DOKUMENTACJA SYSTEMU ZAPEWNIENIA JAKOŚCI OPRACOWYWANIE I WDRAŻANIE

Dokumentacja systemu zapewnienia jakości. Opracowywanie i wdrażanie
1
Barbara Dyrcz* , Stanisław Truś**
4
1. DOKUMENTACJA SYSTEMU ZAPEWNIENIA
JAKOŚCI. OPRACOWYWANIE I WDRAŻANIE
1.1. Wprowadzenie
Wdrożenie w przedsiębiorstwie systemu zapewnienia jakości determinuje
osiągnięcie optymalnej efektywności w zakresie zdolności do oferowania wyrobów
i usług o wymaganej przez klientów ustabilizowanej jakości w sposób
ekonomicznie efektywny.
Zgodnie z zaleceniem postanowienia Rady EWG z grudnia 1989 r. należy:
Orientować system jakości na normy serii ISO 9000, jak też w interesie
przejrzystości dawać się certyfikować przez stronę trzecią.
Normy dotyczące systemów jakości w sposób istotny uzupełniają
wymagania stawiane wyrobom lub usługom zawarte w specyfikacjach
technicznych.
W ramach ogólnie pojętej odpowiedzialności za wyrób dostawca powinien
dążyć do budowania i uzyskania zaufania nabywcy do tego, że zamierzona jakość
dostarczanego wyrobu lub usługi jest i będzie osiągnięta.
Zaufanie, że wyrób lub usługa jest zgodna z wymaganiami może być
osiągnięte przez odpowiednie wykazanie przez dostawcę, a więc dostarczenie
dowodów (udowodnienie) poprzez środki dokumentacyjne - zdolności do
utrzymywania oraz doskonalenia zadeklarowanego i wdrożonego systemu
zapewnienia jakości.
* Inż. Barbara DYRCZ - kierownik Sekcji Marketingu w Instytucie Odlewnictwa w Kra-
kowie, kwalifikowany kandydat na auditora PCBC, rzeczoznawca STOP.
** Mgr inż. Stanisław TRUŚ - kierownik Zespołu Laboratoriów Badawczych w Instytucie
Odlewnictwa w Krakowie, kwalifikowany kandydat na auditora PCBC, rzeczoznawca STOP.
Barbara Dyrcz, Stanisław Truś
2
Warunkiem koniecznym wykazania, że wszystkie działania dostawcy są
wykonywane zgodnie z ustaleniami zatwierdzonych metod, zawsze w ten sam
sposób i bez improwizacji, jest dokumentacja systemu zapewnienia jakości.
Dokumentacja ta stanowi także podstawę do certyfikacji wdrożonego
systemu.
Jej opracowanie sprowadza się do pisemnego przedstawienia i weryfikacji
(w stosunku do poszczególnych wymagań odpowiedniej normy dla przyjętego
modelu szj), rodzajów, przebiegów i sposobów wykorzystywania informacji
istniejącej w przedsiębiorstwie dla potrzeb zapewnienia jego funkcjonalności. Przy
pracach tych udaje się , jak wykazuje praktyka, uporządkować oraz usprawnić w
przedsiębiorstwie wiele obszarów, w których przy codziennej rutynie, nie
dostrzega się mankamentów towarzyszących określonym działaniom.
1.2. Elementy realizacji systemu informacji w przedsiębiorstwie
Realizacja statutowej funkcji przedsiębiorstwa (struktury organizacyjnej)
wymaga:
" określenia celów,
" ustalenia strategii osiągnięcia tych celów,
" wdrożenia odpowiedniej struktury organizacyjnej,
" opracowania systemu informacji.
System informacji powinien przede wszystkim przewidywać, że:
każdy element struktury organizacyjnej musi dysponować
wiarygodną i niezbędną dla jego potrzeb informacją,
dostarczoną we właściwym czasie
Na podstawie niezbędnych informacji poszczególne elementy struktury
organizacyjnej:
" organizują - to co się chce wykonać i osiągnąć,
" definiują - środki, metody, osoby odpowiedzialne,
" opisują - sposób realizacji zadań,
" dokumentują - wykonanie tego co wcześniej ustalono.
System informacji jest realizowany w przedsiębiorstwie za pomocą różnego
rodzaju dokumentów, które zabezpieczają poszczególne działania dla spełnienia
jego ogólnej funkcji.
Dokumentacja systemu zapewnienia jakości. Opracowywanie i wdrażanie
3
Zwykle w każdym przedsiębiorstwie istnieje:
" dokumentacja prawno-administracyjna,
" dokumentacja finansowa,
" dokumentacja handlowa,
" dokumentacja techniczna,
" dokumentacja jakościowa.
Przystępując do opracowania dokumentacji szj należy mieć pełną świadomość
tego, że buduje się ją w oparciu o istniejące dokumenty ale:
dokumentacja systemu zapewnienia jakości określa zasady
stosowania i zarządzania innymi rodzajami dokumentacji
Przy realizacji systemu informacji należy uwzględnić podstawowe poziomy
funkcjonalne przedsiębiorstwa (struktury organizacyjnej), które najczęściej określa
się następująco:
POZIOM OPIS
Ogół działań
I
Funkcja
stały i specyficzny
wg statutu
cel
Ogół czynności
II
Działalność
poszczególnych służb dla
realizacji funkcji
Zadania
III Etapy prowadzenia
działalności (wytwarzania
wyrobu, wykonania usługi)
IV
Operacje Etapy wykonania zadań
Każdy z tych poziomów wymaga od systemu informacji spełnienia
określonych cech wpływających w sposób zasadniczy na rodzaj i treść
odpowiednich dokumentów, będących nośnikiem informacji i użytkowanych na
danym poziomie:
Barbara Dyrcz, Stanisław Truś
4
dla każdego z tych poziomów
określa się powiązania hierarchiczne
i ustala się osoby odpowiedzialne
Schematycznie przedstawione rozszerzenie bloków poszczególnych
poziomów funkcjonalnych w kierunku poziomu IV (przyjmowanego w układzie
hierarchicznym za najniższy) ma wskazywać na wzrost w tym kierunku ilości
odpowiednich informacji cząstkowych , a co za tym idzie wzrost odpowiednich
prezentujących je dokumentów.
Takie rozbudowanie dokumentacji często wzbudza zastrzeżenia, gdyż
wydaje się nieuzasadnione. Przy zachowaniu konieczności eliminowania w przed-
siębiorstwie zbędnych papierów należy jednak zawsze brać pod uwagę, że:
" pismo jest nadal dobrym środkiem porozumiewania się,
" słowo pisane niesie autoryzację,
" co zostało zapisane, może być pózniej przywołane.
1.3. Przeznaczenie i cechy charakterystyczne dokumentacji systemu
zapewnienia jakości
Biorąc pod uwagę wymagania zawarte w normach jakościowych PN-ISO
serii 9000:1996, zadania które mają spełniać poszczególne dokumenty
z dokumentacji SZJ można pogrupować następująco:
" przedstawienie deklaracji,
" opis sposobów postępowania (przebiegi),
" polecenie realizacji,
" udokumentowanie wykonania.
Z zadań tych wynikają bezpośrednio: zróżnicowanie treści i formy
poszczególnych rodzajów dokumentów oraz ich specyficzne cechy
charakterystyczne.
Dokumentem przedstawiającym deklaracje związane z zapewnieniem
jakości jest Księga jakości definiowana wg PN-ISO 8402:1996 jako:
dokument ustalający politykę jakości oraz opisujący system jakości
organizacji
Dokumentacja systemu zapewnienia jakości. Opracowywanie i wdrażanie
5
Opisy sposobów postępowania (przebiegi) przedstawia się w procedurach.
Wg PN-ISO 8402:1996 procedura to: ustalony sposób postępowania.
Procedury to dokumenty opisujące warunki wykonania i kontroli działań
związanych z realizacją poszczególnych zadań wynikających z przyjętego modelu
szj:
PROCEDURY
pozwalają odpowiedzieć na pytania
KTO?
CO?
GDZIE? KIEDY?
musi wykonać
na poszczególnych etapach realizacji szj
lub określonych badań
W praktyce często procedury dzieli się na procedury systemowe oraz na
procedury pracy, biorąc za podstawę podziału kryterium obszaru regulacji jaki
dokumenty te obejmują.
O procedurach systemowych (PS) mówimy, gdy dokument opisuje sposób
postępowania w zakresie poszczególnego obszaru systemu zapewnienia jakości,
np. wyposażenia do kontroli pomiarów i badań, postępowania reklamacyjnego,
zakupów, sterowania procesem itp.
Z procedurami pracy (PP) mamy do czynienia, gdy regulacjami objęte
zostają obszary ograniczone, np. do jednego wydziału przedsiębiorstwa lub jednej
z linii produkcyjnych i w zakresie np. prowadzenia procesu. Procedury pracy
zawierają bardziej szczegółowe zapisy odnoszące się do sposobu postępowania
i bazują zwykle bezpośrednio na dokumentach technicznych niezbędnych dla
przeprowadzenia przewidzianych czynności w danym, ograniczonym obszarze.
Polecenia realizacji określonych operacji formułuje się w instrukcjach
odnoszonych do konkretnych stanowisk pracy.
Instrukcja to:
dokument zawierający szczegółowy opis
sposobu przeprowadzania operacji
Barbara Dyrcz, Stanisław Truś
6
Instrukcje najczęściej ustalają również sposób prowadzenia niezbędnych
zapisów, rejestrowania określonych rezultatów i wyników oraz wskazują
formularze, na których dokumentuje się rzeczywiste wykonanie poszczególnych
czynności danej operacji lub zadania.
Kompleksowość zapisów
w ramach przyjętego
modelu szj
Wzajemne
powiązania Układ Pełna
poszczególnych hierarchiczny identyfikowalność
dokumentów każdego dokumentu
Ujednolicenie formy
i szaty graficznej
Ciągła i bieżąca
aktualizacja
Całość dokumentacji szj, aby mogła sprostać stawianym jej zadaniom,
powinna odznaczać się określonymi cechami charakterystycznymi, z których
najważniejsze to:
Deklaracja przedsiębiorstwa o stosowaniu wybranego modelu szj obliguje
do dokumentowania prowadzonych działań w zakresie wszystkich wymagań
dokumentu wyjściowego, tj. odpowiedniej normy jakościowej, a więc stworzenia
kompleksowych zapisów odnoszących istniejący stan do tych wymagań we
wszystkich obszarach systemu.
Kompleksowość zapisów, czyli objęcie nimi wszystkich obszarów systemu
oraz wszystkich zadań stawianych dokumentom szj, byłaby praktycznie
niemożliwa bez powoływania się w jednych dokumentach na postanowienia
drugich czyli ich wzajemnego powiązania, co umożliwia unikanie zbędnych
powtórzeń, zasadniczo skraca zapisy i wpływa na lepszą przejrzystość struktury
dokumentacji, naturalnie gdy zachowane zostaną określone zasady.
Musi być tutaj zachowany przede wszystkim ustalony i czytelny układ
hierarchiczny pomiędzy poszczególnymi rodzajami dokumentów, umożliwiający
uzupełnienie postanowień ogólnych zawartych w dokumentach wyższego rzędu
innymi, bardziej szczegółowymi zamieszczonymi w dokumentach niższego rzędu.
Układ hierarchiczny pozwala osiągnąć wymagane zgłębienie zapisów.
Dokumentacja systemu zapewnienia jakości. Opracowywanie i wdrażanie
7
Struktura dokumentacji szj i jej hierarchiczny układ wymagają
zachowania pełnej identyfikowalności każdego dokumentu, umożliwiającej
efektywne zarządzanie dokumentacją.
Jest to szczególnie istotne w odniesieniu do formularzy, których z reguły w
każdym dokumencie jest dużo, gdyż są one emitowane dla wielu różnorodnych
potrzeb.
Ujednolicenie formy i szaty graficznej jest cechą mającą oprócz walorów
estetycznych, szczególne znaczenie przede wszystkim dla użytkowników doku-
mentów, gdyż umożliwia szybki dostęp do informacji pożądanych w danym
momencie.
Dokumentacja szj zmienia się wraz z rozwojem systemu zapewnienia
jakości, zmianami funkcjonalnymi przedsiębiorstwa jego organizacją itp., wymaga
zatem ciągłej i bieżącej aktualizacji, której towarzyszy ponadto konieczność
ewidencjonowania tych zmian w sposób widoczny dla użytkowników.
Przedstawione powyżej cechy charakterystyczne dokumentacji szj determinują
spełnienie jej podstawowego zadania jakim jest dostarczenie obiektywnego
dowodu na to, że:
" działania są realizowane zgodnie z ustaleniami,
" środki dokumentacyjne, narzędzia pracy, personel i polityka jakości
gwarantują powtarzalność ustalonych wymagań,
" przewidziane są niezbędne działania związane:
- z wdrożeniem, utrzymaniem i rozwojem systemu,
- z wykrywaniem niezgodności,
- z wprowadzeniem działań korygujących,
- z koniecznością udowodnienia, że wymagana jakość została osiągnięta.
1.4. Powiązanie dokumentacji szj z poziomami funkcjonalnymi oraz
układem organizacyjnym przedsiębiorstwa - struktura dokumentacji
Dokumentacja szj, powinna być wbudowana w istniejący w przedsię-
biorstwie system informacji realizowany na poszczególnych jego poziomach
funkcjonalnych zgodnie ze strukturą organizacyjną, co można przedstawić
w sposób następujący:
Barbara Dyrcz, Stanisław Truś
8
Poziom I Księga jakości Funkcje
Dyrekcja
Całość systemu
zapewnienia
jakości -
ośrodek decyzyjny
Poziom II Procedury Działalność
systemowe PS
Poszczególne
Personel
elementy szj -
nadzoru służby
jakości
Poziom III Procedury Zadania
pracy PP
Dokumenty Poszczególne
Osoby
elementy procesów
funkcyjne techniczne
wytwarzania-
Personel
zakłady, wydziały
nadzoru
Operacje
Poziom IV Instrukcje
Zapisy, rejestry,
Etapy wykonania
Pracownicy
formularze
zadania-
stanowiska pracy
Na poziomie I, gdzie w ośrodku decyzyjnym określane są przez najwyższe
kierownictwo (dyrekcję) funkcje przedsiębiorstwa - stosowana jest Księga jakości
obejmująca całość systemu zapewnienia jakości.
Dla poziomu II, gdzie poszczególne służby przedsiębiorstwa, np. personel
nadzoru jakości, ustalają określoną działalność w zakresie poszczególnych
elementów szj, opracowuje się procedury systemowe.
Poziom III, obejmujący obszar ograniczony do zakładu, wydziału itp.
przedsiębiorstwa ze swoimi zadaniami realizowanymi przez osoby funkcyjne
(personel nadzoru), podlega regulacjom w zakresie poszczególnych elementów
procesów wytwarzania - poprzez procedury pracy.
