Zarządzanie czasem
Autor: Thomas Wieke
Tłumaczenie: Ewa Błaszczyk
ISBN: 978-83-246-1060-0
Tytuł oryginału: Dont panic. Zeitmanagement.
Stron: 120
Czas na wieloprocentowej lokacie oszczędnoSciowej
Planowanie z głową i zegarkiem:
Efektywnie organizuj obowiązki i zyskuj czas dla siebie
Omijaj pułapki czasu i pierwszy docieraj na finisz
Poznaj sprawdzone zasady zarządzania priorytetami
Wykorzystuj zaoszczędzone godziny do własnych celów
Czas zaczyna być wreszcie traktowany jak przeliczalny zasób ekonomiczny, a sprawne nim
zarządzanie wykładane jest na kursach i szkoleniach. Na rynek trafiają poradniki z zakresu
organizacji kalendarza zadań. Można z nich zebrać pokaxną kolekcję. Powstają
innowacyjne teorie, firmy tworzące oprogramowanie wypuszczają autorskie narzędzia,
mające służyć usprawnianiu zarządzania priorytetami& Ale przyznaj szczerze czy masz
czas, by poznać wszystkie te nowinki?
JesteS zabiegany, zapracowany, wszędzie ciągle spóxniony? Dwoisz się, troisz, a czasem
nawet mySlisz o akcji klonowania na szeroką skalę, byle tylko pogodzić obowiązki
zawodowe, domowe i towarzyskie? Wiele razy postanawiałeS planować sobie dzień pracy,
ale zawsze w końcu wpadałeS w jedną z pułapek, które zastawił na Ciebie uciekający
czas? JeSli nie możesz być od niego szybszy, musisz być sprytniejszy! Ta niewielka
książka, której niewątpliwą zaletą jest także i to, że nie potrzebujesz wielu godzin,
by przez nią przebrnąć, w sposób bezpoSredni i skuteczny pomoże Ci wreszcie uporać się
z pęczniejącym harmonogramem zajęć.
Przestań na oSlep gonić za terminami i odróżniaj sprawy ważne od błahych.
Dowiedz się, czym jest zasada 80/20 w zarządzaniu priorytetami.
Korzystaj z kreatywnych przerw i pasujących do siebie bloków czasowych.
Ogarnij swoją pocztę, kontroluj rozmowy telefoniczne.
Nie pozwalaj innym marnotrawić Twojego cennego czasu.
Spis tre ci
O autorze 5
Wprowadzenie 7
1. Planowanie czasu 17
Dzia a czy planowa ? ................................................................... 17
Ju tak pó no? ................................................................................ 23
Co jest wa ne i dlaczego? .............................................................. 25
Gdzie podzia si czas? .................................................................. 26
Codziennie czy tygodniowo? ........................................................31
Wszystko naraz? ............................................................................. 34
My la em, e móg bym jeszcze krótko... ......................................... 36
Co jest najwa niejsze? .................................................................... 39
Co najpierw? ................................................................................... 41
Pilne czy wa ne? ............................................................................. 42
A co z tym, co nieprzyjemne? ....................................................... 44
S lepsze sposoby? .......................................................................... 46
Zbyt surowo? .................................................................................. 47
Gdy zbli a si termin ..................................................................... 48
2. Pu apki czasowe 51
Czas przegadany .........................................................................51
Zagubione materia y ..................................................................... 53
mietnik informacyjny ................................................................. 54
Czas przesiedziany ..................................................................... 55
Za-czytanie ...................................................................................... 56
Literówki ......................................................................................... 57
4 ZARZ DZANI E CZASEM
Pomy ki ........................................................................................... 59
Wchodzenie w parad ................................................................... 60
Przykra sprawa ................................................................................ 62
Czas przeje d ony ..................................................................... 63
Zadania narzucone ........................................................................ 64
3. W codziennej pracy 65
Niezdyscyplinowany czy elastyczny? .......................................... 65
Jak mo na zyska na czasie? ......................................................... 67
Nigdy nie dam sobie z tym rady! ................................................. 69
Zorganizowany pokonuje chaos ............................................. 71
Zasada szukania podobie stw ..................................................... 72
Co jest nast pne? ............................................................................ 73
Czas lepszy i gorszy? .................................................................. 74
Kogo lubi najbardziej? ............................................................ 75
4. rodki pomocnicze 79
Zapomnia e o czym ? ................................................................... 79
To Ci si przyda ............................................................................. 81
Znów o czym zapomnia e ? ........................................................ 82
Aby czego nie przeoczy ? ............................................................ 84
Elektroniczne planowanie czasu ................................................. 85
Niemo liwe? ............................................................................... 88
Pos owie 91
Bibliografia 93
Pu apki czasowe
Czas przegadany
Gdy rozmowy telefoniczne nie maj ko ca
Do najcz stszych zak óce w codziennej pracy biurowej nale
rozmowy telefoniczne. Równie globalna sie telekomunikacyj-
na, osi galna o ka dej porze, ma swoj drug stron medalu. Nic
dziwnego zatem, e klienci, pracownicy i kooperatorzy wykorzystuj
t sie i dzwoni do Ciebie, czasami tylko z powodu jakiej drob-
nostki, której omówienie zajmuje du o czasu.
