Wiadomości ogólne
Wyjaśnij pojęcie metod i technik pracy w administracji publicznej?
Metody i techniki świadomie i konsekwentnie stosowany sposób postępowania dla osiągnięcia określonego celu.
Przedstaw historię instrukcji kancelaryjnej i problemy z wprowadzaniem nowej instrukcji?
Historia:
Pierwsza IK powstała w Rzeszy Niemieckiej w 1570 r. dla kancelarii nadwornej Maksymiliana I
W Polsce pierwsza IK powołana została uchwałą RM z 24.08.1931r. o przepisach w administracji publicznej
Kolejna IK - zarządzenie Nr 40 Prezesa RM z dn 19.07.1990r. w sprawie wykonywania czynności kancelaryjnych w urzędach gmin, związkach komunalnych i sejmików samorządowych
Na czym polegały kłopoty w stosowaniu starej instrukcji kancelaryjnej - przyczyny zmian.
Zakres nowego rozporządzenia został poszerzony o instrukcję w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych.
Rozporządzenie ponadto uwzględnia istnienie dokumentacji w różnej postaci, w tym elektronicznej.
Jakie znasz systemy kancelaryjne?
System kancelaryjny-sposób rejestracji, obiegu i układu akt powstających w bieżącym toku aktotwórcy.
Wyróżniamy systemy dziennikowe i bezdziennikowe.
System dziennikowy (cechy, wady, zalety).
System Dziennikowy- po 1918r. odziedziczony po zaborcach, reaktywacja administracji po zaborach.
Cechy:
Wyjątkowa skrupulatność - rejestracja każdego pisma w dzienniku korespondencji.
Stosowanie dzienników korespondencji
Stosowanie ciągłych pokwitowań
Dokumenty przechowywane w kancelarii
Ewidencjonowanie wg nr porządkowego (nr porządkowy/rok, np.: 256/22)
Nr, który otrzymywało pismo, nie niósł za sobą żadnych dodatkowych informacji, oprócz tego, kiedy pismo wpłynęło
Systemy jednodziennikowe- wpisane pisma przychodzące i wychodzące obok siebie w jednym dzienniku
Dwu dziennikowe - osobno wpisane przychodzące i wychodzące pisma.
Wady: pracochłonność, problem z wyszukaniem pisma, różne rozwiązania w różnych urzędach
Zalety: wiadomo kto na jakim etapie zajmował się danym pismem, zwiększona odpowiedzialność, dokładność, kontrola pisma na każdym etapie.
System bezdziennikowy (cechy, wady, zalety).
System Bezdziennikowy - wprowadzony uchwałą RM z 20.07.1931 r.
Cechy:
-opiera się na nim Instrukcja Kancelaryjna
-rejestrujemy sprawy a nie pisma
-otrzymuje znak sprawy, który pozwala przechowywać sprawy, dowiedzieć się wiele różnych elementów, Np. takich jak komórka organu zajmująca się sprawą, rodzaj sprawy, kto sprawą się zajmuje, rok zarejestrowania danej sprawy.
- oparty na JRWA - jednolity rzeczowy wykaz akt.
- referenci przechowują akta sprawy, brak ciągłych pokwitowań.
Wady: wieloosobowa odpowiedzialność, nie wiadomo gdzie znajduje się pismo na danym etapie.
Zalety: pozwala na szybsze załatwienie sprawy, prostota wyszukania, stałe zasady decydują o wyszukaniu sprawy, mniejsza pracochłonność.
Dzieli się na: rejestrowy - pismo w dzienniku korespondencji (nr porządkowy), znak sprawy w JRWA
-bezrejestrowy - spisy spraw w oparciu o JRWA