Jerzy Kisielnicki
Informatyczne Systemy dla Wspomagania Zarządzanie
Zasobami Ludzkimi ZZL
Spis treści:
1.System zarządzania system informacyjny system informatyczny
2.System informatyczny i jego elementy
3.System informatyczny i jego użyteczność w ZZL
4.Oferta, czyli jaka jest użyteczność systemów informatycznych w wspomaganiu
rutynowej pracy menedżera personalnego i pracowników tego pionu
5.Wirtualizacja i jej rola w polityce gospodarki zasobami ludzkimi
6.Uwagi o zastosowaniu systemów informatycznych dla wspomagania
funkcjonowania ZZL rola Internetu
Słowa kluczowe
Systemy informacyjne, systemy informatyczne, technologia informacyjna,
Systemy Informowania Kierownictwa, Systemy Doradcze, Internet,
wirtualizacja, organizacja wirtualna.
Streszczenie
Celem rozdziału jest scharakteryzowanie roli systemów informatycznych w
usprawnianiu zarządzeniem zasobami ludzkimi. Rola systemów informatycznych w
zarządzaniu wzrasta a jednym z ich podstawowych kierunków są zastosowania
związane w różny sposób z ZZL. W rozdziale analizowano relacje, jakie zachodzą
między systemami: zarządzania, informatycznym i informacyjnym. Szczególnie
przedstawiono możliwości, jakie dają pracownikom pionów/działów ZZL
poszczególne typy systemów informatycznych ( transakcyjne, informowania
kierownictwa, wspomagania decyzji, ekspertowy). Ze względu na obecne trendy w
rozwoju nowych form organizacyjnych, które dokonały się pod wpływem informatyki
a w tym Internetu szerzej przedstawiono problemy wirtualizacji i możliwości jakie ona
ze sobą wnosi.
System zarządzania system informacyjny system informatyczny
Pisząc o roli informatyki w zarządzaniu zasobami ludzkimi ( ZZL) należy
problem ten przedstawić w szerszym kontekście a mianowicie w aspekcie jej
użyteczności w zarządzaniu. Podstawą funkcjonowania, każdej organizacji
jest posiadanie określonych informacji, które stanowią jej niematerialne
zasoby. Coraz częściej mówimy o kapitale informacyjnym organizacji lub też o
kapitale intelektualnym. Nas szczególnie interesują informacje o zasobach
ludzkich.
Informacja dla zarządzania, która jest przetwarzana w systemie
informatycznym jest jej szczególnym rodzajem. Pozwala ona na realizację
podstawowych funkcji zarządzania, czyli: planowanie, organizowanie,
przewodzenie i kontrolowanie. Skuteczne i efektywne zarządzanie
przejawiające się w podejmowaniu właściwych decyzji jest tylko możliwe
wtedy, kiedy posiadamy informacje o organizacji i jej otoczeniu. Informacje te
wyodrębniany z całego zbioru informacji po to, że na skutek ich posiadania,
zmniejsza się nieokreśloność podjęcia decyzji wyboru czy też ocena
dowolnego działania w naszej organizacji. Dlatego też informacja dla
zarządzania ma bezpośrednio i pośrednio wpływ na proces decyzyjny. Tworzy
się cały łańcuch zależności. I tak przykładowo decyzje w zakresie rekrutacji i
selekcji odpowiednich ludzi w sferze produkcji są mocno powiązane z
decyzjami produkcyjnymi a te z kolei z kosztowymi procesu produkcyjnego a
tu już krok od informacji pozwalającej na analizy wyników całej organizacji.
Podstawowe cechy wyróżniające informacje dla zarządzania w stosunku do
innych typów informacji to, że:
1. Zawsze jest ona związana z realizacją, wymienionych wcześniej,
podstawowych funkcji zarządzania,
2. Pozwala na podjęcie decyzji na różnych szczeblach zarządzania.
Wymienione cechy są ściśle ze sobą związane. Pisząc o bezpośrednim i
pośrednim procesie podejmowania decyzji pragniemy zwrócić na istnienie
pętli informacyjnych w organizacji. I tak przykładowo informacja o wzroście
zysku dzięki kampanii marketingowej, powoduje, że łowcy głów pragną
pozyskać twórców tej kampanii dla swoich klientów. Informacja o zwiększeniu
zakupów, może spowodować decyzję o zwiększenie jego produkcji. Informacja
o wzroście obrotów powinna spowodować poprawę kondycji finansowej
organizacji i wzrost poziomu wynagrodzeń. Z kolei taka informacja, jeżeli jest
to spółka akcyjna, powinna powodować wzrost notowań jej akcji na giełdzie a
tym samym przyciągnięcie dodatkowych środków finansowych na rozwój. I
tak dalej.
Informacja dla zarządzania pozwala na uczenie się organizacji i dostosowania
się do stale zmieniającego się otoczenia. O wartości informacji dla
zarządzania, a więc o jej użyteczności możemy sądzić na podstawie decyzji
podejmowanych przez ich posiadacza.
System zarządzania w organizacji można więc określić jako zbiór działań
które obejmuje pełny cykl procesu zarządzania a więc: planowanie i
podejmowanie decyzji, organizowanie, przewodzenie tj. kierowanie ludzmi i
kontrolowanie skierowane na zasoby organizacji (ludzkie, finansowe,
rzeczowe i informacyjne) i wykonywanych z zamiarem osiągnięcia w sposób
sprawny i skuteczny1. Wszystkie tzw. dobre systemy zarządzania maja
podobne cechy i muszą być zdolne do: planowania, udokumentowania,
zmierzenia, porównania, opisania, korygowania
System informacyjny określa się jako cyt. specyficzny układ nerwowy
organizacji, który łączy w jedną całość elementy systemu zarządzania 2. Na
rolę systemu informacyjnego dla sprawnego zarządzania zwraca uwagę W.
Kieżun3 , który formułuje tezę, że stopień sprawności komunikacji między
częściami organizacji, między częściami a otoczeniem oraz całością
organizacji a otoczeniem, jest w bezpośrednim związku przyczynowym ze
sprawnością całej organizacji. Dlatego też uzasadnione jest przykładanie wagi
do zbudowania sprawnego systemu informacyjnego. Jak wielka jest waga
systemów informacyjnych świadczy stwierdzenie J.A Senn4, który uważa , że
obecnie wchodzimy w Informacyjny Wiek w którym najbardziej istotnym
elementem będą właśnie tego typu systemy.
System informacyjny powoduje, że użytkownik dysponuje narzędziem do
podejmowania celowego działania. Jakość systemu informacyjnego decyduje o
1
Griffin R.W (1996), Podstawy zarządzania organizacjami PWN, Warszawa.
2
Morgan G. ( 1999), Obrazy organizacji, PWN, Warszawa
3
Kieżun J. ( 1997)., Sprawne zarządzanie organizacją, SGH, Warszawa
jakości procesu zarządzania. Dlatego kto ma za zadanie prowadzenie polityki
kadrowej powinien mieć wspomagający jego działanie system informacyjny.
System informacyjny definiowany jest w literaturze w różny sposób. Definicja
zależy od celów, dla jakich ten system jest potrzebny autorowi pracy lub też od
dyscypliny uprawianej przez jego autora. Inaczej, bowiem definiuje system
informacyjny ekonomista a zupełnie inaczej matematyk.
Ponieważ interesuje nas system informacyjny dla wspomagania ZZL to
możemy określić, że składać się on będzie z następujących elementów:
" użytkowników czyli wszystkich osób pracujących w danej
organizacji, niezależnie od formy zatrudnienia,
" posiadanych zasobów informacyjnych dotyczących zarówno
bezpośrednio tych osób jak i aktów prawnych ich dotyczących,
" meta-informacji czyli informacji o posiadanych zasobach
informacyjnych o ich wiarygodności możliwości przetwarzania,
" środkach technicznych użytych w procesie zbierania informacji ich
przesyłania, przetwarzania i przechowywania,
" systemie zarządzania ponieważ zupełnie inaczej będzie
funkcjonował system w warunkach decentralizacji zarządzania a inaczej w
warunkach centralizacji.
Analizując system informacyjny z punktu widzenia jego struktury rozpatruje
się przede wszystkim samo jego zachowanie niezależnie od zadań, dla których
został on zbudowany. Jest to, więc techniczna i technologiczna analiza systemu
informacji. Odmiennie postępujemy w sytuacji, kiedy analizujemy ten sam
system informacyjny, ale pod kątem funkcji, które spełnia cały system i jego
elementy. Mówimy wtedy, że analizujemy łańcuch decyzji generowanych
w wyniku działania systemu albo też przeprowadzamy jego analizę
pragmatyczną. System informacyjny możemy wyróżnić z otoczenia w trzech
wymiarach: czasowym, przestrzennym i problemowym.
W praktyce wszystkie współczesne, nawet w małych organizacjach, systemy
informacyjne zbudowane są w oparciu o sprzęt komputerowy, czyli używając
nieco innego określenia, z użyciem TI (Technologii Informacyjnej). I tak,
jeżeli mówimy o systemie informacyjnym pragniemy zasygnalizować, że
4
Senn J.A (1995) , Information Technology in Business , Prentice Hall
patrzymy na system z punktu widzenia realizowanych przez niego funkcji,
natomiast, jeżeli mówimy system informatyczny to najbardziej istotne są dla
nas środki techniczne użyte do budowy tego systemu.
Podsumowując można przyjąć, że pojęciem najbardziej ogólnym jest pojęcie
system zarządzania, następnie system informacyjny a pojęciem najbardziej
szczegółowym system informatyczny.