Telefon mo e by obci eniem szczególnie wtedy, gdy pracujesz
w bran y, w której zarówno musisz porozumiewa si z klientami
i dostawcami, jak i w sposób wymagaj cy najwy szej koncentracji
panowa nad procesami wewn trznymi. Kiedy sporz dzasz plan
czasowy, musisz uwzgl dni w nim zak ócenia spowodowane roz-
mowami telefonicznymi. Uwzgl dniaj je w tych przedzia ach czaso-
wych, w których rzeczywi cie wyst puj (patrz fragment Gdzie
podzia si czas? od str. 26). W obliczeniach b d szczodry
dziesi minut rozmowy telefonicznej nie zabiera tylko dziesi -
ciu minut! Musisz przecie sporz dzi krótk notatk z rozmowy
i wpi j do dokumentacji, ewentualnie uzupe ni swój kalendarz
(albo elektroniczny system planowania czasu) o nowe terminy
i w ko cu znowu wdro y si w przerwan prac . Dziesi ciominu-
towa rozmowa kosztuje Ci zatem jakie trzyna cie do pi tnastu
minut. W ci gu ca ego dnia pracy mo e uzbiera si z tego ca -
kiem adna sumka.
52 ZARZ DZANI E CZASEM
Przyk ad: Sabina W., asystentka marketingu, skar y a si cz sto na
brak czasu. Podczas autoanalizy zwróci a uwag na dzie , podczas
którego sp dzi a zbyt du o czasu na rozmowach telefonicznych. Siedmiu
pracownikom dzia u przekazywa a telefonicznie informacj o przesuni ciu
terminu narady. Z regu y nie by o tak, e Sabina przekazywa a tylko
wiadomo o dniu i godzinie spotkania. Zawsze dochodzi a do tego
krótka pogaw dka na temat ycia rodzinnego, planów na wolny czas
i prze y weekendowych. O ile by o to po yteczne dla kontaktów
towarzyskich, o tyle mia o katastrofalne skutki dla jej bud etu czasowego.
To, co trwa oby maksymalnie trzy minuty, gdyby zosta o rozes ane jako
e-mail do wszystkich uczestników, przy siedmiu rozmowach telefonicznych
kosztowa o prawie pó godziny.
Ogranicz swoje rozmowy telefoniczne do spraw naprawd ko-
niecznych. Je eli nie chodzi o wymian my li, lecz o przekazanie
pomys u albo informacji, wtedy najlepszym rodkiem komuni-
kacji b dzie e-mail. Informacja jest w ten sposób od pocz tku pi-
semnie udokumentowana i nie ma potrzeby sporz dzania notatki
z rozmowy. Poza tym odbiorca mo e sam zdecydowa , kiedy prze-
czyta e-mail, przemy li go i odpowie, bez odrywania si od bie -
cych zaj . U Ciebie wygl da to w ko cu tak samo. Pomy l: gdy
si gasz po telefon, narzucasz komu swój rozk ad czasu, okradasz go
z cz stki niezale no ci i mo liwo ci decydowania o sobie. Brzmi
to zbyt dramatycznie? Chodzi przecie tylko o zwyk rozmow
telefoniczn . W niektórych zw aszcza ameryka skich przed-
si biorstwach zakazywane jest ci g e wydzwanianie do kolegów;
w dobrym tonie jest, gdy wa ne informacje przekazywane s drog
e-mailow zamiast telefonicznie, a na rozmow telefoniczn uma-
wia si pisemnie (oczywi cie tak e elektronicznie). Je eli wydaje
Ci si to przesad , zastanów si nad sw reakcj , gdyby jeden z ko-
legów szturmem wkroczy do Twojego biura i zacz Ci zagadywa .
Pod wzgl dem zak óce niezapowiedziany telefon znajduje si na
tym samym poziomie.
PU APKI CZASOWE 53
Wskazówka
Nawet je eli firmy telekomunikacyjne obiecuj wszystkie mo liwe luksusy
dla Twojego urz dzenia, wstawiaj do biura wielofunkcyjny terminal
i chc zwabi Ci korzystnymi taryfami: rozwlek e rozmowy telefo-
niczne nie tylko kosztuj , ale przede wszystkim obci aj Twój bud et
czasowy. Gdy chcesz przekaza tylko zwi z informacj , wy lij e-mail.
