Kursy pokrewne

Przed świętami: Tworzenie i rozsyłanie biuletynów w programie Word — zawiera sekcję poświęconą tworzeniu etykiet adresowych przy użyciu korespondencji seryjnej.

Tak się to robi: Wspaniałe funkcje programu Outlook służące do organizowania kontaktów — dowiedz się, jak organizować za pomocą folderów kontakty programu Outlook, aby móc docierać do konkretnych grup kontaktów przy użyciu korespondencji seryjnej.

Słownictwo

Pojęcie z dziedziny korespondencji seryjnej

Znaczenie

Korespondencja seryjna

Proces polegający na scalaniu danych i wstawianiu ich do dokumentów w celu utworzenia kopert, etykiet, listów seryjnych, wiadomości e-mail, faksów, indywidualnie numerowanych kuponów, katalogów itp.

Dokument główny

Dokument, od którego zaczyna się tworzenie korespondencji seryjnej. Do tego dokumentu należy dodać treść oraz pola. Podczas scalania danych z pliku danych z tym dokumentem z każdego rekordu z pliku danych tworzony jest unikatowy scalony dokument.

Plik danych

Plik zawierający informacje zorganizowane w kolumny (opatrzone nazwami) i wiersze.

Pole z pliku danych

Dodawany do dokumentu głównego symbol zastępczy, który jest zastępowany informacjami z rekordów pliku danych podczas scalania.

Można również stosować pola programu Word, które umożliwiają wstawianie informacji pochodzących z systemu operacyjnego komputera albo będących wynikiem akcji lub obliczeń.

Scalony dokument

Jeden unikatowy dokument (list, wiadomość e-mail, koperta, etykieta lub faks) powstający w wyniku scalania informacji z pliku danych z dokumentem głównym.

Dokument zbiorczy

Dokument, który można utworzyć podczas scalania informacji z kopertami, etykietami lub listami seryjnymi, zawierający zestaw wszystkich scalonych dokumentów, po jednym na jedną stronę lub sekcję.

Typy plików danych, z którymi można łączyć dokument główny podczas tworzenia korespondencji seryjnej

Użyj programu

Aby uzyskać plik

Microsoft Office Excel

Arkusz kalkulacyjny lub nazwany zakres w pliku skoroszytu (xls).

Microsoft Office Word

Plik dokumentu (doc) zawierający jedną tabelę.

Microsoft Office Access

Tabela lub kwerenda wchodząca w skład pliku bazy danych (mdb).

Dowolny edytor języka HTML

Plik HTML zawierający pojedynczą tabelę.

Dowolny edytor tekstów

Plik tekstowy (txt) zawierający kolumny danych rozdzielane przecinkami lub znakami tabulacji i wiersze rozdzielane znakami końca akapitu.

Microsoft Office Outlook

Lista kontaktów.

Program zgodny z interfejsem MAPI (Messaging Application Programming Interface), taki jak:

Microsoft Exchange Server

Outlook Express

Microsoft Schedule+ 7.0

Elektroniczna książka adresowa.

Dowolny jednowarstwowy program bazy danych opierający się na plikach, dla którego na komputerze zainstalowany jest sterownik ODBC lub dostawca bazy danych OLE

Dowolny plik źródła danych, z którym można nawiązać połączenie przy użyciu Kreatora połączenia danych lub który można zlokalizować na serwerze.

Etapy tworzenia korespondencji seryjnej

Czynność

Wykonaj za pomocą okienka zadań

Wykonaj za pomocą paska narzędzi (użytkownicy zaawansowani)

Rozpoczęcie

W menu Narzędzia wskaż podmenu Listy i dokumenty wysyłkowe, a następnie kliknij polecenie Korespondencja seryjna, aby otworzyć okienko zadań Korespondencja seryjna.

W menu Widok wskaż polecenie Paski narzędzi, a następnie kliknij polecenie Korespondencja seryjna, aby wyświetlić pasek narzędzi Korespondencja seryjna.

