Wyjaśnienia dotyczące wybranych zagadnień
1. Sporządzanie świadectwa pracy
1) Pracownik w okresie zatrudnienia korzystał z urlopu bezpłatnego, podczas którego był oddelegowany do pracy za granicą. W
której części świadectwa pracy nale\y podać informację o tym urlopie? Nadmieniam, \e w czasie zatrudnienia za granicą nie podlegał
w Polsce ani obowiązkowym ubezpieczeniom w ZUS, ani opodatkowaniu.
Urlopy bezpłatne udzielane na podstawie art. 174 K.p. powinny być wykazane w ust. 4 pkt 2 druku świadectwa pracy. Informacja
o korzystaniu z tego urlopu i jego okresie ma znaczenie dla obliczania sta\u pracy danego pracownika wymaganego dla ró\nych
celów (m.in. urlopowych).
Problematykę ramowej treści świadectwa pracy, jak równie\ trybu jego wydawania reguluje art. 97 K.p. oraz rozporządzenie z dnia
15 maja 1996 r. w sprawie szczegółowej treści świadectwa pracy oraz sposobu i trybu jego wydawania i prostowania. Jak wynika
z tych regulacji, w świadectwie pracy zamieszcza się między innymi informacje niezbędne do ustalenia uprawnień ze stosunku pracy i
uprawnień z ubezpieczenia społecznego. Chodzi tu między innymi o dane dotyczące przypadających w okresie zatrudnienia, którego
dotyczy świadectwo pracy, okresów nieskładkowych, uwzględnianych przy ustalaniu prawa do emerytury lub renty. Z objaśnień
do sposobu wypełniania druku świadectwa pracy wynika, \e w jego ust. 4 pkt 10 nale\y wskazać przypadające w tym czasie okresy
nieskładkowe określone w przepisach o emeryturach i rentach. Wymienia je art. 7 ustawy emerytalnej. Zgodnie z powołaną normą,
okresy nieskładkowe uwzględniane przy ustalaniu prawa do emerytury lub renty obejmują m.in.:
" okresy pobierania wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy, pobierania zasiłków z ubezpieczenia społecznego:
chorobowego lub opiekuńczego,
" przypadające przed dniem nabycia prawa do emerytury lub renty, okresy urlopu wychowawczego, urlopu bezpłatnego
udzielonego na podstawie przepisów w sprawie bezpłatnych urlopów dla matek pracujących opiekujących się małymi
dziećmi, innych udzielonych w tym celu urlopów bezpłatnych oraz okresy niewykonywania pracy - z powodu opieki nad
dzieckiem,
" okresy urlopu bezpłatnego oraz przerw w zatrudnieniu w razie nieudzielenia urlopu bezpłatnego mał\onkom pracowników
skierowanych do pracy w przedstawicielstwach dyplomatycznych, urzędach konsularnych, w stałych przedstawicielstwach
przy Organizacji Narodów Zjednoczonych i w innych misjach specjalnych za granicą, w instytutach, ośrodkach informacji
i kultury za granicą.
Jedynie wymienione w ustawie emerytalnej okresy szczególnego urlopu bezpłatnego są okresami nieskładkowymi. Natomiast
zwykłe urlopy bezpłatne udzielone w trybie art. 174 K.p. nie są zaliczane do okresów nieskładkowych i nale\y wykazywać je
w świadectwie pracy w ust. 4 pkt 2, a nie w ust. 4 pkt 10.
2) Przejęliśmy firmę oraz jej pracowników w trybie art. 231 K.p. Czy przekazani pracownicy powinni otrzymać świadectwo pracy za
okres pracy w przejmowanym zakładzie? Jeśli dojdzie do rozwiązania umowy z takim pracownikiem czy nale\y w treści świadectwa
wykazać zatrudnienie u poprzedniego pracodawcy?
W razie rozwiązania stosunku pracy z przejętym pracownikiem wydane przez nowego pracodawcę świadectwo pracy powinno
zawierać informacje o pracy w przejętej firmie. Ponadto, jeśli rozwiązanie umowy nastąpiło w trybie art. 231 ż 4 lub 5 K.p.,
pracodawca ma obowiązek wskazać taką podstawę ustania zatrudnienia w treści świadectwa pracy.
