2010-04-21 Organizacja i technika rachunkowo艣ci Ksi臋gi rachunkowe Wymogi stawiane poprawnej ewidencji ksi臋gowej: " prowadzenie ewidencji ksi臋gowej w oparciu o zatwierdzony przez kierownika jednostki zak艂adowy plan kont, " stosowanie prawid艂owej formy techniki ksi臋gowo艣ci, kt贸ra powinna zapewnia膰: - uj臋cie wszystkich operacji gospodarczych w porz膮dku chronologicznym, - sprawdzenie prawid艂owo艣ci zapis贸w ksi臋gowych przez stwierdzenie wzajemnej zgodno艣ci obrot贸w i sald kont syntetycznych i analitycznych oraz syntetycznych i dziennika za ka偶dy miesi膮c kalendarzowy i na koniec roku, " oparcie zapis贸w ksi臋gowych o prawid艂owo wystawiane dowody ksi臋gowe (ka偶dy zapis musi pozwoli膰 na dotarcie do dowodu, kt贸ry stanowi jego podstaw臋), " prawid艂owo艣膰 i terminowo艣膰 dokonywania zapis贸w w ksi臋gach i uzgodnienie ksi膮g ze sob膮. 1 2010-04-21 Ksi臋gi rachunkowe Zapisy w ewidencji ksi臋gowej dokonywane s膮 w uk艂adzie: " systematycznym zapisy ksi臋gowe dokonywane na w艂a艣ciwych z uwagi na tre艣膰 operacji gospodarczej (aktywa, pasywa, koszty, przychody) kontach syntetycznych i analitycznych. Zbi贸r kont syntetycznych, na kt贸rych dokonywana jest rejestracja, okre艣lany jest jako Ksi臋ga g艂贸wna . " chronologicznym - zapisy poprzedzaj膮ce zapisy na kontach, lub dokonywane r贸wnocze艣nie z nimi. Ewidencja ta polega na rejestrowaniu operacji gospodarczych w kolejno艣ci czasu ich dokonywania. Dla chronologicznego uj臋cia zapis贸w stosuje si臋 specjalne urz膮dzenie ksi臋gowe, tak偶e zaliczane do ksi膮g rachunkowych, zwane Dziennikiem . Ksi臋gi rachunkowe Zak艂adowy Plan Kont usystematyzowany wykaz nazw i symboli kont s艂u偶膮cych jednostce gospodarczej do ewidencji og贸艂u posiadanych 艣rodk贸w gospodarczych (aktyw贸w), zr贸de艂 ich pochodzenia (pasyw贸w), wszelkich nast臋puj膮cych w nich zmian oraz proces贸w gospodarczych, powoduj膮cych przychody i koszty, uzupe艂niony komentarzem wyja艣niaj膮cym tre艣膰 i wzajemne powi膮zanie zapis贸w dokonywanych na tych kontach. Zgodnie z przepisami ka偶da jednostka gospodarcza zobowi膮zana jest do posiadania zak艂adowego planu kont. 2 2010-04-21 Ksi臋gi rachunkowe Zak艂adowy plan kont powinien zawiera膰 mi臋dzy innymi: " wykaz stosowanych urz膮dze艅 ksi臋gowych sk艂adaj膮cych si臋 na ksi臋gi rachunkowe, " wykaz kont syntetycznych oraz zasady ksi臋gowania na nich operacji gospodarczych, " zasady tworzenia i prowadzenia kont analitycznych do okre艣lonych kont syntetycznych, " zasady wyceny aktyw贸w i pasyw贸w, je偶eli ustawa o rachunkowo艣ci pozostawia jednostce prawo wyboru. Ksi臋gi rachunkowe Zak艂adowy plan kont powinien zapewni膰, aby w oparciu o przyj臋te w nim rozwi膮zania, mo偶na by艂o sporz膮dzi膰, przedstawiaj膮c jasno i rzetelnie stan i sytuacj臋 finansow膮 jednostki: " sprawozdanie finansowe, " statystyczne sprawozdanie finansowe, " rozliczenie podatkowe. 3 2010-04-21 Ksi臋gi rachunkowe W dzienniku zapisy operacji gospodarczych ujmowane s膮 w kolejno艣ci ich wyst臋powania, bez wzgl臋du na to, na jakich kontach operacje te zostan膮 zaksi臋gowane. Ewidencja ta u艂atwia sprawdzenie czy wszystkie operacje gospodarcze zosta艂y zaksi臋gowane na kontach. Dziennik spe艂nia w systemie finansowo-ksi臋gowym funkcj臋 bramy kontroluj膮cej wej艣cie do systemu. Zestawienie obrot贸w i sald pe艂ni natomiast funkcj臋 bramy kontroluj膮cej wyj艣cie z systemu. Suma dziennika por贸wnana z sum膮 obrot贸w w zestawieniu obrot贸w i sald, wskazuje czy to samo wysz艂o co wesz艂o . Sumy te powinny by膰 jednakowe. Spos贸b prowadzenia dziennika i jego posta膰 zale偶膮 od zastosowanej formy techniki ksi臋gowo艣ci. Dowody ksi臋gowe Dow贸d ksi臋gowy to charakterystyka operacji gospodarczej. Dowody ksi臋gowe s艂u偶膮 do: " zlecenia przez kierownictwo niekt贸rych czynno艣ci okre艣lonym pracownikom i kontrahentom (np. 偶膮danie zap艂aty od kontrahenta, polecenie likwidacji maj膮tku trwa艂ego), " utrwalenia zdarze艅 i proces贸w gospodarczych wp艂ywaj膮cych na wielko艣膰 pozycji bilansowych, " kontroli zdarze艅, proces贸w i ich najwierniejszego odtworzenia w celu ochrony interes贸w przedsi臋biorstwa, ich w艂a艣cicieli, a tak偶e interesu spo艂ecznego. Dow贸d ksi臋gowy jest warunkiem koniecznym rozpocz臋cia kolejnego procesu rachunkowo艣ci rejestracji operacji gospodarczych. 