Dokumentacja systemu zapewnienia jakości. Opracowywanie i wdrażanie
9
Wreszcie na poziomie IV, na stanowiskach pracy, stosowane są przez
pracowników (operatorów) instrukcje zawierające polecenia realizacji etapów
wykonania zadania oraz zapisy, rejestry i formularze dla udokumentowania
rzeczywistego wykonania operacji.
Przedstawione powyżej powiązania zabezpieczają dostarczenie przez
dokumentację szj niezbędnych informacji na każdym z tych poziomów i umożli-
wiają opisanie sposobu zarządzania systemem zapewnienia jakości. Wynika z nich
bezpośrednio określona struktura dokumentacji szj, którą syntetycznie można
przedstawić następująco:
Dokumentacja Organizacja
zewnętrzna Polityka jakości
KSIGA
JAKOŚCI
Dokumentacja
wewnętrzna
Przepisy
PROCEDURY Odpowiedzialność
wykonawcze
(Kto i co?)
(PS i PP)
Działanie
INSTRUKCJE PRACY
nadzór
(JAK?)
I KONTROLI
(formularze)
Podstawą tej struktury są instrukcje, czyli dokumenty określające jak
przeprowadzić określone operacje, jak działać i kontrolować.
Klamrę spinającą całość stanowi Księga jakości opisująca organizację szj
i określająca politykę jakości.
Pozostała część struktury to elementy wybranego modelu szj przedstawione
w procedurach czyli dokumentach określających odpowiedzialność, tj. odpowia-
dających na pytanie kto i co?
Księga jakości jest dokumentem zewnętrznym, czyli tym, który jest
prezentowany klientom.
Procedury i instrukcje traktowane są jako dokumenty wewnętrzne i stanowią
określone wewnętrznie przepisy wykonawcze.
Barbara Dyrcz, Stanisław Truś
10
1.5. Kolejność działań związanych z opracowywaniem i wdrażaniem
dokumentacji szj
Wszystkie działania podejmowane dla opracowania i wdrożenia do
praktycznego stosowania dokumentacji systemu zapewnienia jakości należy
przeprowadzić w sposób chronologicznie uporządkowany, planowo i systema-
tycznie.
Kolejność takiego postępowania można przedstawić następująco:
Zgodnie z powyższym schematem można wyodrębnić dwie grupy działań:
- prace przygotowawcze,
- prace zasadnicze.
Dokumentacja systemu zapewnienia jakości. Opracowywanie i wdrażanie
11
Rozpoczęcie pracy musi być zawsze poprzedzone odpowiednią decyzją
najwyższego kierownictwa przedsiębiorstwa. Nie może to być tylko udzielenie
przyzwolenia , lecz decyzja podana całej załodze w formie zarządzenia
z deklaracją polityki jakościowej oraz ustaleniami strategii zarządzania systemem.
Najczęściej tym właśnie zarządzeniem powołuje się również, zwykle spośród
pracowników funkcyjnych, Zespół ds. Wdrożenia szj, czyli grupę w zależności od
wielkości przedsiębiorstwa składającą się z trzech do dziesięciu osób ze
wskazaniem Kierownika Zespołu. Kierownik Zespołu jest zwykle przewidziany
jako osoba odpowiedzialna za jakość w przedsiębiorstwie.
Sformalizowanie decyzji o podjęciu prac wdrożeniowych szj wynika
bezpośrednio z przyczyn związanych z ponoszeniem odpowiedzialności za ich
konsekwencje i to nie tylko te łączące się z określonymi kosztami całego
przedsięwzięcia, ale związane bardzo często z koniecznością dokonania niezbę-
dnych zmian w prezentowanych dotychczas postawach i zachowaniach, a także
zmian organizacyjnych.
Zespół ds. Wdrożenia szj powinien pełnić rolę podstawowego animatora
oraz koordynatora wszystkich prac i wykazywać dużą inicjatywę w ich realizacji.
Powinien on stanowić gremium opiniodawcze w zakresie propozycji i projektów
opracowywanych dokumentów. Musi zatem charakteryzować się szczególnie
dobrą znajomością wszystkich obszarów działalności przedsiębiorstwa oraz jego
specyfiki. Swoją działalność powinien prowadzić w oparciu o częste spotkania,
gdzie prezentowane mogą być różne stanowiska, a w ramach dyskusji
wypracowana zostaje wspólna optymalna koncepcja.
Kierownikowi Zespołu powinny zostać nadane przez kierownictwo
przedsiębiorstwa określone prerogatywy i uprawnienia pozwalające na
podejmowanie szeregu decyzji z poziomu ośrodka decyzyjnego, po to, aby
usprawnić wszelkie działania zespołu oraz aby umożliwić systematyczne
egzekwowanie wykonania przydzielonych innym pracownikom zadań i wydanych
poleceń.
Zgodnie ze zmianami z 1996 roku zapisów normy PN-ISO 9001 w pkt.
4.1.2.3 mówi się wprost, że:
najwyższe kierownictwo wykonawcze powinno wyznaczyć spośród siebie
osobę, która........powinna mieć uprawnienia, aby zapewnić, że system jakości
będzie ustanowiony, wdrożony i utrzymywany....... .
Kierownik Zespołu musi ponadto dysponować pewnymi środkami
technicznymi niezbędnymi do wykonania podjętych prac.
Z organizacją zespołu wiąże się również wstępny podział zadań pomiędzy
poszczególnych jego członków.
Na tym etapie rozpocząć należy także szkolenie w zakresie szj; w pierwszej
kolejności dla członków zespołu. Powinno być to szkolenie zewnętrzne
Barbara Dyrcz, Stanisław Truś
12
prowadzone w instytucjach specjalizujących się w problematyce szj, a uzyskane
wiadomości powinny być z kolei przekazywane innym pracownikom
przedsiębiorstwa na szkoleniach wewnętrznych inicjujących cały cykl kształcenia,
którym objęci zostaną wszyscy pracownicy, w tym także operatorzy.
W następnym etapie, kierownictwo przedsiębiorstwa powinno dokonać,
opierając się na sugestiach i opiniach zespołu, wyboru modelu szj, czyli określenia
podstawowych obszarów i elementów, które ze względu na funkcje
przedsiębiorstwa, ilość i rodzaj występujących w nim procesów , rodzaj
wytwarzanych wyrobów lub świadczonych usług, muszą zostać uwzględnione
zarówno w deklaracjach, jak i dokumentowaniu szj. Powinno to nastąpić po
wcześniejszym wyjaśnieniu wszystkich konsekwencji wynikających
z odpowiedzialności cywilnej za wyrób, obowiązującego prawa administra-
cyjnego, ustaw i rozporządzeń branżowych, a także wymagań klientów.
Szczególną rolę kreatywną w tym zakresie ma do spełnienia Zespół ds.
Wdrożenia szj, który powinien przygotować i zaprezentować kierownictwu, na np.
zebraniu instruktażowym, propozycję planowanego stanu szj uwzględniającego
wszystkie ww. uwarunkowania i rzeczywiście występujące w przedsiębiorstwie
procesy , poparte odpowiednimi, wcześniej zebranymi i przeanalizowanymi,
dokumentami. Na spotkaniu takim wskazane jest również przedstawienie
kierownictwu przedsiębiorstwa podstawowych wymagań wynikających
z postanowień norm jakościowych, a także wstępne zaplanowanie działań
zmierzających do dokumentowania i wdrażania szj z zarysowaniem docelowych
terminów.
Analiza obowiązującego prawa w zakresie działalności danego
przedsiębiorstwa jest bezwzględnie konieczna, aby spełnić podstawową zasadę
deklarowania i dokumentowania szj, czyli wymogu, że żaden z ustalonych zapisów
dokumentacji szj nie może być sprzeczny z obowiązującymi przepisami
zewnętrznymi.
Działania tego etapu są działaniami typowo koncepcyjnymi, a ich rezultaty
mogą ulegać określonym modyfikacjom po wykonaniu prac kolejnego etapu, tj.
inwentaryzacji i weryfikacji istniejącego stanu, czyli ustaleniu stanu rzeczy-
wistego.
Pracami inwentaryzacyjnymi należy przede wszystkim objąć obszary
związane z organizacją przedsiębiorstwa, stosowaną w nim dokumentacją, a także
środkami technicznymi zabezpieczającymi prowadzenie określonej działalności.
Weryfikacja rzeczywistego stanu, w stosunku do planowanego stanu szj
w zakresie organizacji, sprowadza się z reguły do konieczności dokonania
pewnych korekt schematu organizacyjnego, związanych ze służbami kontroli
jakości, organizacją służb zapewnienia jakości i umiejscowienia osoby
odpowiedzialnej za jakość w przedsiębiorstwie. Często także konieczne jest tutaj
Dokumentacja systemu zapewnienia jakości. Opracowywanie i wdrażanie
13
dokonanie korekt dla usunięcia określonych niejasności podziału kompetencji
i obowiązków pomiędzy poszczególnymi komórkami organizacyjnymi. Jest to
nieraz bardzo dobry powód do wprowadzenia zmian w organizacji
przedsiębiorstwa, których potrzebę dostrzegano już wcześniej, ale których ze
względu na określoną bezwładność i brak "szczególnych motywacji jednak nie
przeprowadzono.
Inwentaryzacja w zakresie stosowanych w przedsiębiorstwie dokumentów
jest działaniem, którego rezultaty mogą być najszybciej spostrzeżone i docenione
zarówno przez szeregowych pracowników, jak i osoby funkcyjne, gdyż prowadzi
często wprost do ograniczenia niepotrzebnej biurokracji. Okazuje się bowiem, że w
wielu przedsiębiorstwach funkcjonuje znaczna ilość zbędnych dokumentów
względnie ich merytoryczna treść jest zupełnie nie dostosowana do aktualnych
potrzeb, a ich obieg jest reliktem poprzednich uwarunkowań zewnętrznych.
Stopień zbędności szczególnie różnorakich formularzy jest najczęściej tym
większy, im mniejsze jest zaawansowanie transformacyjne danego
przedsiębiorstwa. Nadal jeszcze, chociaż są to przypadki skrajnie negatywne,
spotyka się druki, których wprowadzenie związane było z obowiązkiem
prowadzenia w przedsiębiorstwie np. określonej sprawozdawczości dla jednostki
nadrzędnej.
Weryfikacja stosowanych dokumentów ma na celu obok eliminacji tych
zbędnych oraz przejrzenia treści pozostałych nadal przydatnych, dokonanie
również określonego przyporządkowania, np. formularzy lub instrukcji do innych
dokumentów szj wyższego rzędu, w których mogą zostać one już w najbliższej
przyszłości wykorzystane.
Z reguły, ze względu na konieczność modyfikowania zakresu kompetencji i
obowiązków, o czym wspomniano wyżej, również obieg szeregu stosowanych
dokumentów musi ulec zmianie, co z kolei wymaga często korekty ich treści.
Inwentaryzacja i weryfikacja istniejącego stanu w zakresie dokumentacji
pozwala ponadto ocenić, w jakim obszarze rzeczywistego stanu szj istnieją
regulacje umożliwiające spełnienie wymagań normy planowanego modelu,
a w jakich trzeba je będzie zmodyfikować względnie ustanowić od podstaw.
Inwentaryzacji, a następnie weryfikacji należy również poddać podstawowe
wyposażenie oraz dotychczasowy sposób jego obsługi i nadzoru nad nim, czyli
czynności związanych z bieżącą konserwacją, naprawami, planowanymi
remontami, skalowaniem, kalibracją, legalizacją i uwierzytelnianiem. Częstymi
rezultatami tych prac są zgłoszenia zapotrzebowań na zakupy uzupełniające
wyposażenie w środki techniczne umożliwiające stwierdzenie we własnym
zakresie prawidłowości działania wielu maszyn czy urządzeń oraz przyrządów lub
aparatów do kontroli i badań. Chodzi tu głównie o czujniki pomiarowe dokładności
wyższego rzędu, wzorce kalibracyjne czy też sprawdzające.
Barbara Dyrcz, Stanisław Truś
14
W zakresie tym pojawiają się również często wnioski o stworzenie
w przedsiębiorstwie osobnej komórki organizacyjnej, która mogłaby przejąć
obowiązki wynikające z konieczności prowadzenia wymaganego nadzoru, np. nad
wyposażeniem podlegającym obowiązkowi zgłoszenia do kwalifikacji w Urzędzie
Dozoru Technicznego, Okręgowych Urzędach Miar itp.
Komórki takie, po wykazaniu swoich kompetencji technicznych, mogą
uzyskać często uprawnienia określonych urzędów państwowych do przeprowa-
dzania w ich imieniu nadzoru w dość szerokim zakresie.
Prace związane z ustaleniami stanu rzeczywistego są, używając terminologii
norm jakościowych, pierwszym wstępnym auditem, czyli badaniem umożliwiają-
cym ujawnienie niezgodności, w tym przypadku w stosunku do planowanego stanu
szj. W rezultacie tych prac powstaje szereg wniosków, które po zatwierdzeniu
przez kierownictwo przedsiębiorstwa stanowią podstawę i wskazują kierunki do
podjęcia określonych działań naprawczych czyli korygujących.
Rozpoczęcie działań korygujących zamyka w zasadzie grupę działań
przygotowawczych dla dokumentowania i wdrażania szj. Nie oznacza to jednak, że
na tym etapie należy oczekiwać, aby nawet najsprawniej działający Zespół ds.
Wdrożenia szj wykrył wszelkie nieprawidłowości oraz wskazał odpowiednie
metody i środki ich usunięcia. Jak wykazuje praktyka w trakcie prac związanych
z redagowaniem poszczególnych dokumentów szj, czyli tworzeniem określonych
uregulowań szczegółowych, pojawiają się nowe niejasności wymagające wyjaśnie-
nia i podjęcia określonych działań, a mogą one dotyczyć zarówno problemów
dotychczas nie analizowanych, jak i tych, które wydawało się, że zostały już
rozwiązane.
Z tych też powodów w kolejnym etapie otwierającym prace zasadnicze
należy przyjąć zasadę, że redagowanie dokumentów szj będzie następowało
stopniowo i w określonej kolejności. Dysponując wcześniejszymi, wstępnymi,
ustaleniami planowanego stanu szj na tym etapie należy przede wszystkim
opracować szczegółowy harmonogram redagowania kolejnych dokumentów, tj.
opisywania poszczególnych rzeczywistych procesów występujących w przedsię-
biorstwie.
Opracowywanie dokumentacji szj należy rozpocząć, co sprawdziło się
w praktyce, od redagowania procedur. One właśnie, zawierając kompleksowe
regulacje w określonych obszarach systemu (w poszczególnych procesach ),
wymagają sformułowania postanowień, które w sposób zasadniczy rzutują
zarówno na treść, jak i na formę innych dokumentów.
Nie wyklucza to jednak możliwości równoczesnego inicjowania działań
prowadzących do opracowania projektów innych dokumentów, zwłaszcza niższego
rzędu, np. instrukcji przy prawidłowo przydzielonych zadaniach osobom współpra-
cującym z zespołem.