Problematykę sukcesji stosunków pracy w przypadku przejścia zakładu pracy na innego pracodawcę reguluje art. 231 K.p. Na jego
podstawie w razie przejścia zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę staje się on z mocy prawa stroną w dotychczasowych
stosunkach pracy (z zastrze\eniem zawartym w ż 5 regulującym zatrudnienie pracowników na innej podstawie ni\ umowa o pracę).
Istotą wskazanej konstrukcji prawnej jest wstąpienie nowego pracodawcy w prawa i obowiązki podmiotu zatrudniającego, któremu
prawa te przysługują w wyniku zmian organizacyjnych. Następuje bowiem przejęcie pracowników bez potrzeby rozwiązywania
z nimi umów o pracę, a co za tym idzie wystawiania im świadectw pracy. Z kolei sami pracownicy, którzy nie wyra\ają zgody na
przeprowadzane zmiany, mogą umowy o pracę rozwiązać w przyspieszonym trybie. Według ż 4 omawianej normy, w terminie 2
miesięcy od przejścia zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę, pracownik mo\e bez wypowiedzenia, za siedmiodniowym
uprzedzeniem, rozwiązać stosunek pracy. Rozwiązanie stosunku pracy w tym trybie powoduje dla pracownika skutki, jakie przepisy
prawa pracy wią\ą z rozwiązaniem stosunku pracy przez pracodawcę za wypowiedzeniem.
Wa\ne: Podmiot, który przejmuje zakład pracy w trybie art. 231 K.p., przejmuje te\ zatrudnionych w nim pracowników, stając się ich
pracodawcą bez podejmowania dodatkowych czynności prawnych. Istniejące stosunki pracy trwają nadal, zmodyfikowane przez
zmianę podmiotu zatrudniającego.
Według przepisu ż 9 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez
pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.
U. nr 62, poz. 286 z pózn. zm.), w sytuacji określonej w art. 231 K.p., dotychczasowy pracodawca jest obowiązany przekazać akta
osobowe pracownika oraz pozostałą dokumentację w sprawach związanych z jego stosunkiem pracy pracodawcy przejmującemu.
Natomiast z wyjaśnień co do sposobu wypełniania świadectwa pracy zawartych w załączniku do ww. rozporządzenia z dnia 15 maja
1996 r. w sprawie szczegółowej treści świadectwa pracy... wynika, \e pracodawca zatrudniający pracownika przejętego od innego
pracodawcy na zasadach określonych w art. 231 K.p., wydając świadectwo pracy wykazuje równie\ okres jego pracy u poprzedniego
pracodawcy i wskazuje tego pracodawcę.
2. Przetwarzanie danych osobowych kandydatów do pracy
Czy kandydaci do pracy składając dokumenty powinni zaopatrzyć je w klauzulę, i\ wyra\ają zgodę na przetwarzanie danych
osobowych?
W zasadzie pracodawca nie musi uzyskiwać zgody na przetwarzanie danych osobowych kandydata do pracy, które są objęte
zakresem określonym w art. 221 K.p. Dopiero gdy przekazane dane wykraczają poza ramy Kodeksu pracy albo gdy pracodawca
zamierza je przechowywać po zakończonej rekrutacji, niezbędna jest zgoda kandydata do pracy.
Jak wynika z art. 221 K.p., pracodawca ma prawo \ądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie danych osobowych obejmujących:
imię (imiona) i nazwisko; imiona rodziców; datę urodzenia; miejsce zamieszkania (adres do korespondencji); wykształcenie; przebieg
dotychczasowego zatrudnienia.
Udostępnienie danych osobowych następuje w formie oświadczenia. Pracodawca ma prawo \ądać ich udokumentowania przez
okazanie dowodu osobistego, prawa jazdy lub innego dokumentu potwierdzającego to\samość.
Zło\enie oświadczenia o udostępnieniu danych przez osobę ubiegającą się o zatrudnienie nie jest równoznaczne z oświadczeniem
o wyra\eniu zgody na przetwarzanie danych osobowych, o którym mówią przepisy ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie
danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. nr 101, poz. 926 z pózn. zm.). Jednak zgoda, w przypadku powy\szych danych jest zbędna,
poniewa\ ich przetwarzanie przez pracodawcę odbywa się na podstawie szczególnego przepisu prawa - art. 23 ust. 1 pkt 2 ustawy
o ochronie danych osobowych. Norma ta stanowi, \e przetwarzanie danych jest dopuszczalne wtedy, gdy jest to niezbędne dla
zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa (tutaj: art. 221 K.p.).