4 2010-04-21 Dowody ksi臋gowe Zdarzenia (operacje) gospodarcze powinny by膰 udokumentowane. Wymaga tego interes ka偶dej ze stron, bior膮cej udzia艂 w operacji, ostro偶no艣膰 na wypadek sporu, a tak偶e wymogi podatkowe. Zdarzenia (operacje) gospodarcze mo偶na zapisa膰 w ksi臋gach, gdy jednostka posiada bezsporny, pisemny dow贸d ich zaistnienia. Dowody ksi臋gowe Dokumenty ksi臋gowe to podstawa dokonywania zapis贸w na kontach. Ka偶da operacja gospodarcza musi by膰 uzasadniona odpowiednim dokumentem, zawieraj膮cym jego opis. Dopiero na tej podstawie mo偶e zosta膰 zapisana na kontach, a wi臋c zaksi臋gowana. Dokumenty ksi臋gowe posiadaj膮 moc dowodow膮 w sprawach spornych. 5 2010-04-21 Dowody ksi臋gowe Dokumenty ksi臋gowe powstaj膮 w wyniku realizacji um贸w sprzeda偶y lub zakupu, operacji z kontrahentami, bankami, pracownikami lub wydawanych dyspozycji. Same umowy i dyspozycje nie s膮 z regu艂y ksi臋gowane, gdy偶 nie wywo艂uj膮 one zmian stanu aktyw贸w i pasyw贸w. Zapis ksi臋gowy nast臋puje dopiero wtedy, gdy nast臋puje realizacja umowy, dyspozycji, przyj臋cie reklamacji, czy inne zdarzenia gospodarcze, a wi臋c gdy nast膮pi艂a operacja gospodarcza, a w 艣lad za tym powsta艂 dokument stwierdzaj膮cy wykonanie danej umowy lub dyspozycji. Dowody ksi臋gowe Wszystkie dowody ksi臋gowe powinny: " okre艣la膰 strony uczestnicz膮ce w danej operacji gospodarczej, " zawiera膰 opis operacji gospodarczej (ilo艣膰, cena, warto艣膰, data), " mie膰 podpisy wystawcy dokumentu, " mie膰 dat臋 wystawienia, je艣li r贸偶ni si臋 ona od daty dokonania operacji, " zawiera膰 dane porz膮dkowe. Dokumenty s膮 na og贸艂 wystawiane w j臋zyku polskim i w polskiej walucie. Specyficznym dowodem ksi臋gowym jest dow贸d dokumentuj膮cy operacj臋 wyra偶on膮 w walucie obcej (np. eksport, import, WDT, WNT). Mo偶e on by膰 wystawiony w j臋zyku i walucie obcej, ale powinien on zawiera膰 jej przeliczenie na walut臋 polsk膮 wed艂ug kursu obowi膮zuj膮cego w dniu dokonania operacji. 6 2010-04-21 Dowody ksi臋gowe Dowody ksi臋gowe mo偶na klasyfikowa膰 wed艂ug r贸偶nych kryteri贸w. Do podstawowych nale偶膮: " charakter dowodu, " tryb sporz膮dzenia, " podmiot wystawiaj膮cy dow贸d, " odbiorca dowodu, " rodzaj operacji, kt贸re dokumentuj膮. Dowody ksi臋gowe Z punktu widzenia charakteru dowody ksi臋gowe dziel膮 si臋 na: " dowody ruchu s膮 przeznaczone do utrwalenia operacji gospodarczych, " dowody stanu dowody wyra偶aj膮ce stany sk艂adnik贸w maj膮tkowych (np. bilans, spisy z natury, potwierdzenia sald). Ze wzgl臋du na tryb sporz膮dzenia wyodr臋bnia si臋 dowody: " pierwotne (zr贸d艂owe) podstaw膮 ich wyst膮pienia s膮 operacje gospodarcze, " wt贸rne podstawa ich wystawienia s膮 dokumenty pierwotne, najcz臋艣ciej obejmuj膮 dane pochodz膮ce z wielu dokument贸w pierwotnych, stanowi膮c w ten spos贸b dow贸d zbiorczy. 7 2010-04-21 Dowody ksi臋gowe Z punktu widzenia podmiotu wystawiaj膮cego dow贸d /odbiorcy wyr贸偶nia si臋 dowody: " w艂asne wystawiane w danej jednostce gospodarczej, sporz膮dzane przez jednostk臋 dla os贸b trzecich, weryfikowane przez osoby z zewn膮trz, np. faktury sprzeda偶y, noty koryguj膮ce, w jednostce zawsze zostaje kopia, sporz膮dzane przez jednostk臋 dla potrzeb wewn臋trznych, nie weryfikowane przez osoby z zewn膮trz jednostki, np. dowody przychodu i rozchodu z kasy, magazynu, polecenie ksi臋gowania. " obce wystawiane przez podmioty spoza jednostki i od nich otrzymane, zawsze jako orygina艂y, np. faktury od dostawc贸w, wyci膮gi bankowe, nakazy p艂atnicze. Dowody ksi臋gowe Ze wzgl臋du na rodzaj operacji, kt贸rych dotycz膮 dowody dziel膮 si臋 na: a) dokumenty dotycz膮ce obrotu rzeczowym maj膮tkiem trwa艂ym: " OT przyj臋cie 艣rodka trwa艂ego do u偶ywania, " LT likwidacja 艣rodka trwa艂ego, " PT nieodp艂atne przekazanie 艣rodka trwa艂ego, " MT zmiana miejsca u偶ytkowania 艣rodka trwa艂ego. b) dokumenty dotycz膮ce obrotu zapasami: " WZ wydanie na zewn膮trz (faktura sprzeda偶y), " PZ przyj臋cie z zewn膮trz (faktura zakupu), " PW przyj臋cie produktu z produkcji do magazynu, " RW rozch贸d wewn臋trzny, " ZW zwrot wewn臋trzny (zwrot materia艂u z produkcji), " ZK zwrot klienta (faktura koryguj膮ca sprzeda偶), " ZD zwrot do