System informatyczny i jego elementy
Zgodnie z tym, co wcześniej powiedziano system informatyczny jest częścią
systemu informacyjnego, w którym zastosowano środki informatyczne. Jest to
ta część systemu informacyjnego , który z punktu widzenia przyjętych
kryteriów opłaca się informatyzować, czyli wyposażyć w komputerowe
narzędzia.
Na system informatyczny składa się:
" Hardware (sprzęt),
" Software (oprogramowanie),
" Telekomunikacja,
" Ludzie obsługujący uprzednio wymienione elementy .
Wymienione składniki systemu informatycznego są elementami już wcześniej
zasygnalizowanej Technologii Informacyjnej czy z języka angielskiego, IT
(Information Technology). I tak:
Hardware jest to sprzęt techniczny, dzięki któremu informacje są nadawane,
odbierane, przetwarzane i przesyłane. Jest to zbiór, który składa się z rożnego
rodzaju urządzeń technicznych takich jak: procesor, pamięć, urządzenia
wejścia (klawiatura, czytniki), urządzenia wyjścia (monitory, drukarki). W tym
to zakresie obserwujemy jeden z najbardziej dynamicznych rozwojów postępu
technicznego.
Najbardziej popularnym sprzętem komputerowym współczesnego pracownika
działu ZZL jest personalny komputer lub laptop. Obecnie coraz bardziej
popularny jest telefon komórkowy, który posiada wiele cech personalnego
komputera.
Software - w języku polskim używana jest też nazwa oprogramowanie
komputerów. Jest to zbiór programów i instrukcji napisanych w specjalnym
języku, który jest zrozumiały dla komputera. Pracownik działu ZZL nie musi
znać żadnego języka programowania, aby posługiwać się potrzebnym mu
oprogramowaniem. Współczesne oprogramowanie jest przyjazne i wyposażone
w bardzo rozbudowany system podpowiedzi tzw. helpów. Przy pomocy
odpowiedniego oprogramowania budowane są podstawowe narzędzia
pracowników zajmujących się ZZL takie jak: bazy danych, bazy modeli i bazy
wiedzy. Bazy te są to specjalnie zorganizowane zbiory wzajemnie
powiązanych danych. Baza danych zaspakaja potrzeby informacyjne jednego
lub wielu użytkowników. Dane są tak zorganizowane, że korzystanie z nich
jest niezależne od programowania jak i od dysponowanego sprzętu.
Powszechnie się uważa, że dopiero od czasu powstania bazy danych możemy
mówić o pełnym zastosowaniu systemów informatycznych w zarządzaniu. W
bazie danych zawarte są między innymi informacje o pracowniku o jego
ścieżce kariery, ocenach, nagrodach itd. Natomiast z kolei baza modeli
pozwala na symulacje konsekwencji podejmowania różnych decyzji jak też na
wielokryterialną ocenę pracownika. Baza wiedzy, która jest najbardziej
zawansowaną postacią baz umożliwia zarówno zarządzanie wiedzą jak i
badania zachowań pracowników w sytuacjach stresowych oraz jego szkolenie
np. w procesach negocjacji.
Telekomunikacja jest to: organizacja, sprzęt oraz oprogramowanie
umożliwiające wspólną pracę dwu lub wielu komputerów, a w pewnych
sytuacjach pozwalająca na pracę jednego komputera z terminalami, czyli
końcówkami. Dzięki telekomunikacji możliwe jest połączenie komputerów w
regionie, kraju lub na całym świecie (przykładem takiej globalnej sieci jest
Internet). Powiązania takie pozwalają zarówno tworzenie nowych systemów
organizacji takich jak organizacje wirtualne o których będzie mowa w dalszej
części rozdziału jak i realizację różnych form współpracy pracowników
organizacji praca zdalna. Coraz częściej telekomunikacja nie wymaga
stosowania fizycznych urządzeń w postaci sieci telefonicznej lub
światłowodowej, ale stosuje układ bezprzewodowy albo wręcz łączność
satelitarną.
Ludzie jest to najważniejszy element całego systemu. Personel
informatycznych systemów składa się z ludzi, którzy: zarządzają, projektują,
programują, eksploatują, konserwują system. Oczywiście cały personel
użytkownika jest również zaliczany do personelu systemu informatycznego.
Przygotowanie ich wszystkich decyduje o tym czy system będzie efektywny.
Na nic zda się zastosowanie najnowszego sprzętu informatycznego i
oprogramowania, jeżeli personel nie będzie na najwyższym profesjonalnym
poziomie. Duże firmy mają specjalne służby informatyczne czuwające nad
eksploatacją systemu i stale go udoskonalają. Małe firmy najczęściej
korzystają z zewnętrznych usług, czyli stosują zasady outsorsingu.
System informatyczny i jego użyteczność w ZZL
Można postawić a następnie uzasadnić tezę, że w dobie tworzenia
społeczeństwa informacyjnego i globalnego, systemy informatyczne są
niezbędne dla sprawnego funkcjonowania ZZL.
W tym miejscu pragnę również przekonać czytelnika do jeszcze dwóch
dodatkowych, ale istotnych przesłanek wzmacniających decyzje o korzystaniu
z IT a mianowicie, że:
" Decydując się na zakup komputera wraz z niezbędnym oprogramowaniem
pracownicy komórek zajmujących się ZZL nie są narażeni na dodatkowy stres.
Współczesny system informatyczny jest bardzo przyjacielski. Posiada on
specjalne narzędzia programowe, które ma wbudowany system pomocy a w
tym system podpowiedzi w sytuacjach takich, kiedy nie wiemy jak dalej
postępować. Z systemu podpowiedzi można skorzystać formułując swój
problem w sposób jak najbliższy użytkownikowi i w języku potocznym
(naturalnym). System podpowiedzi metodą zadawania szczegółowych pytań
postawi diagnozę a następnie zaproponuje najbardziej efektywną metodę
rozwiązania problemu.
" Decyzja o wydatkowaniu środków na system informatyczny jak wykazały
odpowiednie badania5 jest decyzją opłacalną. Oczywiście pod warunkiem, że
kupujemy odpowiedni do naszych potrzeb komputer i oprogramowanie oraz
5
Kisielnicki J., Sroka H. (2005), Systemy Informacyjne biznesu- Informatyka dla zarządzania, Placet,
Warszawa
mamy tak przeszkolony personel, który wie jak można zastosować ten system
w praktyce organizacji.
Obecnie trudno jest znalezć taką organizację, w której nie pracowałby
komputer. Nawet w niewielkich organizacjach takich jak przykładowo:
wypożyczalnia kaset video, apteka, sklep, fryzjer używa się komputera i
systemu informatycznego do codziennej działalności.
Natomiast, gdy czytelnik zapyta: czy posiadany sprzęt informatyczny jest w
odpowiedni i najlepszy sposób wykorzystany? To będę miał duże trudności z
precyzyjną odpowiedzią, ponieważ jak też wykazują przeprowadzone analizy
nie można udzielić jednoznacznej odpowiedzi. Wiele decyzji w tym zakresie
dalekie jest od optymalności.
Podstawowe pytanie, na które musimy odpowiedzieć przed podjęciem decyzji
o zastosowaniu systemu informatycznego, to przeprowadzenia analizy
organizacji, w której powinno nastąpić określenie:
Jakie są potrzeby pracowników odpowiedzialnych za politykę personalną w
firmie?
W jakim zakresie system informatyczny może być pomocny dla pracy pionu/
komórki ZZL?.
Dla precyzyjnej odpowiedzi dotyczącej użyteczności posługiwania się
systemem informatycznym w pionie ZZL niekiedy też określanym jako pion -
HRM, należy przeprowadzić rachunek ekonomiczny dla konkretnej sytuacji
decyzyjnej. Dotychczasowa wiedza z zakresu efektywności zastosowań
technologii informacyjnej w ZZL6 pozwala na postawienie hipotezy o jej
użyteczności w zastosowaniach związanych z wspomaganiem zarządzania
zasobami ludzkimi.
W tym miejscu pragniemy zwrócić uwagę na często pomijany element oceny
efektywności zastosowań systemów informatycznych w ZZL. Mianowicie
użyteczność systemów informatycznych jest bardzo silnie uzależniona jest od
roli i miejsca pionu ZZL w organizacji.
W większości przypadków pion ZZL (HRM), zajmuje jedną z trzech
następujących pozycji w organizacji;
6
Nowak J. (red. ) (2002), Efektywność zastosowań systemów informatycznych tom I i II. . WNT,
Warszawa
- biurokratyczna gdzie pion ZZL to w zasadzie dawny pion kadrowy, do
którego zadań należy w pierwszym rzędzie prowadzenie działalności
dotyczącej zarówno prawnych zagadnień związanych z zatrudnianiem a więc
przykładowo: podpisywanie umów o pracę wraz z jej warunkami i
zwolnieniami pracowników, jak też formalnym nadzorem nad przestrzeganiem
przez pracowników regulaminu pracy ( analiza listy obecności i wydawanie
odpowiednich zaświadczeń np. dla ZUS-u),
- funkcjonalną, kiedy obok zadań formalnoprawnych odpowiada też za
wspomaganie systemów: szkolenia i doskonalenia pracowników, motywacji i
jego powiązania z systemem oceny. Tu też do jego zadań należy wspomaganie
procesu rekrutacji i selekcji pracowników szczególnie tych, którzy mają być
zatrudnieni na szczeblu wykonawczym i na niższych szczeblach zarządzania,
- systemową, w której pion ten odpowiada za całość polityki personalnej
organizacji i to zarówno w wymiarze operacyjnym jak i strategicznym.
