Podstawy zarzÄ…dzania projektami.
Zdobywanie kwalifikacji pozwalajÄ…cych
wyprzedzić konkurencję
Autor: James P. Lewis
Tłumaczenie: Paweł Dąbrowski
ISBN: 83-7361-943-7
Tytuł oryginału: Fundamentals of Project Management:
Developing Core Competencies to Help Outperform
the Competition
Format: A5, stron: 200
Tak będą działać organizacje w następnych latach. A gdzie Ty wtedy będziesz: razem
z nimi czy za nimi? JeS
li chcesz być z nimi, to przeczytaj tę książkę i opanuj podstawy
zarządzania projektami  dyscypliny o sprawnym prowadzeniu działań o kluczowym
znaczeniu dla rozwoju organizacji. JeS
li chcesz przetrwać, naucz się pracować mądrzej
i niekoniecznie ciężej  naucz się dobrze zarządzać projektami. Opanuj wszystkie
najważniejsze czynnoS
ci potrzebne w zarzÄ…dzaniu projektem: od okreS
lania celów
projektu do zarządzania zespołem projektowym, monitorowania prac projektowych
i mierzenia rezultatów tych działań. Skorzystaj z wiedzy i doS
wiadczenia autora 
uznanego eksperta w dziedzinie zarządzania projektami. Poznaj podstawowe narzędzia,
które pomogą Ci zarządzać projektami: od oprogramowania do tworzenia harmonogramu
projektu do narzędzi monitorowania i mierzenia odchyleń od przyjętego planu.
W tej książce znajdziesz praktyczną wiedzę podaną w przystępny i przejrzysty sposób,
a także wiele ćwiczeń, które pomogą Ci tę wiedzę utrwalić i zastosować w Twojej
organizacji. Dowiesz siÄ™:
" jak unikać pułapek czyhających na niedoS
wiadczonych kierowników projektów;
" co zrobić przed rozpoczęciem projektu: właS
ciwe okreS
lenie problemu,
przygotowanie użytecznego planu i harmonogramu;
" jak wprowadzać do projektu zmiany w trakcie jego realizacji;
" jak zarządzać zespołem projektowym: od rekrutacji i przydzielania zadań
do kontrolowania prac zespołu;
" jak korzystać z narzędzi informatycznych: co robić i czego nie robić
z oprogramowaniem do zarzÄ…dzania projektami;
" jak mierzyć i oceniać efektywnoS
ć i wydajnoS
ć realizacji projektu;
" jak uzyskać certyfikat Project Management Professional (PMP®)
oferowany przez Project Management Institute.
Podstawy zarzÄ…dzania projektami to niezastÄ…pione, Å‚atwe w wykorzystaniu x
ródło
informacji o zarządzaniu projektami w każdej organizacji. Pomoże Ci podnieS
ć
efektywnoS
ć i obniżyć koszty na każdym etapie prac.
SPIS TREÅš CI
Informacja o autorze ......................................7
Przedmowa ....................................................9
Rozdział 1. Ogólnie o zarządzaniu projektami ..............13
Rozdział 2. Planowanie projektu ....................................37
Rozdział 3. Określanie misji, wizji i celów projektu .....53
Rozdział 4. Wykorzystanie struktury podziału pracy
do planowania projektu .................................67
Rozdział 5. Harmonogramowanie prac w projekcie ......83
Rozdział 6. Tworzenie użytecznego harmonogramu ....99
Rozdział 7. Kontrola i ocena projektu ..........................123
Rozdział 8. Wykorzystanie analizy wartości
wypracowanej w kontroli projektu ...........141
Rozdział 9. Kierowanie zespołem projektu ..................161
Rozdział 10. Sprawne zarządzanie projektami
w naszej firmie ...........................................177
Dodatek A Odpowiedzi do ćwiczeń ............................185
Dodatek B y
ródła i literatura uzupełniająca ..............189
Skorowidz ..................................................191
ROZDZIAA
1.
Ogólnie o zarządzaniu
projektami
czym właściwie będziemy tu mówić? Od czasu
pierwszego wydania tej książki w 1995 roku,
Project Management Institute (PMI®), organizacja
O
zawodowa skupiajÄ…ca osoby zajmujÄ…ce siÄ™ zarzÄ…-
dzaniem projektami, rozrosła się z kilku tysięcy do ponad
75 tysięcy członków. Tylko w roku 2000 jej  stan posiada-
nia zwiększył się o około 30 procent1.
Organizacja zawodowa? Zajmująca się wyłącznie zarzą-
dzaniem projektami? Czyż zarządzanie projektami nie jest
po prostu jednÄ… z odmian zarzÄ…-
dzania?
Projekt to wielozadaniowe
I tak, i nie. Jest wprawdzie wiele
zlecenie, dla którego określa
podobieństw, ale też i wystarcza-
siÄ™ wymagania dotyczÄ…ce
jąco wiele różnic uzasadniających
wydajności, kosztów, czasu
potraktowanie zarzÄ…dzania projek-
i zakresu oraz które wykonuje
tami jako dziedzinę odrębną od
siÄ™ tylko jednorazowo.
ogólnie pojętego zarządzania. Po
1
Według najbardziej aktualnych danych (czerwiec 2005) PMI skupia
ponad 170 tysięcy członków w ponad 150 krajach  przyp. tłum.
14 Podstawy zarzÄ…dzania projektami
pierwsze, projekty podlegają w znacznie większym stopniu
ograniczeniom czasowym aniżeli większość innych działań
podejmowanych w ramach zarzÄ…dzania. Po drugie, pracow-
nicy przydzielani do projektów często nie są bezpośrednimi
podwładnymi kierownika projektu, ale rozmaitych innych
osób zajmujących stanowiska kierownicze.
Na czym zatem polega zarządzanie projektami i  jeśli
już o tym mowa  czym jest projekt? Zacznijmy od tego,
że projekt to wielozadaniowe zlecenie, dla którego określa
się wymagania dotyczące wydajności, kosztów, czasu i za-
kresu oraz które wykonuje się tylko jednorazowo. Jeśli ma-
my do czynienia z czymś powtarzalnym, nie jest to już
projekt. Projekt powinien mieć sprecyzowany termin rozpo-
częcia i zakończenia (czas), budżet (koszt), jasno określony
zakres  czy też rozmiar  wykonywanych w nim prac
oraz konkretne wymagania dotyczące wydajności. Napisałem
 powinien , ponieważ niewiele projektów spełnia tę pożąda-
nÄ… definicjÄ™. Przy okazji  wspo-
mniane ograniczenia dotyczÄ…ce Projekt to problem
projektu określać będziemy w tej przeznaczony do rozwiązania.
książce mianem celów wydajno-
 J.M. Juran
ściowych2.