dostawcy (faktura koryguj膮ca zakup), " MM przesuni臋cie mi臋dzymagazynowe, c) dokumenty zwi膮zane z obrotem 艣rodkami pieni臋偶nymi: " KP kasa przyj臋艂a, dow贸d wp艂aty, " KW kasa wyp艂aci艂a, dow贸d wyp艂aty, " WB wyci膮g bankowy, " RK raport kasowy, " wniosek o zaliczk臋, " polecenie przelewu, " dow贸d wp艂aty got贸wkowej, 8 2010-04-21 Dowody ksi臋gowe d) dokumenty dotycz膮ce rozrachunk贸w z kontrahentami (zakupu i sprzeda偶y): " faktury, " Rachunki, " Noty, e) dokumenty dotycz膮ce p艂ac: " LP - lista p艂ac, " karty pracy. Polecenie ksi臋gowania (PK) to szczeg贸lny rodzaj dokumentu w艂asnego wewn臋trznego. Wystawiany jest przede wszystkim dla: " udokumentowania tych zapis贸w ksi臋gowych, kt贸re nie odzwierciedlaj膮 operacji gospodarczych i dlatego nie mog膮 by膰 uzasadnione ani dokumentem zewn臋trznym ani wewn臋trznym, np. przeniesienie koszt贸w i przychod贸w na konto Wynik finansowy , poprawianie b艂臋d贸w w ksi臋gowaniu, " udokumentowanie technicznego uproszczenia, polegaj膮cego na scaleniu sum jednorodnych operacji, np. wydania z magazynu sprzedanych towar贸w. Dowody ksi臋gowe Przed ksi臋gowaniem, ka偶dy dokument jest poddawany kontroli formalnej, merytorycznej i rachunkowej. Kontrola formalna sprawdzenie, czy dokument odpowiada przepisom, tj. czy zawiera wszystkie dane i czy w艂a艣ciwie charakteryzuj膮 one uj臋t膮 w nim operacj臋 gospodarcz膮 (nazwy i adresy kontrahent贸w, dat臋 wystawienia, rodzaj i przedmiot operacji, podpisy os贸b reprezentuj膮cych wystawc臋) oraz czy zosta艂 wystawiony na w艂a艣ciwym formularzu. Kontrola merytoryczna ma na celu stwierdzenie, 偶e wszystkie dane jako艣ciowe, ilo艣ciowe i warto艣ciowe, podane w dokumencie, odpowiadaj膮 rzeczywisto艣ci, a wi臋c s膮 rzetelne (np. uj臋te na fakturze ilo艣ci i ceny zakupionych towar贸w s膮 zgodne z umow膮, czy zakup jest zasadny). Kontrola rachunkowa polega na stwierdzeniu, 偶e dokument nie zawiera b艂臋d贸w arytmetycznych w obliczeniach (np. poprawne s膮 iloczyny, ilo艣ci i ceny oraz ich sumowanie). 9 2010-04-21 Dowody ksi臋gowe Fakt przeprowadzenia kontroli dokumentu powinien by膰 potwierdzony podpisami os贸b do tego upowa偶nionych oraz dat膮 dokonanej kontroli. Dokumenty nie poddane kontroli i nie podpisane nie powinny by膰 ksi臋gowane. Po przeprowadzeniu kontroli nast臋puje dekretacja, tj.: " nadanie dowodowi numeru, " okre艣lenie sposobu jego zapisania na kontach ksi臋gowych, " okre艣lenie daty, pod kt贸r膮 dokument ma by膰 zaksi臋gowany. Dzia艂 ksi臋gowo艣ci nadaje dowodowi kolejny numer, pod kt贸rym ma on by膰 zaksi臋gowany i przechowywany. Po kontroli i dekretacji dokument贸w ksi臋gowych s膮 one grupowane wed艂ug rodzaju dokument贸w, a nast臋pnie ksi臋gowane. Istota i typy zdarze艅 gospodarczych Na dzia艂alno艣膰 gospodarcz膮 sk艂ada si臋 szereg czynno艣ci np. podpisanie umowy, wys艂anie zam贸wienia, wydanie towar贸w z magazynu, przyj臋cie materia艂贸w. Nie wszystkie te czynno艣ci s膮 przedmiotem zainteresowania rachunkowo艣ci. 10 2010-04-21 Istota i typy zdarze艅 gospodarczych Rachunkowo艣膰 dokonuje jedynie ewidencji tych zdarze艅 i transakcji, kt贸re powoduj膮 te zmiany w sk艂adnikach bilansu. Okre艣la si臋 je operacjami gospodarczymi. Przez operacj臋 gospodarcz膮 rozumie si臋 w rachunkowo艣ci ka偶de zdarzenie gospodarcze i transakcj臋, kt贸re daj膮c si臋 wyrazi膰 warto艣ciowo wp艂ywa na aktywa, pasywa lub wyniki finansowe podmiotu i w zwi膮zku z tym podlega ewidencji. Z definicji tej wynika, 偶e ka偶da operacja jest zdarzeniem gospodarczym, ale nie ka偶de zdarzenie jest operacj膮 gospodarcz膮 Istota i typy zdarze艅 gospodarczych Cechy operacji gospodarczych: " dotycz膮 konkretnego podmiotu, " s膮 wyra偶one warto艣ciowo (w mierniku pieni臋偶nym), " s膮 udokumentowane, " s膮 okre艣lone co do daty ich zaistnienia, " wywieraj膮 wp艂yw na co najmniej dwa sk艂adniki bilansu przy czym zmiany te s膮 kwotowo jednakowe, " nie powoduj膮 naruszenia r贸wnowagi bilansowej. 