Zdecydowanie nie pozwól swoim kolegom wykorzystywa si jako bez-
p atny bank informacji. Zako cz rozmow telefoniczn , gdy uwa asz,
e wszystko zosta o ju powiedziane. D u sze rozmowy telefoniczne,
maj ce na celu obszern wymian my li albo s u ce dok adnemu
uzgodnieniu szczegó ów, powinny by w miar mo liwo ci wcze niej
zapowiedziane (za pomoc e-maila).
Zagubione materia y
Gdy nie mo na znale notatek
Gdzie ja to mam... Ju cztery razy zapisywa e sobie adres i nu-
mer telefonu klienta, ale za ka dym razem jako nie mog e zna-
le tego wistka papieru.
System zarz dzania dokumentacj jest sam w sobie cudownym
wynalazkiem, poniewa w jednej teczce umie ci mo na ró norak
dokumentacj projektow , ale atwo mo e si sta mogi zbio-
row pojedynczych karteczek. I nie pomo e nawet najlepszy system,
je eli nie utrzymujesz w nim porz dku. Gdzie jest zatem numer
kodu, który wys a Ci ostatnio klient? Oczywi cie faks nie zgubi
si , lecz znajduje si we w a ciwej teczce. Ale gdzie? Nie pozostaje
Ci nic innego, jak opró ni ca zawarto i rozpocz poszuki-
wania. To tylko jakie 150 pojedynczych kartek, notatek i samo-
przylepnych karteczek. Po co najmniej pi ciu minutach wszystko
zosta o przekartkowane, a dokument znaleziony. Mo e b dziesz
mia szcz cie i znajdziesz j ju na trzeciej kartce. Mo e b dziesz
mia pecha i szukany faks oka e si kartk 149. Czy uwzgl dni e
podczas autoanalizy (patrz fragment Gdzie podzia si czas? od
str. 26), jak cz sto w ci gu dnia szukasz czego w swojej dokumen-
tacji projektowej? Je eli nie, powiniene to uczyni . W sumie ta-
kie poszukiwania mog zabiera dziennie dobre pó godziny.
54 ZARZ DZANI E CZASEM
Wskazówka
Pewna regu a organizacyjna mówi: w miar mo liwo ci tylko raz bierz
ka dy dokument do r ki. Dotyczy to tak e teczek i segregatorów z do-
kumentacj do projektów. Dopóki nie nazbiera o si wi cej ni pi do
dziesi ciu kartek, papiery b d jeszcze przejrzyste. Do wiadczenie
wskazuje jednak, e po krótkim czasie gromadz si najró norodniej-
sze papiery dotycz ce projektu. Wtedy nale y wpi je do segregatora.
Przeznacz dziesi minut na si gni cie po dziurkacz i po czenie
wszystkich oddzielnych kartek w skoroszyt. Jednakowe razem (np. kore-
spondencja), a ró nego rodzaju (np. plan marketingowy, opis projektu,
notatki telefoniczne) oddzielone przek adkami. Je eli dokumentacja
jest bardzo obszerna, mo na ka d z jej cz ci zbindowa . Zgodnie
z do wiadczeniem skraca to znacznie czas szukania jednej okre lonej
informacji i zaoszcz dza wiele przy pó niejszym systematycznym odk a-
daniu, poniewa nie musisz za ka dym razem przeszukiwa i sortowa
sterty papierów.
mietnik informacyjny
Poczta konwencjonalna i elektroniczna
Nie tylko konwencjonalna poczta papierowa (dzisiaj okre la si j
mianem hardcopy ) za mieca, równie elektroniczny mietnik
informacyjny mo e sta si du ym obci eniem. Zapewne wróci-
e ju kiedy do pracy po paru tygodniach urlopu, w czy e swój
komputer, zajrza e do skrzynki odbiorczej i stwierdzi e , e by a
pe na wiadomo ci ró nego rodzaju i ró nej wa no ci. Czy odwa-
y e si skasowa je wszystkie bez d u szego zastanowienia? A je-
eli podj e si trudu otwierania dokumentu po dokumencie,
jak d ugo trwa o, zanim wszystkie przeczyta e ?
Nie s to pytania retoryczne. Je eli nie mo esz zatamowa poto-
ku informacji (chyba e wszystko, co nie jest oznaczone jako pilne,
bezwzgl dnie posy asz do kosza na mieci) upewnij si w miar
dok adnie, ile czasu zabiera Ci zarz dzanie poczt . Na podstawie
tej analizy powiniene okre li stopie dok adno ci, jaki chcesz
zastosowa w odniesieniu do poczty.
PU APKI CZASOWE 55
Wskazówka
Uczy wysy anie poczty punktem odniesienia dla swojego planu dnia.