Dr J.M. Juran, autorytet w dziedzinie jakości, zdefiniował
projekt jako problem przeznaczony do rozwiÄ…zania. Podo-
ba mi się ta definicja, ponieważ przypomina mi, że każdy
projekt podejmuje się po to, by rozwiązać jakiś problem,
przed którym stanęła firma. Muszę jednak przestrzec, że
pojęcie problemu wywołuje na ogół negatywne skojarzenia,
2
W oryginale autor określił je mianem PCTS targets (PCTS to skrót od
Performance (wydajność), Cost (koszt), Time (czas) i Scope (zakres)).
Odpowiada to stosowanemu w kontekście zarządzania projektami po-
jęciu celów wydajnościowych  jednej z dwóch, obok celów ekono-
miczno-finansowych, kategorii celów formułowanych dla projektów
 przyp. tłum.
 15
Ogólnie o zarządzaniu projektami
podczas gdy projekty zajmują się zarówno problemami po-
zytywnymi, jak i negatywnymi. Na przykład stworzenie no-
wego wyrobu jest problemem o charakterze pozytywnym,
a projekt rekultywacji ekosystemu ma rozwiązać problem
negatywny.
Niepowodzenia projektów
Standish Group (www.standishgroup.com) stwierdziła, że za-
ledwie 17 procent wszystkich projektów dotyczących opro-
gramowania podejmowanych w Stanach Zjednoczonych
osiąga założone cele wydajnościowe. Połowa projektów wy-
magała zmiany celów wydajnościowych  co oznaczało,
że zwykle opóz
niała się ich realizacja, wydatki przerastały
oczekiwania, a wymagania dotyczące wydajności trzeba było
ograniczać. Pozostałe 33 procent projektów po prostu prze-
rywano. W jednym z ostatnich lat w Stanach Zjednoczo-
nych wydano łącznie na rozwój oprogramowania ponad
250 miliardów dolarów, co oznacza, że 80 miliardów uto-
piono bezpowrotnie w projektach, które trzeba było prze-
rwać. Największe zdumienie budzi jednak fakt, że 83 procent
wszystkich projektów dotyczących oprogramowania boryka
się z rozmaitymi kłopotami.
Wspomniane badania Standish Group przeprowadzono
w 1994 roku. Natomiast zamieszczona w magazynie Software
Development z lutego 2001 reklama konferencji poświęconej
rozwojowi oprogramowania informuje, że firmy amerykań-
skie wydają rocznie około 140 miliardów dolarów na projek-
ty, które się przerywa lub w których dochodzi do przekro-
czenia budżetu.
Jeśli ktoś pomyślał, że uwziąłem się na firmy tworzące
oprogramowanie, spieszę poinformować, że podobne staty-
styki dotyczą wielu różnych rodzajów projektów. Równie
16 Podstawy zarzÄ…dzania projektami
przygnębiające dane dotyczące niepowodzeń, marnotra-
wienia środków i przerywania projektów odnoszą się na
przykład do tworzenia nowych wyrobów. Specjaliści w tej
dziedzinie szacują, że około 30 procent kosztów stworzenia
nowego wyrobu stanowią przeróbki i poprawki. Oznacza to,
że na każdych trzech inżynierów zaangażowanych w projek-
cie jeden przeznacza cały swój czas pracy wyłącznie na po-
prawianie tego, co pozostałych dwóch wcześniej popsuło.
Jako przyczynę tych niepowodzeń konsekwentnie podaje
siÄ™ niedostateczne planowanie projektu. StarajÄ…c siÄ™ jak naj-
szybciej wykonać wszystkie prace, ludzie zaczynają strze-
lać na oślep i w rezultacie ponoszą znacznie wyższe koszty,
niż trzeba, poprawiając błędy, wycofując się ze ślepych
uliczek itd.
Często zadaje mi się pytanie, jak uzasadnić wyższemu
kierownictwu korzyści wynikające z formalnych metod za-
rządzania projektami i zawsze wówczas podaję te statysty-
ki. Osoby zarządzające firmami chciałyby jednak wiedzieć,
czy porzÄ…dne zarzÄ…dzanie projektami faktycznie zmniejsza
liczbę niepowodzeń i poprawek. Można wówczas tylko od-
powiedzieć, że każdy musi to sprawdzić i przekonać się na
własnej skórze. Wszak jeśli udaje się ograniczyć liczbę po-
prawek do poziomu ledwie kilku procent prowadzÄ…c pro-
jekty metodami intuicyjnymi, to pozostaje tylko pogratulo-
wać! Tyle, że nie bardzo wierzę, żeby było to możliwe.
Warto by zastanowić się, do jakiego stopnia przydatne są
tradycyjnie pojmowane metody kierowania. Czy gdyby wy-
słać wszystkich kierowników w firmie na kilka miesięcy
urlopu, jej wyniki pozostałyby na niezmienionym poziomie,
czy też pogorszyłyby się? Spadek wydajności mógłby istot-
nie potwierdzać, że kierownictwo spełnia jakąś pozytywną
rolę, jednak gdyby wyniki się poprawiły, to należałoby są-
dzić, że raczej przeszkadza, niż pomaga. Nie sądzę, by więk-
szość zarządzających była skłonna przyznać, że ich działania
 17
Ogólnie o zarządzaniu projektami
nie mają większego znaczenia. Jednakże wszyscy wiemy, że
są wśród nich zarówno osoby skuteczne, jak i nieskutecz-
ne, i że dotyczy to również kierowników projektu.
Na czym polega
zarzÄ…dzanie projektami?
Zarządzanie projektami ułatwia
ZarzÄ…dzanie projektami
planowanie, harmonogramowanie
ułatwia planowanie,
i kontrolę wszystkich działań, które
harmonogramowanie i kontrolÄ™
trzeba wykonać, aby osiągnąć cele
wszystkich działań, które
projektu. Są wśród nich również
trzeba wykonać, aby osiągnąć
wspomniane wcześniej cele wy-
cele projektu.
dajnościowe. Warto zauważyć, że
mówimy o ułatwianiu planowania.