11 2010-04-21 Istota i typy zdarze艅 gospodarczych Operacje gospodarcze mog膮 by膰 r贸偶nicowane m.in. z uwagi na kryterium charakteru zmian jakie wywo艂uj膮. Zgodnie z nim wyr贸偶nia si臋: - operacje bilansowe, - operacje wynikowe. Z uwagi na kryterium zmiany sk艂adnik贸w bilansu wyr贸偶nia si臋 operacje: " A/A operacje zachodz膮ce jedynie po stronie aktyw贸w i powoduj膮ce jednoczesny wzrost jednego sk艂adnika aktyw贸w i zmniejszenie drugiego (bez zmiany sumy bilansowej), np. zakup materia艂贸w i zap艂ata z kasy, " P/P operacje zachodz膮ce jedynie po stronie pasyw贸w i powoduj膮ce jednoczesny wzrost jednego sk艂adnika pasyw贸w i zmniejszenie drugiego (bez zmiany sumy bilansowej), np. przeznaczenie zysku na podwy偶szenie kapita艂u podstawowego, " + A/P operacje zachodz膮ce w obr臋bie aktyw贸w i pasyw贸w i powoduj膮ce ich jednoczesny wzrost (wp艂yw na wzrost sumy bilansowej), np. zakup towaru z odroczonym terminem p艂atno艣ci, " - A/P operacje zachodz膮ce w obr臋bie aktyw贸w i pasyw贸w i powoduj膮ce ich jednoczesny spadek (wp艂yw na zmniejszenie sumy bilansowej), np. sp艂ata zobowi膮zania z rachunku bankowego. Poj臋cie i funkcjonowanie konta Dla u艂atwienia obserwacji przebiegu proces贸w gospodarczych oraz rozszerzenia informacji o zmianach, kt贸re zachodz膮 w sk艂adnikach aktyw贸w i pasyw贸w bilansu, w rachunkowo艣ci stosuje si臋 wyodr臋bnion膮 ewidencj臋 ka偶dego sk艂adnika maj膮tku i zr贸de艂 jego finansowania. Zadanie to jest spe艂nione dzi臋ki zastosowaniu do ewidencji konta. Konto pozwala na rejestrowanie w uj臋ciu warto艣ciowym a niekiedy dla pe艂nej charakterystyki w uj臋ciu ilo艣ciowym stanu pocz膮tkowego sk艂adnika aktyw贸w i pasyw贸w, zmian w nim zachodz膮cych oraz stanu ko艅cowego. 12 2010-04-21 Poj臋cie i funkcjonowanie konta Posta膰 konta mo偶e by膰 r贸偶na za艣 funkcjonowanie konta opiera si臋 na dw贸ch podstawowych dzia艂aniach: dodawaniu i odejmowaniu. Otwarcie konta polega na jego zatytu艂owaniu czyli wpisaniu nazwy i symbolu konta, oraz stanu pocz膮tkowego z bilansu otwarcia lub kwoty pierwszej operacji gospodarczej. Ka偶de konto ma dwie strony. Dwustronny uk艂ad konta zosta艂 stworzony po to, aby jedna ze stron s艂u偶y艂a do ewidencji operacji zwi臋kszaj膮cych stan pocz膮tkowy, druga do ewidencji operacji zmniejszaj膮cych stan pocz膮tkowy. Po stronie stanu pocz膮tkowego zapisuje si臋 operacje zwi臋kszaj膮ce, za艣 po stronie przeciwnej, operacje zmniejszaj膮ce stan pocz膮tkowy. Poj臋cie i funkcjonowanie konta Uk艂ad graficzny konta mo偶e by膰 r贸偶ny, jednak ka偶de konto powinno zawiera膰: " nazw臋 konta, kt贸ra okre艣la co jest przedmiotem ewidencji na koncie (towary, materia艂y, itd.), " symbol liczbowy konta, " dwie przeciwstawne strony konta dzielone jako: - lew膮 debet (Dt) lub winien (Wn), - praw膮 kredyt (Ct) lub ma (Ma), " dat臋 ka偶dego zapisu dd-mm-rrrr, " dokument na podstawie kt贸rego dokonano zapisu, " kr贸tk膮 tre艣膰 operacji i znak operacji. 13 2010-04-21 Poj臋cie i funkcjonowanie konta Tzw. konto teowe T Dt (Wn) Nazwa konta Ct (Ma) - debetowanie konta - kredytowanie konta - zapisanie po stronie debet - zapisanie po stronie kredyt lub winien lub ma - obci膮偶enie konta - uznanie konta - zapisanie w ci臋偶ar konta - zapisanie na dobro konta Poj臋cie i funkcjonowanie konta Za艂o偶enie konta polega na nadaniu mu nazwy oraz symbolu numerycznego. Otwarcie konta polega na zapisaniu na jednej z jego stron warto艣ci, jaka w dniu otwarcia ma rejestrowana na nim pozycja. Warto艣膰 ta to stan lub saldo pocz膮tkowe konta (Sp), pochodz膮ce z bilansu otwarcia. Je艣li rejestrowana pozycja nie wykazuje stanu pocz膮tkowego, to otwarcie konta polega na zapisaniu warto艣ci pierwszej zwi膮zanej z nim operacji gospodarczej. Rejestracja operacji gospodarczych na danym koncie dokonywana jest albo po stronie Wn albo po stronie Ma. Zapisy: " po stronie Wn nazywane s膮 zapisami w ci臋偶ar konta, obci膮偶eniem konta lub debetowaniem konta, " po stronie Ma nazywane s膮 zapisami na dobro konta, uznaniem konta lub kredytowaniem konta. Podstaw膮 dokonania zapis贸w na koncie jest zawsze odpowiedni dokument dow贸d ksi臋gowy. 