Dokumentacja systemu zapewnienia jakości. Opracowywanie i wdrażanie
15
Nie praktykuje się w zasadzie redagowania dokumentacji szj poczynając od
Księgi jakości, chyba że z pewnych powodów wskazane jest, aby przedsiębiorstwo
już na tym etapie posiadało tzw. zerowe wydanie tego dokumentu, który wtedy
może być traktowany tylko i wyłącznie jako szkielet będącego w trakcie
dokumentowania planowanego systemu zapewnienia jakości.
Procedury powinny być redagowane zgodnie z planem realizacji projektów
procedur zaproponowanym przez Zespół ds. Wdrożenia szj i zatwierdzonym przez
kierownictwo przedsiębiorstwa.
Zwykle w planie tym określa się, oprócz docelowego terminu opracowania
projektu ostatecznego danej procedury, również komórkę organizacyjną odpowie-
dzialną za jego realizację oraz komórki współpracujące. Stan zaawansowania prac
oraz wszystkie wynikające z postanowień zapisów procedur istotne elementy,
dotyczące np. zarządzania, powinny być na bieżąco prezentowane w formie
informacji kierownictwu przedsiębiorstwa oraz z nim konsultowane.
Przykład takiego planu realizacji projektów procedur (dla regulacji w poszczegól-
nych obszarach wymagań normy) przedstawiono poniżej.
PLAN REALIZACJI PROJEKTÓW PROCEDUR SZJ
ZT Z-ca Dyr. ds. Technologicznych
Odpowiedzialność służb
za realizację procedur
Procedury
systemu
zapewnienia
jakości wg ISO
serii 9000
01 Proc. organizacyjna szj I W W W W W W X W W W W W
02 Proc. na opracowanie I X
dokumentacji szj
03 Proc. dot. przeglądu umowy i I W W W W W W X
zamówień
04 Proc. na postępowanie I W W W W W W W X W W
reklamacyjne
05 Proc. dot. nadzoru nad I X* W W X* W W
dokumentacją techniczną
06 Proc. dot. dostaw I W W W W W X
zewnętrznych (zakupy)
07 Proc. dot. materiałów do prod. I W W X W W W
dostar. przez klienta
08 Proc. dot. oznaczania I W W W X W W
odlewów
09 Proc. dot. sterowania I W X* X* W W W W W
procesem produkcyjnym
10 Proc. dot. kontroli i badań I W W W W W X
11 Proc. dot. postępowania z I W W W X* W X*
aparaturą i przyrządami
proj.
TK-
TP
TT
TR
TM
KA Dz.Kadr
Z -Dyr. Przeds.
Od.Prod.Odl.
Dz.Gł.Konstr.
ZK Gł.Księgowy
Dz.Gł.Mechan.
Dz.Gł.Technol.
Dz.Gł.Metalur.
Termin oprac. ost.
ZP-Dz.Marketingu
ZJ-Pełnom. ds.Jak.
TO Dz.Odlewni
ZKT Dz.Kontr.Jak.
Barbara Dyrcz, Stanisław Truś
16
ZT Z-ca Dyr. ds. Technologicznych
Odpowiedzialność służb
za realizację procedur
Procedury
systemu
zapewnienia
jakości wg ISO
serii 9000
12 Proc. dot. statusu wyrobu I W W W W W X
związanego z kontr. i badan.
13 Proc. dot. postęp. z wyrobem I W W W W W W X W
nie spełniającym wymagań
14 Proc. dot. działań I W W W W W W W X W W W
korygujących i zapobiegaw.
15 Proc. dot. transportu wewn., I W W W W X
pakowania, przechow., dostar.
16 Proc. dot. zapisów związanych I W W W W W W X W W
z jakością
17 Proc. dot. auditów I W W W W W W W X W W W
wewnętrznych
18 Proc. dot. szkolenia I W W W W W W X W W W W
19 Proc. dot. obsługi klienta po I W W W W W W X W
sprzedaży (serwis)
20 Proc. dot. metod I W W W X W
statystycznych
I - informacja X - odpowiedzialny W współpracujący
Zaprezentowany powyżej wykaz procedur jest tylko przykładem i nie
zawsze wyczerpuje wszystkie potrzeby danego przedsiębiorstwa w zakresie
kompleksowych, wymaganych regulacji. Inne, konieczne do opisania w procedu-
rach obszary działania, np. nowe uruchamiania i in., przedstawia się np.
w kolejnych procedurach, tj. Nr 21, 22...itd.
Dla przejrzystości układu numeracji procedur i lepszej ich identyfikacji
wskazane jest jednak zachowanie, tam gdzie jest to możliwe, adekwatności numeru
procedury do numeru punktu normy jakościowej, gdzie sformułowane zostały
wymagania dotyczące przedmiotowego obszaru regulacji.
Inną metodą dokumentowania szj, szczególnie istotną w zakresie procedur,
jest tzw. podejście procesowe, w którym ustala się rzeczywiste, występujące
w przedsiębiorstwie procesy oraz procesy wynikające bezpośrednio z wymagań
normy jakościowej (modelowej) i proponuje się ich udokumentowanie
odpowiednimi procedurami (PP i PS).
Przykład harmonogramu opracowania procedur w takim przypadku dla
przedsiębiorstwa budowlanego zamieszczono poniżej.
PROCESY I PROCEDURY - HARMONOGRAM OPRACOWANIA
proj.
TK-
TP
TT
TR
TM
KA Dz.Kadr
Z -Dyr. Przeds.
Od.Prod.Odl.
Dz.Gł.Konstr.
ZK Gł.Księgowy
Dz.Gł.Mechan.
Dz.Gł.Technol.
Dz.Gł.Metalur.
Termin oprac. ost.
ZP-Dz.Marketingu
ZJ-Pełnom. ds.Jak.
TO Dz.Odlewni
ZKT Dz.Kontr.Jak.
Dokumentacja systemu zapewnienia jakości. Opracowywanie i wdrażanie
17
Procedury systemowe
Wymagania Nr punktów ISO 9002,
Lp. Nr Tytuł procedury Osoby Termin
podstawowe których wymagania
procedury odpowiedzialne opracowania
ISO 9002 pkt nr uwzględnione zostały w
procedurze
1 PS-1 Organizacyjna 1 1, 2, 16
2 PS-2 Przegląd systemu 1 1, 2, 16
wykonywany przez
kierownictwo
3 PS-3 Zarządzanie 2, 5 1, 2, 5, 16
dokumentacją systemu
jakości
4 PS-4 Nadzorowanie 5 1, 2, 5, 16
dokumentacji i danych
5 PS-5 Działania korygujące i 14 1, 2, 14, 16
zapobiegawcze
6 PS-6 Postępowanie z 14 1, 2, 14, 16
reklamacjami
7 PS-7 Audity wewnętrzne 17 1, 2, 16, 17
8 PS-8 Zapisy jakości 16 1, 2, 16
9 PS-9 Szkolenia 18 1, 2, 16, 18
Proces 1 - Umowy
Wymagania Nr punktów ISO 9002,
Lp. Nr Tytuł procedury Osoby Termin
podstawowe których wymagania
procedury odpowiedzialne opracowania
ISO 9002 pkt nr uwzględnione zostały w
procedurze
1 PP-1/1 Przygotowanie ofert 3 1, 2, 3, 5, 16
pozostałych
2 PP-1/2 Przygotowanie ofert 3 1, 2, 3, 5, 16
przetargowych
3 PP-1/3 Przygotowanie ofert 3 1, 2, 3, 5, 16
wg FIDIC
4 PP-1/4 Zawieranie umów 3 1, 2, 3, 5, 16
Proces 2 - Zakupy
Wymagania Nr punktów ISO 9002,
Lp. Nr Tytuł procedury Osoby Termin
podstawowe których wymagania
procedury odpowiedzialne opracowania
ISO 9002 pkt nr uwzględnione zostały w
procedurze
1 PP-2/1 Zamawianie dostaw 6 1, 2, 5, 6, 8, 10, 12,
materiałów surowców 13, 15, 16
i wyrobów
2 PP-2/2 Zakupy usług u 6 1, 2, 5, 6, 8, 10, 12,
podwykonawców 13, 15, 16
3 PP-2/3 Kwalifikacja 6 1, 2, 5, 6, 8, 10, 12,
Barbara Dyrcz, Stanisław Truś
18
dostawców 13, 15, 16
4 PP-2/4 Dostawy inwestorskie 7, 10 1, 2, 5, 6, 8, 10, 12,
13, 15, 16
Proces 3 - Realizacja budowy
Wymagania Nr punktów ISO 9002,
Lp. Nr Tytuł procedury Osoby Termin
podstawowe których wymagania
procedury odpowiedzialne opracowania
ISO 9002 pkt nr uwzględnione zostały w
procedurze
1 Planowanie realizacji 9 1, 2, 5, 9, 10
PP-3/1
budowy
2 PP-3/2 Realizacja budowy 9 1, 2, 5, 7, 8, 9, 10,
12, 13
3 PP-3/3 Odbiór końcowy, 9 1, 2, 5, 7, 8, 9, 10,
pogwarancyjny i 12, 13
rozliczenie budowy
Proces 4 - Zabezpieczenie wyposażenia technicznego
Wymagania Nr punktów ISO 9002,
Lp. Nr Tytuł procedury Osoby Termin
podstawowe których wymagania
procedury odpowiedzialne opracowania
ISO 9002 pkt nr uwzględnione zostały w
procedurze
1 Nadzór nad 9, 15 1, 2, 9, 15, 16, 20
PP-4/1
wyposażeniem
technicznym
2 PP-4/2 Usługi zaplecza 9, 15 1, 2, 9, 15, 16, 20
budowy
Proces 5 - Produkcja pomocnicza
Wymagania Nr punktów ISO 9002,
Lp. Nr Tytuł procedury Osoby Termin
podstawowe których wymagania
procedury odpowiedzialne opracowania
ISO 9002 pkt nr uwzględnione zostały w
procedurze
1 Wytwarzanie betonu 9 1, 2, 5, 7, 8, 9, 10,
PP-5/1
12, 13, 16
2 PP-5/2 Wytwarzanie masy 9 1, 2, 5, 7, 8, 9, 10,
bitumicznej 12, 13, 16
3 PP-5/3 Wydobywanie i 9 1, 2, 5, 7, 8, 9, 10,
przetwórstwo kruszywa 12, 13, 16
4 PP-5/4 Wytwarzanie 9 1, 2, 5, 7, 8, 9, 10,
prefabrykatów 12, 13, 16
Proces 6 - Kontrola i badania
Wymagania Nr punktów ISO 9002,
Lp. Nr Tytuł procedury Osoby Termin
podstawowe których wymagania
procedury odpowiedzialne opracowania
ISO 9002 pkt nr uwzględnione zostały w
procedurze
1 Kontrola i badania 10 1, 2, 5, 6, 7, 8, 9,
PP-6/1
10, 11, 12, 13, 16
2 PP-6/2 Nadzorowanie sprzętu do 11 1, 2, 5, 11, 16
pomiarów, kontroli i badań
Dokumentacja systemu zapewnienia jakości. Opracowywanie i wdrażanie
19
Redagowanie procedur należy praktycznie rozpocząć od opracowania,
zatwierdzenia i wdrożenia procedury dotyczącej opracowywania dokumentacji szj,
gdyż ona właśnie powinna determinować cały tryb postępowania obowiązujący
przy opracowywaniu wszystkich innych dokumentów szj, ustalając ich układ
treści, szatę graficzną, określając odpowiednie, związane z tym formularze itd.
Nie jest to sprzeczne z faktem, że podstawowe określenie zakresów kompe-
tencji i obowiązków powinno zostać zawarte w procedurze tzw. organizacyjnej,
czyli wdrożonej, jako pierwsze.
Procedura dotycząca Opracowania dokumentacji szj powstaje jako rezultat
działań koncepcyjnych Zespołu ds. Wdrożenia szj, jej autorem jest najczęściej
osoba odpowiedzialna w przedsiębiorstwie za jakość, o czym była już mowa;
zarówno zespół jak i jego kierownik powinni działać na podstawie odpowiedniego
zarządzenia najwyższego kierownictwa, mając ku temu ściśle określone
kompetencje oraz obowiązki. Z reguły zresztą w przedsiębiorstwie istnieją tzw.
Księgi służb, Regulaminy organizacyjne, czyli dokumenty, które tylko po
odpowiedniej weryfikacji i zaewidencjonowaniu można traktować jako gotową
procedurę organizacyjną lub wprost do tej procedury dołączyć jako podstawowy
załącznik.
Kolejność opracowywania pozostałych procedur wynika z reguły ze
specyficznych uwarunkowań zewnętrznych (np. nadsyłanych ankiet odbiorców).
W zasadzie, co wydaje się logiczne, należałoby rozpoczynać porządkowanie
określonych obszarów działalności w przedsiębiorstwie od tych, w których
w czasie inwentaryzacji ujawniono najwięcej niezgodności, po to chociażby, aby
mieć więcej czasu na wprowadzenie koniecznych działań korygujących.
Powszechnie znana jest również opinia, że istnieją procedury trudniejsze
oraz łatwiejsze . Mając na uwadze zatem np. zwiększenie efektywności
funkcjonowania wdrażanego szj należałoby ich opracowywanie rozpoczynać od
tych bardziej skomplikowanych.
Jak już wspomniano wcześniej na tym etapie prac do zadań zespołu należy
również właściwy wybór dodatkowych współpracowników (autorów np.
brakujących instrukcji), którym po udzieleniu instruktażu i udostępnieniu
niezbędnych, wcześniej uporządkowanych, materiałów można zlecić opracowy-
wanie projektów innych dokumentów.
Redagowanie Księgi jakości jest znacznie prostsze, jeżeli wcześniej
opracowało się procedury. Oznacza to, że właściwie prace nad redagowaniem
poszczególnych rozdziałów Księgi jakości można podejmować natychmiast po
osiągnięciu konsensusu co do projektu ostatecznego kolejnych procedur, a zatem
również stopniowo.
W ramach tego etapu należy również, co zwykle jest zadaniem Zespołu ds.
Wdrożenia szj, rozwinąć cykl szkoleń wewnętrznych, których tematyką, oprócz
Barbara Dyrcz, Stanisław Truś
20
instruktażu i zagadnień ogólnych związanych z wymaganiami norm jakościowych,
powinno być szczegółowe przedstawienie proponowanych regulacji w kolejno
powstających dokumentach.
Wcześniejsze zapoznanie użytkowników danych dokumentów z ustaleniami
mającymi wkrótce obowiązywać pozwala na uniknięcie niepotrzebnego zaskoczenia
i znacznie ułatwia wdrożenie dokumentów do praktycznego stosowania.
Znacznym ułatwieniem działań Zespołu ds. Wdrożenia szj na etapie prac
związanych ze stopniowym redagowaniem odpowiednich dokumentów może być
sporządzenie ramowego podziału odpowiedzialności i kompetencji, wynikających
z odpowiedzialności służbowej za poszczególne obszary zapewnienia jakości.