W zależności od możliwości kadrowych i finansowych organizacji, działania te
są w różny sposób wspomagane przez system informatyczny. Tak, więc
biurokratyczny styl zarządzania będzie dla pracowników jeszcze bardziej
dokuczliwy. Komputer jest odporny na próby jego przekupienia i bardzo
rygorystycznie przestrzega wprowadzonych do niego procedur. I tak, jeżeli w
programie jest zapisane, że obowiązkiem pracownika jest rozpoczęcie pracy o
godzinie 8.00 to jeżeli przyjdzie do pracy o 8 ej 5 sekund to będzie miał
odnotowane spóznienie. Tak dzięki wprowadzeniu bardzo ostrych zasad
związanych z przetwarzaniem i bezpieczeństwem danych zawartych w
systemach informatycznych na pewno zastosowanie systemu informatycznego
nie będzie przyjmowane dobrze przez pracowników organizacji. Jednak
stosując zasady współczesnego zarządzania opartego na decentralizacji będzie
dzięki tej samej informatyce prowadzenie polityce kadrowej o wiele bardziej
efektywne i przyjazne.
Oferta czyli jaka jest użyteczność systemów informatycznych w
wspomaganiu rutynowej pracy menedżera personalnego i pracowników
tego pionu
Można postawić hipotezę, że postęp w zakresie informatycznego wspomagania
zarządzania jest tak duży, że cokolwiek użytkownik sobie wymarzy - to
odpowiedni system informatyczny może to spełnić. Otwartymi problemami
jest uzyskanie odpowiedzi na pytania: Czy jest to opłacalne? Czy użytkownika
na to stać? Jakie kryteria oceny należy stosować, aby tą opłacalność wyliczyć?
W zależności od potrzeb i dysponowanych środków kadrowych i finansowych
istnieją następujące systemy informatyczne, które pozwalają użytkownikowi
na realizacje następujących zadań:
1. Systemy Automatyzacji Pracy Biurowej, które usprawniają rutynowe
prace biurowe. Są to najbardziej popularne zastosowanie systemów
informatycznych. Prawie każda osoba zaangażowana w organizacja korzysta z
tej klasy systemów. Bowiem w każdej organizacji, w której zainstalowany jest
personalny komputer stosuje się tego typu system. Plusem tego typu systemu
jest to, ze w zależności od potrzeb i woli użytkownika może on być
zastosowany samodzielnie lub w powiązaniu z innymi systemami.
Dla pracownika pionu ZZL szczególnie pomocne są:
- edytory tekstów, które pozwalają na automatyzację korespondencji
biurowej,
- arkusze kalkulacyjne pozwalające na przeprowadzenia różnego typu
obliczeń z zakresu rachunkowości i finansów ,
- pakiety graficzne, które umożliwiają prezentacje otrzymanych ilustracji np.
wykresów, schematów w sposób najbardziej trafiający do decydentów,
- bazy danych, które umożliwiają przechowywanie i operowanie na dużych
zbiorach danych jak też sporządzanie różnych zestawień w wymaganej przez
użytkownika postaci .
Najbardziej popularny jest tu system opracowany przez firmę Microsoft tak
zwany pakiet Office. Można stwierdzić na podstawie jego dotychczasowego
użytkowania, że obecnie oferowana wersja systemu jest bardzo łatwa dla
przyswojenia przez użytkownika nawet nie najbardziej doświadczonego w
posługiwaniu się systemem informatycznym. Jest to system bardzo pomocny w
wymiarze całościowym jak i dla realizacji poszczególnych sfer działania
polityki personalnej. Pakiet najczęściej zawiera; arkusz kalkulacyjny
(Microsoft Exel), edytor tekstów (Microsft Word), program tworzenia
prezentacji (Microsoft PowerPoint) i elektroniczny kalendarz/organizator,
który pozwala na gromadzenie i zarządzanie kontaktami, zadaniami do
wykonania oraz system zarządzania relacyjnymi bazami danych Microsoft
Akces, jak też oprogramowanie pozwalające na wykorzystanie możliwości,
jakie daje Internet ( poczta elektroniczna, wyszukiwarka Internetowa).
Zastosowanie współczesnego oprogramowania pozwala na dostęp do
wszystkich zaawansowanych narzędzi, które oferuje system. Użytkownik
odczuwa działanie nowej technologii przykładowo w tym, że pisząc tekst jego
korekta dokonywana jest w locie , co oznacza, że poprawność tekstu
sprawdzana jest w czasie pisania a błędnie napisane wyrazy są zaznaczone na
przykład czerwoną kreską. Obecne wersje systemu wyszukują też błędy
stylistyczne jak też pozwalają na równoczesną pracę nad tekstem wielu osób.
Zastosowanie specjalnej technologii powiązań tak zwanego OfficeLinks
pozwala na łączenie takich dokumentów jak: listy, raporty, arkusze czy bazy
danych w wygodną formę za pomocą programu Spinacz. Tak połączone
dokumenty przechowywane są jako jeden, nowy, dokument. Umożliwia to,
więc połączenie raportu dotyczącego na przykład polityki wynagrodzenia z
innymi raportami np. polityki rozwoju firmy. Dodatkowy program Microsoft
Exchange pozwala na wysłanie z jednego miejsca faksu i poczty
elektronicznej. Wszystkie programy tworzące pakiet Office są zaprojektowane
dla otrzymania informacji z dowolnego zródła. Dla pewnej grupy
użytkowników, szczególnie małych firm, może być problemem konieczność
zakupu nie tylko pakietu Office, ale też i odpowiedniego systemu
zarządzającego pracą komputera, czyli tzw. systemu operacyjnego. Na rynku
są oferowane też pakiety innych firm ale nie mają one takiej popularności jak
MS Office.
2. Systemy Informatyczne Transakcyjne, które są najprostszą i
najpowszechniejszą w użyciu generacją systemów informatycznych. W
zasadzie, każda organizacja, która posiada zainstalowany kompleksowy system
informatyczny nie musi rozbudowywać tego systemu o podsystemy/moduły
związane z ZZL. Systemy takie posiadają już zainstalowane odpowiednie
moduły wspierające rutynowe działania pionu ZZL. Jednak dotyczy to dużych
organizacji. W małych średnich organizacjach sytuacja jest bardzo różna i
związana jest z ich kondycją ekonomiczną.
Podstawowym elementem systemów transakcyjnych są bazy danych.
Zastosowanie bazy danych pozwala na scentralizowanie w jednym miejscu
całej rutynowej działalności związanej z polityką personalną taką jak
rekrutacja, selekcja czy też analiza przebiegu kariery zawodowej pracownika.
Baza danych a bardziej precyzyjnie oprogramowanie, które nią zarządza
(System Zarządzania Bazą Danych) pozwala na dysponowanie różnorodnymi
zbiorami danych o pracownikach. Umożliwia też prowadzenie całościowych i
cząstkowych statystyk. Efektem z zastosowań tego typu systemu jest
wykonanie różnorodnej analizy porównawczej, czyli tak zwanego
benchmarkingu personalnego. Ten z kolej pozwala na sformułowanie polityki
personalnej organizacji. Informatyczne systemy transakcyjne mogą być
eksploatowane na każdym dostępnym komputerze a więc zarówno na
komputerach personalnych jak też większych jak przykładowo IBM AS-400 i
inne. Komputer jako taki nie stanowi bariery zastosowania. Wielkość użytego
komputera zależy od objętości zbiorów a więc od rozmiarów organizacji jak
też stopnia jej komputeryzacji.
Kompleksowe systemy informatyczne, funkcjonujące w większości dużych
organizacji, dla pionu personalnego składają się najczęściej z następujących
podsystemów (modułów): Kadry, Rozliczenie Czasu Pracy, Ewidencja
Nieobecności i Płace. Podsystemy te powiązane są między sobą i poprzez
system Finansowo- Księgowy z innymi podsystemami (modułami) systemami
informatycznymi wspomagania zarządzania organizacją.
I tak podsystem Kadry, który jest modułem najbardziej uniwersalnym,
przeznaczony jest do bieżącego wspomagania całości pracy w pionie ZZL.
Podstawowym elementem podsystemu jest Baza Danych zawierająca komplet
informacji o zatrudnionych pracownikach. Informacje o pracownikach
podzielone są w bazie danych na logiczne tematyczne grupy nazywane
sektorami informacji. Podsystem umożliwia również:
- prowadzenie historii poprzednich zatrudnień pracownika jak też historii
zatrudnienia w zakładzie,
- informowanie dynamiczne, na dzień bieżący naliczanie staży, jak też o
statusie pracownika i jego wynagrodzeniu.
Baza Danych uzupełniona jest pakietami: administrator systemu, generator
raportów i pakiet dokumenty/zaświadczenia.
Administrator systemu umożliwia na kontrolę uprawnień operatora a więc
prawo do korzystania z informacji zwartych w systemie oraz na usuwanie
informacji z bazy danych, bądz przesyłaniu ich do archiwum.
Program generator raportów umożliwia użytkownikowi na samodzielne
tworzenie zestawień według określonych kryteriów selekcji pracowników.
Każdy otrzymany w ramach tego pakietu tabulogram jest odpowiednio
posortowaną listą pracowników spełniających warunki określone w momencie
definiowania tabulogramu.