Jednym z błędów popełnianych często przez niedoświad-
czonych kierowników projektu jest samodzielne wykony-
wanie wszystkich działań związanych z planowaniem pro-
jektu. Jednakże powstający w ten sposób plan nie tylko nie
zyskuje wsparcia zespołu, ale pełen jest rozmaitych niedo-
statków. Kierownik projektu nie jest w stanie uwzględnić
wszystkich okoliczności, co sprawia, że szacunki czasu trwa-
nia zadań są niepoprawne i cały plan zaczyna się rozcho-
dzić w szwach, gdy tylko zacznie się jego realizację. Dlatego
pierwsza zasada zarządzania projektami nakazuje zaangażo-
wanie do planowania ludzi, którzy
Pierwsza zasada zarzÄ…dzania
muszą póz
niej wykonywać daną
projektami nakazuje, by ludzie,
pracÄ™.
którzy muszą wykonywać
Kierownik projektu ma umoż-
danÄ… pracÄ™, pomagali
liwiać działanie innym. Jego praca
w jej planowaniu.
polega na pomaganiu członkom
zespołu w skutecznym wykony-
waniu zadań, przejmowaniu na siebie niekorzystnego wpły-
wu czynników zewnętrznych, zdobywaniu deficytowych
18 Podstawy zarzÄ…dzania projektami
zasobów potrzebnych im do pracy i oddzieleniu ich od ze-
wnętrznych sił, które mogą zaburzyć ich pracę. Kierownik
projektu nie jest władcą projektu. Powinien być  nade
wszystko  liderem, w pełnym tego słowa znaczeniu.
Najlepszą definicję przywództwa, jaką znam, sformuło-
wał w 1962 roku Vance Packard. Stwierdził on, że  przy-
wództwo jest sztuką sprawiania, by inni chcieli zrobić coś,
co w naszym przekonaniu trzeba zrobić . Kluczowym ele-
mentem tej definicji jest chęć. Dyktatorzy zmuszają innych
do robienia rzeczy, które to oni chcą robić. Podobnie po-
stępują strażnicy pilnujący pracujących grup więz
niów. Na-
tomiast lider sprawia, że ludzie sami chcą wykonać jakąś
pracę, a to jest zasadnicza różnica.
Planowanie, harmonogramowanie i kontrola działań skła-
dają się na kierowniczy czy też administracyjny aspekt pra-
cy. Jeśli jednak brakuje przywództwa, projekty zazwyczaj
spełniają zaledwie minimalne wymagania. Dopiero przy-
wództwo pozwala wznieść się ponad te minimalne poziomy.
Nie tylko harmonogramowanie
Panuje dość powszechne  i błęd-
Przywództwo jest sztuką
ne zarazem  przekonanie, że
sprawiania, by inni chcieli
zarzÄ…dzanie projektami ogranicza
zrobić coś, co w naszym
się wyłącznie do harmonogramo-
przekonaniu trzeba zrobić.
wania. Według ostatnich danych
Microsoft sprzedał łącznie po-
 Vance Packard.
nad milion egzemplarzy programu
Microsoft Project, a mimo to wskaz
nik nieudanych projek-
tów pozostaje wysoki. Harmonogram to z pewnością jedno
z podstawowych narzędzi zarządzania projektami, ale nie
jest ono bynajmniej ważniejsze aniżeli konieczność wypra-
cowania wspólnego rozumienia tego, co chcemy osiągnąć
w projekcie, czy też skonstruowania dobrej struktury po-
działu pracy określającej wszystkie prace, które trzeba wy-
konać (strukturę podziału pracy omówimy póz
niej). W istocie
 19
Ogólnie o zarządzaniu projektami
bez dobrego zarządzania projektami, szczegółowy harmono-
gram pomoże nam chyba tylko w dokładnym udokumento-
waniu naszych niepowodzeń.
Pozwolę sobie tu na małą dygresję dotyczącą oprogra-
mowania wspomagajÄ…cego harmonogramowanie. Nie ma
większego znaczenia, jaki pakiet wybierzemy, ponieważ
każdy ma swoje mocne i słabe strony. Można jednak zaob-
serwować skłonność do tego, by zapewniać ludziom opro-
gramowanie i oczekiwać od nich, że nauczą się z niego ko-
rzystać bez żadnego formalnego przeszkolenia. Tyle, że takie
podejście po prostu nie jest skuteczne. Programy te mają
bowiem tak rozmaite możliwości, że większość ludzi nie jest
w stanie samodzielnie zgłębić ich tajników. Brakuje im cza-
su, bo starają się wypełniać swoje regularne obowiązki, a nie
każdy potrafi narzucić sobie odpowiedni rytm uczenia się.
Nie zatrudnilibyśmy niedoświadczonego pracownika do ob-
sługi skomplikowanego urządzenia w fabryce, nie zapew-
niajÄ…c mu uprzednio odpowiedniego przeszkolenia, ponie-
waż obawialibyśmy się, że mógłby coś zniszczyć albo zrobić
sobie krzywdę. Dlaczego nie zachować podobnej ostrożno-
ści, jeśli chodzi o oprogramowanie?
Projekty jednoosobowe
Kiedy z prowadzeniem projektu nie jest zwiÄ…zane zarzÄ…dza-
nie projektami? Jeśli w projekt zaangażowana jest tylko jed-
na osoba.
Wiele ludzi przysyła się na moje seminaria, aby nauczyli
się, jak zarządzać projektami, pomimo że są jedynymi oso-
bami pracującymi w swych projektach. To prawda, że pracę
jednej osoby można nazwać projektem, jeśli ma ona spre-
cyzowany termin rozpoczęcia, docelową datę zakończenia,
konkretne wymagania dotyczące wydajności, określony za-
kres prac i budżet. Jeżeli jednak w projekcie nie pracuje nikt
inny (w tym również zewnętrzni dostawcy), konstruowanie
20 Podstawy zarzÄ…dzania projektami
harmonogramu ścieżki krytycznej mija się z celem. Jest to
bowiem taki harmonogram, w którym występuje kilka rów-
noległych ścieżek, a jedna z nich jest dłuższa niż pozostałe
i w związku z tym wyznacza czas trwania całego zlecenia
i pozwala  koniec końców  stwierdzić, czy można za-
kończyć projekt przed ustalonym terminem. W sytuacji, gdy
zleceniem zajmuje się jedna osoba, nie możemy planować
kilku równoległych ścieżek  nie można się przecież
rozdwoić.
