Instrukcja finansowa obozu
opracował Grzegorz Sienkiewicz
1.Informacje wstępne
1.
1.
1.
Formy organizacyjne Bractwowej Akcji Lato oraz inne sprawy i obowiązki organizacyjne
określone są w innych częściach Poradnika Lidera Akcji Lato.
Jeżeli w niniejszej instrukcji mówi się o  obozie , oznacza to równocześnie inne formy
organizacyjne akcji letniej i zimowej, np. kolonię, zimowisko, pielgrzymkę.
Skrót BMP bądz
BMP w Polsce jest zatwierdzonym w statucie skrótem pełnej nazwy
organizacji: Bractwo Młodzieży Prawosławnej w Polsce.
Niniejsza instrukcja obowiązuje wszystkich liderów obozowych i kolonijnych.
2.Zasady zatwierdzania obozów
2.
2.
2.
Plan finansowy obozu zatwierdza Członek Zarządu Centralnego BMP w Polsce ds. Akcji Lato
wraz ze Skarbnikiem BMP w Polsce. Zatwierdzenie preliminarza jest podstawą do podjęcia
decyzji o zakwalifikowaniu obozu do Akcji Lato. Termin jego złożenia jest ustalany z
Członkiem Zarządu Centralnego BMP w Polsce ds. Akcji Lato, lecz nie odbywa się to póz
niej
niż data oficjalnego ogłoszenia oferty wypoczynkowej Akcji Lato.
3.Planowanie obozu
3.
3.
3.
Przy planowaniu ogólnej kwoty wydatków, należy uwzględnić wszystkie ponoszone przez
organizatorów koszty, w szczególności:
" koszty przygotowania akcji
" koszty bezpośrednie planowanych obozów
" koszty utrzymania bazy noclegowej oraz sprzętu podczas trwania obozu
" wydatki osobowe
" koszt zakupu sprzętu i wyposażenia w celu wymiany zniszczonego.
4.Opracowanie planu finansowego obozu
4.
4.
4.
Plan finansowy sporządza kierownik obozu (według załącznika nr 1). Do opracowania planu
finansowego obozu przystępuje się po ustaleniu następujących danych:
" liczby uczestników
" liczby kadry oraz warunków jej zatrudnienia na obozie
" czasu trwania obozu (liczba dni)
" liczby osobo-dni, wynikającej z przemnożenia liczby osób przez liczbę dni trwania obozu
ogółem, w tym oddzielnie dla uczestników i oddzielnie dla kadry
" miejsca noclegu/przebywania
" programu wynikającego z charakteru obozu (szkoleniowy, wypoczynkowy, językowy).
Po ustaleniu z
ródeł finansowania, planuje się koszty obozu, obliczając kwoty szczegółowe
według rodzajów podanych poniżej (oraz w załączniku nr 1).
Lp. Rodzaje kosztów Koszty na 1 osobę Suma kosztów
1 Wyżywienie
2 Opłaty pobytowe  zakwaterowanie
3 Usługi obce
4 Wynagrodzenia bezosobowe
5 Zużycie materiałów
6 Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia
7 Podróże służbowe
8 Pozostałe koszty
9 Koszty organizacyjne
10 Marża Bractwa
11 Wynagrodzenie Lidera Obozu
12 Rezerwa
Szczegółowe omówienie rodzajów kosztów podano w punkcie:  Koszty związane z
obozami Akcji Lato .
Ustalona suma kosztów podzielona przez liczbę uczestników, stanowi koszt pobytu na obozie
jednego uczestnika.
Obowiązkiem kierownika obozu jest stosowanie takich rozwiązań organizacyjno-
programowych, które:
-zapewniają uczestnikom możliwie najlepsze warunki,
-stanowią przykład oszczędnego i racjonalnego gospodarowania,
-gwarantują bezpieczeństwo uczestników.
Kierownik obozu jest osobiście odpowiedzialny za całe finanse podczas obozu.