14 2010-04-21 Poj臋cie i funkcjonowanie konta Dokonanie zapisu nie mo偶e narusza膰 zasady r贸wnowagi bilansowej, dlatego rejestracja wymaga stosowania zasady podw贸jnego zapisu. Z zasady tej wynika konieczno艣膰 ewidencjonowania operacji: " na dw贸ch kontach, " po przeciwnych stronach tych kont, " w tej samej kwocie, r贸wnej kwocie operacji. Poj臋cie i funkcjonowanie konta Suma wszystkich zapis贸w dokonanych na jednej ze stron konta jest nazywana obrotami konta obrotami strony Wn (obroty debetowe) lub obrotami strony Ma (obroty kredytowe). Takiego sumowania dokonuje si臋 na koniec jakiego艣 okresu, np. miesi膮ca, kwarta艂u, roku. R贸偶nica miedzy sum膮 wszystkich zapis贸w strony Wn i sumy zapis贸w strony Ma nosi nazw臋 salda ko艅cowego konta (Sk). Je艣li zapisy strony Wn s膮 wi臋ksze ni偶 zapisy strony Ma saldo ko艅cowe jest saldem Wn (debetowym) na koncie teowym rejestrowane po stronie Ma. Je艣li zapisy strony Ma s膮 wi臋ksze ni偶 zapisy strony Wn saldo ko艅cowe jest saldem Ma (kredytowym) na koncie teowym rejestrowane po stronie Wn. 15 2010-04-21 Poj臋cie i funkcjonowanie konta Saldo ko艅cowe: " oznacza warto艣膰 pozycji na koniec okresu, " jest przenoszone do bilansu zamkni臋cia (konta bilansowe), " staje si臋 saldem pocz膮tkowym w nast臋pnym okresie, " ustalenie go oznacza zamkniecie konta. Je偶eli w ci膮gu roku nie by艂o 偶adnych operacji gospodarczych to saldo ko艅cowe b臋dzie w takiej samej warto艣ci jak saldo pocz膮tkowe. Je艣li sumy zapis贸w po stronach Wn i Ma s膮 r贸wne, to konto to nie ma salda ko艅cowego. Poj臋cie i funkcjonowanie konta Klasyfikacja kont ksi臋gowych " bilansowe, " wynikowe (niebilansowe), " koryguj膮ce, " pozabilansowe, " rozliczeniowe. 16 2010-04-21 Poj臋cie i funkcjonowanie konta Konta bilansowe s艂u偶膮 do ewidencjonowania zmian w pozycjach bilansowych. Wyr贸偶nia si臋 w nich konta aktywne, pasywne oraz aktywno-pasywne. Konta aktywne s艂u偶膮 do rejestrowania zwi臋ksze艅 i zmniejsze艅 warto艣ci aktyw贸w. Po stronie Wn tych kont rejestrowane s膮: " saldo pocz膮tkowe (debetowe), " zwi臋kszenia warto艣ci aktyw贸w. Po stronie Ma rejestrowane s膮 zmniejszenia warto艣ci aktyw贸w. Je偶eli na kontach aktywnych wyst膮pi saldo ko艅cowe to zawsze jest saldem debetowym. Informuje ono o warto艣ci danego sk艂adnika aktyw贸w na koniec okresu i jest przenoszone do bilansu zamkni臋cia. Np.: Kasa, Rachunek bie偶膮cy, Materia艂y, 艢rodki trwa艂e. Poj臋cie i funkcjonowanie konta Konta pasywne s艂u偶膮 do rejestrowania zwi臋ksze艅 i zmniejsze艅 warto艣ci pasyw贸w. Po stronie Ma tych kont rejestrowane s膮: " saldo pocz膮tkowe (kredytowe), " zwi臋kszenia warto艣ci pasyw贸w. Po stronie Wn rejestrowane s膮 zmniejszenia warto艣ci pasyw贸w. Je偶eli na kontach pasywnych wyst膮pi saldo ko艅cowe to zawsze jest saldem kredytowym. Informuje ono o warto艣ci danego sk艂adnika pasyw贸w na koniec okresu i jest przenoszone do bilansu zamkni臋cia. Np.: Kapita艂 podstawowy, Kredyty, Zobowi膮zania. Konta aktywno-pasywne s艂u偶膮 do rejestrowania zmian warto艣ci zar贸wno aktyw贸w jak i pasyw贸w. Konta te mog膮 wykazywa膰 dwa salda pocz膮tkowe i dwa salda ko艅cowe debetowe, oznaczaj膮ce stan aktyw贸w i kredytowe, oznaczaj膮ce stan pasyw贸w. Np. Rozrachunki z dostawcami i odbiorcami. Decyzj臋, czy nale偶no艣ci i zobowi膮zania zapisywa膰 na koncie aktywno-pasywnym czy na oddzielnych kontach podejmuje kierownik jednostki. 17 2010-04-21 Poj臋cie i funkcjonowanie konta Konta wynikowe s艂u偶膮 do ewidencjonowania operacji wynikowych powoduj膮cych ponoszenie koszt贸w lub uzyskiwanie przychod贸w. Konta koszt贸w - funkcjonuj膮 podobnie jak konta aktyw贸w poniesione koszty rejestruje si臋 po stronie Wn, po stronie Ma natomiast ich korekty lub przeniesienie na inne konto. Np.: Koszty dzia艂alno艣ci operacyjne, koszty finansowe Konta przychod贸w - funkcjonuj膮 podobnie jak konta pasyw贸w uzyskane przychody rejestruje si臋 po stronie Ma, po stronie Wn natomiast ich korekty lub przeniesienie na inne konto. Np: Przychody ze sprzeda偶y, Zyski nadzwyczajne. Konta wynikowe nie wykazuj膮 stan贸w pocz膮tkowych ani stan贸w ko艅cowych, posiadaj膮 jedynie obroty. Na koniec okresu obroty tych kont przenoszone s膮 na konto: Wynik finansowy w celu ustalenia zysku lub straty za dany okres. Warto艣膰 wyniku finansowego wprowadzana jest nast臋pnie do pasyw贸w bilansu. Poj臋cie i funkcjonowanie konta Konta koryguj膮ce s膮 jedynie kontami pomocniczymi. Konto koryguj膮ce prowadzone jest razem z kontem podstawowym (zwykle bilansowym). Saldo ko艅cowe konta koryguj膮cego zwi臋ksza lub zmniejsza stan ko艅cowy konta podstawowego. Np.: Konto Umorzenie 艣rodk贸w trwa艂ych prowadzone jest do konta podstawowego 艢rodki trwa艂e. Na koncie Umorzenie rejestruje si臋 zmniejszenie warto艣ci 艣rodk贸w trwa艂ych na skutek ich eksploatacji. Na koncie 艢rodki trwa艂e s膮 one ewidencjonowane w warto艣ci pocz膮tkowej. Aby obliczy膰 warto艣膰 bie偶膮c膮 (ksi臋gow膮) 艣rodk贸w trwa艂ych nale偶y od salda ko艅cowego konta 艢rodki trwa艂e odj膮膰 saldo ko艅cowe konta Umorzenie. 