Projekty jednoosobowe wymagajÄ… dobrej samokontroli lub
dobrej organizacji czasu, ale do tego wystarczy nam upo-
rządkowanie zadań w postaci listy kolejnych czynności. Do-
póki jednak nie koordynuje się działań innych osób, dopó-
ty nie praktykuje siÄ™ prawdziwego zarzÄ…dzania projektami.
Wielka pułapka  pracujący kierownicy projektu
Często się zdarza, że od osób mających pełnić funkcję kie-
rownika projektu wymaga się, aby wykonywali część fak-
tycznych prac w projekcie. To pewna recepta na problemy.
Jeśli mamy do czynienia z prawdziwym zespołem składa-
jącym się z kilku osób, kierownik projektu nieuchronnie
stanie przed dylematem, czy kierować tym zespołem, czy
też zająć się swoją częścią prac. Naturalnie bardziej priory-
tetowe okazują się prace, w przeciwnym razie można nie
dotrzymać terminów, i to na nie decyduje się kierownik pro-
jektu. Siłą rzeczy jednak zaniedbuje kierowanie zespołem,
mając nadzieję, że zespół da sobie jakoś radę sam, ale nie-
stety to tylko złudzenia. W końcu gdyby zespół mógł sobie
radzić sam, od początku zrezygnowanoby z kierownika pro-
jektu (pamiętamy nasze rozważania o znaczeniu zarządza-
nia projektami).
Niestety, kiedy przychodzi do oceny wyników kierow-
nika projektu, słyszy on, że powinien poprawić swoje umie-
jętności kierownicze. A najczęściej wystarczy po prostu nie
 21
Ogólnie o zarządzaniu projektami
przeszkadzać mu w zajęciu się przede wszystkim kiero-
waniem.
Kierownik projektu może wykonywać pewne prace, jeśli
ma do czynienia z bardzo małym zespołem  takim, który
składa się z nie więcej niż trzech, czterech osób. Ale jeśli
zespół jest większy, zajmowanie się pracą i kierowaniem
jednocześnie staje się niemożliwe, ponieważ rozmaite po-
trzeby naszych członków zespołu będą nas stale od tej pracy
odrywać.
Jedną z przyczyn takiej sytuacji jest to, że zarządzający
organizacjami nie zdają sobie w pełni sprawy z tego, na czym
polega zarządzanie projektami  wydaje im się, że można
pogodzić prowadzenie projektu z innymi pracami. W rezul-
tacie prawie każdy w firmie stara się zarządzać projektami.
I jak to w każdej dziedzinie bywa, okazuje się, że niektó-
rym się to udaje, a inni nie mają do tego żadnych predys-
pozycji. Przekonałem się, że znacznie skuteczniejszym po-
dejściem jest wybór kilku osób, którym nie brakuje ani
predyspozycji, ani chęci do tego, by zostać kierownikami
projektu, i powierzenie im kilku niedużych projektów. W ten
sposób umożliwia się ludziom zajmującym się pracami tech-
nicznymi (w szerokim rozumienia tego słowa) skupienie się
tylko na tych pracach i niezaprzątanie sobie głowy kwe-
stiami administracyjnymi. Z drugiej strony zaÅ› kierownicy
projektu mają więcej okazji do doskonalenia swoich umie-
jętności zawodowych.
Sposoby wyboru odpowiednich ludzi na stanowiska kie-
rowników projektu wykraczają poza zakres tej książki, ale
zachęcam do lektury książki The World-Class Project Mana-
ger (Wysocki i Lewis, 2001), gdzie zajmujemy siÄ™ tymi za-
gadnieniami.
22 Podstawy zarzÄ…dzania projektami
Nie można mieć wszystkiego naraz
Jedną z najczęstszych przyczyn niepowodzeń w projektach
jest to, że sponsorzy projektu wymagają od kierownika pro-
jektu zrealizowania danego zakresu (czyli rozmiaru prac)
w wyznaczonym terminie, w ramach konkretnego budżetu
i przy zachowaniu określonego poziomu wydajności. Inny-
mi słowy, sponsor narzuca wszystkie cztery ograniczenia
projektu, co w praktyce siÄ™ nigdy nie sprawdza.
Relację pomiędzy poszczególnymi celami wydajnościo-
wymi można zapisać w następujący sposób:
K= f(W, C, Z)
Słownie można by tę zależność wyrazić tak:  koszt jest
uzależniony od wydajności, czasu i zakresu , a graficznie
przedstawia ją trójkąt, którego bokami są W, K i C, zaś pole
wewnątrz trójkąta to Z. Przedstawia to rysunek 1.1.
Rysunek 1.1. Trójkąty przedstawiające relację między
wydajnością (W), kosztem (K), czasem (C) oraz zakresem (Z)
Z reguł geometrii wiemy, że jeśli mamy dane długości
boków trójkąta, to możemy obliczyć jego pole, zaś znajo-
mość pola i dwóch z jego boków pozwala nam obliczyć
długość trzeciego boku. Pozwala to sformułować bardzo
praktyczną zasadę zarządzania projektami  sponsor może
narzucać wartości dowolnych trzech zmiennych, ale musi
pozostawić kierownikowi projektu możliwość samodzielne-
go określenia czwartej z nich.
 23
Ogólnie o zarządzaniu projektami
Jeśli zatem sponsor określi nam oczekiwaną wydajność,
terminy i zakres projektu, wówczas kierownik projektu musi
określić, jaki będzie koszt związany z osiągnięciem tych
rezultatów. Zawsze tylko przestrzegam kierowników pro-
jektu, żeby zadbali o obecność kogoś, kto potrafi udzielać
pierwszej pomocy, w chwili, gdy będą informowali spon-
sora o tych kosztach. Ten bowiem, kiedy dowie siÄ™ o pozio-
mie szacowanych przez nas kosztów, dostanie prawdopo-
dobnie zawału i ktoś będzie go musiał reanimować.