W przeciwnym wypadku sp dzisz dwie najlepsze przedpo udniowe
godziny, oczekuj c w napi ciu na poczt , a nast pn wydajn godzin
na czytaniu otrzymanych dokumentów i wymy laniu odpowiedzi. Sam
ustal po wst pnym przejrzeniu poczty priorytety dla przychodz -
cych wiadomo ci oraz czas, który przeznaczysz na korespondencj .
Czas przesiedziany
Zbyt wiele posiedze
W swoim wierszu Die auf Sitzungen Versessenen Majakowski
przedstawia koszmarn wizj , w której spotyka w salach konferen-
cyjnych tylko po ówki ludzi; którzy, by móc wzi udzia w dwóch
spotkaniach naraz, po prostu przepo owili si . Niestety nasz we-
wn trzny stan zbyt cz sto odpowiada satyrycznej wizji Majakow-
skiego. Siedzimy na spotkaniu, a w a ciwie mamy co wa niejszego
do zrobienia.
Niewa ne, czy sam prowadzisz spotkanie, czy te zosta e za-
proszony na konferencj dotycz c pomys ów albo wnosisz tylko
skromny udzia w spotkanie: w ka dym przypadku Twoje gruntow-
ne przygotowanie przyczynia si do sukcesu spotkania. Wyznacz
sobie surowy limit czasowy i przekraczaj go tylko w uzasadnionych,
wyj tkowych przypadkach.
Wskazówka
Pohamuj ambicj uczestniczenia w tak wielu gremiach, jak to tylko
mo liwe. Bierz w nich udzia , je li jest to konieczne. Wyja niaj wszyst-
kie niejasne kwestie, inicjuj podejmowanie decyzji i zwracaj uwag na
to, aby omówione postanowienia by y wi ce na mocy protoko u.
56 ZARZ DZANI E CZASEM
Za-czytanie
Zbyt wiele dokumentów
Ile papierów l duje codziennie na Twoim biurku! Poza zwyk
korespondencj s to czasopisma fachowe, ró ne protoko y b d ce
w obiegu, kopie ma o wa nych dokumentów z adnotacj do
wiadomo ci .
Przyk ad: Teresa Z. mia a wra enie, e w jej skrzynce odbiorczej
znajdowa y si nie tylko wa ne dokumenty. Przekazywano jej dziwne
protoko y, niezrozumia e raporty z podró y s u bowych i kopie ró nych
zlece , poniewa uwa ano, e jako asystentka dyrektora powinna o tym
wiedzie . Ta powód papierów mog aby si przeobrazi w po eracza czasu
pierwszej kategorii, gdyby Teresa nie zadzia a a w sposób zdecydowany.
Zleci a przygotowanie specjalnej piecz tki z wyt oczonym napisem:
Przeczyta am i u mia am si . Tak ostemplowane zb dne dokumenty
odsy a a z powrotem do nadawcy. Po krótkim czasie oszcz dzono jej
czytania dokumentów uznawanych do tej pory za ogromnie wa ne.
Nie ka demu mo na poleci t odwa n metod ; nale y wybada ,
czy koledzy z pracy maj poczucie humoru, na ile s tolerancyjni
i czy zaakceptuj równie niekonwencjonalne sposoby wyra ania
opinii. Przede wszystkim jednak wa na jest znajomo rodzaju
otrzymywanych dokumentów. Zastanów si :
co musi zosta przeczytane jako pierwsze, poniewa dotyczy
Twoich aktualnych projektów?
co mo esz od o y na dzie czytania , zarezerwowany
wy cznie na lektur i intelektualn regeneracj ?
co musisz przeczyta pobie nie i natychmiast przekaza dalej?
co op aca si skopiowa , poniewa pó niej b dziesz móg
wykorzysta informacje zawarte w dokumencie?
co mo esz przekaza dalej bez przeczytania albo od o y ?
Wskazówka
Zasadniczo nie czytaj reklam w czasie pracy, chyba e szukasz jakiej
okre lonej informacji. Reklama to co , co czyta si w metrze albo w prze-
rwie obiadowej. Nie czytaj artyku ów fachowych w czasie najwi kszej wy-
PU APKI CZASOWE 57
dajno ci i aktywno ci. Na wertowanie czasopism bran owych i wyszuki-
wanie ciekawych artyku ów wykorzystaj przerwy na odpoczynek albo
momenty, w których potrzebujesz pewnej odmiany.