18 2010-04-21 Poj臋cie i funkcjonowanie konta Konta pozabilansowe s艂u偶膮 do ewidencjonowania zdarze艅, kt贸re nie s膮 operacjami gospodarczymi, poniewa偶 nie wp艂ywaj膮 ani na warto艣膰 aktyw贸w, ani na warto艣膰 pasyw贸w, ani na wynik finansowy. Informacji zapisywanych na tych kontach nie wykazuje si臋 w bilansie. Konta te prowadzone s膮 w celu kontrolowania przedmiot贸w obj臋tych ewidencj膮 pozabilansow膮, np.: " dzier偶awionych lub wynajmowanych 艣rodk贸w trwa艂ych, " w艂asne 艣rodki trwa艂e przeznaczone do likwidacji (nieu偶ywane, umorzone, ale istniej膮ce fizycznie), " w膮tpliwe zobowi膮zania, potencjalne zobowi膮zania (np. wynikaj膮ce z udzielenia gwarancji, operacji kredytowych), " obce rzeczowe 艣rodki obrotowe znajduj膮ce si臋 w jednostce na przechowaniu, przeznaczone do komisyjnej sprzeda偶y lub przerobu. Poj臋cie i funkcjonowanie konta Konta rozliczeniowe konta pomocnicze, pozwalaj膮ce na rozliczenie pewnych wielko艣ci, np. ponowne zapisanie zaksi臋gowanych ju偶 operacji wed艂ug nowych kryteri贸w klasyfikacyjnych. Np. rozliczenie koszt贸w wg rodzaju na koszty w uk艂adzie funkcjonalnym, rozliczenie dostaw materia艂贸w lub towar贸w. 19 2010-04-21 Zestawienie obrot贸w i sald Poprawno艣膰 zapis贸w na kontach podlega okresowej weryfikacji w zestawieniu obrot贸w i sald. Jest ono sporz膮dzane przed bilansem zamkni臋cia. W zestawieniu tym sprawdza si臋: " poprawno艣膰 otwarcia konta saldami pocz膮tkowymi je艣li aktywa s膮 r贸wne pasywom, to suma sald pocz膮tkowych wszystkich kont aktywnych jest r贸wna sumie sald pocz膮tkowych wszystkich kont pasywnych, " zgodno艣膰 ewidencji operacji gospodarczych z zasad膮 podw贸jnego zapisu operacja musi by膰 zaksi臋gowana w tej samej kwocie po przeciwnych stronach dw贸ch kont wtedy suma obrot贸w debetowych wszystkich kont jest r贸wna sumie obrot贸w kredytowych wszystkich kont, " prawid艂owo艣膰 ustalenia sald ko艅cowych spe艂nienie powy偶szych warunk贸w oznacza r贸wno艣膰 sumy sald ko艅cowych debetowych kont aktywnych z suma sald ko艅cowych kredytowych kont pasywnych. Zestawienie obrot贸w i sald W praktyce zestawienie obrot贸w i sald ma posta膰 tabeli i obejmuje: " symbole i nazwy kont " salda pocz膮tkowe, " obroty za dany miesi膮c, " obroty narastaj膮co od pocz膮tku roku, " salda ko艅cowe. 20 2010-04-21 Zestawienie obrot贸w i sald Zestawienie obrot贸w i sald pozwala na wykrycie b艂臋d贸w, kt贸re wynikaj膮cych z naruszenia zasady dwustronnego ksi臋gowania i b艂臋d贸w, kt贸re powsta艂y w wyniku b艂臋dnego sumowania. Zalicza si臋 do nich: zaksi臋gowanie operacji gospodarczej na dw贸ch kontach w tej samej kwocie ale po tej samej stronie, zaksi臋gowanie operacji gospodarczej na dw贸ch kontach po przeciwstawnych stronach lecz w r贸偶nych kwotach, zaksi臋gowanie operacji gospodarczej tylko na jednym koncie, b艂臋dne zsumowanie obrot贸w i sald kont. Zestawienie obrot贸w i sald Zestawienie obrot贸w i sald nie wykryje nast臋puj膮cych b艂臋d贸w: " zaksi臋gowano operacj臋 na dw贸ch kontach po przeciwstawnych stronach lecz w b艂臋dnej sumie, " zaksi臋gowano operacj臋 na niew艂a艣ciwych kontach lecz po prawid艂owych stronach, " niezaksi臋gowano danej operacji w og贸le, " zaksi臋gowano operacj臋 odwrotnie ni偶 nale偶a艂o, obci膮偶ono konto, kt贸re nale偶a艂o uzna膰, za艣 uznano konto, kt贸re nale偶a艂o obci膮偶y膰. 