Nie ma najmniejszych wątpliwości, że pierwszą reakcją
sponsora będzie zdumienie. Ma on określone oczekiwania
dotyczące poziomu kosztów i nasze szacunki zawsze ten
poziom przekraczajÄ…. Czasem wyrwie mu siÄ™:  przy takich
kosztach, nie da się uzasadnić podjęcia tych prac . W rzeczy
samej! Właśnie taką decyzję powinien podjąć, ale będzie się
raczej starał przekonać potencjalnego kierownika projektu
do próby realizacji projektu przy niższym budżecie. A ten,
zgadzając się na takie rozwiązanie, naraża tylko siebie
 i sponsora  na wielkÄ… klapÄ™.
Kierownik projektu ma obowiÄ…zek podania sponsorowi
racjonalnego szacunku kosztów pozwalającego mu podjąć
słuszną decyzję o tym, czy projekt powinno się realizować.
Jeśli kierownik projektu ulegnie presji sponsora i zgodzi się
na zaniżenie budżetu, nieszczęście jest pewne, więc  do-
prawdy  lepiej dostać cięgi teraz, niż stracić życie póz
niej.
Naturalnie istnieje pewna alternatywa. Jeśli sponsor
stwierdzi, że stać go na ponie-
Istnieje większe
sienie tylko części oszacowanych
prawdopodobieństwo,
przez nas kosztów, możemy za-
że zupełnie przypadkowo
sugerować zmniejszenie zakresu
sprawy potoczÄ… siÄ™ nie
projektu, co jest jak najbardziej
po naszej myśli, niż że równie
dopuszczalne, pod warunkiem, że
przypadkowo stanie siÄ™ coÅ›
nadal otrzymamy funkcjonalny
produkt. W przeciwnym razie roz- dla nas korzystnego.
tropność nakazywałaby rezygnację
24 Podstawy zarzÄ…dzania projektami
z projektu i zajęcie się czymś innym, co może przynieść
firmie zysk. Jak mówią  istnieje większe prawdopodo-
bieństwo, że zupełnie przypadkowo sprawy potoczą się
nie po naszej myśli, niż że równie przypadkowo stanie się
coś dla nas korzystnego. W wypadku kosztów oznacza to,
że prawdopodobieństwo przekroczenia budżetu jest więk-
sze niż szans, że uda się zakończyć projekt poniżej budże-
tu. To zresztą nic innego, jak tylko kolejna postać prawa
Murphy ego, według którego to, co może się nie udać, na
pewno siÄ™ nie uda.
Etapy projektu
Istnieją najrozmaitsze modele określające układ etapów pro-
jektu w ramach jego cyklu życia. Jeden z nich oddaje spe-
cyfikÄ™ z
le zarządzanych projektów  jakże często występu-
jących wokół nas (rysunek 1.2).
Rysunek 1.2. Cykl życia z
le zarzÄ…dzanego projektu
 25
Ogólnie o zarządzaniu projektami
Pokazywałem ten diagram ludziom na całym świecie.
Z rozbawieniem przyznawali, że właśnie tak to wygląda na-
prawdę. Jak sądzę, mogę więc pocieszać się, że my, Ame-
rykanie, nie jesteśmy jedynymi, którzy muszą zmagać się
z tym problemem. Smutne tylko, że skoro wszyscy rozpo-
znają ten model, to musi być bardzo wiele takich z
le za-
rządzanych projektów.
Model cyklu życia prawidłowo realizowanego projektu
pokazuje rysunek 1.3. Warto zauważyć, że każdy projekt roz-
poczyna się od etapu koncepcyjnego i że przed rozpoczę-
ciem realizacji zespół projektu musi formalnie doprecyzować
zlecenie. Niestety, skłonność do podejmowania nieprzemy-
ślanych działań jest silniejsza i często zaczynamy pracę
w danym zleceniu, nie zadbawszy uprzednio o prawidłowe
jej doprecyzowanie ani nie upewniwszy się, że wszystkich
łączy wspólna misja i wizja sformułowana dla tego zlecenia.
Rysunek 1.3. Cykl życia prawidłowo realizowanego projektu
Etap doprecyzowania
Kilka lat temu zadzwonił do mnie pewien kierownik pro-
jektu z firmy należącej do grona moich klientów i stwier-
dził, że właśnie zakończył telekonferencję z najważniejszymi
26 Podstawy zarzÄ…dzania projektami
członkami swojego zespołu, w czasie której zdał sobie spra-
wę, że jego ludzie mają odmienne spojrzenie na to, co ma
być osiągnięte w projekcie.
Zapewniłem go, że to powszechne zjawisko, a kiedy spy-
tał, co powinien zrobić, odparłem, że jedynym rozwiąza-
niem tego problemu jest nastawienie wszystkich członków
zespołu na realizację tego samego celu przez wyjaśnienie im
misji projektu. Wówczas poprosił mnie o poprowadzenie
spotkania, które miało temu służyć. Na spotkaniu stanąłem
obok tablicy i zaproponowałem wspólne sformułowanie i za-
pisanie deklaracji problemu. Ktoś natychmiast zaoponował
stwierdzając, że to niepotrzebne, bo i tak wszyscy wiedzą,
na czym polega problem.
Niezrażony stwierdziłem, że jeśli to prawda, to zapisanie
deklaracji problemu będzie zwykłą formalnością, która za-
bierze ledwie kilka minut, a mnie bardzo pomoże w dalszym
prowadzeniu spotkania. I nie czekając na odzew poprosiłem,
by ktoś pomógł mi zacząć.
To, co się wydarzyło póz
niej, może zabrzmieć jak żart
 ktoś powiedział  to&  , ale nim zdążyłem zapisać to sło-
wo na tablicy, ktoś inny zawołał  Nie zgadzam się z tym! .
Formułowanie deklaracji problemu zabrało nam trzy
godziny.