Przyporządkowanie czynności i zadań związanych z zapewnieniem jakości,
ich wypunktowanie i zestawienie w zależności od potrzeb danego przedsię-
biorstwa z równoczesnym wskazaniem komórek organizacyjnych odpowiedzial-
nych za ich realizację może zwiększyć efektywność właściwie wszystkich prac
dotychczas podjętych i wykonywanych przez zespół.
Poprzez wcześniejsze informowanie (o podejmowanych decyzjach lub
wynikach określonych działań) zarówno wewnątrz przedsiębiorstwa, jak i na
zewnątrz (klienci) unika się ponadto zbędnych nieporozumień mogących
powstawać jako skutek wprowadzanych na biegu nowych uregulowań.
Zestawienie takie stanowi również dobrą podstawę do uzupełnienia
kompetencji i obowiązków z zakresu zapewnienia jakości, które muszą być
uwzględnione w procedurze organizacyjnej oraz w odpowiednim rozdziale Księgi
jakości dotyczącym Wymagań systemu zapewnienia jakości. Organizacja .
Przykład takiego zestawienia dla wybranego przypadku przedstawiono
poniżej:
Dokumentacja systemu zapewnienia jakości. Opracowywanie i wdrażanie
21
ZESTAWIENIE KOMPETENCJI I ODPOWIEDZIALNOŚCI WYNIKAJCYCH
Z SZJ
Przyporządkowanie czynności i zadań
związanych z zapewnieniem jakości
1. Organizacja
1.2. Wprowadzenie i nadzór nad szj W W W W W W W W X W
1.3. Ustalanie organizacji szj X W W W W W W W W W
1.4. Opracowywanie i nadzór nad dokumentacją szj W W W W W W W X W
1.5. Planowanie, wprowadzanie i nadzór nad działaniami I W W W W W W W W X W
korygującymi
1.6. Ustalanie strategii kontroli metod statystycznych oraz I I I I W W W W W X
środków kontrolnych
1.7. Ujęcie i analiza kosztów jakości I W W W W W W W X
1.8. Ujęcie i analiza zapisów jakości W W W W W W W X
1.9. Sporządzanie raportów jakościowych I I W W W W W W X
1.10. Przeprowadzenie wewnętrznych auditów systemu I W W W W W W W X
1.11. Archiwizowanie dokumentacji szj W W W W W W I X W
1.12. Organizowanie szkoleń i dokształcania I W W W W W W W W X
2. SZJ w fazie planowania wyrobu
2.1. Ujęcie i analiza wymagań rynkowych I X W I I
2.2. Określenie wymagań klienta wobec wyrobu W X W I I I I I
2.3. Sprawdzenie specyfikacji pod względem jej komple- W X W W W W W
tności i możliwości realizacyjnych
2.4. Zatwierdzenie zeszytu obowiązków wobec klienta I I I W X
2.5. Archiwizacja zeszytu obowiązków wobec klienta X W
2.6. Sporządzenie zeszytu wymagań projektowych W X I I I I I
2.7. Sprawdzenie i zatwierdzenie zeszytu wymagań W W W X W W W W W
projektowych
2.8. Analiza możliwości wykonania na podstawie I W W X W W W W
ustalonych wymagań klienta
2.9. Sprawdzenie kontraktów dla:
- wyrobów standardowych X
- wyrobów nowych I I I X W W W W W W
3. SZJ w działalności projektowej i konstrukcji
3.1. Sprawdzenie dokumentów projekt. i konstr. pod I I I X W I I I I
kątem spełnienia wymagań zawartych w zeszycie
wymagań projektowych
Klient
Kadry
Umowy
Dyrekcja
Sprzedaż
Zaopatrz.
Produkcja
Marketing
Zap.jakości
Technologia
Bad. rozwoj.
Barbara Dyrcz, Stanisław Truś
22
Przyporządkowanie czynności i zadań
związanych z zapewnieniem jakości
3.2. Ustalenie elementów i wyrobów o znaczeniu X W I I I I
krytycznym dla bezpieczeństwa
3.3. Sporządzanie programu badań dla elementów I I I I X W W W W W
i prototypów
3.4. Badanie prototypów i ocena wyników I I I I X W W W W W
3.5. Analiza i zatwierdzanie specyfikacji I I I X I I I I
3.6. Ustalenie koncepcji kontroli I W W W W W X
3.7. Zaplanowanie kontroli I W W W W X
3.8. Zatwierdzenie potrzeb w zakresie środków kontroli I W W W X
pomocniczych
3.9. Opracowanie dokumentacji wykonawczej X W W W W
i dokumentacji dotyczącej kontroli
3.10. Zaopatrzenie w środki kontrolne W X I W
3.11. Ustalenie wymagań jakościowych odnośnie do I I I I W W W X W
znakowania, pakowania, transportu i wysyłki
3.12. Ocena i zatwierdzanie ostatecznych rozwiązań I I I X W W W W W
4. SZJ w fazie zaopatrzenia
4.1. Dobór dostawców I I I I X W
4.2. Uzgodnienia z dostawcami na temat wymagań I I I I X W
jakościowych i na temat sprawdzania jakości
4.3. Opracowanie zależnych od wyrobu oraz ogólnie I I I W X
obowiązujących technicznych warunków dostawy
4.4. Kontrola dostaw (kontrola wejściowa) I W W X
4.5. Kontrola próbek i ich ocena W W I W X
4.6. Załatwienie reklamacji W W W X W
4.7. Kwalifikacja poddostawców I I I W X
4.8. Ocenianie poddostawców I I I X W
4.9. Wspomaganie poddostawców W W W X X
5. SZJ podczas produkcji
5.1. Przeprowadzenie kontroli w trakcie produkcji I I I X W
5.2. Rejestrowanie danych jakościowych X X
5.3. Przeprowadzenie kontroli w trakcie montażu I X W
5.4. Dokonywanie analiz jakościowych. I I W W W W X
5.5. Ustalanie zasad transportu I W W X W W W W
5.6. Oznaczanie wyrobów I I X W W W W
5.7. Sporządzanie instrukcji transportu wewnętrznego I I W W X W W W
5.8. Nadzorowanie pakowania, transportu wewnętrz., X W W W
Klient
Kadry
Umowy
Dyrekcja
Sprzedaż
Zaopatrz.
Produkcja
Marketing
Zap.jakości
Technologia
Bad. rozwoj.
Dokumentacja systemu zapewnienia jakości. Opracowywanie i wdrażanie
23
Przyporządkowanie czynności i zadań
związanych z zapewnieniem jakości
składowania
5.9. Przyjmowanie reklamacji od klientów W I I W W W W W X W
5.10. Techniczne opracowywanie reklamacji klientów I I I I W X W W W W
5.11. Odpowiadanie na reklamacje klientów I W W X I I I I W W
5.12. Prowadzenie statystyki klientów I I I I I I I X W
I - informacje X - odpowiedzialny W - współpracujący
Etapem kolejnym, zamykającym prace zasadnicze dokumentowania
i wdrażania szj jest opiniowanie i weryfikacja stopniowo redagowanych
dokumentów.
Powstające w poprzednim etapie dokumenty szj powinny być opiniowane
w trybie ustalonym zapisami procedury Opracowywanie dokumentacji szj przed
redagowaniem ich ostatecznego projektu.
Wszelkie uwagi zgłaszane przez opiniujących, przede wszystkim
użytkowników danego dokumentu, powinny zostać przez zespół rozpatrzone
i ewentualnie uwzględnione w wersji ostatecznej projektu.
W praktyce stosuje się również wprowadzanie do próbnego stosowania bez
konsekwencji pewnych procedur o stosunkowo najbardziej skomplikowanych
przebiegach. Ma to na celu zebranie doświadczeń o zdolności adaptacyjnej danego
dokumentu, a wynikające z tego doświadczenia wnioski są uwzględniane
w kolejnej korekcie zapisów.
Zwieńczeniem działalności Zespołu ds. Wdrożenia szj w zakresie określo-
nego zadania jest przedstawienie do zatwierdzenia upoważnionej osobie
ostatecznego projektu danego dokumentu.
Decyzja o zatwierdzeniu, równoznaczna z jego wdrożeniem do stosowania
praktycznego ze wszystkimi wynikającymi z tego konsekwencjami, powinna być
podjęta przez kierownictwo przedsiębiorstwa. Szczególnie istotne jest
zatwierdzenie pierwszych dokumentów uruchamiających tym samym cały proces
wdrażania szj. Najczęściej następuje to również stopniowo w miarę jak
redagowane są kolejne projekty dokumentów.
Od tego momentu przedsiębiorstwo może już prezentować swoim klientom
dokumentowanie jakości, co stanowi przecież cel końcowy podjętych w tym
zakresie działań.
Po zakończeniu stopniowego redagowania oraz wdrażania dokumentów szj
osoba odpowiedzialna w przedsiębiorstwie za jakość może przygotowywać
Klient
Kadry
Umowy
Dyrekcja
Sprzedaż
Zaopatrz.
Produkcja
Marketing
Zap.jakości
Technologia
Bad. rozwoj.
Barbara Dyrcz, Stanisław Truś
24
odpowiedni wniosek o certyfikację, którego zatwierdzenie przez kierownictwo
i przekazanie wraz z wymaganymi dokumentami do wybranej jednostki
certyfikującej uruchamia proces certyfikacji systemu.
1.6. Redagowanie dokumentów szj
Zalecenia ogólne dotyczące redakcji dokumentów szj można skrótowo
przedstawić następująco:
" prosta i staranna forma graficzna,
" jasna, zwięzła i przejrzysta treść,
" jednolity układ treści (przynajmniej w ramach jednego rodzaju
dokumentów),
" możliwość szybkiego wprowadzenia zmian.
Zalecenia powyższe wynikają z omówionego wcześniej przeznaczenia i cech
charakterystycznych dokumentacji szj.
Formę graficzną oraz elementy wymagane ze względów formalnych
poszczególnych rodzajów dokumentów ustala się najczęściej w procedurze
dotyczącej opracowywania dokumentacji szj. Jako załączniki do tej procedury
podaje się określone formularze, które służą do sporządzenia danych dokumentów.
Powinny one zawierać co najmniej:
" sposób identyfikacji dokumentu (nazwa, tytuł, oznaczenie, nr
wydania, ilość stron, ilość załączników, ilość egzemplarzy, nr
egzemplarza),
" miejsce na podpisy opracowującego i zatwierdzającego oraz datę
obowiązywania,
" znak graficzny i nazwę przedsiębiorstwa (właściciela dokumentu).
Przy ustalaniu formy graficznej należy pamiętać, że część tych dokumentów
(Księga jakości, procedury) będzie prezentowana na zewnątrz (klientom, ich
auditorom, auditorom jednostki certyfikującej), a więc powinna pełnić dodatkowo
określone funkcje reklamowo-promocyjne.
Zachowanie przejrzystości treści zwłaszcza w dokumentach operacyjnych
(procedurach, instrukcjach, formularzach) jest szczególnie istotne i chodzi tutaj nie
tylko o zawartość merytoryczną zapisów, ale również sposób ich formułowania
dostosowany do użytkowników danego dokumentu.
Wszędzie tam, gdzie jest to możliwe, np. w ramach jednego rodzaju
dokumentów, powinno być przestrzegane zachowanie jednolitości układu treści,
które znacznie ułatwia korzystanie z tych dokumentów.
Dokumentacja systemu zapewnienia jakości. Opracowywanie i wdrażanie
25
W związku z koniecznością aktualizacji zapisów dokumentów szj należy
przewidzieć możliwość wymiany w nich poszczególnych stron, co z kolei
wyklucza np. stałą oprawę typu introligatorskiego.
1.6.1. Redagowanie procedur
Procedury jako dokumenty opisujące "przebiegi" wykonywania i kontroli
określonych działań wynikających z poszczególnych zadań szj są dokumentami
operacyjnymi służącymi do zarządzania jakością, i - o czym już wspomniano - są
adresowane z reguły do osób na stanowiskach funkcyjnych w przedsiębiorstwie.
Jest oczywiste, że zawartość ich treści (postanowień) zależy od rodzaju
i złożoności obszaru objętego regulacjami. Stały jest natomiast cel podstawowy, tj.
ustalenie sposobu postępowania. W odróżnieniu od dokumentów niższego rzędu
(np. instrukcji) mają procedury w swych podstawowych zapisach stały charakter,
tzn. niezależny od rodzaju czy asortymentu produkowanych wyrobów, rodzaju
stosowanej technologii i techniki, wykorzystywanych maszyn i urządzeń itp., czyli
elementów zmiennych procesu wytwarzania lub świadczenia usług.
Procedury powinny ustalać:
" zadanie (przeznaczenie, cel, przedmiot uregulowań),
" zakres stosowania (obowiązywania),
" osoby odpowiedzialne za realizację,
" tryb wykonawczy,
" warunki i kryteria oceny,
" postępowanie w przypadku wystąpienia niezgodności,
" dokumenty odniesienia i dokumenty związane.
Cel procedury wynika bezpośrednio z określonych wymagań dla obszaru szj
( procesu ), który dana procedura ma regulować. Cel ten może być poszerzony
o dodatkowe ustalenia wynikające ze specyfiki działania danego przedsiębiorstwa,
może być również podzielony w przypadkach, gdy ustalono, że dany obszar szj
będzie objęty regulacjami zapisanymi w więcej niż jednej procedurze.
Dla przejrzystości struktury dokumentacji szj, która ułatwia jej stosowanie
w praktyce, zaleca się jednak, aby tam, gdzie to możliwe każdy z obszarów szj
(każdy "proces") był regulowany jedną procedurą systemową, zaś w przypadkach
bardziej skomplikowanych przebiegów - żeby nie rozbudowywać zanadto
zapisów - należy w większym stopniu odwoływać się do innych dokumentów
niższego rzędu względnie redagować procedury pracy (dzielić procesy ).
Zakres obowiązywania procedury powinien obejmować wszystkie komórki
organizacyjne przedsiębiorstwa, uczestniczące w realizacji zadania ujętego
w przedmiocie procedury oraz komórki nadzorujące proces postępowania
Barbara Dyrcz, Stanisław Truś
26
i rozstrzygające ewentualne kwestie sporne. Związane jest to bezpośrednio
z ustaleniami odpowiedzialności za realizację poszczególnych elementów zadania z
określeniem komórek organizacyjnych i/lub wskazaniem osób w rozumieniu:
pracownik, bezpośredni przełożony, kontroler, kierownik itp.
Częścią zasadniczą procedury jest opis sposobu postępowania pracowników
komórek organizacyjnych wyznaczonych do realizacji danej działalności lub
zadania, czyli tryb wykonawczy. Powinien on uwzględniać takie
rozczłonkowanie zadania na poszczególne "kroki", aby można było przedstawić
kolejność całego procesu postępowania i równocześnie precyzyjnie ustalić
kompetencje oraz obowiązki realizatorów.