21 2010-04-21 Zestawienie obrot贸w i sald Zestawienie obrot贸w i sald mo偶e by膰 sporz膮dzone w uk艂adzie prostym, albo w uk艂adzie rozwini臋tym. Uk艂ad prosty mo偶e by膰 stosowany w ma艂ych jednostkach, gdzie liczba ksi臋gowanych operacji jest niewielka. W du偶ych jednostkach, gdzie ksi臋gowana jest du偶a liczba operacji a tym samym trudniej o wykrycie b艂臋du stosuje si臋 uk艂ad rozwini臋ty. Zestawienie obrot贸w i sald Uk艂ad prosty Symbol konta Nazwa konta SP + Obroty SK Dt Ct Dt Ct 22 2010-04-21 Zestawienie obrot贸w i sald Uk艂ad z艂o偶ony Symbo Nazwa SP O SP + O SK l konta konta Dt Ct Dt Ct Dt Ct Dt Ct Poprawianie b艂臋dnych zapis贸w ksi臋gowych B艂臋dy ksi臋gowe mog膮 by膰 poprawiane za pomoc膮 korekty lub za pomoc膮 storna. Korekt臋 mo偶na stosowa膰 do b艂臋d贸w dostrze偶onych natychmiast po ich pope艂nieniu, przed zamkni臋ciem miesi膮ca. Korekta polega na przekre艣leniu niewa偶nego zapisu z zachowaniem jego czytelno艣ci oraz naniesieniu zapisu prawid艂owego. Fakt przekre艣lenia kwoty nieprawid艂owej powinien by膰 potwierdzony z艂o偶onym podpisem osoby dokonuj膮cej poprawki np.: 50003000 podpis , data Korekta jest stosowana w przypadku b艂臋d贸w naruszaj膮cych zasad臋 podw贸jnego zapisu. Dotyczy poprawiania dokument贸w zr贸d艂owych, w systemie komputerowym raczej nie funkcjonuje. 23 2010-04-21 Poprawianie b艂臋dnych zapis贸w ksi臋gowych Zapisy koryguj膮ce stosowane w przypadku b艂臋d贸w nienaruszaj膮cych zasady podw贸jnego zapisu i wykrywanych ju偶 po zamkni臋ciu miesi膮ca, w wyniku inwentaryzacji lub uzgodnie艅 zapis贸w i stan贸w. Zapis koryguj膮cy to inaczej STORNO. B艂臋dy dostrze偶one po pewnym czasie nie mog膮 by膰 poprawiane za pomoc膮 korekty poniewa偶 na kontach obowi膮zuje chronologia zapis贸w, a ponadto w oparciu o b艂臋dne zapisy ustalono obroty i salda ko艅cowe, kt贸re to nale偶y odpowiednio skorygowa膰. B艂臋dy ksi臋gowe w takich przypadkach b臋d膮 poprawiane za pomoc膮 storna. Wyr贸偶nia si臋 storno czarne i storno czerwone. Poprawianie b艂臋dnych zapis贸w ksi臋gowych Storno czarne wyksi臋gowanie b艂臋dnego zapisu po przeciwnych stronach kont, a nast臋pnie dokonanie zapisu poprawnego: a) storno czarne ca艂kowite (b艂膮d na jednym, dw贸ch kontach), b) storno czarne cz臋艣ciowe (b艂膮d na jednym koncie) np. zakup materia艂u, zaksi臋gowany na towary (ca艂kowite i cz臋艣ciowe), zakup towaru za 500, zaksi臋gowano 50 (doksi臋gowanie 450), zakup towaru za 500, zaksi臋gowano 5.000 (sksi臋gowanie 4.500) Storno czarne eliminuje b艂膮d, ale mo偶e sztucznie zawy偶a膰 obroty. Nie mo偶e by膰 dlatego stosowane na kontach, kt贸rych obroty nie powinny by膰 zniekszta艂cane, np. na kontach koszt贸w i przychod贸w. 24 2010-04-21 Poprawianie b艂臋dnych zapis贸w ksi臋gowych Storno czerwone powt贸rzenie zapisu b艂臋dnego, ale ze znakiem minus (redukuje b艂膮d, lecz nie zawy偶a obrot贸w). Ma posta膰 zapisu czerwonego, uj臋tego w ramk臋 lub w nawias. Zapis ten odejmuje si臋 przy sumowaniu obrot贸w konta. np. zakup materia艂u, zaksi臋gowany na towary. Storno czerwone eliminuje b艂膮d, bez sztucznego zawy偶ania obrot贸w. Mo偶e by膰 dlatego stosowane na kontach, kt贸rych obroty nie powinny by膰 zniekszta艂cane, np. na kontach koszt贸w i przychod贸w. Dzielenie kont Je偶eli ewidencja okre艣lonego sk艂adnika aktywu lub pasywu nie dostarcza dostatecznych informacji o stanie lub zmianach danego sk艂adnika, w贸wczas mo偶e by膰 podj臋ta decyzja o podzieleniu konta bilansowego. Podzielenie konta stanowi podstaw臋 do tworzenia w miejsce jednego konta, kilku nowych kont r贸偶ni膮cych si臋 b膮dz zakresem gromadzonych danych, b膮dz stopniem szczeg贸艂owo艣ci w rejestracji jednorodnych operacji. 25 2010-04-21 Dzielenie kont Podzielno艣膰 konta polega na tym, 偶e z og贸艂u operacji rejestrowanych na koncie wydziela si臋 pewne grupy operacji i rejestruje na nowopowsta艂ych w tym celu kontach. Z punktu widzenia sposobu dokonywania podzia艂u rozr贸偶nia si臋 poziomy podzia艂 konta i pionowy podzia艂 konta. Dzielenie kont Poziomy podzia艂 konta polega na wydzieleniu z konta ulegaj膮cego podzia艂owi zapis贸w debetowych i kredytowych dotycz膮cych okre艣lonych grup operacji. Podzia艂 ten mo偶e odbywa膰 si臋 w dw贸ch wariantach: " wariant polega na tym, 偶e konto dzielone przestaje funkcjonowa膰 a w jego miejsce pojawiaj膮 si臋 nowopowsta艂e w tym celu konta np. mo偶emy podzieli膰 nale偶no艣ci na krajowe i zagraniczne, " wariant polega na tym, 偶e konta uzyskane z podzia艂u poziomego nie zast臋puj膮 kont podlegaj膮cych podzia艂owi lecz funkcjonuj膮 jednocze艣nie tworz膮c zwarty system ewidencji. Uzyskujemy w贸wczas informacje og贸ln膮 syntetyczn膮 i informacje szczeg贸艂owe analityczne. Powy偶szy podzia艂 pozwala na wyodr臋bnienie kont syntetycznych (konta podlegaj膮 podzia艂owi) i kont analitycznych (nowo powsta艂e konta w wyniku podzia艂u). 