Pakiet dokumenty/zaświadczenia, pozwala na wykonanie przez użytkownika
wymaganych dokumentów/zaświadczeń, związanych z zakresem informacji
systemu oraz ich emisje dla wskazanych pracowników.
Podsystem Kadry może pracować samodzielnie lub z innymi podsystemami
obszaru kadry - wynagrodzenia. W tej drugiej sytuacji zasila je w niezbędne
dla ich eksploatacji dane- Podsystem Ewidencja Nieobecności. Podsystem ten
pracuje w powiązaniu z Podsystemem Kadry i korzysta z bazy danych o
pracownikach. Może również pracować samodzielnie wykorzystując
zminimalizowaną do własnych potrzeb bazę danych. Program oblicza należne
urlopy wypoczynkowe lub okolicznościowe oraz pozwala na prowadzenie
ewidencji nieobecności wraz z ich konsekwencjami płacowymi. Dane
istniejące w systemie są podstawą do wystawienia dokumentów dla potrzeb
Podsystemu Płace. Podsystem pozwala na sporządzania w różnych
zestawieniach sprawozdawczość np. wykorzystanie urlopów, limity chorobowe
itp.
Podsystem RCP (Rejestracji Czas Pracy) może być powiązany z siecią
czytników kart zegarowych rozmieszczonych w punktach Wejść/Wyjść z
firmy. Każdy pracownik objęty obowiązkiem odbijania tak zwanej karty
zegarowej wyposażony jest w kartę (żeton) identyfikacyjną z zakodowanym
unikatowym numerem. Przy pomocy karty identyfikacyjnej pracownik
dokonuje rejestracji swoich Wejść/Wyjść do i z firmy. Odczytane z
rejestratorów dane są wprowadzone do komputera a następnie do bazy danych
Podsystemu RCP, gdzie stanowią podstawę do rozliczaniu czasu pracy i
otrzymania należnego mu z tego tytułu wynagrodzenia.
Podsystem Płace służy do wspomagania działalności dowolnej organizacji
niezależnie od specyfiki przepisów naliczania wynagrodzeń. Przeznaczony jest
do obliczania płac pracowników płatnych godzinowo i miesięcznie. Zmiana w
algorytmie obliczania płac możliwa jest do przeprowadzenia przez
użytkownika bez konieczności zmiany oprogramowania. Podsystem pozwala
na dokonywania obliczeń płac w terminach dodatkowych wraz z realizacją
wypłaty. Jeżeli użytkownik zainstalował Podsystem Kadry, wtedy można
korzystać z centralnej bazy danych całego systemu a również pobierać dane z
Podsystemu Rejestracja Czasu Pracy tj. nominały godzin, czas przepracowany,
nadgodziny itp. Z Podsystemu Ewidencja Nieobecności pobiera dane czasowe
dotyczące nieobecności pracowników wraz z ich kwalifikacją a więc urlopy,
choroby itd.
3. Systemy Informowania Kierownictwa, zwany też systemem policjant lub
systemem monitorowania pracy działu ZZL w porównaniu z systemami
transakcyjnymi są już bardziej złożone. Posiadają one specjalistyczne
oprogramowanie, które pozwalają na pracę w trybie konwersacyjnym, czyli
pytanie - odpowiedz. Polegają one na tym, że użytkownik zadaje pytanie a na
monitorze komputera otrzymuje odpowiedz. Jeżeli z jakiś względów
użytkownik pragnie otrzymać odpowiedz na tradycyjnych nośnikach
informacji to również może je otrzymać. Dla użytkownika może być również
pomocny System Informowania Kierownictwa, czyli tzw. SMOK (System
MOnitorowania Kierownictwa). W systemie tym kluczowe miejsce zajmuje
Baza Danych Normatywnych. I tak, jeżeli wprowadzimy na przykład dane
dotyczące planowanego funduszu płac to otrzymamy analizę porównawczą
dotyczącą planowanego i wykonanego funduszu. Jeżeli wprowadzimy czasy
normatywne na realizacje odpowiednich zadań to możemy na bieżąco śledzić
postęp w ich wykonaniu.
Do takiego typu systemu możemy zaliczyć oferowany na rynku system
informatyczny Lex. Jest to system o aktualnych przepisach i aktach prawnych.
System jest narzędziem przeznaczonym dla prawników oraz dla pracowników
pionu ZZL, którzy podejmują decyzję w oparciu o obowiązujące przepisy
prawa. System działa na bazie danych, która zawiera: teksty jednolite i
ujednolicone akty prawne, orzecznictwo Sądu Najwyższego i Naczelnego Sądu
Administracyjnego oraz bibliografię. Zakres tematyczny obejmuje Prawo
Cywilne, Administracyjne, Finansowe i Gospodarcze. Podstawowym celem
programu jest kompletność, łatwość i szybkość dostępu do informacji zawartej
w bazie. Lex posiada inteligentny program wyszukiwań, który przyjmuje
zapytania w języku naturalnym. Mogą one być wprowadzone w formie
pojedynczego słowa, grupy słów definiujących problem, całego zdania lub jego
fragmentu. Użytkownik może wpisać w polu zapytań nawet najbardziej zawiłe
pytanie. System ma wbudowany tezaurus asocjacyjny, który jest pomocny, gdy
użytkownik nie wie dokładnie, czego szuka. Program jest prosty w obsłudze,
może z niego korzystać każdy, kto posiada podstawową znajomość
posługiwania się komputerem. Wymagania sprzętowe i systemowe są bardzo
proste - standartowy personalny komputer.
4. Komputerowe Systemy Doradcze, które związane są z najbardziej
zaawansowaną IT. Systemy tej generacji noszą nazwę systemów doradczych
lub ekspertowych a niekiedy nazywa się je systemami ze sztuczną inteligencją.
Zgodnie z definicją jednego z twórców zasad teorii tego typu systemów E.
Turbana7 system ekspertowy to inteligentny program komputerowy,
korzystający z wiedzy i procedur wnioskowania na tyle trudnych, że
wymagających znacznej wiedzy specjalistów (ekspertów). Strukturę tego typu
systemu przedstawia rys 1.
Najczęściej u podstaw zastosowania systemów ekspertowych istnieje
przekonanie, że wielu problemów z zakresu zarządzania nie można rozwiązać
w sposób rutynowy. Rutynowy sposób zwany algorytmicznym oznacza, że
istnieje ściśle określona metoda rozwiązania. Jeżeli nie można problemu
rozwiązać w sposób jednoznaczny wtedy sięgamy do metod heurystycznych.
Przy zastosowaniu tego typu metod wykorzystuje się wiedzę ekspertów oraz
dotychczasowe doświadczenia zdobyte w rozwiązywaniu złożonych
problemów w tym doświadczenie uzyskane w zarządzaniu wiedzą.
7
Turban E., (1990), Decision Support and Export Systems, Management Support Systems, Macmillan
Publishing Company, New York
System ekspertowy można określić też jako program komputerowy, który
wykorzystuje wiedzę i reguły wnioskowania zawarte w bazie wiedzy dla
rozwiązania tak złożonych problemów, do których rozwiązania wymagane są
umiejętności profesjonalisty z danej dziedziny, czyli eksperta. Projektanta
takiego typu systemu określamy jako inżyniera wiedzy a dziedzina, która się tą
problematyką zajmuje nazywana jest inżynierią wiedzy. System ekspertowy
budowany jest w dialogu z ekspertami, od których pozyskiwana i modelowania
jest wiedza. Systemy ekspertowe dla problematyki doradztwa personalnego
będą, więc tworzone z udziałem specjalistów z zakresu ZZL.
W trakcie posługiwania się systemem użytkownik może konsultować swoje
propozycje działań i domagać się od systemu, aby ocenił jego propozycje. W
ten sposób użytkownik może poznać zagrożenia, jakie niesie proponowane
przez niego rozwiązanie problemu. Uzyskuje przy tym opinię
niezaangażowanego eksperta. Takie właśnie opinie są bardzo potrzebne w
sprawach personalnych. Komputerowego doradcy nie można przekupić jak też
jest on odporny na naciski zewnętrzne.
Diagnostyczne systemy informatyczne, które poprzedzały systemy
ekspertowe, zakładały pewności i niezmienności informacji. W systemach
ekspertowych to założenie jest uchylone i proces wnioskowania odbywa się w
warunkach niepewności. Takie podejście jest bardziej odpowiednie dla
problematyki personalnej gdzie obserwacje są nieliczne i trudno między sobą
porównywalne. Sytuacje personalne w organizacji rozwiązywane są poprzez
takie oprogramowanie, które pozwala na generowania i weryfikowania
hipotez. Każda uzyskana diagnoza jest indywidualnie sprawdzana a następnie
oceniana pod kątem czy jest prawdziwa lub fałszywa z określonym stopniem
niepewności. Ponieważ diagnoza stawiana jest z użyciem różnorodnych form
weryfikacji i zastosowaniem wielu modeli wnioskowania, dlatego możemy
otrzymać różne rekomendacje. Do podjęcia właściwej decyzji niezbędne jest
dostarczania użytkownikowi wyjaśnień. Wyjaśnianie określamy jako
umotywowanie poszczególnej diagnozy, czyli określenie jak i dlaczego w ten
sposób przebiegało wnioskowanie. Najczęściej uzyskuje się wyjaśnienia
retrospektywne. W tego typie wyjaśnieniach otrzymuje się informacje, jak
poszczególna diagnoza i rekomendacja została osiągnięta a więc jaki zestaw
danych i metod został zastosowany.