W tym celu, często w praktyce, dla zachowania przejrzystości ustaleń
wykorzystuje się pewną formę graficzną zapisów, czyli algorytmy postępowania,
które uzupełnione tekstem mogą przedstawić bardziej klarownie dany tok
postępowania.
Ustalenia zawarte w procedurach powinny określać, wszędzie tam, gdzie to
niezbędne, warunki oraz kryteria oceny poszczególnych elementów realizacji
zadania, czyli punkty kontrolne i decyzyjne, a także ścieżki postępowania
w przypadku braku akceptacji ze względu na wystąpienie niezgodności.
Zapisy procedur powinny wskazywać zródła bardziej szczegółowych
informacji (dalszych uregulowań w danym obszarze), czyli odnosić się do
innych dokumentów (dokumentacji szj, dokumentów technicznych itp.), które są
często - jak np. formularze - nie tylko w procedurach wymieniane, ale również do
nich dołączane.
Poniżej zamieszczono założenia do konspektu procedury i przebieg jej
opracowania:
1. Zdefiniować proces pod kątem identyfikacji z obszarem wymagań
ujętych w normie modelowej (określić ogólny cel, przedmiot procedury).
2. Zidentyfikować wymagania szczegółowe normy (danego obszaru)
w powiązaniu ze specyfikacją zdefiniowanego procesu.
3. Ustalić początek (wejście) i koniec (wyjście) procesu w powiązaniu
z przyjętą strukturą dokumentacji systemowej (w tym przypadku w powiązaniu
z innymi opracowywanymi lub przewidzianymi do opracowania procedurami).
4. Określić szczegółowy przedmiot (cel) procedury obejmujący wszystkie
zidentyfikowane wymagania w przedziale ustalonego początku i końca
zdefiniowanego procesu.
5. Przedstawić ogólnie przebieg procesu (algorytm) w układzie
czynnościowym (kolejnych kroków procesu).
6. Ustalić ogólnie odpowiedzialność i kompetencje komórek
organizacyjnych wykonujących czynności poszczególnych kroków procesu.
Dokumentacja systemu zapewnienia jakości. Opracowywanie i wdrażanie
27
7. Uszczegółowić (w stopniu zapewniającym poprawną realizację) ustalone
wcześniej do wykonania czynności, tj. przypisać je określonym komórkom
organizacyjnym, a także wskazać niezbędne dokumenty służące do sporządzania
zapisów, dokumenty pomocnicze (np. instrukcje szczegółowe) i dokumenty
odniesienia oraz alternatywne sposoby postępowania w przypadkach czynności
(punktów) kontrolnych.
8. Sporządzić wykazy (formularzy, załączników, dokumentów
związanych).
9. Uzupełnić zapisy procedury w zależności od ustalonej struktury
dokumentu i sporządzić spis treści.
10. Skompletować załączniki.
Przykładowy układ i spis treści procedury zamieszczono poniżej:
1. Tytuł.
2. Karta zmian.
3. Rozdzielnik.
4. Przeznaczenie (cel).
5. Zakres obowiązywania.
6. Terminologia /pojęcia/ (tylko w razie potrzeby).
7. Podział kompetencji i obowiązków.,
8. Opis (tryb wykonawczy, zasady postępowania).,
9. Wskazówki i uwagi (tylko w razie potrzeby).
9.1. Dokumenty związane zewnętrzne.
9.2. Dokumenty związane wewnętrzne.
9.3. Odniesienie do literatury.
10. Załączniki (tylko w razie potrzeby).
Tytuł procedury powinien zwięzle, ale precyzyjnie określać obszar objęty
regulacjami i musi być adekwatny do ewentualnego rozszerzenia względnie
podzielenia jej przedmiotu.
Procedury są dokumentami, które powinny być w sposób ciągły
uaktualniane poprzez wprowadzenie, w ustalonym trybie, określonych zmian.
Zmiany te odnotowuje się na Karcie zmian będącej najczęściej formą tablicy
zawierającej następujące rubryki:
- nr kolejnej zmiany,
- nr wprowadzonej strony, wydania, punktu itp.,
- nr anulowanej strony, wydania, punktu itp.,
- datę wprowadzenia zmiany,
- podpis osoby zatwierdzającej zmianę.
Barbara Dyrcz, Stanisław Truś
28
Kartę zmian osoba odpowiedzialna za aktualizację przekazuje każdorazowo,
po wprowadzeniu zmiany, wszystkim użytkownikom danej procedury.
Dla ułatwienia zarządzania procedurami, a także jako informację dodatkową
dla ich użytkowników zamieszcza się w Rozdzielniku wykaz komórek
organizacyjnych i/lub osób otrzymujących za potwierdzeniem daną procedurę.
Często zachodzi potrzeba wyjaśnienia stosowanych w zapisach procedury
pewnych specyficznych terminów, mogących budzić niezrozumienie użytkowni-
ków, względnie objaśnienia użytych skrótów, co z reguły podaje się w rozdziale:
Terminologia.
Na końcu zapisów procedury podaje się wykaz formularzy, które
odpowiednio oznakowane i uporządkowane zamieszcza się w niej jako załączniki.
Bez względu na specyfikę obszaru objętego regulacjami zapisów danej
procedury oraz specyfikę danego przedsiębiorstwa można przedstawić następującą
kolejność czynności związanych z redagowaniem procedur:
" określić cele (co robi się i dlaczego),
" przeanalizować zadanie do wykonania (co należy zrobić, aby
osiągnąć cel),
" stworzyć plan zadań,
" wyznaczyć autora procedury,
" realizować ustalony harmonogram,
" zaopiniować projekt procedury,
" zatwierdzić procedurę,
" przygotować szkolenie przed wdrożeniem,
" czuwać nad aktualnością i wprowadzać zmiany,
" przeprowadzić audit wewnętrzny procedury,
" dokonać nowelizacji wydań.
Jak już zostało opisane w p.5 niniejszego rozdziału wszelkie sprawy
formalne związane z redagowaniem procedur są ustalane przez Zespół ds. Wdro-
żenia szj, który zleca swoim członkom, względnie osobom spoza swojego grona,
określone zadania łącznie ze wskazaniem autorów poszczególnych dokumentów.
Autorami procedur są najczęściej kierownicy komórek organizacyjnych
zabezpieczających w przedsiębiorstwie określony obszar działalności (dany
proces ), a więc osoby najlepiej zorientowane w całościowych przebiegach
regulujących tę działalność i będące w przyszłości podstawowymi użytkownikami
danej procedury. Przy takim doborze autorów procedur można najszybciej
doprowadzić do uzupełnienia dotychczasowego trybu wykonawczego o ele-
menty wynikające bezpośrednio z wymagań norm jakościowych, a więc spełnić
cel procedury i to często bez równoczesnego "burzenia" istniejącego stanu.
Zachowanie w maksymalnym zakresie, możliwym do przyjęcia ze względu na
Dokumentacja systemu zapewnienia jakości. Opracowywanie i wdrażanie
29
wymagania, dotychczasowego sposobu postępowania jest w praktyce najlepszą
drogą do szybkiego zaadoptowania i wdrożenia postanowień określonych
dokumentów.
Najczęściej autorzy procedur przeprowadzają odpowiednie, przewidziane
przed zatwierdzeniem, szkolenia przede wszystkim pracowników, których
działania uregulowane zostały postanowieniami danej procedury. Procedury
regulują, i to w zakresie rozdziału kompetencji oraz obowiązków, że najczęściej
także czynności innych komórek organizacyjnych powinny być przed ich
zatwierdzeniem zaopiniowane formalnie przez tych wszystkich, którzy muszą
stosować ich postanowienia. W tym celu wprowadza się, np. zapisami procedury
dotyczącej opracowania dokumentacji szj, odpowiedni tryb oraz formularze, gdzie
można zamieścić zarówno przebieg opiniowania, jak i uwagi opiniujących.
Obowiązek czuwania nad aktualnością procedur, wprowadzaniem zmian,
nowelizacją wydań i wnioskowaniem o przeprowadzenie auditu wewnętrznego
procedury spoczywa najczęściej na osobie odpowiedzialnej w przedsiębiorstwie za
jakość i wynika bezpośrednio z ustaleń dotyczących zarządzania wdrożoną
dokumentacją szj, niemniej jednak do zgłaszania swoich uwag i ewentualnych
wniosków o zmianę zapisów w tych dokumentach należy zobowiązać wszystkich
pracowników przedsiębiorstwa z równoczesnym określeniem sposobu postępowa-
nia w tym zakresie.
Przyjęło się w praktyce, że procedurę dotyczącą organizacji szj zatwierdza
najwyższe kierownictwo przedsiębiorstwa (dyrektor naczelny, prezes itp.),
pozostałe zaś zatwierdzane są natomiast przez osobę odpowiedzialną w
przedsiębiorstwie za jakość.
Przykłady rozwiązań szaty graficznej procedur oraz towarzyszących im
formularzy, również związanych z ich opiniowaniem i ewidencją, a także przykład
algorytmu postępowania przedstawiono na kolejnych stronach:
Nr Wydanie
Logo
PROCEDURA
przedsiębiorstwa
Barbara Dyrcz, Stanisław Truś
30
(tytuł) Strona: Stron:
Załączników:
(tytuł)
Opracował:(imię i nazwisko, podpis) Zatwierdził: (imię i nazwisko, podpis)
Data: Data:
Obowiązuje od: Ilość egz.: Nr egz.:
Nr Wydanie
Nagłówek zgodny z rodzajem
Logo
dokumentu, do którego
przedsiębiorstwa
Dokumentacja systemu zapewnienia jakości. Opracowywanie i wdrażanie
31
Strona: Stron:
wprowadza się Kartę
Załączników:
KARTA ZMIAN
Lp. Wprowadzono Anulowano Data zmiany Zatwierdził
Należy przekazywać wszystkim użytkownikom dokumentu przy wprowadzaniu zmiany.
Barbara Dyrcz, Stanisław Truś
32
Nr Wydanie
Nagłówek zgodny z rodzajem
Logo
dokumentu, do którego
przedsiębiorstwa
wprowadza się Kartę
Strona: Stron:
Załączników:
ROZDZIELNIK
Lp. Imię i nazwisko osoby otrzymującej Nr egz. Data Podpis
procedurę otrzymania
F/11
KARTA EWIDENCJI I ZMIAN
Logo
P/02
PROCEDURY
przedsiębiorstwa
Nr procedury: Ilość egz.:
Tytuł:
Wydanie: Ilość
Obowiązuje od:
załączników:
Zmiana Nr: Nr wniosku: Zamiast: Wprowadzono: Otrzymał:
data/podpis
Dokumentacja systemu zapewnienia jakości. Opracowywanie i wdrażanie
33
F/7
P/02
Logo OPINIOWANIE PROCEDURY
przedsiębiorstwa (przebieg)
Strona:
Stron:
Dotyczy:
Lp. Obiegiem Data i potwierdzenie Data
Podpis
komórki odbioru wykonania
bez uwag uwagi na
stronie
OPINIA Zespołu ds. Wdrożenia SZJ:
Proponowany termin obowiązywania:
DECYZJA, data i podpis:
Barbara Dyrcz, Stanisław Truś
34
F/8
OPINIOWANIE PROCEDURY P/02
Logo
(UWAGI)
przedsiębiorstwa
Strona:
Stron:
Opiniujący
(symbol Data i podpis
komórki)
Dokumentacja systemu zapewnienia jakości. Opracowywanie i wdrażanie
35
Nr Wydanie
PROCEDURA
Logo
przedsiębiorstwa
(tytuł) Strona: Stron:
Załączników:
Algorytm opisujący sterowanie procesem produkcji odlewów:
START
A
INSTR.06/01 P/06
PRZYJCIE
ZMIANOWY PLAN
MATERIAAU
PRODUKCJI
DO PRODUKCJI
NR.DOSTAWY,SZAR-
ŻY,GATUNEK,
TERMIN
Ś
POSTPOWANIE Z
N
MATERIAłEM,
NIEZGODNYM
T
INSTR.09/03 INSTR.09/04 INSTR.09/01 INSTR.09/02
PRZYGOTOWANIE ZAAADUNEK ZMIANOWY PLAN
WYKONANIE RDZENI
MAS FORMIERSKICH ŻELIWIAKA PRODUKCJI
INSTR.09/ 05 INSTR.09/ 06 INSTR.09/ 07 INSTR.09/ 08
JAKOŚĆ RDZENI WYKONANIE FORM WYTOP
SKAAD
CHEMICZNY
ŻELIWA ZMIANOWY PLAN
PRODUKCJI
N
DZIAłANIA
INSTR.09/ 09 INSTR.09/ 10
KORYGUJCE
T
ZALEWANIE FORM
METALEM
INSTR.09/11
WYBIJANIE
ODLEWÓW
INSTR.09/ 12 INSTR.09/ 13
OCZYSZCZANIE
ODLEWóW
B
Barbara Dyrcz, Stanisław Truś
36
Nr Wydanie
Logo
PROCEDURA
przedsiębiorstwa
(tytuł) Strona: Stron:
Załączników:
B
.
INSTR.09/ 14
SORTOWANIE I
C
WSTPNA
KONTROLA
JAKOŚCI
P/13
N
POSTPOWANIE Z
WYROBEM
NIEZGODNYM
INSTR.09/ 18
T
N
NAPRAWA
T
INSTR. 09/ 17
WYKACCZANIE
ODLEWÓW ZAOM
SZLIF.+CZYSZCZ.
INSTR. 09/ 14
ODLEWY NIE
WYMAGAJąCE
SORTOWANIE
KOCCOWE WYKACCZANIA
ODLEWY PAKOWANE ODLEWY NIEPAKOWANE
KONTROLA KONTROLA
JAKOŚCI JAKOŚCI
P/13
P/13
POSTPOWANIE Z POSTPOWANIE Z
N N
WYROBEM WYROBEM
NIEZGODNYM NIEZGODNYM
INSTR.09/18 INSTR.09/18
T
T
T
T
NAPRAWA
NAPRAWA
N INSTR.09/19 WTO
N
PAKOWANIE
ZAOM
ZAOM
P/15 P/15
SKAADOWANIE SKAADOWANIE
WYROBU WYROBU
GOTOWEGO GOTOWEGO
KONIEC KONIEC
Dokumentacja systemu zapewnienia jakości. Opracowywanie i wdrażanie
37
Nr Wydanie
Logo
PROCEDURA
przedsiębiorstwa
(tytuł) Strona: Stron:
Załączników:
B
.
INSTR.09/ 14
SORTOWANIE I
C
WSTPNA
KONTROLA
JAKOŚCI
P/13
N
POSTPOWANIE Z
WYROBEM
NIEZGODNYM
INSTR.09/ 18
T
N
NAPRAWA
T
INSTR. 09/ 17
WYKACCZANIE
ODLEWÓW ZAOM
SZLIF.+CZYSZCZ.