Kierownik projektu miał rację. Jego ludzi znacznie bar-
dziej dzieliły różnice w rozumieniu samego problemu niż
sposobu jego rozwiązania. Rozbieżność jakże zasadnicza i tak
często występująca, że zaczynam wierzyć, iż wszyscy je-
steśmy wyposażeni w jakiś wadliwy gen, który nie pozwala
nam skupić się na porządnym doprecyzowaniu problemu,
zanim zaczniemy szukać sposobu jego rozwiązania. Pamię-
tajmy, że zarządzanie projektami to rozwiązywanie proble-
mów o wielkiej skali, a postać, do jakiej doprecyzujemy pro-
blem, wyznaczy metody, za pomocą których będziemy go
 27
Ogólnie o zarządzaniu projektami
rozwiązywać. Jeśli ta postać będzie nieprawdziwa, może-
my  owszem  znalez
ć prawidłowe rozwiązanie, ale dla
niewłaściwego problemu.
Przekonałem się, że niepowodzenia projektów rzadko
wiążą się z ich zakończeniem, a częściej z etapem doprecy-
zowania. Nazywam takie projekty bezgłowymi kurczakami,
ponieważ przypominają kurczaka, któremu obcięto głowę,
a który biega wokół brocząc krwią, zanim w końcu padnie
i  oficjalnie zakończy swój żywot. To samo dzieje się
w projektach, które krwawią na lewo i prawo, zanim ktoś
w końcu stwierdzi formalnie, że projekt jest martwy. I rze-
czywiście  jest martwy, tyle że był taki już na początku,
kiedy obcięto mu głowę  trochę tylko trwało, zanim wszy-
scy to zauważyli.
Kiedy projekt jest już doprecyzowany, można zaplanować,
jak wykonamy prace. Planowanie składa się z trzech elemen-
tów: strategii, taktyk i logistyki. Strategia to ogólne podejście,
czyli  plan gry , który będzie przestrzegany, aby wykonać
pracę. Przykład strategii podał mi mój przyjaciel, który jest
historykiem wojskowym.
Strategia
W czasie drugiej wojny światowej podwykonawców w bran-
ży obronnej poddawano silnej presji, oczekując od nich
możliwie najszybszej i najbardziej intensywnej produkcji
uzbrojenia. Szczególnie wytwórcy okrętów i samolotów pró-
bowali stosować rozmaite nowe metody montażu mające
przyspieszyć proces produkcji. Stocznie Avondale na przy-
kład dążyły do usprawnienia technik budowy okrętów wo-
jennych. Do tej pory okręty budowano zawsze ustawiając je
w normalnej pozycji  stępka na dole, pokład na górze.
W okrętach konstruowanych z elementów stalowych trze-
ba było jednak zespawać ze sobą poszczególne części stęp-
ki, co było dość utrudnione przy takim ustawieniu okrętu.
28 Podstawy zarzÄ…dzania projektami
Chcą ułatwić proces spawania, stocznie Avondale postano-
wiły budować okręty  do góry nogami i odwracać je do wła-
ściwej pozycji dopiero kiedy trzeba było wykonać elementy
konstrukcyjne znajdujące się ponad górnym pokładem. Stra-
tegia ta okazała się na tyle skuteczna, że pozwoliła kon-
struować okręty szybciej, taniej i w lepszej jakości niż kon-
kurenci. Stosuje się ją zresztą do dziś, mimo że minęło już
ponad sześćdziesiąt lat.
Planowanie realizacji
Ten etap obejmuje taktykę i logistykę. Jeśli zamierzamy bu-
dować okręty do góry nogami, musimy to szczegółowo za-
planować. Trzeba zaprojektować i skonstruować instalację
pozwalającą utrzymać i obrócić okręt, nie uszkadzając go
przy tym. Etap ten nazywa siÄ™ wypracowaniem taktyk
i obejmuje również określenie kolejności, w jakiej będzie
się wykonywać prace, kto je będzie wykonywać i jak długo
potrwa każdy krok.
Logistyka dotyczy upewnienia się, że zespół ma materiały
i inne artykuły potrzebne do danego zlecenia. Zazwyczaj
pamiętamy o zapewnieniu zespołowi potrzebnych surow-
ców, ale na przykład, jeśli projekt prowadzi się w miejscu,
w którym nie można zdobyć żywności, prace szybko utkną
w martwym punkcie. Trzeba zatem zapewnić zespołowi wy-
żywienie, a być może również zakwaterowanie.
Realizacja i kontrola
Po opracowaniu i zatwierdzeniu planu zespół może rozpo-
cząć pracę, czyli etap realizacji. Etap ten obejmuje również
kontrolÄ™  kiedy realizuje siÄ™ jakiÅ› plan, ktoÅ› musi pilno-
wać, żeby od tego planu nie odejść. Jeśli występują odchy-
lenia od planu, trzeba podjąć działania korygujące, które
przywrócą projekt na właściwe tory. Jeśli nie jest to możliwe,
 29
Ogólnie o zarządzaniu projektami
plan trzeba zmienić i w nowej postaci zatwierdzić. Skory-
gowany plan staje się wówczas nowym planem bazowym,
względem którego monitoruje się wykonanie projektu.
Zakończenie
Jednym z elementów zamknięcia projektu, przeprowadza-
nego po zakończeniu wszystkich prac, jest przegląd projek-
tu. Ma on na celu zestawienie zgromadzonego w projekcie
doświadczenia, które będzie można póz
niej wykorzystać
w przyszłych projektach. Zadaje się w tym kontekście dwa
pytania  co zrobiliśmy dobrze i co chcielibyśmy poprawić
następnym razem.
Warto zauważyć, że nie pytamy o to, co poszło z
le. Tak
postawione pytanie mogłoby bowiem zniechęcić ludzi do
ujawniania faktów, które mogłyby doprowadzić do tego, że
zostanÄ… ukarani. W istocie, przeglÄ…du zgromadzonego do-
świadczenia nigdy nie powinno się prowadzić w trybie prze-
słuchania śledczego. Co innego, gdy chcemy zorganizować
dochodzenie, w ramach którego chodzi zwykle o ustalenie,
kto odpowiada za poważną katastrofę, i ukaranie go. Przegląd
zgromadzonego doświadczenia ma przede wszystkim uczyć.
