Wystąpienia publiczne.
Osobisty mentor Harvard
Business School Press
Autor: Harvard Business School Press, Nick Morgan
Tłumaczenie: Anna KwaSniewska
ISBN: 978-83-246-1332-8
Tytuł oryginału: Giving Presentations
Format: 122x194, stron: 104
Prezentuj swoje pomysły od najlepszej strony
" Nawiązanie kontaktu za słuchaczami
" Stosowanie odpowiednich Srodków przekazu
" Techniki trwałego przyciągania uwagi
" Reagowanie na trudne pytania
Kierowanie zespołem poprzez sensowną inspirację to rozwiązanie stosowane przez
skutecznych menedżerów. Prezentacja jest narzędziem tyleż efektywnym, co zwykle
niedocenianym. A przecież służy ona tak wielu celom jednoczeSnie. Jest najlepszym
noSnikiem informacji. Skłania do dyskusji. Wzbudza chęć rozwiązywania problemów.
Przede wszystkim jednak pobudza do działania. Nim zaczniesz się do niej
przygotowywać, zastanów się, co chcesz osiągnąć, co przekazać, co uwypuklić.
Kluczem do sukcesu jest dobranie odpowiednich narzędzi.
Sprawdx:
" jakie reakcje wzbudzają Twoje pomysły,
" czy regularnoSć spotkań ma znaczenie,
" w jaki sposób dobrać odpowiednie pomoce wizualne,
" jak oddziaływać na odbiorców,
" co warto jeszcze przeczytać.
Książki z serii Osobisty Mentor są szybkimi i niezawodnymi xródłami informacji,
pokazującymi, jak stawiać czoła codziennym wyzwaniom zawodowym. Zawierają wiele
praktycznych wskazówek, podpowiedzi oraz przykładów pomagających Czytelnikowi
zidentyfikować jego najmocniejsze strony i największe słaboSci. W biurze, na zebraniu
czy w domu te niewielkie przewodniki oferują szybką i profesjonalną pomoc
w rozwiązywaniu problemów.
Bądx menedżerem, który potrafi:
" wpłynąć na odbiorców i skutecznie sprzedać pomysł,
" przygotować inspirujący raport podsumowujący projekt,
" klarownie przedstawić nowe pomysły, cele i plany,
" przemawiać tak, by zaczarować zespół i pobudzić go do działania.
Spis treści
Przesłanie mentora wyjaśniaj i inspiruj 7
Przygotowanie prezentacji podstawy 9
Wszystko o prezentacjach 11
Typy prezentacji 12
Najpierw rzeczy najważniejsze 15
Określ swój cel 16
Poznaj swoich słuchaczy 17
Przeanalizuj kontekst prezentacji 18
Zdecyduj, co powiedzieć 23
Trzy etapy 24
Przeanalizuj i dopracuj swoje pomysły 25
Przygotuj się 27
Uporządkuj prezentację 28
Jak długa powinna być prezentacja? 31
Pomoce wizualne 35
Wybierz odpowiednie środki przekazu 37
Psi plecak 38
Skuteczne pomoce wizualne 39
Prezentacja grupowa 43
Przebieg prezentacji grupowej 45
Przećwicz 47
Skuteczne ćwiczenie 48
Przygotowany, ale nudny 49
Zrób wszystko, co w Twojej mocy 50
Przygotuj się psychicznie 53
Wypracuj właściwe nastawienie psychiczne 54
Zapanuj nad strachem 55
Czas na pokaz 57
Jak skutecznie przemawiać 58
Zrób dobre wrażenie 59
Techniki pomagające utrzymać zainteresowanie słuchaczy 59
Radzenie sobie z pytaniami 63
Właściwy czas na pytania i odpowiedzi 64
Przygotuj się na trudne pytania 65
Gdy nie znasz odpowiedzi 67
4 Wystąpienia publiczne
Gdy jest już po wszystkim 69
Znajdz zródło problemów 70
Nagranie może okazać się pomocne 71
Wskazówki i narzędzia 73
Narzędzia do przygotowania prezentacji 75
Sprawdz się 83
Rozwiązanie testu 87
Zalecana literatura 91
Artykuły 92
Książki 94
yródła 97
Spis treści 5
ROZDZIAA 5
Pomoce wizualne
ecydując o kształcie prezentacji, zastanów się nad
D
okazjami do wykorzystania pomocy wizualnych, któ-
re umożliwią Ci skuteczniejsze przekazanie tego, co masz
do powiedzenia, i sprawią, że słuchacze lepiej zapamię-
tają prezentowany materiał. Każdy ma ulubiony styl ucze-
nia się, ale większość ludzi lepiej reaguje na bodzce wzro-
kowe niż wyłącznie na słowo mówione. Zastanów się nad
poniższymi wynikami badań:
75 procent naszej wiedzy gromadzimy poprzez
zmysł wzroku, 13 procent poprzez zmysł słuchu,
a 12 procent poprzez zmysł powonienia.