INSTR. 09/ 14
ODLEWY NIE
WYMAGAJąCE
SORTOWANIE
KOCCOWE WYKACCZANIA
ODLEWY PAKOWANE ODLEWY NIEPAKOWANE
KONTROLA KONTROLA
JAKOŚCI JAKOŚCI
P/13
P/13
POSTPOWANIE Z POSTPOWANIE Z
N N
WYROBEM WYROBEM
NIEZGODNYM NIEZGODNYM
INSTR.09/18 INSTR.09/18
T
T
T
T
NAPRAWA
NAPRAWA
N
INSTR.09/19 WTO
N
PAKOWANIE
ZAOM
ZAOM
P/15 P/15
SKAADOWANIE SKAADOWANIE
WYROBU WYROBU
GOTOWEGO GOTOWEGO
KONIEC KONIEC
Barbara Dyrcz, Stanisław Truś
38
1.6.2. Redagowanie instrukcji
Instrukcje jako dokumenty zawierające polecenia realizacji określonych
operacji są kierowane do ich bezpośrednich wykonawców, zazwyczaj na konkretne
stanowiska pracy. Powinny one w sposób jak najbardziej praktyczny informować
operatorów o zakresie, kolejności i warunkach wykonywania oraz dokumento-
wania niezbędnych czynności wynikających z danego procesu produkcyjnego,
stosowanej technologii i techniki, obsługiwanych urządzeń itp. Zatem instrukcje są
dokumentami związanymi bezpośrednio ze specyfiką i programem produkcyjnym
danego przedsiębiorstwa.
Należy je opracowywać dla wszystkich operacji z łańcucha procesu
wytwarzania lub świadczenia usług oraz operacji zabezpieczających i wspierają-
cych ten proces. Naturalnie w zależności od stopnia skomplikowania procesu
produkcyjnego wzrasta ich ilość, względnie wzrasta ilość towarzyszących im
załączników i formularzy. W każdym jednak przypadku instrukcje są
podstawowym narzędziem instruktażu pracowników na danym stanowisku pracy
i powinny na tyle precyzyjnie określać ich obowiązki, aby np., gdy zajdzie taka
potrzeba, można było zastąpić z pozytywnym efektem w stosunkowo krótkim
czasie danego operatora innym.
Stopień "uszczegółowienia" zapisów instrukcji nie powinien jednak
eliminować możliwości ochrony tajemnic przedsiębiorstwa zwłaszcza w zakresie
ogólnie pojętego "know-how".
Autorami instrukcji powinny być osoby bezpośrednio związane z opraco-
waniem danego procesu i stosowanej technologii, znające najlepiej specyfikę
i możliwości używanej w przedsiębiorstwie techniki.
Ogólnie rzecz biorąc, instrukcje powinny określać:
" sposób wykonywania poszczególnych czynności,
" niezbędne materiały, narzędzia, urządzenia itp.,
" operatorów wykonujących poszczególne czynności lub wskazywać
stanowiska pracy,
" warunki jakie muszą być spełnione, aby operacja miała charakter
powtarzalny,
" sposób i formę dokumentowania wykonania operacji,
" zasady rejestracji wyników,
" kryteria oceny.
Instrukcje zawierają często w formie załączników rysunki, normy,
specyfikacje itp. oraz wzory formularzy, na których dokumentuje się wykonanie
określonych czynności oraz prowadzi zapisy z ich kontroli.
Projekty instrukcji są sprawdzane najczęściej przez bezpośrednich
przełożonych ich autorów, a zatwierdzane przez osobę odpowiedzialną w przedsię-
Dokumentacja systemu zapewnienia jakości. Opracowywanie i wdrażanie
39
biorstwie za jakość, która tym samym dopuszcza włączenie danej instrukcji
w ustaloną strukturę dokumentacji szj.
Są one emitowane co najmniej w trzech egzemplarzach, z których jeden
znajduje się w zbiorze całej dokumentacji szj u osoby zarządzającej tą
dokumentacją, drugi w zbiorze kierownika komórki organizacyjnej, której dana
instrukcja dotyczy, trzeci i ewentualnie dalsze powinny znajdować się na
stanowiskach pracy.
Instrukcje podlegają ewidencjonowaniu i ciągłej aktualizacji poprzez
wprowadzenie zmian (najczęściej w trybie podobnym jak przy wprowadzaniu
zmian w procedurach) lub w przypadkach instrukcji krótkich poprzez
wprowadzenie nowego wydania.
Poniżej przedstawiono przykład rozwiązania szaty graficznej instrukcji
(karty ewidencji instrukcji oraz strony tytułowej dla instrukcji wielostronicowej).
KARTA EWIDENCJI INSTRUKCJI
Nr Tytuł: Ilość egz.: Ilość załączn.:
Nr Nr Dział Odebrał Zwrócił Zmiana Wprowadzono Wprowadził
wyd. egz. data, podpis
nazwisko, data, podpis
Barbara Dyrcz, Stanisław Truś
40
Nr Wydanie
Logo
INSTRUKCJA
przedsiębiorstwa
(tytuł) Strona: Stron:
Załączników:
(tytuł)
Opracował: (imię i nazwisko, podpis) Sprawdził: (imię i nazwisko, podpis) Zatwierdził: (imię i nazwisko,
podpis)
Data: Data: Data:
Obowiązuje od: Ilość egz.: Nr egz.:
Dokumentacja systemu zapewnienia jakości. Opracowywanie i wdrażanie
41
1.6.3. Redagowanie formularzy
Formularze jako dokumenty służące do rejestrowania rezultatów i wyników
przeprowadzonych operacji i zadań umożliwiają nadzór oraz identyfikację
ewentualnych odchyleń i wprowadzenie działań korygujących:
- pozwalają ocenić powtarzające się problemy i przeprowadzić ich analizę,
- stanowią pomoc w weryfikacji procesu produkcyjnego oraz funkcjono-
wania systemu, a także podstawę do analiz statystycznych,
- są przydatne w kwestiach spornych.
Przy opracowywaniu formularzy należy przede wszystkim odpowiedzieć
sobie na pytania:
" jakie dowody są niezbędne do udowodnienia wykonania przewidzianych
zadań,
" co musi być bezwzględnie ewidencjonowane.
Najogólniej formularze powinny zawierać:
" identyfikację (oznaczenie) elementu zadania, operacji, czynności itp.,
" powołanie dokumentu wyjściowego (norma, specyfikacja, rysunek itp.),
" charakterystyki sposobu wykonania czynności oraz kontroli (tolerancje,
granice, itp.),
" identyfikację osoby wykonującej (podpisy i daty wykonania, kontroli,
sprawdzenia itp.),
" kryteria przyjęcia lub odrzucenia,
" otrzymane rezultaty i końcowe decyzje.
Formularze redaguje się wraz z procedurami i instrukcjami, w których są one
załącznikami. Oznaczenie identyfikacyjne formularzy powinno bezpośrednio
wskazywać dokument, do którego dalszy formularz stanowi załącznik. Ułatwia to
w dużym stopniu zarządzanie formularzami, umożliwiając szybkie wycofanie
egzemplarzy nieaktualnych w przypadku dokonywanych zmian w instrukcjach
oraz procedurach.
1.6.4. Redagowanie Księgi jakości
Księga jakości opisująca wszystkie działania przedsiębiorstwa mające
zapewnić osiągnięcie wymaganej jakości wyrobów lub świadczonych usług,
zgodnie z przyjętym modelem szj, jest dokumentem zewnętrznym prezentowa-
nym, a nawet przekazywanym klientom w celu przekonania ich o sprawności
funkcjonowania szj dostawcy.
Użytkownikami Księgi jakości są ponadto wszyscy pracownicy danego
przedsiębiorstwa, którzy powinni zostać zapoznani z jej treścią (szczególnie
Barbara Dyrcz, Stanisław Truś
42
z celami i polityką jakości deklarowaną przez kierownictwo), ale dostęp bezpo-
średni do Księgi jakości powinny mieć tylko osoby ściśle określone w rozdzielniku.
Pewne elementy polityki jakości są często dodatkowo propagowane wśród
pracowników w formie plakatów rozmieszczanych w halach produkcyjnych,
pomieszczeniach socjalnych, portierni itp.
Zapisy Księgi jakości bazują głównie na dokumentach operacyjnych szj,
czyli procedurach i instrukcjach, do których Księga jakości powszechnie się
odwołuje, podając zródła szczegółowych ustaleń w danym obszarze regulacji.
Księga jakości jest dziełem zbiorowym pracowników wszystkich komórek
organizacyjnych przedsiębiorstwa, uczestniczących w jej tworzeniu, ale dla
zachowania spójności treści redagowana jest przez Zespół ds. Wdrożenia szj,
pracujący pod przewodnictwem swojego kierownika.
Księga jakości podlega oczywiście ustaleniom związanym z ewidencjono-
waniem i bieżącą aktualizacją dokumentacji szj. Jej szata graficzna powinna być
opracowana szczególnie starannie. Przy opracowywaniu Księgi jakości można wy-
różnić następujące etapy z równoczesnym przyporządkowaniem określonych zadań:
1. Decyzja
DYREKCJA
opracowania
Określenie
polityki jakości
Odpowiedzialny za
2. Prace wstepne
jakość zespół
i ich koordynacja
redakcyjny
3. Przygotowanie Wszystkie działy
przedsiębiorstwa
materiałów
(kierownicy)
4. Prace redakcyjne
Zespół redakcyjny
5. Weryfikacja Odpowiedzialny
za jakość
wstępna
6. Zatwierdzanie DYREKCJA
7. Emisja Dział Zapewnienia Jakości
i rozpowszechnianie Odpow. za jakość
8. Zarządzanie Odpowiedzialny
za jakość
i aktualizacja
Dokumentacja systemu zapewnienia jakości. Opracowywanie i wdrażanie
43
Kolejność działań związanych z opracowaniem Księgi jakości musi być
naturalnie spójna z przyjętym harmonogramem prac nad całością dokumentacji szj,
co przedstawiono w pkt. 5 niniejszego rozdziału.
Przy założeniu, że Księgę jakości jako klamrę spinającą całość dokumentacji
szj redaguje się na końcu, należy rozpocząć prace od przygotowania materiałów, a
więc - niezbędnych do sformułowania - określonych deklaracji istniejących już
dokumentów wewnętrznych oraz dokumentów zewnętrznych, co przedstawiono na
następującym schemacie:
DOKUMENTY WEWNTRZNE DOKUMENTY ZEWNTRZNE
- schematy organizacyjne - normy ISO 9000
- procedury - ustawy, zarządzenia
- instrukcje - specyfikacje klientów
- formularze - reklamacje
- schematy przebiegu procesu - dokumenty dotyczące
- wytyczne kontroli i badań odpowiedzialności producenta
- programy kontroli - przepisy BHP, sozologiczne
- specyfikacje wymagań
- przepisy metrologiczne, itp.
- normy, itp.
S o r t o w a n i e
pod kątem przyjętego modelu szj
Uzupełnianie
Redagowanie
brakujących
kolejnych rozdziałów KJ
dokumentów
Powstawanie
poleceń
wykonawczych
Zebrane materiały sortuje się następnie pod kątem potrzeb redakcyjnych
poszczególnych rozdziałów Księgi jakości dla przyjętego modelu szj.
W działaniach na tym etapie powinny uczestniczyć wszystkie działy przedsię-
biorstwa (kierownicy), które zobowiązuje się najczęściej do opracowania
Barbara Dyrcz, Stanisław Truś
44
projektów poszczególnych rozdziałów Księgi jakości zgodnie z ustalonym
harmonogramem i podziałem zadań.
Ostateczny projekt Księgi jakości powstaje jako wynik prac zespołu
redakcyjnego (Zespołu ds. Wdrożenia szj) i podlega wstępnej weryfikacji, o której
była również mowa w p. 5 niniejszego rozdziału.
Zatwierdzenie Księgi jakości jest zwykle równoznaczne z deklaracją
zakończenia prac nad dokumentacją szj i deklaracją wdrożenia tego systemu
w przedsiębiorstwie. Księgę jakości powinno zatwierdzić najwyższe kierownictwo
przedsiębiorstwa.
Emisję oraz rozpowszechnianie zgodnie z rozdzielnikiem zapewnia zwykle
Dział Zapewnienia Jakości (osoba odpowiedzialna za jakość), który zarządza
Księgą jakości i dokonuje jej aktualizacji.
Budowa i podział treści Księgi jakości powinny być tak zaplanowane, aby
umożliwić użytkownikom szybką orientację w zapisach poszczególnych
rozdziałów, powinny także uwzględniać umieszczenie w odpowiednich miejscach,
wymaganych ze względów formalnych, określonych stałych elementów składo-
wych tego dokumentu.
Przykład takiej przejrzystej budowy w określonym układzie przedstawiono
poniżej:
i) dodatek
h) rozdziały (elementy szj procesy )
g) terminologia
f) prezentacja firmy
e) odpowiedzialność za
stosowanie i emisję
d) spis treści
c) rozdzielnik
b) karta zmian
i uzupełnień
a) strona tytułowa
Zastrzeżenia odnośnie do
kopiowania i rozpowszechniania
a) Na stronie tytułowej należy podać:
Dokumentacja systemu zapewnienia jakości. Opracowywanie i wdrażanie
45
- nazwę, znak firmowy oraz adres (tel., fax, itd.) przedsiębiorstwa,
- tytuł zawsze adekwatny do obszaru przedsiębiorstwa, dla którego opraco-
wano Księgę jakości (np. Zakład A, Wydział B, Filia C, itp.),
- nr wydania, datę wydania i ewentualnie nr egzemplarza,
- nr strony i ilość stron.
Na odwrocie tej strony, względnie na stronie z Rozdzielnikiem , należy
podać informację o prawach autorskich oraz zastrzeżenia odnośnie do
kopiowania i rozpowszechniania.
b) Karta zmian i uzupełnień jest, podobnie jak w procedurach, najczęściej
tablicą, gdzie odnotowuje się i zatwierdza zmiany dokonywane w ramach
aktualizacji Księgi jakości.
c) Rozdzielnik jest wykazem komórek organizacyjnych i/lub osób otrzymujących
za potwierdzeniem Księgę jakości (patrz również pkt 4.6.1).
d) Spis treści podaje nazwy poszczególnych rozdziałów, punktów i podpunktów
Księgi jakości.
e) Odpowiedzialność za stosowanie i emisję powinna zawierać zapewnienie
właściciela Księgi jakości o prawdziwości zawartych w niej oświadczeń
i deklaracji, a także wskazywać osoby uprawnione do podejmowania decyzji
o udostępnianiu, przekazywaniu oraz zarządzaniu dokumentem.
f) Prezentacja firmy jest rozdziałem, w którym możliwe jest zamieszczenie
danych charakteryzujących przedsiębiorstwo, z podaniem wszystkich istotnych
z punktu widzenia marketingu i promocji informacji, ilustrowanych często
fotografiami (budynków, urządzeń, produktów itp.), mapkami rozmieszczeń
poszczególnych wydziałów itd.
g) Podobnie jak w procedurach w rozdziale terminologia należy podać, jeżeli
zachodzi taka potrzeba, objaśnienia specyficznych terminów oraz użytych
skrótów, mogących budzić niejasności użytkowników.
h) Rozdziały zawierają kolejno opisy poszczególnych elementów przyjętego
modelu szj, a także zastosowane w przedsiębiorstwie ustalenia, których reali-
zacja stanowi gwarancję przyjętej polityki jakości.
i) Dodatek powinien zawierać przede wszystkim wykaz procedur istniejących
w przedsiębiorstwie w ramach deklarowanego szj względnie, również
w zależności od potrzeb zewnętrznego użytkownika Księgi jakości, inne
procedury (np. dotyczące dostaw, przeglądu umowy, itp.).