W praktyce w procesie rekrutacji kandydaci z własnej inicjatywy zamieszczają w dokumentach aplikacyjnych informacje dodatkowe,
np. o swoich zainteresowaniach, osiągnięciach i inne, przekraczające zakres kodeksowy. Aby mo\na je było przetwarzać, niezbędna
jest na to zgoda osoby, której dotyczą np. w postaci klauzuli: Wyra\am zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych na
potrzeby rekrutacji zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. nr 101,
poz. 926 z pózn. zm.) .
Wa\ne: Po dokonaniu wyboru osoby, która zostaje przyjęta do pracy, dane kandydatów, którzy nie zostali zatrudnieni powinny być
niezwłocznie usuwane ze zbioru danych z uwagi na brak celu w jakim były zbierane.
W doktrynie przyjęto stanowisko uwzględniające treść art. 23 ust. 1 pkt 1 ustawy o ochronie danych osobowych, i\ pracodawca
posiadający dane osobowe kandydatów do pracy mo\e je przetwarzać (np. przechowywać) tylko za wyrazną zgodą tych osób. Zgoda
nie jest wymagana dla usunięcia danych ze zbioru.
3. Zaświadczenie o zatrudnieniu i zarobkach dla celów kredytowych
Na wnioski pracowników ubiegających się o kredyty wydawane są im zaświadczenia o zarobkach i zatrudnieniu. Czy pracodawca ma
obowiązek ich sporządzania na ka\de \ądanie pracownika? Jakie wynagrodzenie nale\y podać w takim zaświadczeniu?
Pracodawca ma obowiązek uwzględnienia wniosku pracownika o sporządzenie i wydanie zaświadczenia o zatrudnieniu
i wynagrodzeniu, przy czym nie ma podstaw aby ograniczać liczbę wydawanych zaświadczeń. Zwykle podaje się w nim przeciętne
wynagrodzenie z okresu wymaganego przez podmiot, dla którego sporządzane jest to zaświadczenie.
Kwestia wydawania pracownikom zaświadczeń o zatrudnieniu i wynagrodzeniu dla celów innych ni\ wymaganych przez ZUS nie
jest uregulowana powszechnie obowiązującymi przepisami prawa. Obowiązek ich wydania wynika z powinności pracodawcy
dbałości o dobro pracownika opartej o zasady współ\ycia społecznego. Taki pogląd wyraził Sąd Najwy\szy w postanowieniu z dnia
16 września 1999 r. (sygn. akt I PKN 331/99, OSNP 2001/9/314).
Zakres informacji zamieszczanych w zaświadczeniu zale\y od obowiązującego w danym banku regulaminu przyznawania
określonego rodzaju kredytów. Często banki doręczają klientom gotowe druki, których wypełnienie wymaga udziału pracodawcy
stwierdzającego rodzaj umowy o pracę, wysokość średniego miesięcznego wynagrodzenia z ostatnich 3 miesięcy oraz jego obcią\eń,
a nawet informacji, \e firma nie znajduje się w stanie upadłości.
Poniewa\ nie obowiązują jednolite zasady wypełniania formularzy dla banków oraz firm prowadzących sprzeda\ ratalną, w praktyce
podawane są w tego rodzaju zaświadczeniach informacje o wszystkich wypłatach świadczeń pienię\nych związanych ze stosunkiem
pracy. Zatem wydający zaświadczenie podaje w nim nie tylko wysokość wynagrodzenia zasadniczego, ale równie\ wysokość
wypłaconych premii, dodatków do wynagrodzenia takich jak sta\owy, funkcyjny, za pracę w godzinach nadliczbowych albo w porze
nocnej. Banki zwykle oczekują podania średnich dochodów z konkretnego okresu wstecznego np. za okres 3 albo 6 miesięcy.
Przykładowy wzór zaświadczenia jest dostępny na naszej stronie internetowej www.gofin.pl.
Przykład
Pracodawca we wrześniu br. wystawił pracownikowi zaświadczenie dla banku o zarobkach z okresu 3 miesięcy. Wynagrodzenie
zasadnicze pracownika wynosi 2.340 zł. Ponadto otrzymuje on 5% dodatek sta\owy, liczony od płacy zasadniczej oraz premię
kwartalną w wysokości 10% wynagrodzenia zasadniczego. W lipcu 2009 r. pracownik pracował w nadgodzinach, za które otrzymał
430 zł. W tym te\ miesiącu pracodawca wypłacił premię kwartalną w wysokości 702 zł.