Na pytanie użytkownika i żądanie wyjaśnienia, system podaje cały
łańcuch reguł, które były osiągnięte w celu osiągnięcia tej rekomendacji.
W trakcie procesu rozwiązywania problemu przez komputer użytkownik
systemu może zadać pytania i w każdej chwili może on otrzymać wyjaśnienia,
dlaczego właśnie takie pytania zostały postawione.
Specjalną rolę ma moduł współpracy z użytkownikiem tak zwany
interface. Moduł współpracy powinien zapewnić komunikację z
użytkownikiem w trybie dialogu. Podstawową zasadą, jest to, aby interface był
dla użytkownika przyjazny. Jedną z dróg realizacji tej zasady jest zastosowanie
języka naturalnego. Inną drogą są rozbudowane programy podpowiedzi.
Element interface jest szczególnie istotny dla użytkownika nie
przygotowanego do korzystania z systemów komputerowych a właśnie takim
użytkownikiem może być menedżer personalny.
Podstawowym elementem systemu ekspertowego jest wspomniana
wcześniej baza wiedzy. Właśnie ona wyróżnia system ekspertowy od innych
typów systemów informatycznych. Wiedza o faktach i regułach wnioskowania
zawarta jest w bazie wiedzy. Na wiedzy i regułach operuje mechanizm
wnioskowania, który łączy je w logiczną całość. Moduł uzasadniania wyjaśnia
użytkownikowi przebieg wnioskowanie. Za pomocą modułu pozyskiwania
wiedzy wynikającej z doświadczenia ekspertów, jest ona wprowadzona do
bazy wiedzy. Baza wiedzy jest podstawą rozwijającego się obecnie bardzo
dynamicznie kierunku zarządzania zwanym zarządzaniem wiedzą.
System stale musi być zasilany nową wiedzą, którą uzyskuje się między
innymi przez: ćwiczenia, doświadczenia, badania i szkolenia. Jest to wiedza
praktyczna, która jest stale uzupełniana wiedzą teoretyczną. Wiedza służy
zdefiniowaniu problemu, rozwiązaniu go, wdrożeniu rozwiązania a następnie
uruchomienia procesu uczenia. Bazy wiedzy pozwalają na realizacje zasad
zarządzania wiedzą. Baza wiedzy składa się między innymi z: opisu obiektów i
występujących między nimi zależności, opisu metod i technik rozwiązywania
problemów, heurystyk, zbioru faktów itd. W bazie wiedzy istnieją dwa rodzaje
wiedzy a mianowicie: opisy obiektów i zależności oraz opisy rozwiązania
problemu. Obydwa te rodzaje wiedzy muszą występować w systemie, aby
mógł on funkcjonować.
Główna część wiedzy przedstawiona jest w bazie wiedzy według
następujących zasad:
Jeżeli czyli IF ( WARUNEK LOGICZNY)
To wtedy, czyli THEN ( KONKLUZJA),
Zasadę tą interpretujemy w następujący sposób:
Jeśli zaistnieje sytuacja ...A...to powinniśmy podjąć decyzje & .B.
Przykładowo w procedurze przyjmowania pracownika do pracy a więc w fazie
naboru i selekcji, system ekspertowy stosujemy do pomocy w podjęciu decyzji
w następujących etapach procesu.
Etap pierwszy - sprawdzamy czy kandydat charakteryzuje się pożądanymi
cechami.
Czyli Jeżeli (IF) pracownik spełnia określone cechy to wtedy (THEN) to
wtedy podejmujemy decyzje o jego przyjęciu do pracy.
Często nie możemy poprzestać na etapie pierwszym i mamy sytuację bardziej
złożoną.. Istnieje wielu kandydatów do pracy w firmie i wielu z tych
kandydatów spełnia określone przez pracodawcę warunki. Kandydatów,
których traktujemy jako obiekt naszych badań i opisujemy ich przy pomocy
określonych cech a mianowicie kwalifikacji formalnych jak i uzyskanych
wyników z przeprowadzonych testów ( często z użyciem komputera). System
na podstawie dotychczas historycznej wiedzy zawartej w bazie wiedzy i nowej
wiedzy o kandydatach do pracy zbuduje listę rankingową z wyliczonymi
prawdopodobieństwami, w jakim stopniu kandydaci do pracy sprawdzą się w
firmie. Możemy zastosować przy pomocy systemu informatycznego tej klasy
tak zwaną analizę ryzyka w ZZL, czyli Risk Management.
Za pomocą systemu ekspertowego można określić przypuszczalny przebieg
kariery zawodowej pracownika. W sytuacji poszukiwania wielu pracowników
możemy przypisać konkretną osobę do określonego stanowiska. Natomiast w
przypadku dłuższej nieobecności pracownika w pracy możemy dobrać na
zastępstwo takiego innego pracownika, który najbardziej odpowiada cechami
charakteru osobie nieobecnej.
System może w tym względzie działać w dwóch kierunkach. W pierwszym
służy pracownikom pionu ZZL a więc podpowiada i ułatwia decyzje w sprawie
przyjęcia pracownika w drugim zaś pozwala kandydatowi do pracy ocenić czy
firma, do której o zatrudnienie się ubiega spełni jego aspiracje i czy naprawdę
chce w niej pracować.
Dla tego, aby system był aktualny i mógł spełniać wymagania użytkownika
powinien być stale aktualizowany. yródłami wiedzy zasilającymi bazę wiedzy
są zbiory wiedzy zawarte w takich materiałach jak opracowania naukowo -
badawcze i ekspertyzy oraz książki i artykuły zamieszczane w profesjonalnej
prasie. Bardzo cennym zródłem wiedzy są opinie ekspertów. Opinie te nie
zawsze podawane są w jednoznacznej formie i dlatego muszą być poddane
wstępnej obróbce.
Pozyskiwaniem wiedzy od ekspertów dla systemu zajmuje się wspomniany już
wcześniej inżynier wiedzy. Jest on w takiej sytuacji pośrednikiem między
ekspertem a systemem ekspertowym. W trakcie pracy z ekspertem inżynier
wiedzy musi umieć uzyskać od niego wiedzę specjalistyczną i przedstawić ją w
formie przyswajalnej dla sytemu. Dążeniem jest to, aby w procesie
pozyskiwania wiedzy od eksperta eliminować szczebel pośrednika.
Realizowana jest w tej sytuacji jedna z podstawowych zasad reengineeringu,
aby w miarę możności minimalizować pośrednictwo. Dla realizacji tego celu
zawansowane są prace nad inteligentnymi interfejsami przy pomocy, których
eksperci wprowadzają do sytemu wiedzę bezpośrednio.
Mechanizmy zawarte w bazie danych pozwalają na sprawdzanie wiedzy pod
względem kompletności jak i zgodności z już zgromadzoną wiedzą.
W wspomaganiu decyzji personalnych systemy ekspertowe mogą znalezć
bardzo duże zastosowanie. Analiza istniejącej sytuacji w tym zakresie nie jest
najlepsza. Musimy, bowiem przyznać, że dotychczasowe zastosowania
systemów ekspertowych są ograniczone do rozwiązania względnie małych
problemów. Przyczyn tego stanu jest wiele a do najważniejszych należy
zaliczyć barierę psychologiczną użytkowników jak też fakt, że większość
systemów ekspertowych stosują firmy konsultingowe jako narzędzie pracy i
nie chcą tego narzędzia rozprzestrzeniać. Tak, więc agencje doradztwa
personalnego szczególnie w krajach Unii Europejskiej i Stanach
Zjednoczonych stosują tego typu systemy, natomiast organizacje nawet duże
nie mają w tym zakresie zbyt wielu sukcesów.
Systemy ekspertowe można stosować w problematyce doradztwa
personalnego do rozwiązania problemów zarówno w ujęciu statycznym jak i
dynamicznym.
W ujęciu statycznym system pozwala na ocenę osób starających się o pracę lub
już pracujących z punktu widzenia wielu kryteriów. Natomiast dynamiczny to
przewidywanie ich ścieżki kariery zawodowej i dostosowanie do niej systemu
szkoleń. W takich sytuacjach bardzo pomocny jest system ekspertowy.
System informatyczny wspomaga między innymi firmę doradztwa
personalnego Take It. Firma ta proponuje właśnie w uprzednio opisany sposób
dobór pracowników. Stosowany przez nią system nazywa się Selekcja Pełna i
opiera się o: dane uzyskane na drodze ogłoszenia rekrutacyjnego, bazę danych
(Data Take It) oraz opinie uzyskane przez ekspertów w trakcie oceny
kandydata do pracy. Użytkownik, w tym przypadku firma zamawiająca usługę,
otrzymuje od firmy Take It listę rekomendowanych kandydatów wraz z
pisemną charakterystykę - umiejętności, kwalifikacji jak również cech
osobowościowych.
Podobną procedurę można stosować dla kandydatów na awans w firmie lub też
dla osób, które powinny być zwolnione. System może być też pomocny przy
diagnozie pracownika, który pragnie dowiedzieć się, jakie powinien uzyskać
nowe umiejętności dla podwyższenia swoich kwalifikacji i co powinien robić,
aby realizować wymarzoną ścieżkę kariery.
W ujęciu dynamicznym zastosowany, dla wspomagania menedżera
personalnego, system ekspertowy generuje różnego typu sytuacje problemowe.