Plan finansowy zatwierdzają Członek Zarządu Centralnego BMP w Polsce ds. Akcji Lato oraz
Skarbnik BMP w Polsce.
Za terminowe rozliczenie finansowe obozu odpowiedzialny jest kierownik obozu,
a z tytułu nadzoru Skarbnik BMP w Polsce.
5.Koszty związane z obozami Akcji Lato
5.
5.
5.
" Wyżywienie
Koszta te obejmują wydatki na wyżywienie wszystkich uczestników i kadry. Istnieją dwa
sposoby wyliczania kosztów. Pierwszy  kwota uzgodniona w miejscu stołowania się. Drugi 
koszt produktów, personelu, opłat komunalnych (woda, energia, gaz, ścieki), środków
czystości oraz zaopatrzenia.
Na wszystkich obozach wydatki na wyżywienie realizowane są na podstawie
dokumentów zakupu (faktur VAT, rachunków).
" Opłaty pobytowe  zakwaterowanie
Podobnie, jak w przypadku wyżywienia są dwa przypadki wyliczania kosztów. Pierwszy z
nich to podanie ceny noclegu, jaką podał ośrodek noclegowy. Drugi  polega na zapewnieniu
noclegu we własnym zakresie (np. nocleg w namiotach): opłata za wynajęcie terenu, opłaty
komunalne (woda, energia, gaz, ścieki, wywóz nieczystości, szalety), personel techniczny
(sprzątaczka, pielęgniarka, kwatermistrz), środki czystości, drzewo bądz
węgiel itp., wizyta
przygotowawcza, wynajem kontenerów i innych.
" Usługi obce
Wydatki poniesione na usługi zrealizowane poprzez zewnętrzne firmy, czyli: usługi
transportowe (koszt przewozu uczestników, sprzętu, żywności), wycieczki wykupione w
biurze podróży itp.
" Wynagrodzenia bezosobowe
Są to kwoty z tytułów umów cywilno-prawnych (umów zlecenia bądz
umów o dzieło) w
wysokości brutto.
Wszelkie umowy mogą być podpisywane przez Przewodniczącego BMP w Polsce bądz

przez kierownika obozu na podstawie posiadanego pisemnego upoważnienia do
reprezentowania Bractwa w sprawach związanych z zawieraniem tych umów dopiero po
zatwierdzeniu planowanego kosztorysu.
" Zużycie materiałów
Obejmują koszty zakupu wszelkiego sprzętu, niezbędnego do prowadzenia obozu oraz
konserwację już posiadanego bądz
wypożyczonego, również z siedziby Bractwa (np. piłki,
paletki, kredki, papier itp.).
" Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia
Wydatki poniesione na ubezpieczenie NNW uczestników oraz oddzielnie NNW i OC kadry
obozu.
" Podróże służbowe
Wydatki realizowane na podstawie polecenia wyjazdu służbowego (delegacja) z określeniem
celu podróży, czasu i środka lokomocji.
" Pozostałe koszty
Obejmują koszta wynajmu sprzętu, pomieszczeń, biletów wstępu na imprezy kulturalne,
koszty wycieczek oraz inne koszta poniesione, niekwalifikujące się do żadnej innej kategorii.
" Koszty organizacyjne
Obejmują wydatki na: szkolenie kadry obozu, przygotowanie materiałów programowych i
druków niezbędnych do prowadzenia obozów, wyjazdy grupy organizatorskiej przed i po
obozie, magazynowanie i konserwację sprzętu obozowego.
Marża Bractwa
To kwota uzależniona od miejsca odbywania się obozu (Polska bądz
zagranica). W tym
przypadku kwota przeznaczana na działalność statutową BMP wynosi odpowiednio: 50 zł w
przypadku obozów organizowanych na terenie Polski i 100 zł dla obozów odbywających się
poza granicami naszego kraju. Jest to kwota w przeliczeniu na jednego uczestnika obozu.