Poszczególne strony Księgi jakości opracowuje się na ustalonym wzorze
formularza, którego przykład zamieszczono na następnej stronie:
Barbara Dyrcz, Stanisław Truś
46
Rozdział Nr Wydanie
Logo
KSIGA JAKOŚCI
przedsiębiorstwa
Strona: Stron:
Tytuł rozdziału: Data wydania:
Data modyfikacji:
Dokumentacja systemu zapewnienia jakości. Opracowywanie i wdrażanie
47
Przykładowy spis treści Księgi jakości opracowanej dla modelu wg PN-ISO
9001:1996 i będący odzwierciedleniem wymagań tej normy przedstawia się
następująco:
1. Odpowiedzialność za stosowanie i emisję.
2. Prezentacja przedsiębiorstwa.
3. Terminologia.
4. Wymagania dotyczące systemu jakości.
4.1. Odpowiedzialność kierownictwa.
4.1.1. Polityka jakości.
4.1.2. Organizacja.
4.1.2.1. Odpowiedzialność i uprawnienia.
4.1.2.2. Środki.
4.1.2.3. Przedstawiciel kierownictwa.
4.1.3. Przegląd wykonywany przez kierownictwo.
4.2. System jakości.
4.2.1. Postanowienia ogólne.
4.2.2. Procedury systemu jakości.
4.2.3. Planowanie jakości.
4.3. Przegląd umowy.
4.3.1. Przegląd.
4.3.2. Zmiany w umowie.
4.3.3. Zapisy.
4.4. Sterowanie projektowaniem.
4.4.1. Postanowienia ogólne.
4.4.2. Planowanie projektowania i prac rozwojowych.
4.4.3. Powiązania organizacyjne i techniczne.
4.4.4. Dane wejściowe do projektowania.
4.4.5. Dane wyjściowe z projektowania.
4.4.6. Przegląd projektu.
4.4.7. Weryfikacja projektu.
4.4.8. Walidacja projektu.
4.4.9. Zmiany projektu.
4.5. Nadzór nad dokumentacją i danymi.
4.5.1. Postanowienia ogólne.
4.5.2. Zatwierdzanie i wydawanie dokumentów i danych.
4.5.3. Zmiany dokumentów i danych.
4.6. Zakupy.
4.6.1. Postanowienia ogólne.
4.6.2. Ocena podwykonawców.
4.6.3. Dane dotyczące zakupów.
Barbara Dyrcz, Stanisław Truś
48
4.6.4. Weryfikacja zakupionego wyrobu.
4.7. Nadzorowanie wyrobu dostarczonego przez klienta.
4.8. Identyfikacja i identyfikowalność wyrobu.
4.9. Sterowanie procesem.
4.10. Kontrola i badania.
4.10.1. Postanowienia ogólne.
4.10.2. Kontrola i badania odbiorcze dostaw.
4.10.3. Kontrola i badania w toku produkcji.
4.10.4. Kontrola i badania końcowe.
4.10.5. Zapisy dotyczące kontroli i badań.
4.11. Nadzorowanie wyposażenia do kontroli, pomiarów i badań.
4.11.1. Postanowienia ogólne.
4.11.2. Procedura nadzoru.
4.12. Status kontroli i badania.
4.13. Nadzorowanie wyrobu niezgodnego z wymaganiami.
4.13.1. Postanowienia ogólne.
4.13.2. Przegląd i dyspozycje dotyczące wyrobu niezgodnego
z wymaganiami.
4.14. Działania korygujące i zapobiegawcze.
4.14.1. Postanowienia ogólne.
4.14.2. Działania korygujące.
4.14.3. Działania zapobiegawcze.
4.15. Postępowanie z wyrobem, jego przechowywanie, pakowanie,
zabezpieczanie i dostarczanie.
4.15.1. Postanowienia ogólne.
4.15.2. Postępowanie z wyrobem.
4.15.3. Przechowywanie.
4.15.4. Pakowanie.
4.15.5. Zabezpieczanie.
4.15.6. Dostarczanie.
4.16. Nadzorowanie zapisów dotyczących jakości.
4.17. Wewnętrzne audity jakości.
4.18. Szkolenie.
4.19. Serwis.
4.20. Metody statystyczne.
4.20.1. Identyfikacja potrzeb.
4.20.2. Procedury.
Może się okazać, że istnieje potrzeba wprowadzania dodatkowych
rozdziałów i podpunktów, które nie są ujęte w normie PN-ISO 9001:1996.
Dokumentacja systemu zapewnienia jakości. Opracowywanie i wdrażanie
49
W takim przypadku dodatkowe rozdziały wprowadza się na końcu (po 4.20),
a podpunkty jako ostatnie po wyszczególnionych wcześniej. Należy wtedy na dole
strony takiego rozdziału nanieść uwagę: Uzupełnienie w stosunku do PN-ISO
9001:1996 .
Treść rozdziału 4 Księgi jakości
Poniżej omówiono pokrótce treść rozdziałów dotyczących elementów szj
zgodnych z przedstawionym wcześniej spisem treści rozdziału 4. Wymagania
dotyczące systemu jakości.
Ze względu na różnorodność charakteru działalności i specyfikę organizacji
przedsiębiorstwa rozdział ten może być redagowany w sposób dowolny. Zasadą
jednak jest, żeby zawierał przedstawienie deklaracji dyrekcji odnośnie do polityki,
jaką przedsiębiorstwo stosuje, aby utrzymać założony poziom jakości swoich
wyrobów i uzyskać zadowolenie klientów.
" 4.1. Odpowiedzialność kierownictwa
Polityka jakości to nie tylko zamierzenia i ogólne cele dotyczące jakości, ale
również nadzór nad ustaleniami zawartymi w Księdze jakości, ocena ich realizacji i
skuteczności działania oraz zapewnienie perspektywicznego rozwoju systemu.
Deklaracja dyrekcji odnośnie do takich działań musi być podpisana przez dyrektora
naczelnego.
Punkt 4.1.2 tego rozdziału przeznaczony jest na przedstawienie struktury
organizacyjnej w formie schematu. Powinien on w sposób jednoznaczny i pełny
określać strukturę organizacyjną, funkcje i zależności w przedsiębiorstwie.
Imienny schemat organizacyjny, określający zakresy odpowiedzialności, nie jest
konieczny, ale dokument taki powinien być opracowany i przechowywany u osoby
odpowiedzialnej za jakość. Należy tu również omówić zakres uprawnień
i odpowiedzialności każdej komórki organizacyjnej przedsiębiorstwa w dziedzinie
jakości, osób nadzorujących system zarządzania jakością oraz wzajemnego
powiązania i oddziaływania komórek i osób odpowiedzialnych za jakość, zarówno
wewnątrz przedsiębiorstwa, jak i na zewnątrz.
W tym rozdziale należy również podać w formie wykazu środki niezbędne
do wprowadzenia i realizacji polityki jakości, obejmujące personel, wyposażenie
techniczne, oprogramowanie komputerowe oraz przedstawienie ewentualnego
specjalnego uprawnienia przyznanego przedsiębiorstwu przez odpowiednie
instytucje. W treści punktu dotyczącego przedstawiciela dyrekcji należy wskazać
imiennie osobę wyznaczoną przez dyrekcję, odpowiedzialną za zarządzanie
systemem zapewnienia jakości w przedsiębiorstwie. Postanowienia dotyczące
przeglądów przeprowadzanych przez kierownictwo powinny obejmować ustalenia
odnośnie do składu zespołu przeglądającego oraz wyznaczenie częstotliwości
Barbara Dyrcz, Stanisław Truś
50
spotkań tego zespołu (raz na kwartał, raz w roku) i formy działań podejmowanych
w wyniku analiz przez niego prowadzonych.
" Rozdział 4.2. System jakości
Przeznaczony jest na prezentację modelu systemu zapewnienia jakości
poprzez powołanie odpowiedniej normy PN-ISO serii 9000, wskazanie
podstawowych elementów tego modelu oraz sposobu ich realizacji w ramach
zarządzania szj w przedsiębiorstwie.
" Rozdział 4.3. Przegląd umowy
Należy podać dyspozycje obowiązujące w przedsiębiorstwie odnośnie do:
- przyjmowania zapytań ofertowych, zamówień, umów,
- weryfikacji elementów niezbędnych do rozpoznania potrzeb oraz
zgodności z wcześniejszymi ustaleniami,
- negocjacji handlowych, technicznych, jakościowych,
- ustaleń ryzyka związanego z nowatorstwem wyrobu,
- zatwierdzenia umowy do realizacji oraz wskazania odpowiedniej
procedury obowiązującej w tym zakresie.
" Rozdział 4.4. Sterowanie projektowaniem
W rozdziale tym określany jest sposób postępowania przy:
- planowaniu projektów i prac rozwojowych,
- przeglądzie projektu,
- weryfikacji projektu,
- walidacji projektu.
" Rozdział 4.5. Nadzór nad dokumentacją i danymi
Wszystkie działania, których realizację ustala procedura Opracowanie,
rozpowszechnianie i modyfikacja dokumentacji szj , należy zaprezentować w tym
rozdziale w formie omówienia mechanizmów, jakie przyjęto w tym zakresie w
wyż. wym. procedurze.
Należy więc wskazać kto i w jaki sposób:
- identyfikuje i rejestruje dokumenty,
- tworzy wykazy stosowanych i aktualnych dokumentów,
- ustala procedury dotyczące opracowania dokumentacji,
- weryfikuje dokumenty wewnętrzne i zewnętrzne na odpowiednich
poziomach struktury informacji,
- wprowadza dokumentację i decyduje o gotowości jej zastosowania
w odpowiednim miejscu i czasie,
- wprowadza zmiany i poprawki,
Dokumentacja systemu zapewnienia jakości. Opracowywanie i wdrażanie
51
- zarządza archiwizacją dokumentów i ustala ograniczenia dostępu do nich,
- dostarcza aktualne normy i przepisy prawne,
- podejmuje działania zapewniające poufność know-how i ogranicza
rozpowszechnianie informacji mających szkodliwy wpływ na interesy
przedsiębiorstwa.
" Rozdział 4.6. Zakupy
Rozdział ten przeznaczony jest na przedstawienie sposobu postępowania
przedsiębiorstwa w zakresie zakupów materiałów niezbędnych do produkcji i ich
badań oraz zlecania podwykonawstwa do kooperantów. Tym samym szj
obowiązujący w przedsiębiorstwie rozszerza swój zasięg na dostawców zew-
nętrznych.
W treści tego rozdziału należy opisać:
- w jaki sposób i według jakich kryteriów dokonuje się oceny i wyboru
dostawców,
- ustalenia odnośnie do opracowania zamówień i rzetelności zawartych
w nich wymagań,
- okresową ocenę systemu zapewnienia jakości u dostawców.
W ramach omawiania "Danych dotyczących dostaw" należy ustalić
odpowiedzialność za:
- opracowanie specyfikacji do zamawianych dostaw,
- określanie działań kontrolnych i badań do przeprowadzenia przez
dostawcę w trakcie produkcji i odbioru,
- dokumenty określające wyniki badań i kontroli,
- ustalanie kryteriów przyjęcia lub odrzucenia dostawy.
Rozdział ten również obejmuje postanowienia dotyczące Sprawdzania
dostarczanych wyrobów .
W tym zakresie należy przedstawić:
- w oparciu o co ustalone są warunki odbioru dostaw,
- procedurę zmian tych warunków (złagodzenie, uproszczenie,
zaostrzenie),
- zasady rejestrowania wyników dostawcy i własnych badań dotyczących
dostaw,
- ustalenia odnośnie do znakowania dostaw.
" Rozdział 4.7. Nadzorowanie wyrobu dostarczonego przez klienta
W celu realizacji umowy może zachodzić potrzeba dostarczenia przedsię-
biorstwu przez klienta określonych środków:
- wyposażenia, surowców itp.,
Barbara Dyrcz, Stanisław Truś
52
- urządzeń (np. kontrolnych),
- dokumentacji.
W takim przypadku należy opisać działania systemowe, jakie są realizowane
w tym zakresie przez przedsiębiorstwo. Powinny one dotyczyć:
- ustalania i negocjacji zapisów kontraktów w zakresie dostarczanych
materiałów,
- ustalania zasad kontroli, akceptacji lub odrzucenia tych materiałów,
- sposobu oznakowania, konserwacji, nadzoru,
- warunków dopuszczenia do produkcji (kontroli),
- określenia i ustalenia odpowiedzialności za uszkodzenia, bezpieczeństwo,
konserwację itp.
" Rozdział 4.8. Identyfikacja i identyfikowalność wyrobu
W rozdziale tym należy opisać przyjęte zasady identyfikacji:
- materiałów wchodzących do produkcji, w celu uniknięcia mylnego
zastosowania lub użycia niepełnowartościowych materiałów,
- wyrobów wymagających nadzoru w trakcie procesu produkcyjnego,
- dobrych wyrobów znajdujących się w magazynie,
- wyrobów niepełnowartościowych i zakwalifikowanych jako niezgodne.
Ustalony system znakowania powinien obejmować:
- znaki i ich znaczenie,
- sposób ich nanoszenia,
- informację dla klienta o znaczeniu zastosowanych oznaczeń.
" Rozdział 4.9. Sterowanie procesem
Działalność produkcyjna obejmuje operacje przetwarzania dostarczonych
materiałów. W niniejszym rozdziale należy sprecyzować sposób w jaki:
- zarządza się i zapewnia wzajemne relacje pomiędzy działami
produkcyjnymi i innymi przedsiębiorstwa (marketing, zaopatrzenie,
kontrola),
- określa się parametry procesu produkcyjnego i je kontroluje,
- kwalifikuje procesy produkcyjne i oprzyrządowanie, na którym prowadzi
się poszczególne operacje.
Jeżeli wytwarzanie wyrobu wymaga zastosowania specjalnych procesów,
należy określić sposób ich przygotowania, zatwierdzania i weryfikacji.