Wykorzystanie obrazu pozwala trzy razy skuteczniej
przekazać informację niż wykorzystanie samego
tylko języka mówionego.
Połączenie słów i obrazu jest sześciokrotnie
skuteczniejsze niż same słowa.
Wykorzystuj pomoce wizualne, aby pomóc słuchaczom
utrzymać poziom koncentracji i więcej zapamiętać. Uży-
waj ich również, aby ułatwić słuchaczom zrozumienie
koncepcji i zależności lub układu przestrzennego. Pomo-
ce wizualne można także stosować jako znak, że chcemy
przejść do innego tematu.
Pamiętaj jednak, że kiedy słuchacze patrzą na pomoce
wizualne, nie patrzą na Ciebie. Zatem korzystaj z nich
rozsądnie. Ponadto nie używaj przeładowanych tekstem
slajdów jako planu prezentacji. Sam powinieneś dobrze
znać treść przemówienia.
36 Wystąpienia publiczne
Wybierz odpowiednie środki przekazu
Istnieje cały wachlarz pomocy wizualnych, w tym rzutnik
folii, komputerowy pokaz slajdów, tablice flipchart i mate-
riały rozdawane słuchaczom. Dokonując ich wyboru, wez
pod uwagę elastyczność w ich stosowaniu, koszt i przy-
datność dla potrzeb Twojej prezentacji.
Plusy i minusy wykorzystywanych środków przekazu
Środek przekazu Plusy Minusy
Rzutnik folii " Elastyczność w stosowaniu " Wkładanie folii i zdej-
(możesz dowolnie zmieniać mowanie ich może być
wyświetlane folie wedle po- kłopotliwe, folie mogą
trzeb). się pomieszać.
" Folie są łatwe do przygoto- " Stara technologia.
wania.
" Dostarcza światła do pomiesz-
czenia, skupiając wzrok słu-
chaczy na prezentacji.
" Dobrze sprawdza się zarów-
no w formalnych, jak i nie-
formalnych sytuacjach.
Komputerowy " Pokaz łatwy do przygotowa- " Pokaz nie zawsze jest
nia, aktualizowania i przeno- dobrze widoczny.
pokaz slajdów
szenia.
" Technologia może za-
wieść, dlatego dobrze
mieć zapasowy zestaw
folii na rzutnik.
Tablica flipchart " Możliwość wszechstronnego " Nie sprawdza się
wykorzystania.
w większych grupach.
" Aatwa do przygotowania.
" Trudna do przetrans-
" Zachęca do interakcji.
portowania.
Materiały rozda- " Dobre na potrzeby nieformal- " Mogą stać się central-
nych, krótkich prezentacji. nym obiektem zainte-
wane słuchaczom
resowania słuchaczy,
" Są miejscem na robienie no-
odwracając ich uwagę
tatek i pozwalają pózniej
od Ciebie i tego, co
wracać słuchaczom do
mówisz.
omówionego materiału.
" Mogą zawierać dodatkowe
informacje kontekstowe.
Pomoce wizualne 37
Co TY byś zrobił?
Psi plecak
o roku Oskar i jego koledzy z działu zarządzania produktem
C
na ogólnokrajowej konferencji przedstawiają firmie BestPet
SA, producentowi produktów dla zwierząt domowych, nowe
produkty. Aby ułatwić grupie stu pięćdziesięciu pracowników
działu sprzedaży promowanie nowych produktów wśród klientów
detalicznych, kierownicy produktów mają za zadanie przedstawić
charakterystykę i zalety nowych produktów.
W tym roku Oskar wraz ze swoją grupą ogłoszą powstanie
nowego fascynującego produktu: Trail Hound, psiego plecaka ,
służącego psom do noszenia pożywienia i wody podczas wę-
drówek z właścicielami. Trail Hound ma innowacyjny system
przegródek. Oskar musi dobrze wyjaśnić tę cechę, tak by przed-
stawiciele handlowi mogli zademonstrować ją klientom.
Oskar ma przedstawić swoją prezentację tuż po lunchu. Na długie
tygodnie przed konferencją Oskar zaczyna przygotowywać
pomoce wizualne, które, ma nadzieję, pomogą przedstawicie-
lom handlowym lepiej zrozumieć wyjątkowość nowego produktu
i podsuną im pomysły, jak go sprzedać.