" Wynagrodzenie Lidera Obozu
To kwota stała, wynosząca 500 zł (pięćset złotych). Jest to kwota wypłacana kierownikowi
obozu po zakończeniu oraz rozliczeniu obozu. Wszelkie nieścisłości oraz braki w finansach
podczas sprawdzania rozliczenia obozu będą w pierwszej kolejności pobierane z tej kwoty.
" Rezerwa
Kwota w przeliczeniu na jednego uczestnika, tworząca tzw. rezerwę w przypadku zmian cen
usług.
6.Zasady zatrudniania oraz wynagradzania
6.
6.
6.
Bractwo jest stowarzyszeniem i wobec tego obozy powinny być prowadzone przez kadrę
pracującą społecznie. Uwzględniając jednak warunki organizacyjne, potrzeby zapewnienia
specjalistów oraz bezpieczeństwo uczestników, na obozie można zatrudnić kadrę (w osobach:
pielęgniarka, ratownik i inni) pod warunkiem posiadania środków finansowych na ten cel.
Praca na obozie może być wykonywana na podstawie umowy zlecenie. W uzasadnionych
przypadkach może być zawarta umowa o dzieło.
Wszelkie umowy mogą być podpisywane przez Przewodniczącego BMP w Polsce bądz

przez kierownika obozu na podstawie posiadanego pisemnego upoważnienia do
reprezentowania Bractwa w sprawach związanych z zawieraniem tych umów dopiero po
zatwierdzeniu planowanego kosztorysu.
Kierownik obozu, na podstawie podpisanego zobowiązania upoważnienia, w razie zaistnienia
braków w gotówce lub sprzęcie obozowym, jest zobowiązany do żądania od osoby
odpowiedzialnej materialnie, pisemnego zobowiązania spłaty ustalonej do zwrotu kwoty, z
podaniem sposobu i terminu spłaty. W przypadku nieuregulowania należności w
ustalonym terminie kierownik zobowiązany jest do przekazania sprawy Zarządowi
Centralnemu BMP w Polsce, celem wystąpienia na drogę postępowania sądowego.
Wypłata wynagrodzenia kierownikowi obozu, może nastąpić dopiero po zatwierdzeniu
rozliczenia obozu, co należy zastrzec w zawieranych umowach, w pozycji  Inne
ustalenia .
Wypłata wynagrodzenia pozostałym zatrudnionym osobom następuje z kasy obozu po jego
zakończeniu, na podstawie rachunków do umów zlecenie, podpisanych przez kierownika
obozu.
Przy regulowaniu należności za wykonane usługi i prace przez osoby fizyczne, dokonujący
wypłaty potrąca zaliczkę na podatek dochodowy lub podatek zryczałtowany oraz należne
składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne.
W celu jednolitego stosowania przepisów, podaje się zasady stosowania przepisów przy
zawieraniu umów.
1) UMOWA ZLECENIE
 Umowa zlecenie jest umową, której przedmiotem jest dokonanie określonej
czynności prawnej (art. 734 k.c.) lub czynności faktycznej, czyli świadczenie usług (art. 750
k.c.), jeżeli nie są one uregulowane odrębnymi przepisami (np. umową o pracę lub umową o
dzieło).
Czynnościami faktycznymi objętymi umową zlecenie może być np. prowadzenie
wykładu, szkolenia, wycieczki w charakterze przewodnika, sklepiku, zajęć sportowo-
rekreacyjnych, jak również dowóz wody, rąbanie drewna oraz różne inne prace zlecone do
wykonania. Przyjmujący zlecenie obowiązany jest wykonać je sumiennie i z należytą
starannością, jakiej wymaga rodzaj zleconej czynności.
Umowa, której cechami jest zależność i stosunek podporządkowania oraz
świadczenie pracy w oznaczonym miejscu i czasie nie jest umową zlecenie, lecz umową o
pracę  bez względu na przyjętą nazwę.