" Rozdział 4.10. Kontrola i badania
Postanowienia tego rozdziału powinny obejmować opis wszelkich działań
weryfikacyjnych i kontrolnych prowadzonych w przedsiębiorstwie na wszystkich
etapach wytwarzania wyrobów. Należy ustalić sposoby kontroli, zasady akceptacji
Dokumentacja systemu zapewnienia jakości. Opracowywanie i wdrażanie
53
oraz sposoby postępowania w przypadku wystąpienia niezgodności. Niezbędne jest
również przedstawienie zagadnień związanych z dokumentami kontrolnymi,
a zwłaszcza sprecyzowanie kto je opracowuje, w jaki sposób są rozpowszechniane
i jakie obowiązują reguły zapewniające właściwe ich stosowanie.
" Rozdział 4.11. Nadzorowanie wyposażenia do kontroli, pomiarów
i badań
W celu zaspokojenia wymagań dotyczących parametrów niezawodności i
uzyskania zgodności wyrobu z innymi wymaganiami powinno się opisać sposób w
jaki:
- dokonuje się doboru sprzętu,
- zapewnia się legalizację, sprawdzanie i wzorcowanie sprzętu kontrol-
nego, pomiarowego i badawczego,
- ustala się zasady postępowania ze środkami kontrolnymi, badawczymi
i pomiarowymi w trakcie użytkowania po naprawie i po zużyciu,
- zabezpiecza się przed korzystaniem z nieodpowiedniego sprzętu,
- korzysta się z wzorców, którymi dysponuje przedsiębiorstwo.
" Rozdział 4.12. Status kontroli i badania
W postanowieniach tego rozdziału należy opisać, w jaki sposób i w oparciu
o jakie przesłanki podejmowane są decyzje o akceptacji lub odrzuceniu wyrobu
oraz decyzje dotyczące postępowania w przypadku stwierdzenia niezgodności.
Należy również przedstawić ustalenia, jakie obowiązują w odniesieniu do:
- nadzoru nad wyrobami do czasu akceptacji,
- sposobów segregowania, magazynowania, identyfikacji,
- dokumentów przedkładanych klientowi.
" Rozdział 4.13. Nadzorowanie wyrobu niezgodnego z wymaganiami
Bez względu na stadium produkcji stwierdzenie niezgodności powinno
wywołać określone działania, które należy opisać, podając kto i w jaki sposób:
- identyfikuje wyroby niezgodne z wymaganiami w celu uniknięcia ich
zastosowania lub pomieszania z wyrobami zgodnymi,
- ustala tryb postępowania w przypadku wystąpienia niezgodności i kry-
teria podejmowania decyzji,
- opracowuje listę środków zapobiegających dalszemu występowaniu
niezgodności.
Barbara Dyrcz, Stanisław Truś
54
" Rozdział 4.14. Działania korygujące i zapobiegawcze
Działania korygujące obejmują określenie przyczyn i zródeł powstawania
problemów związanych z jakością w celu uniknięcia powtórnego ich wystąpienia
oraz zapobieganie i eliminowanie potencjalnych przyczyn, mogących je
spowodować. W postanowieniach tego rozdziału należy więc przedstawić:
- kto ustala i analizuje przyczyny niezgodności,
- w jaki sposób określane są niezbędne działania korygujące i zapobie-
gawcze,
- w jaki sposób weryfikuje się zastosowanie takich działań,
- w jaki sposób archiwizuje się dokumenty dotyczące tych działań.
" Rozdział 4.15. Postępowanie z wyrobem, jego przechowywanie, pako-
wanie, zabezpieczanie i dostarczanie
Ten element systemu zapewnienia jakości służy utrzymywaniu właściwej
jakości materiałów przyjmowanych, zastosowanych w toku produkcji i wyrobów
gotowych. Należy więc opisać metody i zakres odpowiedzialności związany
z ustaleniem i przestrzeganiem zasad dotyczących wszelkich środków ostrożności,
jakie powinny być zastosowane w trakcie transportu wewnętrznego, pakowania,
zabezpieczania, przechowywania i wysyłki do klienta, tak by uniknąć wystąpienia
uszkodzeń wyrobu lub jego przeterminowania.
" Rozdział 4.16. Nadzorowanie zapisów dotyczących jakości
Należy opisać działania, jakie podjęte zostały w zakresie wprowadzania,
przestrzegania, oznaczania, archiwizowania, wykorzystywania do analiz i udostę-
pniania zapisów dotyczących jakości, tzn. takich, które prowadzone są w celu
udokumentowania wymaganej i uzyskiwanej jakości oraz skuteczności działania
systemu.
" Rozdział 4.17. Wewnętrzne audity jakości
Audit wewnętrzny jest bardzo ważnym narzędziem sterowania jakością
i nadzoru nad systemem, gdyż pozwala na analizę, weryfikację, ocenę
i podnoszenie efektywności wszystkich działań systemowych. W tym rozdziale
należy więc zaprezentować zasady organizacji auditu i jego przeprowadzania,
a także wskazać osoby odpowiedzialne za ocenę wyników auditu i wynikających
z nich zaleceń i działań korygujących.
" Rozdział 4.18. Szkolenie
Szkolenia są istotnym elementem szj, gdyż motywacja personelu rozpoczyna
się w momencie zrozumienia nałożonych na niego zadań i roli, jaką będzie on
Dokumentacja systemu zapewnienia jakości. Opracowywanie i wdrażanie
55
spełniał podczas ich realizacji. Należy więc opisać działanie w tym zakresie
obejmujące:
- ustalanie potrzeb szkoleniowych,
- realizację planów szkoleń,
- dokumentowanie szkoleń.
" Rozdział 4.19. Serwis
W przypadku gdy istnieją określone wymagania, rozdział ten wprowadza
obowiązek posiadania udokumentowanych procedur dotyczących serwisu oraz
przekazywania odpowiednich informacji z działań serwisowych.
" Rozdział 4.20. Metody statystyczne
Jeżeli przedsiębiorstwo stosuje metody statystyczne dla sprawdzania, czy
zdolność procesu i parametry wyrobu są możliwe do zaakceptowania w ramach
ustalonych granic i czy są one jednoznacznie określone w procedurach, to
w rozdziale tym należy omówić:
- sposób zbierania danych do analiz statystycznych,
- stosowane metody analiz statystycznych,
- działania podejmowane na podstawie wyników uzyskiwanych z tych
analiz.
1.7. Korzyści wynikające z opracowania dokumentacji szj
Działania podejmowane w przedsiębiorstwie w celu opracowania i wdro-
żenia systemu zapewnienia jakości związane są z określonymi kosztami, których
wielkość uzależniona jest przede wszystkim od ilości koniecznych do
przeprowadzenia działań korygujących dla sprostania minimum wymagań
określonych normą jakościową.
Jednak udokumentowanie szj umożliwiające jego wdrożenie i certyfikowa-
nie jako warunek uznania przez klientów i organy certyfikujące jest elementem
podnoszącym konkurencyjność danego przedsiębiorstwa, a ponadto niesie ze sobą
szereg dodatkowych korzyści, z których najważniejsze to:
" przejrzystość i racjonalność w zakresie organizacji i funkcjonowania
przedsiębiorstwa,
" rozwój współpracy między działami przedsiębiorstwa dzięki jasnemu
podziałowi kompetencji,
" zachowanie zdolności funkcjonalno-organizacyjnych niezależnie od
zmian personalnych,
" poprawa struktury personalnej dzięki ustalonym metodom doboru
Barbara Dyrcz, Stanisław Truś
56
personelu, jego kwalifikacji i szkoleniom,
" uaktywnienie motywacji pracowników do poprawnej pracy oraz do
współpracy,
" ułatwienie procesów wprowadzania pracowników w ustalone działania
i operacje,
" możliwość szybkiego wykrywania słabych punktów, usterek, przeoczeń
i ich wpływu na jakość wyrobu,
" wczesne rozpoznawanie skutków przy wprowadzanych zmianach,
" dowód wypełnienia przez przedsiębiorstwo obowiązków związanych
z odpowiedzialnością producenta za wyrób, a także ochronę środowiska,
" możliwość samokontroli systemu zapewnienia jakości, a więc spełniania
obowiązku nadzoru,
" dodatkowe narzędzie zbierania danych i informacji niezbędnych do
analiz statystycznych procesu, wad itp.
LITERATURA
[1] Dyrcz B., Truś S.: Metodyka opracowania dokumentacji zapewnienia jakości.
Skrypt szkoleniowy, Instytut Odlewnictwa, Kraków 1993.
[2] Normy PN-ISO serii 9000:1996.
[3] Norma ISO 10013 - Wytyczne opracowania Księgi jakości.
[4] Maing W.: Handbuch der Qualitatssicherung. Carl Hanser Verlag, M�nchen,
Wien 1988.
[5] Noy� D.: Jak opanować procesy jakości. INSEP EDITIONS, Wrocław 1992.
[6] Jaskólski R.: Podręcznik zapewnienia jakości. Ośrodek Badania Jakości
Wyrobów Zetom , Sp. z o.o., Warszawa 1992.
[7] Biuletyn Informacyjny CBJW i Klubu POLLAB, Wytyczne dokumentowania
systemu jakości w laboratorium badawczym. Przewodnik, Tom I i II, Wyd.
Spec., Warszawa 1993.
SPIS TREŚCI
WSTP ...............................................................Błąd! Nie zdefiniowano zakładki.
1. NOWOCZESNA KONCEPCJA JAKOŚCI ...Błąd! Nie zdefiniowano zakładki.
1.1. Wprowadzenie .......................................Błąd! Nie zdefiniowano zakładki.
1.2. Rozwój pojęcia jakości ..........................Błąd! Nie zdefiniowano zakładki.
Dokumentacja systemu zapewnienia jakości. Opracowywanie i wdrażanie
57
1.3. Elementy i podstawowe pojęcia jakości.Błąd! Nie zdefiniowano zakładki.
1.4. Składniki jakości ....................................Błąd! Nie zdefiniowano zakładki.
1.5. Podstawowe pojęcia dotyczące jakości..Błąd! Nie zdefiniowano zakładki.
1.6. Organizacja systemu jakości ..................Błąd! Nie zdefiniowano zakładki.
1.6.1. Poziom I - Księga jakości .................Błąd! Nie zdefiniowano zakładki.
1.6.2. Poziom II - Procedury.......................Błąd! Nie zdefiniowano zakładki.
1.6.3. Poziom III Pozostałe dokumenty ...Błąd! Nie zdefiniowano zakładki.
1.7. Koncepcja jakości - filozofia Deminga .Błąd! Nie zdefiniowano zakładki.
1.7.1. 14 wskazówek Deminga ...................Błąd! Nie zdefiniowano zakładki.
1.8. Aspekty poprawy jakości .......................Błąd! Nie zdefiniowano zakładki.
1.9. Funkcja jakości ......................................Błąd! Nie zdefiniowano zakładki.
1.10. Odpowiedzialność za jakość ..................Błąd! Nie zdefiniowano zakładki.
1.11. Misja działu jakości ...............................Błąd! Nie zdefiniowano zakładki.
1.12. Koszty jakości........................................Błąd! Nie zdefiniowano zakładki.
2. KOMPLEKSOWE ZARZDZANIE PRZEZ JAKOŚĆ (TQM) ...........Błąd! Nie
zdefiniowano zakładki.
2.1. Wstęp .....................................................Błąd! Nie zdefiniowano zakładki.
2.2. Kultura jakości totalnej ..........................Błąd! Nie zdefiniowano zakładki.
2.3. Polityka jakości......................................Błąd! Nie zdefiniowano zakładki.
2.4. Kierunki działań TQM ...........................Błąd! Nie zdefiniowano zakładki.
2.4.1. Wprowadzanie kompleksowego zarządzania przez jakość (TQM) .Błąd!
Nie zdefiniowano zakładki.
2.5. Przeszkody we wdrażaniu kompleksowego zarządzania przez jakość Błąd!
Nie zdefiniowano zakładki.
2.6. Kręgi jakości, zespoły zadaniowe ..........Błąd! Nie zdefiniowano zakładki.
2.7. Zarządzanie jakością totalną ..................Błąd! Nie zdefiniowano zakładki.
3. SYSTEM ZAPEWNIENIA JAKOŚCI WEDAUG MIDZYNARODOWYCH
NORM ISO 9000...........................................Błąd! Nie zdefiniowano zakładki.
3.1. Wprowadzenie .......................................Błąd! Nie zdefiniowano zakładki.
3.2. Struktura norm PN-ISO serii 9000.........Błąd! Nie zdefiniowano zakładki.
3.3. Istota zmian w wersji norm ISO serii 9000 z 1994 r......................Błąd! Nie
zdefiniowano zakładki.
3.4. Istota Zmian w nowej wersji norm ISO serii 9000 w 2000 r. ........Błąd! Nie
zdefiniowano zakładki.
3.5. Certyfikacja............................................Błąd! Nie zdefiniowano zakładki.
4. DOKUMENTACJA SYSTEMU ZAPEWNIENIA JAKOŚCI.
OPRACOWYWANIE I WDRAŻANIE..............................................................1
4.1. Wprowadzenie .............................................................................................1
4.2. Elementy realizacji systemu informacji w przedsiębiorstwie ......................2
Barbara Dyrcz, Stanisław Truś
58
4.3. Przeznaczenie i cechy charakterystyczne dokumentacji systemu
zapewnienia jakości...................................................................................4
4.4. Powiązanie dokumentacji szj z poziomami funkcjonalnymi oraz
układem organizacyjnym przedsiębiorstwa - struktura dokumentacji ......7
4.5. Kolejność działań związanych z opracowywaniem i wdrażaniem
dokumentacji szj......................................................................................10
4.6. Redagowanie dokumentów szj...................................................................24
4.6.1. Redagowanie procedur..........................................................................25
4.6.2. Redagowanie instrukcji.........................................................................38
4.6.3. Redagowanie formularzy ......................................................................41
4.6.4. Redagowanie Księgi jakości .................................................................41
4.7. Korzyści wynikające z opracowania dokumentacji szj..............................55

Wyszukiwarka

Podobne podstrony:
TOTAL Doradztwo w zakresie wdrażania Systemu Zapewnienia Jakości wg norm ISO
Nadzór nad dokumentami systemu zarzadzania jakościa
Systemy zapewniania jakosci 13 B Materia y dla studentˇw
Hoffmann, zarządzanie jakością, Opracowanie zagadnie systemy zarzadzania jakoscia
Dokumentacja Systemu Jakości Ochrona Pacjenta
Metodyka oceny ryzyka w zapewnieniu jakości systemów logistycznych(1)
Rola laboratoriów w świetle wymagań systemów zarządzania jakoscią
Wspolczesne systemy zarzadzania Jakosc?zpieczenstwo ryzyko zaprak
Motywacja w systemie zarządzania jakością usług
zasady dokumentowania systemu zarzadzania verlag dashofer
Systemy zarządzania jakością słownik pojęć
Zapewnianie jakosci wody
Wspolczesne systemy zarzadzania Jakosc bezpieczenstwo ryzyko
Systemy i sieci komórkowe opracowanie 1
PorĂłwnanie systemĂłw zarzÄ…dzania jakoscia
rola systemow zarzadzania jakością zaangażowanie ludzi

więcej podobnych podstron