W zaświadczeniu pracodawca podał kwotę przeciętnego wynagrodzenia z 3 miesięcy wynoszącą: 2.834,33 zł, którą wyliczył
w następujący sposób:
2.340 zł + 117 zł = 2.457 zł (wynagrodzenie zasadnicze + dodatek sta\owy),
(702 zł + 430 zł) = 1.132 zł; 1.132 zł : 3 = 377,33 zł (średnia za 3 m-ce obliczona od premii i wynagrodzenia za pracę nadliczbową),
2.457 zł + 377,33 zł = 2.834,33 zł.
4. Dokumenty przechowywane w aktach osobowych
1) W czasie zatrudnienia pracownik ukończył studia wy\sze i doręczył pracodawcy odpis dyplomu. W której części akt osobowych
nale\y ten dokument przechowywać?
Uzyskany przez pracownika w trakcie zatrudnienia dyplom ukończenia studiów wy\szych nale\y przechowywać w części B jego akt
osobowych.
Problematykę dokumentacji związanej z zatrudnieniem pracowników reguluje rozporządzenie z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie
zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt
osobowych pracownika. Stosownie do przepisu ż 2 powołanego rozporządzenia, pracodawca zakłada i prowadzi oddzielnie dla
ka\dego pracownika akta osobowe składające się z trzech części oznakowanych literami A, B, C.
W części A przechowywane są dokumenty mające związek z ubieganiem się o zatrudnienie, a w części C dotyczące zakończenia
stosunku pracy. Dokumenty dotyczące stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia nale\y gromadzić w części B akt pracownika.
Tutaj właśnie nale\y przechowywać m.in. dokumenty dotyczące podnoszenia kwalifikacji zawodowych przez danego pracownika
(świadectwa, dyplomy, zaświadczenia, umowy o podnoszenie kwalifikacji).
W aktach osobowych pracownika przechowuje się jedynie odpisy lub kopie składanych dokumentów. Oryginałów tych dokumentów
pracodawca mo\e \ądać od pracownika tylko do wglądu albo celem sporządzenia ich odpisów.
Przepisy regulujące prowadzenie akt osobowych zawierają wykaz dokumentów, które powinny znajdować się w poszczególnych
częściach akt. Pracodawca mo\e przechowywać w tych aktach równie\ inne pisma, dokumentujące przebieg zatrudnienia, istotne
zarówno dla pracownika, jak i pracodawcy. Powinien te\ aktualizować gromadzone dokumenty.
2) W której części akt osobowych nale\y umieścić wnioski pracowników o urlopy oraz o dni wolne z tytułu opieki nad dzieckiem?
Nie ma obowiązku przechowywania stosowanych w danej firmie wniosków o udzielenie urlopu lub dnia wolnego z tytułu opieki nad
dzieckiem w aktach osobowych pracowników. Wymienione pisma mogą być przechowywane osobno w teczce wniosków
urlopowych lub przy ewidencji czasu pracy.
Wyjaśniamy, \e przepisy prawa urlopowego nie określają trybu potwierdzania udzielonego pracownikowi urlopu. Dlatego nie we
wszystkich zakładach pracy są stosowane wnioski urlopowe. Nie uwzględnia ich tak\e cytowane wy\ej rozporządzenie z dnia 28
maja 1996 r. Mimo braku regulacji prawnej w praktyce są stosowane wnioski pracowników o urlopy oraz o udzielenie zwolnień od
pracy z ró\nych tytułów, co ma znaczenie dowodowe. W związku z tym, \e wnioski są ściśle związane z rozliczaniem czasu pracy,
mogą być przechowywane przy ewidencji czasu pracy.
Wyszukiwarka
Podobne podstrony:
Wykład 2 Wybrane zagadnienia dotyczące powierzchnii elementów maszynA Judkowiak, B Zaleska Wybrane zagadnienia dotyczące ryzyka w audycie wewnętrznymI Wybrane zagadnienia Internetu SLAJDY [tryb zgodności]3 Standardy urbanistyczne dla terenow mieszkaniowych wybrane zagadnieniaAnalizowanie wybranych zagadnień prawa materialnegoEneida wybrane zagadnieniaSkrypt wybrane zagadnienia psychologiiLasy miejskie – przegląd wybranych zagadnień na podstawie literaturywięcej podobnych podstron