Rozwiązując je, oceniany pracownika, który podejmuje decyzje. Decyzje te są
analizowane przez system ekspertowy. W ten sposób można ocenić styl
zarządzania i trafność podjętych decyzji. Mając szereg wyników działań
ocenianej osoby lub ocenianych osób możemy dość precyzyjnie podjąć decyzje
o powierzeniu jej lub im określanych stanowisk. Analiza taka jest jednak
bardzo kosztowna i wymaga przygotowania odpowiednich przykładów do
testowania. System ekspertowy jest i w tym względzie bardzo pomocny i
tańszy niż eksperyment w realnej organizacji. Uważamy, że dzięki systemowi
stosunkowo wcześniej można dostrzec wady i zalety kandydata do pracy a tym
samym zminimalizować koszty podjęcia nietrafnej decyzji personalnej.
Wirtualizacja i jej rola w polityce gospodarki zasobami ludzkimi
Innym i zupełnie nowym kierunkiem zastosowań informatyki w ZZL jest
proces wirtualizacji i tworzenie wirtualnych organizacji. Jest to nowy kierunek,
wymagający szerszego omówienia.
Wirtualizacja jak uprzednio zaznaczono jest zwiastunem nowego kierunku w
naukach organizacji i zarządzania, mającym teoretyczny i praktyczny wymiar.
Rozumiemy ją tu jako proces ciągłej transformacji. Jest to też proces, dzięki
któremu organizacje niezależnie od wielkości mogą przybrać taką postać, która
pozwoli im na stanie się w pełni konkurencyjnymi na stale zmieniającym się
globalnym rynku. Proces wirtualizacji polega na bardzo szybkim dostosowaniu
się organizacji do nowych wymagań otoczenia. Dokonuje się to po przez
zmiany struktury organizacyjnej jak i profilu produkcji lub usług. Zmiany te są
możliwe dzięki zastosowaniu systemów komputerowych a zwłaszcza
zastosowań globalnych sieci komputerowych takich jak Internet.
W praktyce możemy wydzielić trzy następujące podstawowe formy
wirtualizacji:
" Pierwsza to rozszerzenie funkcji działalności organizacji, czyli pionowy
jej rozwój. Dzieje się to, kiedy organizacja pragnie być bliżej klienta a nie ma
odpowiednich zasobów lub też rachunek ekonomiczny wskazuje, że tworzenie
tradycyjnego oddziału jest nieopłacalne. Organizacja w tym celu tworzy
wirtualne oddziały lub kioski. Niekiedy umożliwia klientom korzystania ze
swoich usług po przez komputer lub mobilny telefon ( banki). Taki sposób jest
uwzględniany między innymi w strategii rozwoju banków, księgarni, domów
towarowych, biur podróży. Chyba najbardziej znanym przykładem jest jedna z
największych księgarni, która jest klasyczną organizacją wirtualną. Jest ona
znana pod nazwą amazon.com. Takim samym typem jest funkcjonowanie M-
Banku jako rozszerzenie funkcjonowania BRE. Rozszerzenie zakresu działań
przez rozwój pionowy jest coraz powszechniej stosowane przez duże firmy.
Taki sposób rozwoju zapewnia wzrost konkurencyjności przy jednoznacznej
kontroli nad całością organizacji. Problemem otwartym jest jak zorganizować
działalność pionu ZZL w tego typie organizacji. Rozwiązania tradycyjne nie
zawsze zdają w tym zakresie egzamin. Badania, które zostały przeze mnie
prowadzone wykazały, że pracownicy pracujący w takich organizacjach mają
duże obawy, co do swojej przyszłości. Obawy te wiążą się z pewnym
konserwatyzmem pracowników nie przygotowanych do pracy w tego typach
organizacji jak i brakiem stabilności zatrudnienia.
" Druga forma to tworzenie organizacji wirtualnej, czyli rozwój poziomy.
Taki rozwój dokonuje się po przez pączkowanie organizacji, którym jest
wirtualne przyłączanie do danego przedsiębiorstwa innych organizacji.
Wirtualna organizacja jest to taka organizacja, która jest tworzona na zasadzie
dobrowolności a jej uczestnicy wchodzą ze sobą w różnego typu związki dla
realizacji wspólnego celu. Czas trwania związku ustalany jest przez każdego z
uczestników, tworzących tę organizację. Decyzje o jej likwidacji może podjąć
ten z uczestników, który pierwszy uzna, że istnienie tego związku jest dla
niego niekorzystne i pierwszy z niej występuje. Organizacja wirtualna działa w
tak zwanej cyberprzestrzeni a jej funkcjonowanie wymaga istnienia
zawansowanych technologii i technik informatycznych. Właśnie dzięki
funkcjonowaniu takich rozwiązań jak Internet możliwe jest działanie
wirtualnej organizacji na globalnym rynku.
Tę formę rozwoju stosują już coraz powszechniej małe i średnie organizacje.
Duże organizacje rozwijają się wewnętrznie , czyli w sposób przedstawiony
w poprzednim punkcie. Technologia informacyjna stosowana jest w nich dla
wzmacniania swojej pozycji konkurencyjnej względem innych organizacji. Jak
słusznie zauważa M. Hammer8 systemy informatyczne stają się dla pewnej
klasy organizacji murem , który oddziela je od innych organizacji. Możemy
stwierdzić, że duże organizacje są właśnie takimi zamkami, o których pisze w
swoim artykule powołany już M. Hammer. Budują one te zamki po to, aby
chronić przed konkurencją takie swoje zasoby jak wiedza i doświadczenie.
Małe i średnie organizacje takiej otoczki nie mają. W konsekwencji są one
bardziej elastyczne niż duże organizacje. Jednak są one też bardziej podatne na
infiltracje. Organizacje małe i średnie mające więcej doświadczenia i wiedzy
8
M. Hammer (2001), Materiały seminarium Polkomtel, Warszawa
są bardziej atrakcyjne dla innych organizacji, które zapobiegają o ich udział w
tworzonej nowego typu organizacji.
" Trzecia forma bardziej zróżnicowana niż dwa poprzednie, to tworzenie
różnych specjalistycznych struktur dla rekrutowania, szkolenia i doskonalenie
przyszłych i obecnych pracowników. Ta forma wirtualizacji stosowana jest
zarówno przez organizację duże jak i małe po to, aby:
- podwyższać kwalifikację personelu i przeprowadzić jego szkolenie np.
stosując metody e-learningowe,
- pozyskać nowych pracowników na przykład wg opisanych dalej
wirtualnych targów pracy,
- stworzyć wirtualne zespoły zadaniowe, które w odróżnieniu od zespołów
tradycyjnych działają w różnych nawet bardzo odległych miejscach a
kontaktuje się ze sobą przy pomocy sieci komputerowej najczęściej Internetu.
Ta ostatnio wymieniona forma jest jednym z najbardziej dynamicznie
rozwijających się kierunków systemów informatycznych, który ma
bezpośredni wpływ na ZZL. Fizycznie jest ona tworzona przez komputer lub
sieć komputerów. Zadaniem takiego tworu wirtualnego zaprojektowanego na
przykład dla: studentów, pracowników organizacji i menedżerów jest szkolenie
i doskonalenie w różnym zakresie. Szczególnie taka technika działań pomocna
jest w doskonaleniach w zakresie nauczania przedsiębiorczości i
opracowywania nowej strategii zarządzania organizacją. W poszukiwaniu
ciekawych form szkoleń organizacje coraz częściej sięgają po gry decyzyjne
takie jak symulacje biznesowe. Prowadzenie organizacji wirtualnej pod okiem
trenera pozwala zrozumieć zależności zachodzące pomiędzy różnymi formami
działania organizacji. Ten typ szkoleń sprawdza się między innymi w
nauczaniu finansów.
Tradycyjne szkolenie polega na słuchaniu wykładu i robieniu notatek.
Symulacje biznesowe angażują uczestników przez cały czas szkolenia.
Uczestnicy podzieleni na kilkuosobowe zespoły-firmy konkurują ze sobą. Do
szkoleń wykorzystywany jest system informatyczny. Dzięki odpowiedniemu
systemowi od razu można poznać efekty działań zespołów.
Na wyższym stopniu podnoszenia kwalifikacji można umieścić tworzone na
całym świecie w tym także i w Polsce wirtualne uczelnie. Jedną z pierwszych
uczelni tego typu jest Polski Uniwersytet Wirtualny.
Polski Uniwersytet Wirtualny rozpoczął zajęcia od pazdziernika 2004 roku.
ubiegłego roku. Jest to wspólne przedsięwzięcie Uniwersytetu Marii Curii-
Skłodowskiej w Lublinie oraz Wyższej Szkoły Humanistyczno -Ekonomicznej
w Aodzi W pierwszym etapie jego działania prowadzone są studia zawodowe
(licencjackie) na dwóch kierunkach: zarządzanie i marketing oraz informatyka.
Zajęcia odbywają się przez Internet. Rok akademicki podzielony jest na
trymestry składające się z dwóch sześciotygodniowych bloków. Podczas
każdego bloku studenci realizują od trzech do czterech przedmiotów. Materiały
dydaktyczne wysyła uczelnia na płytach CD-ROM, część zaś jest dostępna
poprzez Internet.