W przypadku zawarcia umowy na placówce letniego i zimowego wypoczynku,
która podlega ubezpieczeniom społecznym i zdrowotnym, należy niezwłocznie
powiadomić i przekazać dane zleceniobiorcy do Biura Bractwa, ul. św. Mikołaja 3, 15-
420 Białystok, (które ma obowiązek zgłoszenia do ZUS w ciągu 7 dni od daty zawarcia
umowy) na drukach ZUS  ZUA w przypadku ubezpieczeń społecznych i ZZA  w
przypadku ubezpieczeń zdrowotnych.
2)UMOWA O DZIEA
O
Regulowana w art. 627 646 Kodeksu cywilnego jest umową rezultatu. Rezultat lub
dzieło pozostają do dyspozycji zamawiającego.
Rezultatem może być naprawa rzeczy lub urządzenia, ogrodzenie terenu, uszycie
namiotu, wykonanie fotografii, sporządzenie planu technicznego, poligrafia, grafika
komputerowa, koncert, występ, przedstawienie itp. Umową o dzieło jest też przewóz
odpłatny, wykonany przez osobę nie będącą przewoz
nikiem.
Umowy o dzieło nie podlegają ubezpieczeniom społecznym i zdrowotnym z wyjątkiem
umów o dzieło zawartych z własnym pracownikiem.
Kadrze zatrudnionej na obozach, bez względu na rodzaj umowy oraz kadrze społecznej na
obozie przysługuje bezpłatne zakwaterowanie oraz wyżywienie wliczone w cenę wnoszoną
przez uczestnika obozu.
7.Dokumentacja księgowa
7.
7.
7.
Na obozach obowiązuje prowadzenie następującej dokumentacji księgowej:
1) Książka kasowa obozu (załącznik nr 4)
Książka kasowa obozu służy do ewidencji operacji finansowych, dokonywanych podczas
trwania obozu, na podstawie rachunków, faktur VAT, wynagrodzeń netto z rachunku do
umowy cywilnej, delegacji służbowych oraz innych dowodów zakupu. W książce kasowej
obozu należy ująć wyłącznie operacje dotyczące płatności gotówkowych, a dokumenty do
niej wprowadzać na bieżąco, chronologicznie, tj. według daty ich powstania.
Zapisy w książce kasowej obozu powinny być dokonywane w następujący sposób:
a)wszystkie zwiększenia czyli przychody do kasy lub wydatki z kasy na zapłacenie
rachunków - zapisem czarnym,
b)wszystkie zmniejszenia z tytułu korekty przychodów i rozchodów z kasy  zapisem
czerwonym lub czarnym z oznaczeniem znaku minus w formie prostokąta.
Takie zapisy spełniają wymogi księgowe raportu kasowego i formę dziennika rejestrowego.
Kierownik obozu pobiera z Biura Bractwa bloczki dowodów KP (kasa przyjmie) i KW (kasa
wypłaci), które są ostemplowane w lewym górnym rogu pieczęcią firmową jako druki
ścisłego zarachowania. Po zakończeniu obozu następuje rozliczenie tych druków przez
kierownika obozu.
Kontrola druków ścisłego zarachowania polega na sprawdzeniu czy w książce finansowej
obozu wpisano chronologicznie wystawione dowody KP dla przychodów i KW dla wypłat,
czy oryginały znajdują się w dokumentacji a kopie tych dowodów w bloczkach.
Przy wystawianiu dowodów KP bądz
KW należy nadawać im kolejne numery narastające.
2)Rejestr zakupów i zapłat budżetowych płatnych przelewem
Wszelkie płatności dokonywane przelewem muszą być uprzednio zgłoszone i uzgodnione ze
Skarbnikiem Bractwa i zewidencjonowane w Książeczce Kasowej w specjalnej rubryce
Przelew. Zasady wpisywania są identyczne jak w przypadku operacji gotówkowych.
Uprzednie poinformowanie dotyczące metody płatności jeszcze przed wyjazdem ma na celu
przygotowanie odpowiedniej ilości gotówki kierownikowi obozu.