26 2010-04-21 Dzielenie kont Konta syntetyczne s膮 to konta na kt贸rych ujmuje si臋 zapisy dotycz膮ce ca艂ych grup maj膮tku i zr贸de艂 jego pochodzenia. Zapisy w tych kontach dokonywane s膮 tylko w jednostkach pieni臋偶nych. O liczbie tych kont decyduj膮 potrzeby sprawozdawczo艣ci. Na kontach tych obowi膮zuje zasada podw贸jnego zapisu. Konta analityczne s艂u偶膮 do szczeg贸艂owego rozwini臋cia obrot贸w i sald kont syntetycznych. Na kontach analitycznych zapas贸w opr贸cz ewidencji warto艣ciowej prowadzi si臋 r贸wnie偶 ewidencj臋 ilo艣ciowo warto艣ciow膮. Na kontach analitycznych dotycz膮cych rozrachunk贸w z kontrahentami zagranicznymi, opr贸cz ewidencji z艂otych polskich, prowadzi si臋 r贸wnie偶 ewidencj臋 w walucie obcej. Dzielenie kont Na kontach analitycznych stosowany jest zapis powtarzalny, jednostronny, kt贸ry polega na tym, 偶e zapis na koncie analitycznym dokonywany jest w tej samej kwocie i po tej samej stronie co na koncie syntetycznym. Z powy偶szego wynika, 偶e obr贸t debet konta syntetycznego jest r贸wny sumie obrot贸w debetowych kont analitycznych. Obr贸t kredyt konta syntetycznego b臋dzie r贸wny sumie obrot贸w kredytowych kont analitycznych. Saldo debet konta syntetycznego b臋dzie r贸wne sumie sald debetowych kont analitycznych. Saldo kredyt konta syntetycznego = sumie sald kredytowych kont analitycznych. 27 2010-04-21 Dzielenie kont Pionowy podzia艂 konta polega na wydzieleniu z jednej ze stron konta grupy operacji, kt贸re ze wzgl臋d贸w poznawczych powinny podlega膰 wyodr臋bnionej obserwacji i ewidencji. Z regu艂y podlegaj膮ce podzieleniu pionowemu zachowuje sw膮 pierwotn膮 nazw臋 natomiast zmniejsza si臋 na nim liczba i rodzaj operacji, o grup臋 operacji wydzielonych do ksi臋gowania na odr臋bnych kontach. W wyniku podzia艂u pionowego powstaje konto g艂贸wne zwane podstawowym i konta pomocnicze zwane kontami koryguj膮cymi. Kontem g艂贸wnym jest konto z kt贸rego wyodr臋bnione zosta艂y okre艣lone grupy operacji gospodarczych, za艣 kontami koryguj膮cymi s膮 nowopowsta艂e konta s艂u偶膮ce do ewidencji tych wyodr臋bnionych operacji gospodarczych. Je偶eli wyodr臋bnieniu podlega艂y operacje ze strony debet konta g艂贸wnego, to na nowopowsta艂ym koncie te偶 b臋d膮 ewidencjonowane po debetowej stronie konta. Je偶eli wyodr臋bnieniu podlega艂y operacje ze strony kredyt konta g艂贸wnego, to na nowopowsta艂ym koncie te偶 b臋d膮 ewidencjonowane po kredytowej stronie konta. Np. konto 艢rodki Trwa艂e i Umorzenie 艣rodk贸w trwa艂ych. A膮czenie kont Zast膮pienie dw贸ch lub wi臋cej kont jednym nazywamy 艂膮czeniem kont. Za 艂膮czeniem kont przemawia zmniejszenie pracoch艂onno艣ci w dokonywaniu zapis贸w na kontach albo niewielka liczba operacji ksi臋gowanych na kontach. 1. Mo偶na 艂膮czy膰 konta aktyw贸w 2. Mo偶na 艂膮czy膰 konta pasyw贸w 3. A膮czenie kont aktyw贸w z kontami pasyw贸w. Powstaje w贸wczas konto aktywno- pasywne. 28 2010-04-21 A膮czenie kont Na koncie aktywno-pasywnym mo偶na ustala膰 salda w dwojaki spos贸b: " poprzez skompensowanie ich dotychczasowych sald i na koncie po艂膮czonym powstaje tylko jedno saldo debet, kt贸re jest pozosta艂o艣ci膮 aktyw贸w i kredyt, kt贸re jest pozosta艂o艣ci膮 pasyw贸w. Przyk艂adem takiego po艂膮czenie jest po艂膮czenie konta: 艣rodki pieni臋偶ne w banku z kontem kredyty bankowe, " salda kont po艂膮czonych nie kompensuj膮 si臋 wzajemnie lecz na koncie po艂膮czonym wyst膮pi膰 mog膮 jednocze艣nie dwa salda debet i kredyt; mo偶e wyst膮pi膰 tylko jedno saldo i mo偶e go nie by膰 w og贸le. Przyk艂adem takiego po艂膮czenia jest po艂膮czenie konta nale偶no艣ci z kontem zobowi膮za艅 w jedno konto rozrachunki. A膮czenie kont Na dzie艅 31.12.20XX przedsi臋biorstwo posiada艂o: " zobowi膮zania wobec pracownika X 4000 z艂. " nale偶no艣ci od pracownika Y 6000 z艂. " 艣rodki pieni臋偶ne w kasie 1000 z艂. Operacje gospodarcze stycznia: " 1 pracownik Z zakupi艂 za w艂asne 艣rodki pieni臋偶ne materia艂y biurowe o warto艣ci 3000 z艂, kt贸re przyj臋to do magazynu " 2 raport kasowy " sp艂acono zobowi膮zanie wobec pracownika X = 4000 " sp艂acono zobowi膮zanie wobec pracownika Z = 2000 " otrzymano 艣rodki pieni臋偶ne od pracownika Y z tytu艂u likwidacji nale偶no艣ci = 5000 29