Studenci korzystają z różnych narzędzi Internetowych takich jak tak
zwane tablice wirtualne. Podczas Internetowego spotkania z wykładowcą czyli
na tzw. czacie, prowadzący może na ekranie przedstawiać schematy, rysunki,
wykresy itd. Komunikacja odbywa się poprzez chronioną hasłem platformę
zdalnego nauczania. Przedmiotem oceny jest aktywność na forum
dyskusyjnym, wyniki testów a w szczególności realizacja zadań i projektów
zleconych studentom przez prowadzących zajęcia. Każdy trymestr kończy się
trwającą ok. 3 tyg. sesją, podczas której studenci w tradycyjny sposób zdają
egzaminy. Rekrutacja prowadzona jest w trybie ciągłym. Nie ma egzaminów
wstępnych. Kandydaci wypełniają ankietę osobową, która jest dostępna na
stronie www. puw.pl, po wysłaniu kompletu dokumentów zostają wpisani na
listę studentów
Podobnego typu uczelnie funkcjonują w różnych krajach. Pracownicy
Uniwersytetu mówią, że w swojej pracy korzystają z doświadczeń
uniwersytetów: brytyjskiego Open University, amerykańskich Washington
University oraz Jones International University.
Należy jednak zaznaczyć, że jak wykazały pierwsze doświadczenia
podnoszenie kwalifikacji w ten sposób nie należą do łatwych. Ten tryb nauki to
przede wszystkim samodzielna praca, wymagająca od uczącego się dużej
samodyscypliny i motywacji. Jednak na pewno ta forma podnoszenia
kwalifikacji nie wymaga dojazdów a każdy może regulować tempo nauki w
zależności od swoich możliwości. Na podobnych zasadach funkcjonują też
wirtualne organizacje kształcenia takie jak: Virtual Training Calendar, Virtual
Training Center, Virtual Training Resource Center9. Pisząc o wykorzystaniu
Dla pracowników pionów ZZL atrakcyjne są również takie formy
funkcjonowania jak Wirtualne Targi Pracy i Wirtualne Targi Edukacji. Te
pierwsze są szczególnie atrakcyjne dla absolwentów kończących naukę oraz
pracodawców chcących ich zatrudnić.
Wirtualne targi funkcjonują w cyberprzestrzeni. W niej to pracodawcy mają
stoiska - jak na tradycyjnych targach. Mogą tu przedstawić swoją firmę i jej
programy kariery, porozmawiać z odwiedzającymi targi, otrzymać od
kandydatów CV lub wypełnioną elektroniczną aplikację. Kandydaci zwiedzają
targi myszką, sami decydują, które organizacje odwiedzą, natomiast
pracodawcy siedzą za klawiaturą swojego komputera. Dla ułatwienia i wygody
kandydatów przestrzeń targowa podzielona jest na pokoje branżowe. Każdy
pracodawca może zdecydować, w którym pokoju chce się wystawiać. Jeśli
działa w kilku branżach - może wybrać kilka pokojów. Te pokoje to
przykładowo (na podstawie materiałów IV Wirtualnych Targów Pracy
marzec 2005 w Warszawie):
1. Doradztwo księgowe i Audyt
2. Farmaceutyka
3. Finanse i Bankowość
4. IT i Nowe Technologie
5. Media
6. Agencje Doradztwa Personalnego
7. Handel i sprzedaż
8. Przemysł
9
por D. Biniasz (2005),Wirtualizacja działalności przedsiębiorstw meblarskich wykorzystaniem
technologii multimedialnej ,WIP Politechnika Warszawska
9. Wyjazdy zagraniczne
Wirtualne Targi Pracy są promowane na największych polskich serwisach
internetowych (np. Onet.pl, Wp.pl), Targi, które odbywały się w Warszawie w
latach 2004/2005 były promowane poprzez różne formy jak: bannery
reklamowe, newslettery i informacje prasowe. W 2004 roku w Wirtualnych
Targach Pracy wzięło udział 30 firm w 12 pokojach branżowych.
Efektem udziału w Wirtualnych Targach Pracy jest między innymi:
1. Możliwość dotarcia do szerokiej grupy studentów i absolwentów,
studiujących w Polsce oraz Polaków studiujących za granicą,
wykorzystujących Internet w codziennej pracy.
2. Możliwość dotarcia do osób z doświadczeniem, które ukończyły studia
kilka lat temu, już pracują i nie odwiedzają targów pracy na uczelniach.
3. Brak kosztów związanych z fizycznym uczestnictwem przedstawicieli
firmy podczas wydarzenia rekrutacyjnego oraz związanych z produkcją
materiałów reklamowych.
4. Oszczędność czasu poświęconego na dojazdy do miast, gdzie odbywają
się tradycyjne Targi Pracy - obsługa z własnego komputera w miejscu pracy
przez 2 dni
5. Budowanie wizerunku pracodawcy jako organizacji wykorzystującej
nowoczesne technologie w komunikacji z potencjalnymi pracownikami.
Dla działów ZZL prowadzących politykę szkoleniową interesującą ofertą są
wspomniane wcześniej Wirtualne Targi Edukacyjne. Jest to również jak w
Wirtualnych Targach Pracy Internetowa przestrzeń targowa, na której uczelnie,
szkoły językowe, firmy szkoleniowe prezentują swoją ofertę jak: kursy
językowe, programy MBA, studia uzupełniające, szkoły policealne, szkolenia,
wyjazdy zagraniczne. Wystawcy mogą przedstawić swoją organizację i jej
ofertę edukacyjną oraz porozmawiać z odwiedzającymi targi za pomocą
Internetu i forum dyskusyjnego. Kandydaci zwiedzają targi myszką i sami
decydują, które stoiska odwiedzą, natomiast wystawcy siedzą za klawiaturą
swojego komputera. Dla ułatwienia i wygody odwiedzających, przestrzeń
targowa podzielona jest na pokoje tematyczne. Każda organizacja może
zdecydować, w którym pokoju chce się wystawiać. Jeśli działalność
organizacji jest szeroka, można wybrać kilka pokojów tematycznych.
Pracownicy pionu ZZL oraz pracownicy organizacji mogą wybrać interesującą
ich ofertę nie ruszając się z miejsca pracy.
Uwagi o zastosowaniu systemów informatycznych dla wspomagania
funkcjonowania ZZL rola Internetu
Z przeglądu możliwości i przykładów zastosowań wynika, że zastosowania
informatyki dla analizy i oceny polityki personalnej praktycznie zaspokaja
znaczny zakres potrzeb użytkownika pracownika komórki lub pionu, ZZL.
Informatyka już jest i może stać się dla działalności personalnej bardzo
mocnym i użytecznym narzędziem. Z swojej praktyki wiem, że najbardziej
trudną barierą do przezwyciężenia jest bariera psychologiczna, a więc
konieczność traktowania komputera jako swojego pomocnika. Stosując pewną
metaforę możemy powiedzieć: Komputer trzeba polubić a wtedy on się nam
odwzajemni i pozwoli na to, że nasza praca będzie łatwiejsza.
Obecne systemy informatyczne są przyjacielskie i jak wcześniej pisano mają
bardzo rozbudowany system podpowiedzi. Konsekwencją tego faktu jest to, że
pozwalają one na bardzo szybkie poznanie wszystkich zawiłości związanych z
posługiwaniem się systemami informatycznymi. Trzeba stwierdzić, że nie
wszystkie produkty oferowane na rynku są zaprojektowane w sposób
profesjonalny. Współczesny system informatyczny charakteryzuje się prostotą
od strony użytkownika i złożonością od strony komputera. Oczywiście
użytkownika ta złożoność nie powinna interesować. Wiele systemów, o
których wcześniej wspomniano i przeznaczonych dla pionu ZZL jest już
eksploatowanych. Przyjęło się, że pracownicy zajmujący się ZZL to
humaniści. Uważa się dalej, że komputer jest zaprzeczeniem humanistycznego
spojrzenia na człowieka, że są to formuły i procedury w znacznym stopniu
sformalizowane. Jest to pogląd tradycyjny i nie nowoczesny. Zastosowanie
informatyki, o czym pisano na początku niesie ze sobą niebezpieczeństwo
petryfikacji starych struktur i procedur. Trzeba zdawać sobie sprawę z takich
niebezpieczeństw.
Jednak uważam, że przyszłość należy do zastosowań informatyki dla tego, aby
można było zatrudniać właściwych ludzi we właściwym czasie i na właściwe
stanowisko. System informatyczny przyszłości to system przyjacielski
wspomagający zarówno pracę managera jak i szeregowego pracownika pionu/
komórki ZZL. B.Ling10 pisze, że system informatyczny oparty o Internet to
twój idealny, przyszły pracodawca. Globalizacja i tworzenie ponadnarodowych
organizacji powoduje coraz większe zapotrzebowanie na Internet i na
korzystanie z możliwości, jakie daje on w prowadzeniu polityki ZZL. Coraz
częściej tworzone są w organizacjach szczególnie dużych i międzynarodowych
tzw. mapy wiedzy ( Knowledge Maps) zwanych też książkami telefonicznymi
wiedzy ( Knowledge Yellow Pages). Mapy te służą miedzy innymi wskazaniu
zródeł wiedzy o ludziach już pracujących lub będących w obszarze
zainteresowania ludzi odpowiadającym za politykę personalną organizacji.
Współczesny pracownik coraz częściej korzysta z Internetu jako zródła
informacji. Dla wyszukiwania potrzebnych informacji należy posługiwać się
takimi narzędziami informatycznymi, które ułatwiają nawigacje w oceanie
informacji.
Takimi współczesnymi narzędziami są tak zwane portale. Portal ( drzwi) to
narzędzie przedstawiającą skatalogowane informacje i ułatwiające
użytkownikowi na wyszukiwanie potrzebnych informacji. Ze względów na
analizowane problemy związane z ZZL interesują nas szczególnie portale
tematyczne. Taki typ portali nazywany jest inaczej wortalem ( Vertical Portal).