Literówki
Komputer nic nie przyspieszy
Nowoczesna technika biurowa odci a prac . Wiele mo na te-
raz szybciej wykona . Jest to jedno z najszerzej rozpowszech-
nionych mylnych przekona na temat roli komputera w miejscu
pracy. Po pierwsze, praca nie wykona si sama, gdy w czymy
komputer, ale potrzebni do tego jeste my my, ludzie (z punktu
widzenia komputera: u ytkownicy). Oczywi cie ka dy z nas dys-
ponuje ró nymi umiej tno ciami zwi zanymi z u ytkowaniem
tego narz dzia pracy, jakim jest komputer. Niektórzy s wtajem-
niczeni w niewyczerpane mo liwo ci przeró nych programów
komputerowych i potrafi si nimi profesjonalnie pos ugiwa .
Inni widz w komputerze przede wszystkim bogato wyposa on
maszyn do pisania, na której za pomoc dwóch palców mozol-
nie wklepuj swoje listy takie pos ugiwanie si komputerem
mo na porówna z je d eniem klimatyzowanym autokarem po
bu ki do piekarni dwie ulice dalej.
Na profesjonalistów komputerowych czyha jednak pu apka
czasowa. Komputer zrobi prawie wszystko, co tylko zechcesz.
Problem polega tylko na tym, aby nie chcie wszystkiego, co on po-
trafi. Niestety, jeste tak zafascynowany jego mo liwo ciami, e
wpadasz w pu apk czasow .
Przyk ad: Jerzy L. samodzielnie nauczy si obs ugi powszechnie
stosowanych programówi Word i Excel. U ywa ich do pisania listów,
wewn trznych dokumentów firmowych, do przygotowania materia u
do prezentacji i dokumentów dla swojego szefa. Przez przypadek odkry
mo liwo generowania indeksów oraz ich formatowania na ró ne
sposoby. Dla upi kszenia o miostronicowego tymczasowego opisu projektu
przeznaczy pó torej godziny na eksperymentowanie z mo liwo ciami
Worda. Zabawy te nie przyczyni y si jednak do istotnej poprawy
przejrzysto ci dokumentu.
58 ZARZ DZANI E CZASEM
Kusz ca wydaje si tak e mo liwo skorygowania wszystkich
b dów przed zrobieniem wydruku. Odpada wtedy mozolne cie-
ranie gumk do mazania albo tuszowanie b dów za pomoc ko-
rektora. Wywo uje to iluzj , e na komputerze mo na szybciej
napisa na czysto ni na maszynie do pisania. Wiele bada wyka-
za o jednak, e mo liwo ci edytorów tekstów s ogromnymi po era-
czami czasu. Nale a oby si wcze niej dobrze zastanowi i skoncen-
trowa na klawiaturze, je eli chce si napisa zdanie poprawne
gramatycznie i stylistycznie, a nie uderza w klawiatur i nie zwraca
uwagi na sk adni zdania ani na ilo literówek: bo przecie pó -
niej mo na jeszcze wszystko zmieni i skorygowa ! Poch oni ty
szybkim pisaniem cz sto nie zauwa asz, e na korekt literówek,
poprawienie sk adni zdania i stylistyczny ostatni szlif zu ywasz
wi cej czasu ni wcze niej? aden problem. Trzeci akapit powinien
znale si jednak na miejscu drugiego? Troch majsterkowania
i ju gotowe. Do czego potrzebna jest jeszcze zdolno wyra ania
my li, je eli doskonale opanowa e pos ugiwanie si myszk ? Zwa-
a na ortografi ? Po co? Przecie automatyczne sprawdzanie pi-
sowni to ureguluje.
Wskazówka
My l zawsze samodzielnie, a nie zdawaj si na komputer. Je eli chcesz
co zrobi szybciej, zabieraj si do tego d u ej. Oszcz dzisz sobie
czas na korekt , koncentruj c si uprzednio i analizuj c wszystko. Wy-
powiedz na g os zdanie, które chcesz napisa . Wtedy b dziesz mniej
wi cej wiedzia , jak zabrzmi to zdanie w uszach adresata.
Oprócz tej obiektywnej pu apki czasowej istnieje równie pu apka
subiektywna. Dzi ki nowoczesnej technice komputerowej w ci gu
kilku lat mogli my zaobserwowa ogromne przyspieszenie proce-
sów przetwarzania danych. W odniesieniu do tego przyspieszenia
mierzymy nasz w asny rytm i stwierdzamy, e jeste my zbyt wolni,
e widocznie stale tracimy czas przed monitorem. Gdy proces
zapisywania trwa nieco d u ej ni zazwyczaj albo gdy obszerny
plik nie otwiera si w mgnieniu oka, stajemy si niespokojni i ner-
wowo uderzamy palcami w myszk .
