2011-02-26

Podział dowodów

•    obce - wystawione przez kontrahentów: faktury, rachunki (także korygujące), dokumenty wystawione przez banki, urzędy, instytucje, inne osoby prawne i fizyczne, są to wyciągi bankowe, czeki, papiery wartościowe, przelewy, noty

•    własne - sporządzają je pracownicy jednostki gospodarczej.

Podział dowodów

dyspozycyjne - zawierają polecenie (dyspozycję) dokonania operacji gospodarczej (dowody polecenia przelewu, kasa wypłaci, magazyn wyda; z chwilą np. wykonania przez bank polecenia przelewu następuje powtórna kontrola dokumentów (uwaga: powinna być rozdzielona funkcja kontroli dokumentów i wydania dyspozycji),

dokumenty potwierdzające dokonanie danej operacji (FAVAT potwierdza sprzedaż majątku, np., środka trwałego)

Dowody wspólne

Wystawiane przez jednostkę i kontrahenta np. protokoły zdawczo-odbiorcze.

Elementy dowodu księgowego

określenie rodzaju dowodu i jego nr indentyfikacyjnego,

określenie stron dokonujących operacji, opis operacji oraz jej wartość (także ilość), datę dokonania operacji (datę sporządzenia dowodu), podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów, stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych poprzez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Co się dzieje, gdy operację dokumentuje wiele dowodów'?

Np. FA VAT, dowód potwierdzający wysłanie towaru oraz dowód wystawiony przez urząd celny wyjścia z terytorium Wspólnoty.

Uwaga: dowodem księgowym jest dokument ostatecznie zamykający operację, podlegający zadekretowaniu.

Za dowód należy uznać np. oryginał dowodu obcego, pierwszą kopię dowodu własnego-zewnętrznego.