dokumenty\VULCAN\Dane. W zależno-
ści od systemu operacyjnego inna jest ścieżka dostępu do tego katalogu.
Szczegółowo przedstawia to rysunek:
Rysunek 36. Schemat ścieżki dostępu do katalogu z danymi oraz
z dokumentami.
97
Informacje techniczne
Opis pliku ZAMOWIENIA.INI
W czasie instalacji zostaje zapisany na dysku komputera plik
ZAMOWIENIA.INI. (Umiejscowienie tego pliku zależy od systemu opera-
cyjnego. Aby dowiedzieć się, gdzie został zapisany, najlepiej zastoso-
wać polecenie Znajdz z menu Start).
Program Zamówienia publiczne Optivum używa następujących sekcji:
[ZAMP2000] główna sekcja opisująca podstawowe parametry programu.
Zawiera następujące klucze:
Użytkownik = Identyfikator zapisana jest tu informacja o identyfi-
katorze użytkownika, który ostatnio zalogował się w programie.
Jest to standardowy identyfikator wyświetlany w oknie rozpo-
znawania użytkownika przy rozpoczynaniu pracy z programem.
Intro = LiczbaSekund zawiera informacjÄ™ o liczbie sekund, przez
którą jest wyświetlana wizytówka przy uruchamianiu programu.
Cyfra zero oznacza, że okno nie jest wyświetlane.
[ZAMP2000 Pozycje Okien] sekcja zawiera ostatnie pozycje okien w po-
staci kluczy: NazwaOkna = PozycjaX, PozycjaY.
[SYSTEM 2000] sekcja opisujÄ…ca wykorzystanie lokalnej lub globalnej
bazy danych. Zawiera dwa klucze:
KatalogDanych = ŚcieżkaDanych podawana jest tu ścieżka dostę-
pu do lokalnej bazy danych (np. C:\VULCAN\MOJE
DOKUMENTY\TERESA\DANE PRÓBNE).
WybieranyKatalogDanych = G, L ten klucz decyduje, która baza
danych globalna (wartość G) czy lokalna (wartość L) jest
otwierana przy starcie aplikacji.
[ZAMP2000 Inne] standardowe parametry startowe modułów.
98
Indeks
Indeks
Indeks
A E
Administracja, 69 Edycja, 91
Administrator, 14
Administrator sieci, 12
F
Aktualizacja programu, 94
Faktury zakupu, 37
Format wydruków, 19, 46
B
Formy płatności, 25
Baza wiedzy, 10 Fundusze, 32
Bezpieczeństwo danych, 71, 81
H
C
Hasło, 14, 74
Cechy/kategorie indeksów
materiałowych, 29
I
Common Product Vocabulary, 34
Identyfikacja użytkownika, 14
CPV, 34
Import uprawnień użytkownika, 77
Indeksy materiałowe, 27
D
Informacje techniczne, 96
Dokumenty, 35 Instalacja, 11
Parametry księgowania, 62
Typy księgowań, 65
J
Drukarka, 19, 80
Jednostki, 16, 73
Drukowanie, 46, 80
Jednostki miar, 26
Dysk sieciowy, 12
Działania, 89
Działy klasyfikacji budżetowej, 31
99
Indeks
K cechy/kategorie indeksów
materiałowych, 29
Kalkulator, 93
CPV (Common Product
Katalog z danymi, 97
Vocabulary), 34
Klasyfikacja budżetowa, 29
działy klasyfikacji budżetowej, 31
Kolory, 76
formy płatności, 25
Kontrahent, 20
fundusze, 32
Kopia zapasowa, 81
indeksy materiałowe, 27
Kryteria wyboru, 45
jednostki, 16
jednostki miar, 26
L
klasyfikacja budżetowa, 29
kontrahenci, 20
Lista, 15
paragrafy dochodów, 31
Logowanie, 78
paragrafy wydatków, 31
podstawy prawne zamówień
N
publicznych, 24
Narzędzia, 91
rozdziały klasyfikacji budżetowej,
Nawigacja, 90
31
Nota korygujÄ…ca, 42
symbole PKWiU, 33
tryby zamówień, 24
P
typy jednostek, 19
zadania, 33
Paragrafy dochodów, 31
Symbole PKWiU, 33
Paragrafy wydatków, 31
System operacyjny, 96
Parametry księgowania, 62
Szkolenia, 10
Pasek narzędzi, 91
Pierwsze uruchomienie, 12
T
Pierwsze uruchomienie programu,
13
Tryb współużytkowania, 12
Podstawy prawne zamówień
Tryby zamówień publicznych, 24
publicznych, 24
Typy jednostek, 19
PorzÄ…dkowanie danych, 80
Typy księgowań, 65
Powiązania dokumentów, 66
Praca w sieci komputerowej, 12
U
Procesor, 96
Ustawienia drukarki, 80
Przeglądarka wydruków, 47
Ustawienia programu, 79
Użytkownicy, 70
R
przypisanie jednostki, 73
RAM, 96
udostępnianie funkcji, 71
Raporty, 46
ustalenie hasła, 74
Rozdziały klasyfikacji budżetowej,
wprowadzanie danych, 70
31
wybór kolorów, 76
S
W
Sieć komputerowa, 12
Wprowadzanie dokumentów
SÅ‚owniki, 15, 45
100
Indeks
Faktury zakupu, 37 Zakończenie pracy, 94
Noty korygujące, 42 Zamykanie okresów, 67
Wydruki, 19, 46, 47, 80 Zestawienia, 44
Wymagania techniczne, 96 Druk ZP-S, 57
Wzorce numeracji, 35 Zestawienie faktur zakupów, 48
Zestawienie zamówień
publicznych, 52
Z
Zestawienia z list płac, 52
Zadania, 33
101
Wyszukiwarka
Podobne podstrony:
wartosc zamowienia publicznego
FOR popiera 7 Dobre propozycje zmian w zamowieniach publicznych$ 12 pdf
bibl zamowienia publiczne w prawie ue
Zamówienia publiczne wykład 4
Zamówienia publiczne wykład 7
ustawa o zamowieniach publicznych
zamowienia publiczne 2
Zamówienia publiczne 3(1)
Zamówienia publiczne wykład 3
Prawo zamówień publicznych
zamowienia publiczne 1
intrumenty elektronicze zamowienia publiczne
Zamówienia publiczne wykład 5
więcej podobnych podstron