PU APKI CZASOWE 59
Wskazówka
Je eli siedz c przed komputerem masz wra enie, e marnujesz czas,
poniewa procesor pracuje za wolno, odwró oczy od monitora. Zamknij
je na chwil (to i tak jest zdrowsze ni wpatrywanie si bez ustanku
w monitor i obserwowanie procesu zapisywania danych), wymy laj ju
nast pne zdanie. W my lach utwórz tabel , któr za chwil b dziesz
robi w programie Excel. Ciesz si przez chwil z pracy, któr ju wy-
kona e dzi ki swojemu wiernemu i, tak naprawd , bardzo szyb-
kiemu komputerowi.
Pomy ki
Badania online
Mo liwo bada online, znajdowania i ogl dania dokumentów
mog cych pochodzi z ka dego miejsca na wiecie, nale y do naj-
bardziej fascynuj cych do wiadcze , jakie oferuje nam internet.
Co Kodeks karny uznaje za faktyczne okoliczno ci zniewagi?
Oderwanie si od biurka i szukanie w odpowiedniej ksi ce wy-
sz o z mody. Teraz klikamy na stron internetow zawieraj c
odpowiednie teksty prawne. W kilka sekund znajdujemy cytowane
ród o. Zaznaczy , skopiowa , wklei do w asnego dokumentu
to kwestia trzech klikni myszk .
Ale ostro nie! Równie tutaj czai si pu apka czasowa. Bardzo
atwo mo esz zachowa si tak jak pewien u ytkownik leksykonu,
który chcia jedynie szybko znale biografi Barbary Streisand,
ale podczas poszukiwa stwierdzi , e w leksykonie znajduj si
równie bardzo interesuj ce artyku y o Stendhalu, Stonehenge i Stratosfe-
rze. W ten sposób mo na sp dzi wiele, wiele godzin, a na koniec
jeszcze zapomnie , czego tak w a ciwie si szuka o.
Jeszcze przed kilkoma laty wysokie op aty za internet utrud-
nia y to nieograniczone surfowanie. Obecnie sp dzenie paru go-
dzin na poszukiwaniach w sieci nie nadwer a zbytnio bud etu.
Obci enie to b dzie natomiast odczuwalne w bud ecie czasowym.
Dlatego zaleca si , aby jedynie przegl da i zapisywa interesuj ce
artyku y i informacje ze stron internetowych oraz wyznaczy sobie
okre lony limit czasowy na korzystanie z sieci. Pó niej, w toku
60 ZARZ DZANI E CZASEM
w a ciwej pracy nad projektem, mo esz czyta zgromadzone in-
formacje w trybie offline. Uwa aj, eby nie nagromadzi zbyt wielu
plików- mieci. Powiniene natychmiast usuwa strony, które wy-
daj Ci si niepotrzebne; w przeciwnym razie b dziesz za ka dym
razem natrafia na nie i z o ci si , e nie mo esz ich wykorzysta .
Kasuj strony odnosz ce si tylko do konkretnego projektu, gdy
praca nad nim zostanie uko czona. Zachowuj tylko te strony,
które s wa ne równie dla innych projektów.
Wskazówka
Zanim zaczniesz badania online, sprecyzuj, czego w a ciwie szu-
kasz. Zobaczmy, co tam jest nie jest w a ciw strategi szuka-
nia. Narzu sobie surowy limit czasowy. Równie bada online doty-
czy ta zasada, eby ka d stron bra tylko raz mówi c obrazowo
do r ki. Oznacza to, e uporz dkowany katalog zapisanych doku-
mentów oszcz dza czas tak e przy kolejnym korzystaniu ze znale-
zionych wcze niej informacji. Nadaj temu katalogowi znacz c nazw ,
która przypomni Ci po kilku tygodniach, co jest w nim zawarte. Stwórz
przejrzysty zbiór zak adek umo liwiaj cych szybki dost p do stron
internetowych, które z du ym prawdopodobie stwem b dziesz cz -
ciej odwiedza . Bardzo sensown pomoc w zarz dzaniu poszukiwa-
niami online jest na przyk ad program Copernic. Za jego pomoc mo esz
zapisywa pliki i przy ponownym szukaniu przywo ywa je i aktuali-
zowa .
Wchodzenie w parad
Przerywanie
W codziennym yciu zawodowym niezapowiedziane przerwy s
nie do unikni cia. Kiedy najcz ciej wyst puj i z której strony
mo na ich oczekiwa , dowiedzia e si ju w trakcie robienia in-
wentaryzacji (patrz fragment Gdzie podzia si czas? od str. 26).
Powiniene wi c by w stanie zaplanowa zwyczajne przerywanie
pracy jako bufor czasowy (patrz fragment Niezdyscyplinowany
czy elastyczny? od str. 65). To, czego w dalszym ci gu nie potrafisz
opanowa , to chaos wywo any przerywaniem pracy. A je eli taka
nag a przerwa (albo przerywaj cy ) zak óci poza tym misterny
PU APKI CZASOWE 61
porz dek na Twoim biurku, wtedy sp dzisz jaki czas na ponownym
u o eniu dokumentów i powróceniu do wykonywanej czynno ci,
która zosta a przerwana.