W ostatnich kilku latach przekonałem się, że bardzo nie-
wiele organizacji przeprowadza regularny przeglÄ…d zgroma-
dzonego doświadczenia w swoich projektach. Panuje nie-
chęć do otwierania tej  puszki Pandory oraz dążenie do jak
najszybszego zajęcia się następnym zadaniem. Kłopot w tym,
że w ten sposób możemy być niemal pewni powtórzenia
błędów popełnionych w poprzednich projektach, bowiem
albo sobie ich nie uświadamiamy, albo nie rozumiemy, jak
je popełniliśmy, co być może pomogłoby nam uniknąć ich
w przyszłości. Co gorsza, nie jesteśmy również w stanie po-
wtórzyć wszystkich korzystnych działań, jeśli sobie ich nie
uświadomimy.
30 Podstawy zarzÄ…dzania projektami
Kolejne działania
w kierowaniu projektem
Wprawdzie określenie kolejnych działań składających się na
prowadzenie projektu jest łatwe, ale realizacja tych działań
wcale nie musi być taka prosta. Działania te przedstawia mo-
del pokazany na rysunku 1.4.
Rysunek 1.4. Kolejne działania w kierowaniu projektem
 31
Ogólnie o zarządzaniu projektami
Kolejne rozdziały tej książki bardziej szczegółowo oma-
wiają realizację każdego z tych działań. Póki co, ograniczy-
my się tylko do zwięzłej ich charakterystyki.
OKREÅšLENIE PROBLEMU
Jak wspominaliśmy wcześniej, trzeba określić problem, któ-
ry chcemy rozwiązać realizując projekt. Przydatne okazuje
się tu wyobrażenie sobie końcowego rezultatu. Na czym bę-
dzie polegać jego niepowtarzalność? Co zobaczymy, usły-
szymy, posmakujemy, dotkniemy i powąchamy? (Jeśli mamy
do czynienia z czymÅ› niewymiernym, wykorzystajmy zmy-
sły). Jaką potrzebę klienta zaspokajamy za pomocą projektu?
WYPRACOWANIE OPCJI ROZWI
ZANIA
Jak wiele jest różnych sposobów rozwiązania danego pro-
blemu? Spróbujmy określić (samodzielnie lub wspólnie z ze-
społem) rozmaite możliwości rozwiązania. Która z tych al-
ternatyw naszym zdaniem najlepiej rozwiąże problem? Czy
jest ona bardziej, czy mniej kosztowna niż inne możliwe do
zrealizowania opcje? Czy doprowadzi ona do całkowitego,
czy tylko częściowego rozwiązania?
ZAPLANOWANIE PROJEKTU
Planowanie to odpowiadanie na pytania  co trzeba zrobić,
kto ma to zrobić, za ile, jak, kiedy itd. Naturalnie odpowia-
danie na te pytania często wymaga daru przewidywania
przyszłości. Bardziej szczegółowo omówimy te kroki w roz-
działach od drugiego do czwartego.
REALIZACJA PLANU
To oczywiste. Kiedy naszkicujemy plan, trzeba go zrealizo-
wać. Co ciekawe, czasem okazuje się, że ludzie wkładają
mnóstwo pracy w opracowanie planu, a póz
niej go nie prze-
strzegają. Jeśli nie przestrzega się planu, to czy jest w ogóle
sens planować?
32 Podstawy zarzÄ…dzania projektami
MONITOROWANIE I KONTROLA WYKONANIA
Plany opracowuje się po to, by skutecznie osiągać końcowy
rezultat. Jeśli nie monitoruje się wykonania planu, nie moż-
na być pewnym, czy nam się uda. To tak, jakby mieć mapę
drogową dojazdu do miejsca przeznaczenia i nie uważać
w czasie jazdy na znaki drogowe.
Naturalnie, jeśli odkryje się odchylenia od planu, trzeba
zadać sobie pytanie, co trzeba zrobić, żeby przywrócić pro-
jekt na właściwe tory, albo  jeśli wydaje się to niemożliwe
 jak zmodyfikować plan, żeby odzwierciedlał nowe oko-
liczności.
ZAKOC
CZENIE PROJEKTU
Kiedy dotrzemy do celu, projekt jest zakończony, ale pozo-
staje nam jeszcze jedno, ostatnie działanie. Niektórzy nazy-
wajÄ… je audytem, inni przeglÄ…dem powykonawczym. Jak
zwał, tak zwał, chodzi o to, by wyciągnąć pewne nauki
z tego, co właśnie zrobiliśmy. Warto zwrócić uwagę na spo-
sób formułowania pytań. Co zrobiliśmy dobrze? Co powin-
no się poprawić? Czego jeszcze się nauczyliśmy? Zawsze
można poprawić to, co zrobiliśmy. Jednakże pytanie o to, co
zrobiliśmy z
le, może sprawić, że ludzie zamkną się w sobie
i mniej chętnie podzielą się swoimi spostrzeżeniami. Dla-
tego powinniśmy skupiać się raczej na ulepszeniach niż na
szukaniu winnych. Wrócimy jeszcze do tej kwestii.
The Project Management
Body of Knowlegde (PMBOK®)
Project Management Institute stara się określić minimalny
zakres wiedzy potrzebnej do skutecznego działania kierow-
nika projektu. Obecnie PMI wskazuje dziewięć obszarów
 33
Ogólnie o zarządzaniu projektami
wiedzy, które krótko podsumowuję poniżej. Pełną wersję
publikacji PMI można nabyć na stronie internetowej www.
pmi.org3.
A oto dziewięć obszarów wiedzy:
1. ZarzÄ…dzanie integracjÄ… projektu. Ten obszar wiedzy
pozwala zadbać o prawidłowe zaplanowanie, realizację i kon-
trolę projektu. Jego częścią jest również zastosowanie formal-
nej kontroli zmian projektu.
2. ZarzÄ…dzanie zakresem projektu. Zmiany zakresu pro-
jektu są często czynnikami, które mogą spowodować prze-
rwanie projektu. ZarzÄ…dzanie zakresem obejmuje autoryzacjÄ™
prac4, opracowywanie deklaracji zakresu, która wyznacza
granice projektu, podział prac na łatwiejsze w zarządzaniu
elementy, do których przypisane są produkty cząstkowe, we-
ryfikację, czy zaplanowany zakres został zrealizowany, oraz
wdrażanie procedur kontroli zmian zakresu.
3. ZarzÄ…dzanie czasem w projekcie. Moim zdaniem ta na-
zwa jest odrobinę niefortunna, ponieważ może sugerować,
że chodzi o wysiłki poszczególnych osób dotyczące zarzą-
dzania własnym czasem. W projektach dotyczy to opraco-
wywania harmonogramu, który można zrealizować, a na-
stępnie kontrolowania prac, by zapewnić, że tak faktycznie
jest. Tak po prostu!