Wybór typu dokumentu

W okienku zadań kliknij typ dokumentu, który chcesz utworzyć. Kliknij łącze Następny: Dokument początkowy u dołu okienka zadań, aby przejść do następnego kroku.

Kliknij przycisk Ustawienia głównego dokumentu
. Kliknij typ dokumentu, który chcesz utworzyć, a następnie kliknij przycisk OK.

Porada    Kliknięcie opcji Koperta lub Etykieta powoduje otwarcie okna dialogowego Opcje, w którym można wybrać żądany rozmiar i styl. Jeśli chcesz rozpocząć pracę od utworzonego wcześniej dokumentu koperty lub etykiety, kliknij przycisk Anuluj, aby zamknąć okno dialogowe Opcje i otworzyć dokument.

Otwarcie dokumentu głównego

Wybierz dokument początkowy, klikając jedną z opcji w okienku zadań.

Jeśli tworzysz listy, wiadomości e-mail, faksy lub katalog, możesz zacząć pracę od otwartego dokumentu, szablonu z komputera lub witryny Office Online albo od wcześniej utworzonego dokumentu.

Jeśli tworzysz koperty lub etykiety, możesz wybrać odpowiedni rozmiar i styl koperty lub etykiety albo otworzyć utworzony wcześniej dokument koperty lub etykiety.

Kliknij łącze Następny: Wybierz adresatów u dołu okienka zadań.

Jeśli chcesz rozpocząć pracę od otwartego dokumentu, przejdź do następnego kroku.

Jeśli chcesz rozpocząć pracę od istniejącego dokumentu, otwórz ten dokument.

Jeśli chcesz rozpocząć pracę od szablonu, w menu Plik kliknij polecenie Nowy. W okienku zadań Nowy dokument w obszarze Szablony kliknij odpowiednie łącze, aby zlokalizować właściwy szablon.

Łączenie z plikiem danych

Kliknij jedną z opcji w okienku zadań, aby:

Utworzyć połączenie z istniejącym już plikiem danych na komputerze lub serwerze. Konieczne będzie wskazanie pliku za pomocą przeglądania, a następnie wybranie w obrębie pliku odpowiedniego arkusza lub tabeli.

Utworzyć połączenie z plikiem kontaktów programu Outlook. Konieczne będzie wybranie folderu listy kontaktów.

Utworzyć nowy plik danych od podstaw. Konieczne będzie wpisanie odpowiednich informacji w oknie dialogowy Nowa lista adresów w celu utworzenia pliku bazy danych wysyłki (.mdb).

Kliknij przycisk Otwórz źródło danych
na pasku narzędzi. W oknie dialogowym Otwórz źródło danych zlokalizuj plik danych, z którym chcesz utworzyć połączenie.

Porada    Aby jako pliku danych w korespondencji seryjnej użyć kontaktów programu Outlook, otwórz okienko zadań Korespondencja seryjna, wskazując polecenie Listy i dokumenty wysyłkowe w menu Narzędzia, a następnie klikając polecenie Korespondencja seryjna. Przejdź przez kolejne etapy okienka zadań, aż dotrzesz do kroku Wybierz adresatów. Kliknij opcję Wybierz kontakty (Outlook).

Wybór rekordów przeznaczonych do scalania

Po nawiązaniu połączenia z plikiem danych lub utworzeniu pliku danych otwierane jest okno dialogowe Adresaci korespondencji seryjnej. Sortuj i wybieraj rekordy pliku danych, które mają być uwzględniane w scalaniu, używając nagłówków kolumn, pól wyboru i przycisków.

Kliknij łącze Następny: Napisz list u dołu okienka zadań.

Kliknij przycisk Adresaci korespondencji seryjnej
na pasku narzędzi. W oknie dialogowym Adresaci korespondencji seryjnej sortuj i wybieraj rekordy pliku danych, które mają być uwzględniane w scalaniu, używając nagłówków kolumn, pól wyboru i przycisków.