Zasadniczo zaleca si , aby bezpo rednie otoczenie pracy biur-
ko, desk kre larsk , miejsce do pracy z komputerem traktowa
i ochrania jak obszar prywatny (albo przestrze osobist ). Oznacza
to, e rozmowa z osob odwiedzaj c powinna odbywa si w innym
pomieszczeniu, a przynajmniej przy innym stole. Im bardziej neu-
tralne otoczenie i im mniej czynników odwracaj cych uwag , tym
krótsza b dzie przerwa. Je eli nie jest to mo liwe ze wzgl dów orga-
nizacyjnych, powiniene podj odpowiednie kroki, aby ochroni
osobist przestrze swojego miejsca pracy, na przyk ad zakrywa-
j c swoje biurko albo aktywuj c ochraniacz na monitor.
Wskazówka
Aby zapobiec nieporz dkowi wywo anemu niespodziewanym przerwa-
niem pracy, pos u y mo e pewien wynalazek, który zaobserwowa em
u jednego z moich dawnych kolegów. Jest to p yta os aniaj ca blat
biurka, wykonana z dykty albo stabilnej tektury o wymiarach ok. 100 x 60.
Szczególnie nadaje si ona do pe nych biurek. Mo na j po prostu
po o y na aktualnie wykonywanej pracy, s u y tak e jako blat do
prezentowania materia ów, które przyniós ze sob przerywaj cy ,
bez zaburzania warstwy dokumentów le cych pod spodem. Nast p-
nie p yt mo na zdj , by móc powróci do momentu pracy, w którym
zosta a przerwana, bez potrzeby zaburzania porz dku panuj cego na
biurku.
Kto regularnie musi u ywa takiej p yty, ten powinien cho raz
zapyta kierownictwo, czy organizacja pracy jest w a ciwa. P yta
os aniaj ca ma poza tym t zalet , e uwaga odwiedzaj cego nie
jest rozpraszana przez to, czym w a nie si zajmujesz i e ciekawscy
nie b d w szy po Twoim rewirze.
62 ZARZ DZANI E CZASEM
Przykra sprawa
K opotliwe odwiedziny
Ka dy wie, e istniej równie mile widziane, niespodziewane prze-
rwy w pracy. Kto si nie cieszy, je eli w drzwiach stoi mi y nam
go : by mo e dawny kolega, szef z wiadomo ci , e zosta e
awansowany, klient, z którym robisz szczególnie ch tnie szczególnie
dobre interesy. Nieprzyjemnie robi si wtedy, gdy mile widziany
go stoi w drzwiach, podczas gdy Ty zagrzebany jeste po okcie
w pracy.
Przyk ad: Biuro Renaty Z. mia o niekorzystn lokalizacj w budynku
firmy. Drzwi wej ciowe znajdowa y si na wprost punktu przecinania
si wielu dróg, u ywanych przez ró nych pracowników. Poza tym jej
biuro s siadowa o bezpo rednio ze schodami kr conymi, umo liwiaj cymi
szybk komunikacj pomi dzy trzema pi trami bez konieczno ci
korzystania ze schodów g ównych. Zawsze wi c kto zagl da do niej
i zagadywa . Cho jest to w pewnym zakresie po yteczne i po dane dla
dobrej atmosfery w firmie, jednak dla Renaty oznacza o codziennie
dwie godziny zak ócania pracy. Na niewiele zda o si zamykanie
drzwi. Przedstawienie problemu na spotkaniu dzia u pomog o jedynie
chwilowo. W ko cu wpad a na pomys : odstrasza a niechcianych go ci,
prosz c ich o pomoc: Jestem w a nie bardzo zaj ta, czy móg by
odpowiedzie za mnie na t reklamacj ? albo: Musz szybko
przygotowa te materia y. B d tak mi y i zrób mi 15 kopii tych
dokumentów. Dzi kuj . Odwiedziny u Renaty sta y si rzadsze.
Wskazówka
Zapewnij sobie czas bez zak óce równie w odniesieniu do sympa-
tycznych go ci. Umawiaj si z nimi na przerw obiadow albo na piwo
po pracy. Je eli w mi dzyczasie ma by pogaw dka która mo e
dzia a równie rozlu niaj co i stymuluj co jak wiele gier komputerowych
okre l moment, w którym mo esz sobie na ni pozwoli oraz czas
jej trwania.