4. ZarzÄ…dzanie kosztami projektu. Tu z kolei chodzi do-
kładnie o to, czego można by się spodziewać. Obszar wiedzy
obejmuje szacowanie kosztu zasobów, w tym zasobów ludz-
kich, sprzętu, materiałów oraz takich pozycji jak delegacje
3
WersjÄ™ polskÄ… PMBOK® Guide  Kompendium wiedzy o zarzÄ…dzaniu
projektami  można nabyć na stronie internetowej wydawcy www.
mtdc.pl  przyp. tłum.
4
Mowa tu o systemie zatwierdzania rozpoczęcia poszczególnych prac
 przyp. tłum.
34 Podstawy zarzÄ…dzania projektami
i inne czynniki wspomagające. Po zakończeniu procesu
szacowania koszty są budżetowane i monitorowane tak, by
utrzymywać projekt w ramach budżetu.
5. Zarządzanie jakością w projekcie. Jak wspominaliśmy
wcześniej, jedną z przyczyn niepowodzeń w projektach jest
tendencja do zaniedbywania lub rezygnowania z jakości
w celu dotrzymania napiętych terminów realizacji. Nie na
wiele się zda, jeśli zakończymy projekt na czas tylko po to,
by odkryć, że gotowy produkt nie działa prawidłowo. Za-
rządzanie jakością w projekcie obejmuje zarówno zapewnia-
nie jakości (planowanie pod kątem spełnienia wymagań), jak
i kontrolę jakości (działania podejmowane w celu monitoro-
wania wyników, by upewnić się, czy spełniają wymagania).
6. ZarzÄ…dzanie zasobami ludzkimi w projekcie. Bardzo
często zaniedbuje się zarządzanie zasobami ludzkimi
w projektach. Ten obszar wiedzy obejmuje ustalenie osób
potrzebnych do wykonania zlecenia, określenie ich ról
i obowiązków oraz struktury hierarchicznej, w jakiej będą
funkcjonowali, pozyskanie tych ludzi, a następnie kiero-
wanie nimi w trakcie realizacji projektu.
7. ZarzÄ…dzanie komunikacjÄ… w projekcie. Jak sugeruje
nazwa tego obszaru wiedzy, zarzÄ…dzanie komunikacjÄ… obej-
muje planowanie, realizacjÄ™ i kontrolÄ™ pozyskiwania i roz-
prowadzania wszystkich informacji odpowiadajÄ…cych na po-
trzeby wszystkich interesariuszy projektu. Informacje te obej-
mują stan wykonania projektu, osiągnięcia, zdarzenia, które
mogą wpłynąć na innych interesariuszy lub projekty, itd.
8. ZarzÄ…dzanie ryzykiem w projekcie. ZarzÄ…dzanie ryzy-
kiem to systematyczny proces identyfikacji, analizy i reago-
wania na ryzyka w projekcie. Proces obejmuje zwiększanie
prawdopodobieństwa i skutków zdarzeń korzystnych oraz
zmniejszanie prawdopodobieństwa i skutków zdarzeń nie-
korzystnych dla celów projektu.
 35
Ogólnie o zarządzaniu projektami
9. Zarządzanie zamówieniami w projekcie. Zamawianie
potrzebnych w projekcie wyrobów i usług to logistyczny
aspekt kierowania zleceniem. Obejmuje podejmowanie de-
cyzji o tym, co trzeba zamówić, przygotowywanie zapytań
ofertowych lub cenowych, wybór dostawców, administro-
wanie kontraktami i zamknięcie ich, kiedy prace zostaną
zakończone.
Co trzeba zapamiętać
Projekt to jednorazowe, wielozadaniowe zlecenie o określo-
nych terminach rozpoczęcia i zakończenia, dobrze sprecyzo-
wanym zakresie prac, budżecie oraz tymczasowym zespole,
który rozwiązuje się po zakończeniu zlecenia.
Projekt to również problem przeznaczony do rozwiązania.
Zarządzanie projektami ułatwia planowanie, harmonogramo-
wanie i kontrolę wszystkich działań, które trzeba wykonać, aby
osiągnąć cele projektu.
Wszystkie projekty sÄ… ograniczone przez wymagania dotyczÄ…ce
wydajności, czasu, kosztów i zakresu. Tylko trzy z tych warto-
ści mogą być narzucone  zespół projektu musi mieć możli-
wość określenia czwartej z nich.
Projekty kończą się niepowodzeniem, ponieważ zespoły zanie-
dbują prawidłowe określenie rozwiązywanego problemu.
Najważniejsze etapy projektu to: koncepcja, doprecyzowanie,
planowanie, realizacja i kontrola oraz zakończenie.
36 Podstawy zarzÄ…dzania projektami
Pytania sprawdzajÄ…ce............................................
1. ZarzÄ…dzanie projektami to nie tylko:
a. Planowanie.
b. Poprawki.
c. Harmonogramowanie.
d. Kontrola.
2. Problem zwiÄ…zany z pracujÄ…cym kierownikiem projektu polega na tym,
że konflikt między koniecznością wykonywania prac a kierowaniem
zespołem:
a. Utrudnia wyznaczanie priorytetów.
b. Sprawia, że przełożony kierownika projektu może uznać, iż celowo
spowalnia on tempo pracy.
c. Powoduje, że nigdy nie będzie wystarczająco dużo czasu,
by porządnie wykonać oba działania.
d. Zmusza do postawienia pracy na pierwszym miejscu, przez co
może ucierpieć kierowanie zespołem.
3. PMBOK to:
a. Określony przez PMI kanon wiedzy, którą powinni skutecznie
stosować kierownicy projektu.
b. Test administrowany przez PMI w ramach procesu certyfikacji
kierowników projektu.
c. Skrót szczególnego typu analizy ryzyka, podobnej do FMEA.
d. Żadne z powyższych.
4. Zakres projektu określa:
a. Pogląd kierownika projektu na datę zakończenia projektu.
b. Skalę lub wielkość zlecenia.
c. Jak często zmieniał się projekt.
d. Ograniczenia uprawnień kierownika projektu.


Wyszukiwarka