38 Wystąpienia publiczne
Jeśli decydujesz się na rozdanie uczestnikom materia-
łów, unikaj rozdawania ich podczas prezentacji. Odwróci
to uwagę od Twojej prezentacji.
Skuteczne pomoce wizualne
Nie wszystkie pomoce wizualne zwiększają skuteczność
prezentacji. Pewnie, jak większość pracowników biuro-
wych, znasz termin zabójczy PowerPoint opisujący
prezentacje, w których prezenter wykorzystuje zbyt wiele
slajdów, używa skomplikowanych diagramów z ramka-
mi, strzałkami, pętlami i tekstem, wykorzystuje slajdy
przeładowane tekstem lub obrazami albo, co gorsza, czyta
tekst ze slajdów.
Aby pomoce wizualne były skuteczne, powinny:
być przejrzyste,
zawierać elementy grafiki, takie jak ikony i symbole,
które ułatwiają przedstawienie danej koncepcji,
zawierać kluczowe słowa, a nie całe zdania,
zawierać tylko jedno pojęcie i nie więcej niż sześć
linii tekstu na jednym slajdzie lub jednej stronie,
zawierać tylko trzy zagadnienia na jednym arkuszu
na tablicy flipchart,
być kolorowe, jeśli to możliwe, ale bez przesady,
zawierać ilustracje, gdzie to tylko możliwe,
zawierać wypunktowanie kropkowane, nie
numerowane, tam, gdzie kolejność nie gra roli,
zawierać czcionkę wersalikową wyłącznie w tytułach
i akronimach.
Pomoce wizualne 39
Aby uporządkować wszystkie elementy prezentacji, wy-
korzystaj formularz Plan prezentacji .
Wskazówki: Jak przygotować pomoce wizualne?
" Na jednym slajdzie lub stronie umieść tylko jedno pojęcie i nie
więcej niż sześć linii tekstu.
" Dobrze dobieraj słowa.
" Nie używaj pisma ręcznego.
" Używaj maksymalnie dwóch rodzajów czcionki na jednej stronie.
" Używaj małych i wielkich liter. Wielkimi literami pisz tylko
tytuły i akronimy.
40 Wystąpienia publiczne
Co MÓGABYŚ zrobić?
Jaki rodzaj materiałów ilustracyjnych byłby najlepszy dla celów
Oskara? Oto kilka możliwości:
" Jednostronicowa lista najważniejszych powodów, dla których
plecak marki Trail Hound jest lepszy niż pozostałe plecaki
dla psów znajdujące się na rynku. Oskar mógłby rozdać kopie
tej listy podczas prezentacji.
" Tablica flipchart z dwoma lub trzema przejrzystymi diagra-
mami ilustrującymi, jak działa system przegródek plecaka
Trail Hound.
" Komputerowy pokaz slajdów wyjaśniający różnice między
systemem przegródek plecaka Trail Hound a rozwiązaniami
zastosowanymi w najbardziej konkurencyjnym produkcie,
zawierający wykropkowaną listę kilku mocnych stron roz-
wiązania zastosowanego w plecaku marki Trail Hound.
Ostatecznie Oskar decyduje się przygotować komputerowy pokaz
slajdów, w którym wykorzystuje slajdy tekstowo-obrazkowe.
Postanawia również przy wejściu do sali konferencyjnej wrę-
czyć uczestnikom materiały z wypisanymi ważnymi szczegó-
łami technicznymi plecaka Trail Hound.
Pomoce wizualne 41
PRZYGOTOWANIE PREZENTACJI
Plan prezentacji
Wykorzystuj ten formularz jako pomoc w lepszym uporządkowaniu
treści prezentacji. Pomoże Ci on także dokonać wyboru pomocy
wizualnych lub materiałów dodatkowych, które poprawią jakość
Twojej prezentacji, oraz obliczyć, ile czasu będziesz potrzebował. Jeśli
okaże się, że przekraczasz limit czasu przeznaczonego na prezentację,
ponownie przeanalizuj jej treść.
Treść Pomoce wizualne Czas
(materiały dodatkowe)
Wstęp
" Określenie celu
" Przedstawienie głównych punktów
" Przykucie uwagi słuchaczy
Część główna
" Omówienie głównych punktów
prezentacji
Zakończenie
" Podsumowanie treści prezentacji
" Zachęcenie słuchaczy
do działania
42 Wystąpienia publiczne
Wyszukiwarka
Podobne podstrony:
Biznesplan Osobisty mentor Harvard Business Press biznepDelegowanie obowiazkow Osobisty mentor Harvard Business?lobowięcej podobnych podstron