Pracownicy działów ZZL interesują się tez zbiorami informacji dostępnymi
przez:
" Portale ogólne, które pozwalają na dostęp do różnych stron www. Z
takiego portalu jak przykładowo w Polsce będą to: Wirtualna Polska, Onet,
Gazeta może anonimowo korzystać każdy użytkownik, bez konieczności
rejestracji.
10
Ling B. (2001) Internet recruiting, Top Floor Pub., Lakewood, Co
" Portale Intranetowe, które przeznaczone są tylko dla pracowników
danej organizacji. Portale informują np. o wolnych stanowiskach jak też
szkoleniach.
" Portale Ekstranetowe, które umożliwiają udostępnienie zasobów
informacyjnych również tak zwanym partnerom biznesowym. Stworzenie
portalu ekstranetowego ułatwia proces wymiany informacji i pozwala na
prowadzenie wspólnej polityki personalnej w organizacji. Dostęp podobnie jak
w portalu Internetowym ograniczony jest do ściśle określonej grupy osób.
Firma produkująca systemy informatyczne - SAP, która jako jedna z
największych producentów oprogramowania proponuje dla organizacji tzw.
portal korporacyjny określa je jako takie narzędzie, które umożliwia
użytkownikowi personalizowany i wygodny dostęp do wszystkiego, czego
potrzebuje w dowolnym czasie i miejscu, w bezpieczny sposób poprzez
Internet, aby zrealizować swoje zadania .
Jak podają badania przeprowadzone w marcu 2005 przez Akademie
Ekonomiczną w Krakowie to, już ponad 40% przedsiębiorstw w Polsce zdaje
sobie sprawę ze znaczenia Internetu w bieżącej działalności organizacji.
Na zakończenie pragnę zwrócić uwagę na to, że w krajach Unii Europejskiej
na IT wydaje się ponad 2 procent produktu narodowego brutto ( GPN). Mimo,
że w Polsce jeszcze nie osiągnęliśmy takiego poziomu (wydajemy poniżej 1 %
GPN) to jednak corocznie wydajemy na technologię informatyczne (IT) ponad
jeden miliard dolarów. Corocznie też w Polsce instaluje się około 300 tysięcy
personalnych komputerów. Jednak nie dysponujemy danymi, jaka część tych
nakładów jest przeznaczona dla wspomagania działania ZZL. Możemy jednak
z przekonaniem uznać, że inwestowanie w tym kierunku jest na pewno
opłacalne.
Słowniczek
Informacja dla zarządzania, jest to informacja przetwarzana w systemie
informatycznym. Pozwala ona na realizację podstawowych funkcji
zarządzania, czyli: planowanie, organizowanie, przewodzenie i kontrolowanie.
Cechy informacje dla zarządzania, są następujące:
" Zawsze jest związana z realizacją, podstawowych funkcji zarządzania,
" Pozwala na podjęcie decyzji na różnych szczeblach zarządzania.
System informacyjny dla wspomagania ZZL jest to system informacyjny,
którego elementami są:
- Użytkownicy czyli wszystkie osoby pracujące w danej organizacji,
niezależnie od formy zatrudnienia,
- Posiadane zasoby informacji i wiedzy dotyczących zarówno
bezpośrednio osób pracujących jak i aktów prawnych ich dotyczących,
jest to element kapitału intelektualnego organizacji,
- Meta-informacje czyli informacje o posiadanych zasobach informacji i
wiedzy o ich wiarygodności możliwości przetwarzania,
- Środki techniczne użyte w procesie zbierania informacji i wiedzy a
następnie ich przesyłania, przetwarzania i przechowywania,
- System zarządzania organizacją.
System informatyczny jest to częścią systemu informacyjnego, w którym
zastosowano środki informatyczne i którą z punktu widzenia przyjętych
kryteriów opłaca się informatyzować, czyli wyposażyć w komputerowe
narzędzia.
Na system informatyczny składa się:
" Hardware (sprzęt),
" Software (oprogramowanie),
" Telekomunikacja,
" Ludzie obsługujący uprzednio wymienione elementy .
System ekspertowy jest to inteligentny program komputerowy, korzystający z
wiedzy i procedur wnioskowania na tyle trudnych, że wymagających znacznej
wiedzy specjalistów (ekspertów).
Wirtualna organizacja jest to taka organizacja, która jest tworzona na
zasadzie dobrowolności a jej uczestnicy wchodzą ze sobą w różnego typu
związki dla realizacji wspólnego celu. Czas trwania związku ustalany jest
przez każdego z uczestników, tworzących tę organizację. Decyzje o jej
likwidacji może podjąć ten z uczestników, który pierwszy uzna, że istnienie
tego związku jest dla niego niekorzystne i pierwszy z niej występuje.
Organizacja wirtualna działa w tak zwanej cyberprzestrzeni a jej
funkcjonowanie wymaga istnienia zawansowanych technologii i technik
informatycznych.
Pytania sprawdzające
1. Jaka jest rola informacji w zarządzaniu?
2. Jakie są cechy wyróżniające informacje dla zarządzania w stosunku do
innych typów informacji?
3. Przedstaw działanie tzw. pętli informacyjnej i przedstaw przykład jej
funkcjonowania.
4. Wymień i scharakteryzuj elementy systemu informacyjnego dla
wspomagania ZZL i określ, jaką w nim pełni rolę technologia
informacyjna.
5. Scharakteryzuj system informatyczny i scharakteryzuj jego
podstawowe elementy.
6. Jakie są podstawowe zadania systemu informatycznego dla ZZL?
7. Scharakteryzuj relacje zachodzące między użytecznością systemów
informatycznych a pozycją pionu ZZL w organizacji?
8. Przedstaw zasady funkcjonowania oraz użyteczność dla działalności w
zakresie ZZL, Systemu Automatyzacji Pracy Biurowej?
9. Przedstaw zasady funkcjonowania oraz użyteczność dla działalności w
zakresie ZZL, Systemu Transakcyjnego?
10. Przedstaw zasady funkcjonowania oraz użyteczność dla działalności w
zakresie ZZL, Systemu Informowania Kierownictwa?
11. Przedstaw zasady funkcjonowania oraz użyteczność dla działalności w
zakresie ZZL, Komputerowych Systemów Doradczych?
12. Co to jest wirtualizacja i jakie są podstawowe formy jej zastosowania?
13. Przedstaw na przykładzie Wirtualnych Targów Pracy zasady
funkcjonowania organizacji wirtualnej, jakie są różnice między
tradycyjnymi a wirtualnymi targami pracy?
14. Jaka jest rola Internetu w ZZL?
Bibliografia
Biniasz D. (2005),Wirtualizacja działalności przedsiębiorstw meblarskich
wykorzystaniem technologii multimedialnej ,WIP Politechnika Warszawska
Griffin R.W (1996), Podstawy zarządzania organizacjami PWN, Warszawa.
M. Hammer (2001), Materiały seminarium Polkomtel, Warszawa
Morgan G. ( 1999), Obrazy organizacji, PWN, Warszawa
Nowak J. (red. ) (2002), Efektywność zastosowań systemów informatycznych tom I i II. WNT,
Warszawa
Kieżun J. ( 1997)., Sprawne zarządzanie organizacją, SGH, Warszawa
Kisielnicki J. (2002), Infrastruktura Zarządzania- Polska w Europie, MBA nr 1,
Warszawa.
Kisielnicki J., Sroka H. (2005), Systemy Informacyjne biznesu Informatyka dla
zarządzania, Placet, Warszawa.
Senn J.A (1995) , Information Technology in Business , Prentice Hall
Turban E., (1990), Decision Support and Export Systems, Management Support
Systems, Macmillan Publishing Company, New York.
Literatura uzupełniająca
Griffin R.W (1996), Podstawy zarządzania organizacjami PWN, Warszawa.
Kieżun J. ( 1997)., Sprawne zarządzanie organizacją, SGH, Warszawa 1997.
Kisielnicki J. Red. (2002)., Modern Organizations in Virtual Communities,
IRM Press , Hershey, London
Kisielnicki J. Red. (2004)., Informatyka narzędziem współczesnego
zarządzania, PJWSTK, Warszawa
Kisielnicki J. ( 2004)., Zarządzanie organizacją, WSHiP Warszawa.
Kisielnicki J., Sroka H. (2005), Systemy Informacyjne biznesu Informatyka
dla zarządzania, Placet, Warszawa.
Nowak J. (red.) (2002), Efektywność zastosowań systemów informatycznych
tom I i II. . WNT, Warszawa
Kozmiński A. K., Piotrowski W,( red ) (2005) Zarządzanie, PWN, Warszawa.
U Ż Y T K O W N I C Y
. . .
Komputer
Baza danych Baza modeli Baza wiedzy
O R G A N I Z A C J A
Rys 1 System ekspertowy i jego elementy
Wyszukiwarka
Podobne podstrony:
ZARZĄDZANIE ZASOBAMI LUDZKIMI WSTĘPproces kadrowy, czyli zarzadzanie zasobami ludzkimiciurla,Podstawy Zarządzania II, Zarządzanie zasobami ludzkimiDoskonalenie zawodowe nauczycieli jako element zarządzania zasobami ludzkimi w szkole publicznejzarządzanie zasobami ludzkimi w przemyśle naftowym pracazarzadzanie zasobami ludzkimi10 zarządzanie zasobami ludzkimiZarządzanie zasobami ludzkimi w malym przedsiebiorstwiewięcej podobnych podstron