PU APKI CZASOWE 63
Czas przeje d ony
Spotkania poza firm
S zawody, w których pobyt w biurze jest tylko niemi przerw
w podró owaniu. Z pewno ci s równie mened erowie, których
stanowisko wymaga ci g ego odwiedzania najdalszych zak tków
wiata. Z kolei inni zarz dzaj na swoim komputerze ca lini
produkcyjn , zlecaj wyprodukowanie opakowa w Hongkongu,
sprowadzaj lalki z Wietnamu, zlecaj sprzeda w Londynie i dys-
trybucj za po rednictwem holenderskiej firmy spedycyjnej do
Hongkongu, Hanoi, Harlemu albo Heathrow.
Przyk ad: Redaktor naczelny pewnego magazynu mia wraz ze swoj
partnerk yciow wyjecha na pi dni do Sewilli, aby spotka si
z mieszkaj cym tam w oskim fotografem mody. Jego towarzyszka
mianowana zosta a autork materia u o tym fotografie. Aby nada
wyjazdowi bardziej s u bowy charakter, w podró wys ana zosta a
jeszcze jedna redaktorka. Niech b dzie my la a sobie mo na
trafi gorzej ni na pi dni do Sewilli i tam od czasu do czasu
przygl da si fotografowi przy pracy . Wkrótce jednak dopad o j
przera enie, gdy szóstego dnia stwierdzi a, e jej biuro jest zasypane
papierami, a skrzynka odbiorcza p ka w szwach od nadmiaru
korespondencji.
Spotkania poza firm s zawsze spraw kosztown , nie tylko ze
wzgl du na diety, ale równie na bud et czasowy. Je li sam zajmujesz
si planowaniem podró y s u bowych, powiniene dok adnie osza-
cowa , co jest dla Ciebie korzystne, a co kosztuje Ci tylko wy cz-
nie strat czasu. Co prawda nie mo na tego ca kowicie oszacowa
w liczbach, poniewa czas po wi cony na piel gnowanie znajomo ci
wymyka si ekonomicznemu rachunkowi kosztów i korzy ci.
Wskazówka
Gdy masz wykona wa ny projekt, planuj czas swojej pracy, w czaj c
nie tylko czas sp dzony w biurze. Uwzgl dnij przynajmniej dwa dni re-
zerwy na podró e na wypadek, gdyby Twój szef uwa a za sto-
sowne wys a Ci do szczególnie wa nego klienta albo do opiesza ego
dostawcy.
64 ZARZ DZANI E CZASEM
Zadania narzucone
Szef
Nie mo na zaprzeczy , e w niektórych przedsi biorstwach nad-
gorliwy szef sta si drugim co do wa no ci (pierwsze to telefon)
ród em zak óce toku pracy. Poza tym zak ócenia powodowane
przez szefa maj jedn powa n wad : telefon mo na prze czy na
automatyczn sekretark , tego samego nie da si zrobi z szefem.
Istnieje pewien szczególny typ szefa, który próbuje zrekom-
pensowa sobie w asn niepewno poprzez protekcjonalne za-
chowanie, prowadzenie za r czk i zaostrzon kontrol . Szefo-
wie tego typu ka przedk ada sobie wszelkie raporty okresowe,
pojawiaj si nie w por w biurze pracownika, aby patrze mu zza
pleców i szybko wyci gaj z teczki jeszcze kilka dodatkowych zlece
i wymaga . Kryje si za tym cz sto potrzeba zabezpieczania si ze
wszystkich stron.
Przyk ad: Katarzyna T. pracowa a ju kilka lat w agencji reklamowej,
gdy jej prze o on zosta a nowa dyrektor od wizerunku. Nowej szefowej
nie podoba si bardzo samodzielny sposób pracy Katarzyny. Czu a si
lekcewa ona przez sw podw adn i domaga a si ostatniego s owa
w wi kszo ci kwestii zwi zanych z codziennymi interesami. Ostatecznie
Katarzyna musia a t umaczy si ze wszystkiego, co robi a, sk ada
raporty, zdobywa pozwolenia, co zajmowa o jej po ow czasu pracy.
Wskazówka
Je eli nie chcesz czeka , a Twój ogarni ty mani kontrolowania
prze o ony dostanie awans i przestanie Ci zadr cza , dopracuj do per-
fekcji swoj taktyk . Przedstaw mu dobrze skonstruowany zestaw pyta ,
których precyzja odpowiada stopniowi jego manii kontrolowania. Zaim-
ponuj mu wzorcowym systemem porz dkowym, który utwierdzi go
w przekonaniu, e nic nie umyka Twojej uwadze.
Wyszukiwarka
Podobne podstrony:
BONUS?ektywne zarzadzanie czasemPo prostu Outlook 00 PL Zarzadzanie czasem ppouzaBO ZP Wyklad Zarzadzanie CzasemZARZADZANIE CZASEM PROJEKTUBrian Tracy i Doskonale zarzadzanie czasem dozaczEfektywne zarzadzanie czasem(2)Zarządzanie czasemwięcej podobnych podstron