3)Dokumentacja z
ródłowa
Kierownik obozu ma obowiązek gromadzić wszystkie potwierdzenia wydatków. Rozliczenie
obozu musi opierać się o faktury VAT oraz rachunki: rachunki do umów o dzieło, rachunki
kosztów podróży, polisa ubezpieczeniowa NNW.
W przypadku zgubienia Faktury VAT należy wystąpić do firmy wystawiającej o duplikat,
natomiast w przypadku rachunku należy wypełnić oświadczenie o zgubieniu potwierdzenia
poniesionych kosztów. W takich przypadkach zasadniczość oraz niezbędność kosztów
poniesionych bez potwierdzeń będzie weryfikowana podczas sprawdzania rozliczenia obozu.
8.Rozliczenie finansowe obozu
8.
8.
8.
Rozliczenie finansowe obozu powinno nastąpić w terminie ustalonym, lecz nie póz
niej niż 21
dni po zakończeniu obozu.
Dokumentacja niezbędna do rozliczenia obozu:
" uzupełniona książka kasowa obozu
" uzupełniony rejestr zakupów i opłat budżetowych płatnych przelewem
" kompletna dokumentacja z
ródłowa (rachunki, faktury VAT)
" uzupełnione sprawozdanie finansowe obozu
Niezależnie od sprawozdania finansowego do rozliczenia obozu należy dołączyć:
" listę uczestników z dokonanymi wpłatami
" wykaz kadry i innych osób przebywających na obozie
" karty kwalifikacyjne uczestników
" protokoły pobrania i rozliczenia sprzętu
" inne dokumenty wymagane przez Zarząd Centralny BMP w Polsce
9.Sprawy inne
9.
9.
9.
" Cały sprzęt zakupiony w ramach finansów obozu staje się automatycznie własnością
Bractwa Młodzieży Prawosławnej w Polsce oraz w razie ewentualnego zniszczenia bądz

uszkodzenia sprzętu kierownik obozu ponosi materialną odpowiedzialność za jego naprawę.
" Liczba opiekunów musi być dostosowana do liczby uczestników, aby nie generować
zbędnych kosztów obozu.
" Grupie organizatorskiej przysługuje zwrot kosztów poniesionych podczas organizowania
obozu. Koszta te muszą być udokumentowane oraz zawarte w kosztorysie obozu.
" Uczestnik, który z ważnych przyczyn nie może wziąć udziału w obozie, ma prawo zwrócić
się o zwrot wpłaconej kwoty z potrąceniem bezzwrotnej zaliczki, której wysokość jest
regulowana odrębnym postanowieniem Zarządu Centralnego na Akcję Lato danego roku.
" Jeżeli należność za uczestnika została dokonana z konta pracodawcy rodzica, to kwotę
należy zwrócić na to konto.
10.Załączniki
10.
10.
10.
" Nr 1  Plan finansowy
" Nr 2  Umowa zlecenie
" Nr 3  Umowa o dzieło
" Nr 4  Książeczka Kasowa Obozu
" Nr 5  Sprawozdanie finansowe obozu
" Nr 6  Zobowiązanie  upoważnienie odpowiedzialności materialnej
" Nr 7  Protokół pobrania  rozliczenia wypożyczonego sprzętu
" Nr 8  Protokół zniszczenia
" Nr 9  Protokół kradzieży
" Nr 10  Umowa wolontariacka
Załączniki do pobrania: www. bmp.cerkiew.pl Zakładka: Akcja Lato


Wyszukiwarka

Podobne podstrony:
ZARZĄDZANIE FINANSAMI cwiczenia zadania rozwiazaneE
Finanse Konstrukcja podatku 1
pytania rynek finansowy egzamin
Finanse Finanse zakładów ubezpieczeń Analiza sytuacji ekonom finansowa (50 str )
finanse egzanim 3
Even Finanse Zdrowe I Skuteczne
Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 września 2007 r ws zapłaty opłaty skarbowej
notatki finanse pierwsze zagadnienia
Finanse jednostek samorządu terytorialnego(2)
jak rodzilo sie zlo powstanie swiatowej finansjery eioba

więcej podobnych podstron