Dodawanie treści i pól do dokumentu głównego

Umieść w dokumencie głównym treść, która ma się znaleźć w każdej kopii scalonej korespondencji seryjnej, wpisując, wstawiając i wklejając ją.

W okienku zadań kliknij:

Łącze Blok adresu, aby dodać pole bloku adresu.

Łącze Wiersz pozdrowienia, aby dodać wiersz pozdrowienia.

Łącze Więcej elementów, aby dodać pole reprezentujące dowolną kolumnę z pliku danych.

Porada     Aby dodać obrazy do scalanych etykiet, otwórz dokument główny i w menu Wstaw wskaż polecenie Obraz, a następnie kliknij polecenie Z pliku. W oknie dialogowym Wstawianie obrazu zlokalizuj obraz, którego chcesz użyć, a następnie kliknij przycisk Wstaw. W menu Format kliknij polecenie Obraz. Na karcie Układ kliknij opcję Kwadrat, a następnie kliknij przycisk OK. Wstaw pole Blok adresu z prawej strony obrazu. W okienku zadań kliknij przycisk Aktualizuj wszystkie etykiety, aby dodać pola obrazu i bloku adresu do pozostałych etykiet na arkuszu.

Umieść w dokumencie głównym treść, która ma się znaleźć w każdej kopii scalonej korespondencji seryjnej, wpisując, wstawiając i wklejając ją.

Aby dodać pola:

Kliknij przycisk Wstaw blok adresu
, aby dodać adres.

Kliknij przycisk Wstaw wiersz pozdrowienia
, aby dodać pozdrowienie.

Kliknij przycisk Wstaw pola korespondencji seryjnej
, aby dodać pole reprezentujące dowolną kolumnę z pliku danych.

Kliknij przycisk Wstaw pole programu Word
, aby wstawić jedno z najczęściej używanych w korespondencji seryjnej pól programu Word.

W menu Wstaw kliknij polecenie Pole, aby wprowadzić dowolne pole programu Word.

Podgląd

Podgląd scalonych dokumentów można wyświetlać za pomocą przycisków i łączy z okienka zadań. W przypadku zauważenia jakichkolwiek błędów kliknij łącze Poprzedni u dołu okienka zadań, aby wrócić do poprzedniego kroku i usunąć problemy.

Na pasku narzędzi Korespondencja seryjna dostępne są różne przyciski pomocne przy wyświetlaniu podglądu:

Aby zobaczyć pierwszy scalony dokument, kliknij przycisk Korespondencja seryjna Wyświetl dane
.

Aby wyświetlać strona po stronie scalone dokumenty, klikaj przycisk Następny rekord
.

Aby wyświetlić podgląd konkretnego scalonego dokumentu, wpisz numer rekordu w polu Korespondencja seryjna Przejdź do rekordu
, a następnie naciśnij klawisz ENTER.

Przeprowadzanie scalania

W okienku zadań dostępne są łącza umożliwiające wykonywanie różnych czynności:

drukowanie scalonych dokumentów;

elektroniczne wysyłanie scalonych dokumentów, jeśli są wiadomościami e-mail lub faksami;

tworzenie dokumentu zbiorczego (w przypadku listów, kopert i etykiet), zawierającego wszystkie scalone dokumenty, po jednym na stronę.

Na pasku narzędzi Korespondencja seryjna dostępne są różne przyciski.

Aby wydrukować scalone dokumenty, kliknij przycisk Scal na drukarkę
.

Aby wysłać elektronicznie scalone dokumenty, kliknij przycisk Scal do poczty e-mail
lub Scal do faksu
.

Aby utworzyć nowy dokument zbiorczy, zawierający wszystkie scalone dokumenty, po jednym na stronę, kliknij przycisk Scal z nowym dokumentem
.